Reglement voor de raadscommissies

1. Dit reglement is van toepassing op de door de raad als zodanig op grond van artikel 82 van de Gemeentewet aangewezen raadscommissie(s), hierna te noemen commissie(s).

2. Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• -

  fractievoorzittersoverleg: het fractievoorzittersoverleg als bedoeld in artikel 4 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad;

• -

  gecombineerde vergadering: een gezamenlijk te houden vergadering van meer dan één commissie;

• -

  griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

1. De raad kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode raadscommissies instellen.

2. De raad bepaalt daarbij de namen en het werkterrein van de afzonderlijke raadscommissies.

1. Een commissie bestaat uit maximaal het aantal leden dat gevormd wordt door het aantal raadsfracties te vermenigvuldigen met vier. Per vergadering mogen per raadsfractie drie van de vier in het tweede lid bedoelde benoemde leden deelnemen.

2. De leden worden benoemd door de raad, waarbij elke fractie ten hoogste vier leden tot benoeming kan voordragen.

3. Tot lid van een commissie zijn benoembaar:

• a.

  de leden van de raad;

• b.

  per fractie twee niet-raadsleden, en wel uitsluitend degenen, die bij de laatstgehouden raadsverkiezingen voor de betreffende fractie op de kandidatenlijst zijn vermeld.

4. Bij de toepassing van het bepaalde in het derde lid, onder b, worden buiten beschouwing gelaten, de blijkens de in dat lid bedoelde kandidatenlijsten als eerstvolgende of daarop weer direct opvolgende, voor een mogelijk tussentijdse benoeming tot lid van de raad in aanmerking komende kandidaten, die schriftelijk hebben verklaard niet als eerstvolgende kandidaat voor een mogelijke benoeming tot lid van de raad in aanmerking te willen komen.

5. De in het derde lid, onder b, bedoelde niet-raadsleden dienen:

• a.

  tevens te voldoen aan de voor het lidmaatschap van de raad geldende wettelijke vereisten;

• b.

  niet een hiermee onverenigbare betrekking te vervullen;

• c.

  openbaar te maken welke andere functies dan het lidmaatschap van de commissie zij vervullen.

1. De raad wijst uit zijn midden op voordracht van het fractievoorzittersoverleg de voorzitter van een commissie aan.

2. De voorzitter is geen lid van de commissie, die hij voorzit.

3. De aangewezen voorzitters als bedoeld in het eerste lid regelen onderling hun vervanging. Indien ook door onderlinge vervanging niet kan worden voorzien, kan de waarnemend voorzitter van de gemeenteraad als plaatsvervangend voorzitter van de raadscommissie in deze vervanging voorzien.

1. De leden worden benoemd en de voorzitter wordt aangewezen voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

2. De benoeming van de leden gaat in op het tijdstip waarop deze wordt aanvaard.

3. Alvorens het lid, dat niet tevens lid is van de raad, het door hem/haar aanvaarde lidmaatschap van de commissie kan vervullen, ondertekent deze een verklaring met de volgende inhoud:

Gemeente Breda

Verklaring

De ondergetekende,…………….

Geboren op.….., wonende te ……aan de………………

verklaart door ondertekening dezes:

Dat hij / zij bij raadsbesluit van …… (bijlage nummer ….) is benoemd tot lid van de commissie ……

Dat hij / zij op de hoogte is van het bepaalde in dit reglement;

Dat hij / zij voormelde bepalingen nauwgezet in acht zal nemen;

Dat hij / zij bovendien ten aanzien van de hem / haar bij het vervullen van het lidmaatschap ter kennis gekomen stukken en informatie nauwgezet dezelfde geheimhoudingsplicht, indien en voor zover deze geldt voor leden van de raad, in acht zal nemen en dezelfde zorgvuldigheid, als te verwachten is van de leden van de raad, zal betrachten.

Aldus verklaard en ondertekend te Breda op…………….

De ondergetekende,…………..

