Mandaatregeling voorbereiding herindeling Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis

Beoogd effect

De gemeenten Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis werken toe naar een nieuwe gemeente Land van Cuijk per 1 januari 2022. Om efficiënt en slagvaardig toe te kunnen werken naar de herindeling, is een ondersteunende beslisstructuur gewenst.

De beslispunten waarop binnen de stuurgroep overeenstemming bestaat, moeten formeel bekrachtigd worden in de vergaderingen van de individuele colleges van B&W. Dit vertraagt de snelheid van het besluitvormingsproces en tevens wordt afbreuk gedaan aan de voor het herindelingsproces benodigde flexibiliteit en slagkracht.

Wanneer de leden van de stuurgroep formeel bevoegd zijn om in gezamenlijkheid bepaalde besluiten te nemen of handelingen te verrichten, wordt de beslisstructuur ondersteunend in plaats van vertragend. Gezamenlijke besluitvorming door de leden van de stuurgroep is, binnen bepaalde kaders, mogelijk door middel van mandatering, volmacht en machtiging. Daartoe dient deze mandaatregeling.

Beslispunten

De burgemeesters en colleges van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

Overwegende:

• •

  dat de gemeenteraden van Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis op 28 oktober 2019 hebben besloten tot herindeling van de gemeenten Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis tot een nieuw te vormen gemeente Land van Cuijk;

• •

  dat de gemeenteraad van Mill en Sint Hubert op 30 januari 2020 heeft besloten om aan te sluiten op het lopende herindelingsproces tot de vorming van de gemeente Land van Cuijk i.o. per 1 januari 2022, door samenvoeging van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Sint Anthonis én Mill en Sint Hubert;

• •

  dat een ondersteunende beslisstructuur gewenst is om efficiënt en slagvaardig de benodigde voorbereidingen op de herindeling te realiseren;

• •

  dat de stuurgroep op basis van gemandateerde bevoegdheden namens de colleges fungeert als bestuurlijk opdrachtgever voor de voorbereidingen op de herindeling;

• •

  dat een aangegane overeenkomst alle vier de genoemde gemeentebesturen bindt voor zover overeenkomstig deze regeling wordt gehandeld.

Gelet op:

Het bepaalde in de Gemeentewet, waaronder de artikelen 59a, 160 en 171, en het bepaalde in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 79 van de Wet Arhi;

Besluiten:

• 1.

  aan de door en uit het college aangewezen leden, mandaat te verlenen voor de bevoegdheden genoemd in bijlage I;

• 2.

  toepassing van het mandaat slechts toe te staan voor zover gehandeld wordt met inachtneming van de instructies die bij de mandaten in bijlagen I en II zijn aangegeven;

• 3.

  dat voor de toepassing van dit besluit onder mandaat tevens wordt begrepen het op grond van volmacht dan wel machtiging verrichten van respectievelijk privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen, alsmede het nemen van besluiten anders dan bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

• 4.

  onder het beslissen tot het sluiten van overeenkomsten als vermeld in bijlage I ook wordt verstaan de bevoegdheid tot het verrichten van al de daarmee samenhangende voorbereidingshandelingen waaronder het aanvragen van offertes en het doen van aanbestedingen, alsmede de bevoegdheid tot uitvoering en opzegging van de gesloten overeenkomst en voorts alle andere bevoegdheden die het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot overeenkomsten aan een partij toekent;

• 5.

  toestemming te verlenen om de ondertekening van stukken die uitgaan van de stuurgroep op te dragen aan de voorzitter van de stuurgroep en bij diens afwezigheid aan de plaatsvervanger;

• 6.

  aan de voorzitter van de stuurgroep mandaat te verlenen tot het ondertekenen van stukken die uitgaan van de stuurgroep en het vertegenwoordigen van de gemeenten in en buiten rechte, voor zover betrekking hebbende op de voorbereiding op de herindeling;

• 7.

  aan de secretaris van de stuurgroep (= de kwartiermaker) mandaat te verlenen tot het medeondertekenen van stukken die uitgaan van de stuurgroep;

• 8.

  ondermandaat toe te staan;

• 9.

  dit besluit wordt gepubliceerd in de elektronische gemeentebladen van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis en werkt terug tot en met 1 april 2020.

