Besluit tot vaststelling van het handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Bronckhorst 2018

Ondertekening

Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Bronckhorst 2018

Documentversie 20-2-2018

Inleiding:

De gemeente Bronckhorst is op 1 januari 2005 na een herindeling ontstaan uit de vijf gemeenten Zelhem, Vorden, Hengelo (G), Hummelo en Keppel en Steenderen en is in januari 2010 gevestigd in een nieuw gebouwd gemeentehuis.

In de aanloop naar de nieuwe huisvesting heeft de gemeente besloten om zoveel mogelijk werkplekonafhankelijk en digitaal te gaan werken en heeft op 18 en 19 november 2009 de organisatieontwikkelingsvisie Van Goed naar Beter gepresenteerd aan alle medewerkers.

Hierin zijn de randvoorwaarden beschreven voor een dergelijke werkwijze; 1 van deze voorwaarden is de centrale, zaakgerichte opslag van alle archiefwaardige documenten in het documentmanagementsysteem (DMS) Decos JOIN.

We zijn vanaf 2006 begonnen met zowel het papier nog de organisatie in te sturen, als het inscannen van de documenten en deze aan de registratie te koppelen en vervolgens naar de behandelaar te sturen (start digitaliseringsproces). Vanaf 13 mei 2008 worden alleen nog maar de gedigitaliseerde documenten de organisatie ingestuurd, op enkele uitzonderingen na (bijvoorbeeld de cliëntendossiers van het cluster Participatie en het cluster Burgerzaken (gedeeltelijk).

Een logische stap volgend op de digitalisering is om over te gaan tot vervanging.

Vervanging is het omzetten van originele analoge archiefbescheiden in digitale originelen met dezelfde bewijskracht met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel vervangingsbesluit, door de zorgdrager te nemen.

In Bronckhorst bij het cluster DIV (Documentaire Informatie Voorziening) voeren alle DIV-medewerkers de activiteiten uit van alle werkprocessen. Heel belangrijk hierbij is het door ons te hanteren 4-ogen principe. Dat wil zeggen dat degene die registreert en vervolgens scant altijd gecontroleerd wordt door een andere medewerker DIV die vervolgens de registratie/scan goed- of afkeurt. Bij afkeuring herstelt degene die geregistreerd/gescand heeft de afgekeurde registratie c.q. scan.

Sinds 13 mei 2008 hanteren we een hybride werkwijze, omdat we zaken zowel op papier alsook digitaal aanmaken/opbergen; deze werkwijze ervaren we als onwenselijk.

Het analoge dossier kan door deze werkwijze afwijken van het digitale dossier (waarin ook ontvangen email etc. wordt geplaatst) en daardoor is de compleetheid niet gegarandeerd. Door te kiezen voor vervanging en dus uitsluitend digitaal te werken wordt deze hybride werkwijze en dubbel beheer voorkomen.

Doelstelling:

Doelstelling van dit handboek is het verkrijgen van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van Bronckhorst tot vervanging en daarmee het vernietigen van de analoge documenten die zowel voor permanente als niet permanente bewaring in aanmerking komen.

Het handboek bevat een uitwerking van de technische en procedurele aspecten die nodig zijn voor vervanging, dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces en maakt onderdeel uit van het vervangingsbesluit.

Het vervangen van analoge archiefbescheiden in digitale reproducties start na vaststelling van het vervangingsbesluit door het college van burgemeester en wethouders. Het vervangingsproces zal worden toegepast op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf het moment dat het vaststellingsbesluit in werking is getreden.

Bij het totstandkomen van het handboek hebben we gebruik gemaakt van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden en het handboek vervanging van de gemeente Doetinchem.

Intern zijn betrokken geweest: het cluster juridische zaken, de intern controller.

Met de belastingdienst heeft overleg plaatsgevonden over de vervanging van de facturen. In een verslag heeft de belastingdienst laten weten akkoord te zijn met het proces zoals in dit handboek wordt beschreven.

1. Verantwoording

Gemeenten en andere overheidsorganisaties maken in hun werkprocessen steeds minder gebruik van papieren documenten. In het informatiebeheer wordt in hoog tempo de digitale werkwijze dominant en hebben we ook een digitale archiefvorming. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze gescand, nog altijd verplicht bewaard. Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) schept echter een onwenselijke situatie. Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito papieren documenten is een bron van potentiële verwarring. Daarnaast worden de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie ondergraven en wordt het archiefbeheer nodeloos complex.