1. Zodra blijkt dat een lid van een commissie, dat tevens lid is van de raad, ophoudt lid van de raad te zijn, houdt dat lid tevens op lid van een commissie te zijn.

2. Zodra blijkt dat een lid van een commissie, dat niet tevens lid is van de raad, een der wettelijke vereisten voor het lidmaatschap van de raad niet bezit of een met dat lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult, houdt dat lid op lid van een commissie te zijn.

3. Wanneer een lid van een commissie komt te verkeren, in een van de gevallen als bedoeld in het eerste of het tweede lid, geeft het daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan de raad en aan het bestuur van de betrokken fractie.

4. Indien de kennisgeving als bedoeld in het vorige lid niet is gedaan en de voorzitter van oordeel is, dat een lid van een commissie verkeert in een van de gevallen als bedoeld in het eerste of tweede lid, waarschuwt hij dat lid schriftelijk.

5. De voorzitter zendt een afschrift van de in het vierde lid bedoelde waarschuwing aan de raad en aan het bestuur van de betrokken fractie.

6. Het betreffende lid als bedoeld in het vierde lid kan binnen vijf dagen na verzending van de in dat lid bedoelde waarschuwing, schriftelijk en met redenen omkleed vragen om een beslissing van de raad.

7. De voorzitter die ophoudt lid van de raad te zijn, houdt tevens op voorzitter van een commissie te zijn.

8a. Een lid kan te allen tijde tussentijds ontslag vragen. Het lid aan wie op zijn verzoek tussentijds ontslag is verleend, blijft als lid van een commissie deel uitmaken tot dat de opvolger de benoeming heeft aanvaard.

8b. Het bepaalde in lid a is van overeenkomstige toepassing op de voorzitter.

9a. De raad kan te allen tijde uit eigen beweging of op verzoek van het bestuur van de betrokken factie aan een lid, anders dan op eigen verzoek, ontslag verlenen ter benoeming van een ander lid van een commissie.

9b. De raad kan te allen tijde uit eigen beweging de voorzitter, anders dan op eigen verzoek, ontslaan uit zijn functie van voorzitter. De raad voorziet alsdan op zo kort mogelijke termijn in de ontstane vacature.

9c. Bij een tussentijds ontstane vacature van een lid dient het bestuur van de betrokken fractie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, een voordracht in ter voorziening in die vacature.

1. Het college en de burgemeester kunnen aan een commissie vragen overleg te voeren over elk onderwerp, ten aanzien waarvan zij voornemens zijn:

• a.

  een beslissing van de raad te vragen (adviesstuk);

• b.

  het gevoelen van de commissie te vernemen (bespreekstuk).

  Voorts kunnen het college en de burgemeester stukken ter kennisneming aan de commissie zenden.

2. De voorzitter van een commissie plaatst een verzoek als bedoeld in het eerste lid onder a. onverwijld op de ontwerpagenda voor de eerstvolgende commissievergadering.

3. De voorzitter van een commissie kan leden van het college of de burgemeester uitnodigen tot het voeren van overleg over onderwerpen welke functioneel zijn onder te brengen bij haar werkterrein.

4. In het geval het overleg als bedoeld in het eerste en derde lid meer dan één commissie betreft kunnen de voorzitters van die commissies beslissen, dat het overleg wordt gevoerd in een gecombineerde vergadering.

5. Bij de toepassing van het bepaalde in het vierde lid beslissen de betrokken voorzitters welke voorzitter in die vergadering als voorzitter zal optreden.

1. De commissie is met inachtneming van haar werkterrein belast met:

• a.

  de voorbereiding van de besluitvorming in de raad;

• b.

  het voeren van overleg als bedoeld in artikel 8;

• c.

  de controle op en verantwoording door het college of de burgemeester;

• d.

  het horen in persoon of bij gemachtigde van de belanghebbende(n), die krachtens een wettelijk voorschrift een voorziening bij de raad heeft (hebben) ingediend, voor zover dat niet tot de bevoegdheid van het college, of de burgemeester behoort

1. Het fractievoorzittersoverleg stelt voor 1 november van ieder jaar in overleg met de voorzitters van de commissies een schema vast van de dagen, waarop door de commissies in dat jaar als regel zal worden vergaderd en zendt dat schema toe aan het college.