• 10.

  dit besluit geldt totdat het is ingetrokken door alle vier de colleges van burgemeester en wethouders of uiterlijk per 31 december 2021;

• 11.

  dat dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatregeling voorbereiding herindeling Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis.

Ondertekening

___________________________________ ___________________________________

plaats datum

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cuijk _______________

___________________________________ ___________________________________

Burgemeester W.A.G. Hillenaar secretaris R.H.M.A. Rongen

___________________________________ ___________________________________

plaats datum

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boxmeer____________

___________________________________ ___________________________________

Burgemeester K.W.T. van Soest secretaris A.J.M. Reintjes

___________________________________ ___________________________________

plaats datum

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint Anthonis _______

___________________________________ ___________________________________

Waarnemend burgemeester M.A. Fränzel secretaris J.W. Vonk

___________________________________ ___________________________________

plaats datum

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert____

___________________________________ ___________________________________

burgemeester A.A.M.J. Walraven secretaris J.P.P.S. Ruyters

Toelichting

Deze toelichting gaat in op de mandaten, volmachten en machtigingen die de stuurgroep LvC i.o. nodig heeft om uitvoering te kunnen geven aan de voorbereidingsfase richting de herindeling.

Voorbereidingen op de herindeling vragen om tijdelijke mandatering van bevoegdheden

Op dit moment liggen de bevoegdheden die benodigd zijn voor de herindelingsvoorbereidingen bij elk van de vier colleges van burgemeester en wethouders (hierna: de colleges) en bij elk van de vier burgemeesters.

Gezien de omvang en de intensiviteit van de herindeling is een efficiënte beslisstructuur vereist. De stuurgroep LvC i.o. en diens voorzitter zijn de voor de hand liggende organen om daarvoor te benutten. Het ontbreekt deze organen echter aan een formeel juridische basis; ze kennen namelijk geen wettelijke grondslag. Zodoende is mandatering aan ‘de stuurgroep’ niet mogelijk. Het is echter wel mogelijk om bevoegdheden te mandateren aan individuele collegeleden. (Op grond van artikel 168, eerste lid, van de Gemeentewet kan het college bevoegdheden mandateren aan collegeleden.)

In bijlage I, onderdeel 1 bij deze regeling wordt gesproken ’Aangewezen leden van het college’. Hiermee worden dus bedoeld de bestuurders die door de vier betrokken colleges zijn aangewezen als leden van de stuurgroep en hun plaatsvervangers. In bijlage IIa bij deze regeling worden de bestuurders genoemd die lid zijn van de stuurgroep en dus beschikken over diverse mandaten.

Door middel van bijgevoegde mandaatregeling is het mogelijk dat de leden van de stuurgroep zich op slagvaardige en rechtsgeldige wijze bedienen van een ondersteunende beslisstructuur. Hieronder lichten we deze tijdelijke beslisstructuur nader toe , waarbij we stilstaan bij de implicaties voor elk van de organen van de beslisstructuur. Daarbij komen onder meer de te verlenen mandaten, volmachten en machtigingen aan bod.

De implicaties van een mandaatregeling

Voor een goed begrip van mandaat, volmacht en machtiging lichten we hieronder toe waar zij betrekking op hebben:

• a.

  Mandaat heeft betrekking op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen. Een voorbeeld is het nemen van een besluit over rechtspositionele aangelegenheden.

• b.

  Volmacht heeft betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Denk aan het aangaan van een overeenkomst met een andere partij.

• c.

  Machtiging heeft betrekking op het verrichten van handelingen niet zijnde een besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling. Dit zijn feitelijke handelingen, zoals het ondertekenen van een besluit.

Mandatering betekent dat de uitoefening van bepaalde bevoegdheden door de mandaatgever wordt opgedragen aan een ander (de gemandateerde). In dit geval: de uitoefening van bevoegdheden van de colleges en burgemeesters aan de stuurgroep resp. de voorzitter van de stuurgroep.

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van hetgeen gemandateerd is, blijft bij de mandaatgever liggen. Daarmee blijven de individuele colleges ten volle (politiek en juridisch) verantwoordelijk en behouden zij hun zeggenschap. Een in mandaat genomen besluit geldt zodoende als een besluit van de mandaatgever en de rechtsgevolgen zijn dezelfde als wanneer de mandaatgever het besluit had genomen. Hierin verschilt mandatering van delegatie. Bij delegatie is namelijk sprake van overdracht van bevoegdheden, waarna de gedelegeerde de betreffende bevoegdheden zelfstandig en in eigen naam kan uitoefenen.