Aan de procedure van de inrichting van de vervanging is als volgt invulling gegeven:

• 1.

  Kick-off met betrokkenen

• 2.

  Opstellen van het handboek vervanging

• 3.

  Aanvragen advies gemeentearchivaris Erfgoed Centrum Achterhoek en Liemers (ECAL)

• 4.

  Implementatie van de in het Handboek beschreven maatregelen

• 5.

  Audit op vervanging en informatiebeheer

• 6.

  Advies Gemeentearchivaris

• 7.

  Nemen vervangingsbesluit

Archiefwettelijk kader vervanging archiefbescheiden

Relevante externe kaders zijn:

• -

  Archiefwet 1995, met name artikelen 7 en 9, lid 1

• -

  Archiefbesluit 1995, met name artikelen 2, 6 en 8

• -

  Archiefregeling, opgenomen in Staatscourant 2012 nr. 26238, 17 december 2012

• -

  Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN 2.0).

Dit handboek is gebaseerd op de huidige Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling zoals die nu van toepassing is.

De Archiefwet 1995 (Aw) geeft zorgdragers (college van burgemeester en wethouders) de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door (digitale) reproducties om vervolgens de fysieke originelen te mogen vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd moeten worden, dient bij het proces vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Alle procedures omtrent het scannen en de dagelijkse postbehandeling dienen uiterst zorgvuldig beschreven te worden in een handboek vervanging. Bij de totstandkoming hiervan is advies ingewonnen bij de gemeentearchivaris van het Erfgoed Centrum Achterhoek en Liemers (ECAL).

Verder is er gebruik gemaakt van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN 2.0), dat is opgesteld door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).

In het RODIN zijn beschreven de eisen van alle relevante wet- en regelgeving, normen en standaarden waaraan de gemeente Bronckhorst moet voldoen om te zorgen voor een goede digitale beheeromgeving waarin digitale archiefbescheiden duurzaam en toegankelijk worden beheerd.

Na vervanging worden de permanent te bewaren en op termijn te vernietigen documenten opgeslagen binnen een optimaal ingerichte digitale beheeromgeving. Deze beheeromgeving is getoetst op basis van het referentiekader RODIN. De noodzakelijke maatregelen ter verbetering van deze beheeromgeving zijn in de afgelopen periode doorgevoerd.

Relevante interne documenten zijn:

• -

  Archiefverordening gemeente Bronckhorst 2017

• -

  Besluit Informatiebeheer gemeente Bronckhorst 2017

Bekendmaking en publicatie

De Archiefwet (Aw), artikel 7 en het Archiefbesluit (Ab), artikelen 6 en 8 zijn de basis waarop de vervanging mogelijk wordt gemaakt. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) verplicht de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging (staat open voor bezwaar en beroep), met daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Ab art. 2 lid 1 sub c: rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en sub d: rekening houden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijs zoekenden en voor historisch onderzoek.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het handboek vervanging is gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving; de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de huidige archiefregeling.

Op grond van artikel 7 van de Archiefwet is het college van burgemeester en wethouders bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Op grond van art. 7 van het besluit Informatiebeheer is vooraf advies ingewonnen bij de gemeentearchivaris.

Reikwijdte van het vervangingsproces

Dit handboek is van toepassing op de vervanging van analoge archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt door de gemeente Bronckhorst.

De documenten (behalve bezwaarschriften) van het cluster Participatie en facturen van het cluster Financiële administratie participatie zullen voorlopig van vervanging worden uitgezonderd. Het cluster Participatie werkt nog niet zaakgericht, de klantdossiers zijn nog volledig analoog en de werkwijze is ingericht op analoog werken. De documenten van het onderdeel Jeugdzorg van het cluster Participatie worden wel meegenomen in het vervangingsproces voor zover het de achteraf ter archivering aangeboden archiefdocumenten betreft. Ook voorlopig niet meegenomen in het vervangingsproces zijn de documenten van het cluster Burgerzaken (o.a. rijbewijzen, adreswijzigingen, paspoorten; deze worden analoog opgeborgen). Documenten met betrekking tot Naturalisatie, onderzoeksdossiers BRP, begraafplaatsen en verkiezingen worden wel geregistreerd door DIV en meegenomen in het vervangingsproces.

Ook van vervanging uitgezonderd zijn de inkomende analoge documenten m.b.t. belastingen. Deze worden doorgestuurd naar en behandeld door het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT) in Hengelo (O.). Hiermee zijn afspraken gemaakt m.b.t. archivering en vernietiging.

Retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht van documenten gedateerd vóór de datum van het vervangingsbesluit) wordt niet toegepast. De analoge documenten in de proefperiode vanaf 2 januari 2017 tot de definitieve vaststelling van het vervangingsbesluit worden wel vervangen.

Het vervangen van analoge archiefbescheiden in digitale reproducties start na vaststelling van het Vervangingsbesluit door het college van burgemeester en wethouders. Het vervangingsproces zal worden toegepast op archiefbescheiden die zijn ontstaan vanaf het moment dat het vervangingsbesluit in werking is getreden.

De vervanging heeft betrekking op alle organen waarvoor het college van burgemeester en wethouders de archiefwettelijke zorgplicht draagt.

1.1 Uitzonderingen vervanging:

• 1.

  Ingekomen documenten die DIV analoog de organisatie instuurt, omdat er nog een handeling met het papier gedaan moet worden, zoals een handtekening zetten.

• 2.

  Documenten die DIV analoog de organisatie instuurt, aangezien deze documenten naar de adressant dienen te worden teruggestuurd.

• 3.

  Documenten die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel.

• 4.

  Waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen. Het origineel wordt bewaard als de meerwaarde van het document er bij het digitaliseren niet uitkomt.

• 5.

  Documenten die een intrinsieke waarde hebben juist omdat papier de drager is. Deze archiefbescheiden worden wel gescand, maar niet vervangen. Het gaat hierbij meestal om documenten met een cultuurhistorische waarde.

• 6.

  Documenten waarvan de authenticiteit wordt betwijfeld.

Deze documenten worden alle gescand behalve wanneer dit niet mogelijk is door de uiterlijke vorm. Dit wordt in de registratie in een notitieveld vermeld. In bijlage 6 van dit handboek zijn deze uitzonderingen gespecificeerd.

De vervanging van facturen wordt in een aparte bijlage 4 beschreven.

Het cluster DIV van de gemeente Bronckhorst is verantwoordelijk voor een correcte postverwerking en dossiervorming. Het cluster DIV regelt ook de daadwerkelijke vernietiging op grond van het vervangingsbesluit.

In verband met de zorgvuldigheid van alle procedures is vooraf een eenmalige audit uitgevoerd met als doel te controleren of de processen ook daadwerkelijk zo gebeuren als beschreven is en de technische aspecten zo zijn als beschreven. Deze audit is uitgevoerd door de intern controller van de gemeente Bronckhorst.

De vervanging betreft de analoge documenten door de gemeente Bronckhorst en geldt voor zowel vernietigbare als te bewaren documenten.

Opmerking: bij de uitgaande post ontstaat er geen papieren archiefexemplaar; bij het opstellen van een uitgaande brief wordt de handtekening als een gescande afbeelding in het te verzenden exemplaar geplakt. Daar waar dit wettelijk niet toegestaan is wordt er nog gebruik gemaakt van de natte handtekening.

De documenten worden door scanning gedigitaliseerd door medewerkers van het cluster DIV en worden opgenomen en beheerd in het DMS (document management systeem) JOIN. JOIN is NEN 2082 gecertificeerd.

De uiterlijke verschijningsvorm van de documenten waar het vervangingsbesluit voor geldt, zijn uitsluitend papieren documenten. Het vervangingsbesluit heeft geen betrekking op documenten die digitaal zijn ontstaan.

- De samenhang met andere ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden

Elk document dat wordt opgeslagen in het digitale archief wordt opgenomen in een digitale zaak.

Elke zaak wordt gekoppeld aan een werkproces.

Voor de werkprocessen wordt gebruikt de tool I-navigator (VHIC/SDU).

Zie voor de benaming van deze werkprocessen het schema metadata bijlage 3.

2. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces

De volgende stappen worden in het proces postbehandeling doorlopen:

• 2.1.

  beoordelen en sorteren ingekomen post op openen / niet openen

• 2.2.

  beoordelen en sorteren ingekomen post op registreren/niet registreren

• 2.3.

  registratieprocedure

• 2.4.

  scanprocedure

• 2.5.

  tijdelijk bewaren van de gescande fysieke documenten

• 2.6.

  vernietigingsprocedure van vervangen analoge originelen

Hieronder volgt per stap een beschrijving. De benoemde stappen worden uitgevoerd binnen het cluster DIV.