2. In afwijking van het in het eerste lid bedoelde schema vergadert een commissie bovendien zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van het aantal in de commissie zitting hebbende leden dit nodig oordeelt.

3. De in het tweede lid bedoelde leden delen de wenselijkheid van het houden van een extra vergadering onder opgaaf van redenen schriftelijk mee aan de voorzitter. De voorzitter is alsdan gehouden de leden op te roepen voor een vergadering, die binnen twee weken na ontvangst van deze mededeling moet worden gehouden. In het geval die oproeping binnen genoemde termijn van twee weken achterwege blijft, zijn de betrokken leden bevoegd zelf een vergadering uit te schrijven.

4. Het bepaalde in het eerste en het tweede lid geldt niet voor een gecombineerde vergadering.

1. De voorzitter stelt de ontwerpagenda samen voor een door een commissie te houden vergadering met in achtneming van:

• a.

  de verzoeken van het college of de burgemeester respectievelijk de uitnodigingen als bedoeld in artikel 8;

• b.

  (voor zover mogelijk) de voorlopige agenda van de eerstvolgende raadsvergadering;

• c.

  het bepaalde in dit reglement en bepaalt daarbij de wijze van behandeling van de agendapunten: adviseren, bespreken , of kennis nemen van de stukken;

• d.

  initiatiefvoorstellen van commissieleden;

• e.

  agenderingsverzoeken van commissieleden;

• f.

  overige stukken die aan de commissie worden gezonden.

2. De voorzitter zorgt voor de oproeping door toezending van de ontwerpagenda zo mogelijk ten minste acht dagen voor de vergadering aan de leden.

3. Tegelijk met het verzenden van de oproeping als bedoeld in het tweede lid zorgt de voorzitter er voor dat:

• a.

  de stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen,aan de leden worden toegezonden en/of ter inzage worden gelegd in de daartoe bestemde leeskamer;

• b.

  ter openbare kennis worden gebracht dag, uur en plaats van de vergadering, alsook de belangrijkste van de op de ontwerpagenda vermelde onderwerpen, tenzij het een besloten vergadering betreft;

• c.

  de oproepingsbrief, de ontwerpagenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, voor eenieder bij de balie voorlichting in de publiekshal van het Stadskantoor ter inzage worden gelegd en aldaar algemeen verkrijgbaar worden gesteld. Alle openbare bescheiden die digitaal beschikbaar zijn, worden ook op de website van de gemeenteraad geplaatst.

1. Ieder lid heeft met inachtneming van het bepaalde in dit artikel, het recht aan een commissie een voorstel te doen tot het uitbrengen van een advies aan de raad over een onderwerp, dat tot het werkterrein van de betreffende commissie behoort.

2. Een voorstel als bedoeld in het eerste lid, dient, met verwijzing naar dit artikel, schriftelijk, duidelijk gemotiveerd en door de voorsteller ondertekend, bij de voorzitter te worden ingediend. Daarbij kan worden verzocht om het voorstel in een besloten vergadering te doen behandelen, in welk geval het bepaalde in artikel 15, tweede lid, van overeenkomstige toepassing is.

3. De voorzitter plaatst het initiatiefvoorstel op de ontwerpagenda van de eerstvolgende vergadering van die commissie, of, als de ontwerpagenda voor die vergadering is verzonden, op de ontwerpagenda voor de daarop volgende vergadering.

1. De vergaderingen worden in het openbaar gehouden.

2. De deuren van de vergadering worden gesloten, wanneer ten minste één vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend het vordert of de voorzitter het nodig acht. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

3. Over punten, welke in een besloten vergadering worden behandeld, kan ook in die vergadering een besluit worden genomen.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, nadat deze op grond van de presentielijst heeft vastgesteld dat het quorum aanwezig is. Het quorum wordt bepaald als volgt:

• a.

  per fractie telt slechts één van de opgekomen leden mee;

• b.

  het onder a. bedoelde lid telt voor het totaal zitting hebbende leden van de raad, behorende tot dezelfde fractie als het betreffende lid. Vervolgens worden die aantallen bij elkaar opgeteld;

• c.

  het quorum is aanwezig, indien de uitkomst van de berekening onder b ten minste 20 bedraagt.