Omdat de mandaatgever verantwoordelijk blijft voor de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden, staan de mandaatgever verschillende mogelijkheden ter beschikking om toezicht uit te oefenen. De mandaatgever kan algemene instructies geven, aanwijzingen geven in concrete situaties of het mandaat intrekken.

Via ondermandaat kunnen collegeleden de uitoefening van bepaalde bevoegdheden mandateren aan de kwartiermaker. Dit is opgenomen in de Mandaatregeling voorbereiding herindeling Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis.

Reikwijdte van de te mandateren bevoegdheden

De te mandateren bevoegdheden hebben betrekking op de te nemen besluiten en handelingen in het kader van de voorbereidingen op de herindeling.

De bevoegdheid om te beslissen op bezwaar gaat bij mandatering van een (primaire) bevoegdheid niet automatisch mee. Deze bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan dat de primaire bevoegdheid bezit (de mandaatgever, oftewel de individuele colleges). Daarmee wordt geborgd dat de heroverweging die in het kader van de bezwaarschriftprocedure moet plaatsvinden, ook daadwerkelijk door het bevoegde bestuursorgaan wordt gedaan.

Naast het via mandatering in positie brengen van de stuurgroep LvC i.o., dienen de voorzitter en de secretaris van de stuurgroep, en hun plaatsvervangers, bevoegd te zijn om de stukken (die uitgaan van) de stuurgroep (mede) te ondertekenen. Daarnaast dient de voorzitter bevoegd te zijn om de vier colleges in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover het de voorbereidingen op de herindeling betreft.

Beide bevoegdheden – de ondertekening en de vertegenwoordiging – zijn momenteel voorbehouden aan de burgemeesters van de vier colleges ( Op grond van de artikelen 59a en 171 Gemeentewet). Het is echter praktisch niet werkbaar als zij telkens alle vier de door de stuurgroep genomen besluiten moeten tekenen en, in voorkomende gevallen, hun vertegenwoordigingsbevoegdheid gezamenlijk moeten uitoefenen.

Daarom mandateren de burgemeesters hun ondertekenings- en vertegenwoordigingsbevoegdheid aan de voorzitter van de stuurgroep en diens plaatsvervanger. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van de stuurgroep. De voorzitter is tevens eerste bestuurlijk aanspreekpunt voor de vier colleges als het gaat om de voorbereiding van de herindeling.

Voor de mandatering van de ondertekenings- en vertegenwoordigingsbevoegdheid zijn zodoende meerdere besluiten nodig:

• •

  De colleges dienen – conform artikel 59a Gemeentewet – te besluiten tot het verlenen van toestemming aan de burgemeester om de ondertekening van stukken die van de stuurgroep uitgaan op te dragen aan een ander lid van de stuurgroep, zijnde de voorzitter.

• •

  De burgemeesters dienen de voorzitter van de stuurgroep mandaat te verlenen om stukken uitgaande van de stuurgroep namens hen te ondertekenen.

• •

  De burgemeesters dienen de voorzitter mandaat te verlenen om de gemeenten in en buiten rechte te vertegenwoordigen, voor zover het betrekking heeft op de voorbereiding op de herindeling.

Naast de mandatering van de ondertekeningsbevoegdheid van de burgemeesters aan de voorzitter van de stuurgroep, dient ook de secretaris van de stuurgroep gemandateerd te worden voor medeondertekening van de stukken die van de stuurgroep uitgaan. Dat wordt in deze mandaatregeling geregeld.

Ten aanzien van het ondertekeningsmandaat geldt de instructie dat in de ondertekening van besluiten krachtens bijlage I tot uitdrukking wordt gebracht dat deze namens de colleges van Cuijk, Boxmeer, Mill en Sint Hubert en Sint Anthonis zijn genomen.

Bijlagen

Bij dit voorstel zijn de volgende bijlage opgenomen:

• •

  Bijlage I. Overzicht mandaten en bijbehorende instructies

• •

  Bijlage II. Afspraken inzake de vergaderingen van de stuurgroep LvC i.o.

• •

  Bijlage IIa. Leden van de stuurgroep