2.1. Beoordelen en sorteren ingekomen post op openen / niet openen:

Binnenkomende poststukken worden door het cluster DIV machinaal, routinematig geopend.

Hiervoor heeft een selectie plaatsgevonden op de enveloppen, te weten wel of niet openen.

Enveloppen die verkeerd bezorgd zijn gaan retour naar Post NL. Hieronder volgt een overzicht van de overige enveloppen die niet geopend worden bij het cluster DIV:

• •

  “Vertrouwelijk/persoonlijk” indien gericht aan college of bestuur. Deze post zelf naar het bestuurssecretariaat brengen en hier laten openen. Hierna worden ze aangeboden aan het cluster DIV en volgt het normale proces.

• •

  “Niet openen”: dit wordt o.a.vermeld op enveloppen inzake inschrijvingen aanbesteding.

• •

  Kabinet (o.a. Koninklijke Onderscheidingen). Aanvragen KO worden achteraf aangeboden voor (afgeschermde) registratie.

• •

  Post voor Rekenkamercommissie. Rekenkamercommissie Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland

• •

  Bij verdenking van een poederbrief.

• •

  Commissie bezwaarschriften gemeente Bronckhorst

• •

  Cateraar Appèl (kantine)

• •

  Raads- en fractieleden en fracties.

2.2. Beoordelen en sorteren ingekomen post op registreren / niet registreren:

Alle ingekomen stukken die in hoofdstuk 1 worden genoemd onder het kopje reikwijdte worden geregistreerd. Facturen worden rechtstreeks naar het cluster Financiële administratie gestuurd, dat de facturen zelf registreert en scant. De procedure van de vervanging van de facturen wordt beschreven in bijlage 4. Ook voor de scanprocedure facturen geldt de uitleg kwaliteitsbepaling zoals beschreven in hoofdstuk 2.4.

2.3. Registratieprocedure:

De registratieprocedures voor de ingekomen documenten, de uitgaande documenten en de interne documenten worden per onderdeel in een schema beschreven. Daarnaast worden er ook zaken geregistreerd. Ook dit onderdeel wordt in een schema verwerkt. Hierin wordt vermeld in hoeveel fases de procedure verloopt, welke activiteiten er plaats vinden, wie de uitvoerenden zijn en een eventuele toelichting.

Zie hiervoor bijlage 2.

Noot: Bij achterafregistraties, d.w.z. het registreren en scannen op een later tijdstip door latere aanlevering (denk hierbij aan aanbestedingsbescheiden), geldt de datum van registratie voor de vervangingstermijn.

2.3.1 Metadata:

Metadata worden tijdens het registratieproces toegekend. In het kader van context en authenticiteit wordt er in wettelijke regelingen en richtlijnen, zoals artikel 17, 19 en 24 van de Archiefregeling, voorgeschreven welke gegevens van archiefbescheiden te allen tijde dienen te worden vastgesteld. Zie bijlage 3.

2.4 Scanprocedure:

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor vervanging, doorlopen vervolgens het verdere scanproces. Bij de procedure wordt gebruik gemaakt van normen, prestatie-indicatoren en controlemomenten tijdens de verschillende stappen in de procedure, die zodanig is opgesteld om het risico op informatieverlies tot een minimum te beperken.

De gemeente Bronckhorst scant standaard in zwart-wit maar als kleur bepalend is voor de inhoud en het proces dan wordt er in kleur gescand.

Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan de volgende criteria voldoen:

• -

  volledigheid (zijn alle pagina’s gescand, geen scheve scans)

• -

  integriteit

• -

  juistheid (zit de juiste scan achter de registratie)

• -

  controleerbaarheid

• -

  duurzaamheid

Het scanproces wordt uitgevoerd door een medewerker DIV volgens onderstaand schema.

Facturen worden door medewerkers cluster Financiële administratie op dezelfde apparatuur gescand als de apparatuur die door de DIV medewerkers wordt gebruikt.

Schema Scanprocedure t/m formaat A3:

Voor nadere uitwerking zie bij “uitleg kwaliteitsbepaling” volgend op het schema.

Schema scanprocedure formaat groter dan A3 (meestal tekeningen):

Uitleg kwaliteitsbepaling:

De gemaakte scan wordt dubbel visueel gecontroleerd door de medewerkers DIV. Hierbij wordt gelet op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en op de aanwezigheid van eventuele artefacten.

Deze aandachtspunten worden hieronder verduidelijkt:

Juistheid:

• -

  Is het document geheel gescand?