2. Het bepaalde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op een gecombineerde vergadering.

3. Indien op het vastgestelde uur niet het op grond van het bepaalde in het eerste of het tweede lid vereiste aantal leden is opgekomen, wordt de opening ten hoogste vijftien minuten uitgesteld, met dien verstande, dat zodra het vereiste aantal leden is opgekomen, de voorzitter de vergadering terstond opent.

4. Wanneer na de vijftien minuten, als bedoeld in het vorige lid, niet het vereiste aantal leden is opgekomen, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering, welke zo mogelijk binnen 48 uren nadien wordt gehouden.

5. De oproeping voor de in het vierde lid bedoelde vergadering wordt zo spoedig mogelijk toegezonden met aanhaling in de oproepingsbrief van de volgende, in dit lid opgenomen, volzin: Deze vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal leden, dat is opgekomen.

1. Een lid van een commissie, dat verhinderd is op het aanvangstijdstip van een vergadering van die commissie op te komen, kan in die vergadering worden vervangen door elk ander tot dezelfde fractie behorend raadslid, dan wel commissielid niet-raadslid.

2. Een vervanger als bedoeld in het eerste lid heeft in die vergadering dezelfde rechten en plichten als het lid dat wordt vervangen.

3. Het lid van een commissie, dat verhinderd is om een vergadering van die commissie bij te wonen geeft hiervan, zo mogelijk ten minste 24 uren voor het aanvangtijdstip van die vergadering, kennis aan de secretaris onder mededeling van de naam van zijn vervanger in die vergadering. Het betreffende lid stelt bovendien een exemplaar van de ontvangen stukken ter beschikking aan zijn vervanger in die vergadering.

4. Het bepaalde in dit artikel geldt eveneens in het geval er met betrekking tot het betreffende lid een vacature is ontstaan.

1. Direct na de opening van de vergadering stelt de voorzitter de aanwezigen, geen lid zijnde van de commissie, die zich uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering bij de secretaris hebben aangemeld als inspreker, in de gelegenheid tot het voeren van het woord over een voor die vergadering geagendeerd onderwerp, dan wel enig ander onderwerp dat tot het werkterrein van de commissie behoort. Bij de aanmelding wordt medegedeeld:

• a.

  naam en contactgegevens van de woordvoerders;

• b.

  het onderwerp waarover zal worden gesproken.

2. De voorzitter biedt aan insprekers die zich daarvoor hebben aangemeld voorafgaand aan de behandeling van het betreffende voorstel in de eerste termijn gelegenheid tot inspraak voor een door hem te bepalen tijdsperiode.

3. De voorzitter kan insprekers de gelegenheid geven om na de behandeling van een voorstel in eerste termijn nogmaals in te spreken.

4. Het bepaalde in dit artikel is niet van toepassing met betrekking tot een agendapunt dat uitsluitend of mede betrekking heeft op een bezwaar- en beroepschrift.

1. Indien omtrent een ordevoorstel door geen van de leden stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Indien door één of meerdere leden stemming wordt gevraagd, verzoekt de voorzitter welke leden met betrekking tot dat voorstel “vóór” of “tegen” zijn, met dien verstande dat per fractie slechts door een ter vergadering aanwezig lid aan de stemming kan worden deelgenomen.

3. Ten behoeve van het bepalen van de uitslag van de in het tweede lid bedoelde stemming wordt een door een lid uitgebrachte stem vermenigvuldigd met het getal dat gelijk is aan het totale aantal zitting hebbende leden van de raad, behorende tot dezelfde fractie als het betreffende lid van de commissie.