• -

  Is er “recht” gescand en is er, bijvoorbeeld door zichtbaar scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?

• -

  Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina (juiste bladspiegel)? Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

• -

  Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?

• -

  Komen de afmetingen overeen met het origineel?

Volledigheid:

• -

  Zijn alle documenten gescand?

• -

  Is van iedere pagina de voor- (indien nodig) en de achterkant gescand?

• -

  Zijn alle bijlagen gescand?

• -

  Worden alle kleuren (indien nodig) overgenomen?

• -

  Treedt geen kleurverlies op?

• -

  Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropd of incompleet)?

• -

  Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bijv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

Leesbaarheid:

• -

  Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en print vergelijkbaar zichtbaar is.

• -

  Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bijv. decimaalpunten of –komma’s)?

• -

  Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bijv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?

• -

  Als Optical Character Recognition gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend?

• -

  Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (barcodes!).

• -

  Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?

• -

  Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).

De aanwezigheid van artefacten:

Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

• -

  Horizontale of verticale strepen;

• -

  Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

• -

  Weerspiegelingen

• -

  Andere vervormingen en effecten.

2.5 Tijdelijk bewaren van de gescande analoge ‘originelen’

Na het scannen worden de desbetreffende documenten tijdelijk, gedurende een periode van 3 maanden, bewaard op registratiedatum in (dag)dozen.

Uitgezonderd zijn de te bewaren stukken die niet voor vervanging in aanmerking komen.

Deze staan beschreven in bijlage 6.

2.6 Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘originelen’

Voorbereiding vernietiging

Na het scannen en registreren worden de desbetreffende fysieke documenten opgeborgen in dagdozen.

De documenten worden drie maanden bewaard. Mocht er iets in het scanproces zijn fout gegaan, dan kan het scannen van de documenten, die niet voldoen aan de kwaliteitseisen, overnieuw gedaan worden. De kans daarop is echter klein, want er vindt een optische kwaliteitscontrole plaats (direct na scanning) door achtereenvolgens 2 DIV-medewerkers.

Bevoegdheid tot vernietiging

Zodra het college van burgemeester en wethouders het vervangingsbesluit heeft genomen betekent dit automatisch dat de analoge stukken vernietigd mogen worden. Het vervangingsbesluit moet bekend gemaakt worden (volgens de algemene wet bestuursrecht, artikel 1:3). Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar en beroep.

Van de daadwerkelijke vernietiging wordt een verklaring van vervanging opgemaakt. Het cluster DIV, verantwoordelijk voor het archiefbeheer, is gemandateerd om de verklaring te ondertekenen. De verklaring van vervanging hoeft niet bekend gemaakt te worden.

De frequentie van vernietiging

Elke maand worden de documenten die minimaal 3 maanden geleden zijn gescand, daadwerkelijk vernietigd.

Verklaring van vervanging

Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd (originele bescheiden zijn gereproduceerd en vervolgens daadwerkelijk en volgens voorschrift vernietigd), stelt de het cluster DIV, namens de zorgdrager, een verklaring van vervanging op zoals voorgeschreven in art. 8 van het Archiefbesluit 1995.

Maandelijks wordt een verklaring van vervanging opgesteld. Deze bevat:

• 1.

  een specificatie van de vervangen archiefbescheiden

• 2.

  de grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit)

• 3.

  en op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden

De bijlage van de verklaring is een uitdraai uit JOIN van alle documenten die vervangen zijn.

Vernietiging fysieke archiefbescheiden

Daadwerkelijke vernietiging gebeurt door middel van versnippering door een erkend vernietigingsbedrijf waarmee de gemeente Bronckhorst een contract heeft.

Na vernietiging wordt door dit bedrijf een certificaat van vernietiging opgemaakt en overhandigd. Dit certificaat wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent bewaard.

3. Technische inrichting

3.1 Hardware

Voor het scannen wordt gebruikt gemaakt van de volgende scanners:

• -

  Scanner voor documenten tot en met formaat A3

Deze is beveiligd voor ongeautoriseerd gebruik door middel van een wachtwoord.

De scanner is automatisch ingesteld op 300 DPI. In principe op zwart/wit. Als kleur vereist is moeten we de instelling veranderen. Keuze maken voor enkelzijdig of dubbelzijdig scannen.

Zie voor een beschrijving van deze eisen hoofdstuk 2.4.

De scan wordt automatisch naar het DMS Decos JOIN gestuurd (de scan komt in de persoonlijke scanvoorraad van degene die gescand heeft waarna deze de scan koppelt aan de registratie).