4. Bij staking van stemmen in een al dan niet voltallige vergadering, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

1. Elke reguliere vergadering van de raadscommissie vangt aan met een vragenhalfuur, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de voorzitter bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. Indien na een half uur nog niet alle vragen zijn beantwoord, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter of de nog niet beantwoorde vragen zullen worden behandeld of schriftelijk door het college dienen te worden beantwoord.

2. Het lid dat tijdens het vragenhalfuur één of meer vragen wil stellen, dient onder aanduiding van het onderwerp, de daarover te stellen vragen, ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering in bij de voorzitter en/of de secretaris. De voorzitter kan vragen voor het vragenhalfuur weigeren indien:

• a.

  hij van oordeel is dat de vraag niet voldoende nauwkeurig is aangegeven, of de vraag geen betrekking heeft op het werkterrein van de raadscommissie;

• b.

  het onderwerp waar de vragen betrekking op hebben in de commissievergadering van die dag aan de orde komt;

• c.

  de ingediende vragen geen betrekking hebben op een politiek relevant onderwerp;

• d.

  de vragen geen zodanig spoedeisend karakter hebben dat deze niet schriftelijk gesteld kunnen worden.

3. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin de aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.

4. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vraagsteller, de wethouders c.q. de burgemeester en de overige leden.

5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college c.q. de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

6. Na beantwoording door het college c.q. de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

7. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college c.q. de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

8. Tijdens het vragenhalfuur worden geen interrupties toegelaten.

1. Van elke vergadering wordt onder de zorg van de secretaris een besluitenlijst opgemaakt..

2. In de besluitenlijst wordt in ieder geval melding gemaakt van de door de commissie uitgebrachte adviezen en overige besluiten, alsmede de tijdens de vergadering door de aanwezige wethouder(s) of de burgemeester gedane toezeggingen.

3. De voorzitter kan op verzoek van de commissie bepalen met betrekking tot de daarbij door hem aan te geven agendapunten, dat van de beraadslagingen, de standpuntbepaling en de besluitvorming in de betreffende commissievergadering een meer vollediger samenvatting dan de besluitenlijst wordt opgemaakt, die zo spoedig mogelijk aan de besluitenlijst wordt toegevoegd.

4. De besluitenlijst dient zo spoedig mogelijk na de betreffende commissievergadering in ontwerp beschikbaar te zijn en:

• a.

  aan de commissieleden te worden toegezonden;

• b.

  ter kennis te worden gebracht van de voorzitter van de raad en het college;

• c.

  ter inzage te worden gelegd in de daartoe bestemde leeskamer voor de raadsleden en zo mogelijk voorafgaande aan de vergadering van de raad, waarvoor onderwerpen zijn geagendeerd, die in de ontwerpbesluitenlijst zijn vermeld;

• d.

  ter openbare kennis te worden gebracht door het ontwerp van de besluitenlijst ter inzage te leggen bij de balie Voorlichting in de publiekshal van het stadskantoor, alsmede te publiceren op de website van de gemeenteraad;

• e.

  met de eventuele bijlagen in de eerstvolgende commissievergadering ter vaststelling aan de betreffende commissie(s) te worden voorgelegd.

5. In afwijking van het bepaalde in het vierde lid wordt de besluitenlijst met de eventuele bijlagen met betrekking tot een besloten vergadering, aansluitend op de opvolgende openbare vergadering, ter vaststelling aan de commissie voorgelegd op de door de voorzitter te bepalen wijze.

1. Voor zover dit reglement daarin niet voorziet, worden de werkwijze van de commissies en de orde van de vergadering ingericht naar de regelen voor overeenkomende gevallen in de Gemeentewet en in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad gesteld.

2. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement voor de raadscommissies”.

3. Dit reglement treedt in werking op 17 juli 2009.

4. Het Reglement voor de raadscommissies, vastgesteld bij raadsbesluit van 14 maart 2002, zoals laatstelijk gewijzigd op 10 mei 2007, vervalt met ingang van de datum als bedoeld in het derde lid.