• -

  Scanner voor documenten groter dan A3

Scans gemaakt op de groot formaat scanner (A0) komen terecht op de schijf P:/Scans/submap Groot.

Hier wordt de scan persoonlijk opgehaald.

Zwart/wit of kleur. Standaard op kleur. Medewerker kan wel wijzigen.

Voor specificatie scanners zie bijlage 1.

3.2 Software

Door de gemeente Bronckhorst wordt bij het scannen gebruik gemaakt van scansoftware die zich bevindt in de gebruikte scanners. De scansoftware van de kleinformaatscanner zorgt ervoor dat de scans worden opgeslagen in het DMS Decos JOIN.

Deze scansoftware slaat de gescande documenten op in Tiff-formaat en Decos JOIN zet deze via een DSC bestand om in een PDF/A 1b formaat.

3.3 Instellingen

De scanapplicatie gebruikt voor alle documenten dezelfde instellingen.

Voorop staat dat alle scans zowel aan de gebruikseisen als aan de wettelijke eisen moeten voldoen. Hiertoe is vooraf uitvoerig getest welke minimale instellingen gehanteerd moeten worden om gegarandeerd tot het gewenste resultaat te komen.

Als standaardinstelling voor de outputresolutie wordt door de gemeente Bronckhorst 300 DPI toegepast. Indien bij de registratie wordt geconstateerd dat een gescand document niet voldoet aan de kwaliteitseisen zoals benoemd bij de “uitleg kwaliteitsbepaling” dan wordt dit voor de hernieuwde scan handmatig gewijzigd, zodat alsnog een voldoende resultaat wordt bereikt.

4. Kwaliteitsprocedures

De kwaliteit van de vervanging wordt op verschillende manieren geborgd: er is een procedure voor het bewaken van de kwaliteit van de scans en een procedure voor het bewaken van de kwaliteit van het vervangingsproces als geheel. Hieronder volgt een nadere uitwerking van de procedures.

4.1 Kwaliteitscontrole van de digitale reproducties

De kwaliteit van de gemaakte scans wordt op twee niveaus bewaakt: op het uitvoerende niveau en op het niveau van de proceseigenaar.

4.1.1 Kwaliteitscontrole op het uitvoerende niveau

In eerste instantie betreft de kwaliteitscontrole het controleren van het eigen werk door een medewerker DIV met behulp van het papieren origineel. Het scannen en registreren wordt door dezelfde persoon uitgevoerd en vervolgens door een andere medewerker DIV gecontroleerd zodat er sprake is van het “vier-ogen-principe”.

De kwaliteitscontroles zijn gericht op:

• a.

  Juistheid: zie nadere uitleg bij hoofdstuk 2.4

• b.

  Volledigheid: zie nadere uitleg bij hoofdstuk 2.4

• c.

  Leesbaarheid: zie nadere uitleg bij hoofdstuk 2.4

• d.

  Vindbaarheid: Controle op de metadata die aan het document zijn verbonden

Indien er niet aan een van bovenstaande aspecten wordt voldaan, wordt het gescande document hersteld door het analoge document opnieuw het vervangingsproces in te sturen. De beschrijving van de kwaliteitscontroles is opgenomen in onze scan- en registratieprocedure.

4.1.2 Kwaliteitscontrole op het niveau van de proceseigenaar

Vervolgens is de behandelaar van de zaak verantwoordelijk voor de eindcontrole van de scan. De behandelaar kan hierbij geen gebruik maken van het papieren origineel om de scan mee te vergelijken. De controle is gericht op de leesbaarheid van het document. Indien er bij deze controle gebreken worden geconstateerd, geeft de behandelaar dit door aan DIV waarna het analoge document opnieuw kan worden gescand. Dit moet echter binnen drie maanden gebeuren. Dat is namelijk de periode waarin de analoge documenten worden bewaard in het kader van het herstelproces en de kwaliteitscontroles, alvorens ze worden vernietigd door een gecertificeerd bedrijf.

4.2 Kwaliteitscontrole van het gehele vervangingsproces (interne controle)

Nadat de behandelaar een zaak heeft afgesloten in het DMS wordt deze gearchiveerd door een medewerker DIV. Deze voert nog steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole uit op de gehele zaak. Deze medewerker controleert de metadata die aan de zaak zijn gekoppeld, evenals de metadata die aan elk document in de zaak zijn toegekend.

Daarnaast worden er door de medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV, periodiek, steekproeven uitgevoerd.

Het resultaat hiervan wordt vastgelegd en gerapporteerd. De medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV informeert de gemeentearchivaris over het resultaat, waarna, indien nodig, maatregelen kunnen worden genomen ter herstel van de geconstateerde gebreken.

5. Wijzigingsprocedure

Het doel van de wijzigingsprocedure is de regie te voeren en te houden op de wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De wijzigingsprocedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van de zorgdrager niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

De werkzaamheden met betrekking tot de wijzigingsprocedure worden voornamelijk uitgevoerd door de medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV.

2-wekelijks vindt er een overleg plaats met alle Div medewerkers. Bij dringende zaken worden de wijzigingen direct doorgevoerd.

5.1 Procedure

Voorstellen voor wijzigingen van de in het handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV in zijn rol als beheerder. Deze functionaris is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en de resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures.

De medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV toetst voorstellen voor wijzigingen aan de beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid alsmede aan wet- en regelgeving.

De gemeentearchivaris is betrokken bij majeure wijzigingen ten aanzien van de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning en archivering.

De gemeentearchivaris adviseert in voorkomende gevallen of de (voorgenomen) wijziging een nieuw vervangingsbesluit noodzakelijk maakt. Voor andere wijzigingen dan majeure wijzigingen is er geen advies nodig van de gemeentearchivaris, maar wordt deze wel tijdig geïnformeerd. Van deze kleine wijzigingen wordt een logboek bijgehouden.

5.1.1 Majeure wijzigingen

Onder majeure wijzigingen worden verstaan o.a.:

• -

  Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en digitale opslag;

• -

  Wijziging van de scope van het vervangingsproces;

• -

  Migratie naar een ander softwareplatform;

• -

  Migratie naar een ander hardware platform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten;

• -

  Conversie naar een ander bestandsformaat;

• -

  Wijzigingen in procedures die betrekking hebben op de organisatorische en technische inrichting van het vervangingsproces, voor zover de wijzigingen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden;

• -

  Verandering van wettelijke eisen die relevant zijn voor het proces vervanging;

• -

  Nieuwe categorie archiefbescheiden;

• -

  Verandering van werkwijze;

• -

  Wijzigingen in de infrastructuur die van belang zijn.

In al deze gevallen treedt de wijzigingsprocedure in werking zoals beschreven in bijlage 5 van dit handboek.

Bijlage 1. Specificaties scanners:

• A.

  Ricoh MP C3503; scannen t/m format A3

• B.

  Ricoh MPC6003; scannen t/m formaat A3

• C.

  HP designjet T3500; scannen formaat t/m A0.

Scanners A, B en C worden gebruikt door het cluster DIV.

Scanner A en B wordt ook gebruikt door het cluster Financiële administratie voor de facturen.

Scaninstelling Ricoh MPC3503 en C6003 voor JOIN

Enkelzijdig kleur

Decos JOIN Enkelzijdig zwart

Facturen Decade

Bijlage 2. Registratieprocedures:

Procedure ingekomen documenten:

Procedure uitgaande documenten:

NB: In dit proces ontstaat er geen papieren archiefexemplaar.

Procedure interne documenten:

Bijlage 3 Metadata

Bijlage 4. Facturen

Procedure inkomende facturen (crediteuren):

NB: aanmaningen en herinneringen krijgen geen datumstempel en worden niet gescand.

Deze gaan, als de betalingstermijn (30 dagen in Bronckhorst) is overschreden, rechtstreeks door naar de budgethouder. Mocht er een aanmaning/herinnering binnen deze termijn worden ontvangen dan wordt er gekeken of er betaald is en zo niet dan wordt deze doorgestuurd naar de budgethouder of de budgethouder wordt gevraagd de factuur zo spoedig mogelijk af te wikkelen.

Scanprocedure facturen (crediteuren):

Noot: het Cluster financiële administratie maakt voor het scannen van de facturen gebruik van dezelfde scanapparatuur als het cluster DIV.

Bijlage 5. Wijzigingsprocedure

Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden.

Procedure

De medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan het bestaande informatie- en archiveringsbeleid, alsmede de wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impactanalyse opstellen, met advies van ICT-beheer en de gemeentearchivaris en zorgt ervoor dat de impactanalyses worden gedocumenteerd.

Wijzigingsvoorstellen worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering. Hierbij gelden de in de vervangingsprocedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. De medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en –voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.

De medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering neemt de beslissing of de wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan de directie om doorgevoerd te worden. In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging moet de gemeentearchivaris altijd worden betrokken. Deze adviseert of er vervolgens een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden.

De medewerker beleidsondersteuning en -uitvoering DIV zorgt ervoor dat voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek Vervanging worden toegevoegd. Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd.

Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat altijd ter beschikking van de gemeentearchivaris voor zover deze al niet betrokken was bij de wijzigingsprocedure.

Deze en andere auditors kunnen op basis van de documentatie beoordelen of de gemeente ook na de wijzigingen voldoet aan wet- en regelgeving en het interne normenkader dat de gemeente Bronckhorst hanteert.

Schematisch overzicht wijzigingsprocedure

In de tabel hieronder is aangegeven wat de stappen zijn bij een organisatorische of technische wijziging:

Bijlage 6. Uitzonderingen van het vervangingsproces

• 1.

  Ingekomen documenten die DIV analoog de organisatie in stuurt, omdat er nog een handeling met het papier gedaan moet worden, zoals een handtekening zetten. Deze documenten worden wel bij binnenkomst geregistreerd en gescand maar nog niet vervangen. Na ondertekening worden deze stukken als nieuwe versie gescand en doorlopen dan pas het vervangingsproces. Dit geldt voor overeenkomsten en offertes die nog getekend moeten worden.

• 2.

  Documenten die DIV analoog de organisatie instuurt, aangezien deze documenten naar de adressant dienen te worden teruggestuurd.

• 3.

  Documenten die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijvoorbeeld om maquettes, monsters, beeldmateriaal in de vorm van video, tekeningen groter dan A0 of documenten die met licht potlood beschreven zijn die de scanner niet herkent. Deze documenten worden wel geregistreerd in het DMS maar fysiek bewaard tot het moment dat ze volgens de selectielijst vernietigd kunnen worden. Hiervan wordt een foto-opname gemaakt die digitaal wordt toegevoegd aan de documentregistratie. In het DMS wordt aangegeven dat de documenten fysiek aanwezig zijn.

• 4.

  Waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen. Het origineel wordt bewaard als de meerwaarde van het document er bij het digitaliseren niet uitkomt. Concreet is met de gemeentearchivaris afgesproken dat dit in ieder geval geldt voor de volgende documenten en dat deze documenten dus niet vervangen worden:

  • a.

    Getekende notariële akten

  • b.

    Getekende overeenkomsten met andere overheden, afhankelijk van de belangrijkheid

  • c.

    Polissen, afhankelijk van de belangrijkheid

  • d.

    Aktes van de burgerlijke stand

  • e.

    Bankgaranties (deze moeten teruggestuurd worden).

• 5.

  Documenten die een intrinsieke waarde hebben juist omdat papier de drager is. Deze archiefbescheiden worden wel gescand, maar niet vervangen. Het gaat hier meestal om documenten met een cultuurhistorische waarde. Documenten met een intrinsieke waarde vallen onder de volgende criteria:

  • a.

    De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).

  • b.

    Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde.

  • c.

    Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals bijvoorbeeld zegels e.d. Documenten met watermerk vallen hier niet onder.

  • d.

    Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.

  • e.

    Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

  • f.

    Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

  • g.

    Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

  • h.

    Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.

  • i.

    Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

•  

  Bij twijfel of een document cultureel erfgoed is, wordt het document niet verder het vervangingsproces ingestuurd. Het stuk wordt tijdens het regulier overleg met de gemeentearchivaris meegenomen. De archivaris kan dan aangeven of er inderdaad sprake is van cultuurhistorische waarde. Indien dat het geval is, wordt het document niet vervangen.

• 6.

  Documenten waarvan de authenticiteit wordt betwijfeld.

  Bij het opstellen van de vervangingslijsten worden de documenten gecontroleerd op waarde voor het cultureel erfgoed. Van de meeste documenten die niet vervangen mogen worden, blijkt al voordat gescand wordt dat het een uitzonderlijke categorie is. Bij twijfel overleggen met de gemeentearchivaris.

  Archiefbescheiden die niet vervangen mogen worden blijven analoog. Dit wordt aangegeven door een medewerker DIV in het notitieveld. Hiervoor is een apart metadataveld beschikbaar. Vervolgens worden deze bescheiden opgeborgen in dossieromslagen (indien dit, vanwege uiterlijke vorm, niet mogelijk is op een andere afdoende wijze) en geplaatst in de archiefruimte.