Regeling vervallen per 09-02-2012

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 20-11-2008 t/m 08-02-2012

Intitulé

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

De raad van de gemeente Brunssum,

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Brunssum d.d. ……………

Gelet op de wijzigingen/aanpassingen Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, Staatsbladen 76,77 en 78/2007;

Gezien artikel 149 van de gemeentewet;

Overwegende dat in samenwerking met de Parkstadgemeenten de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens inhoudelijk en tekstueel dient te worden aangepast in verband met de gewijzigde GBA wet- en regelgeving per 1 april 2007;

Gelet op de modelverordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de Nederlandse vereniging voor Burgerzaken;

B e s l u i t::

vast te stellen:

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze Verordening verstaat onder:

de Wet GBA: de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

beheerder GBA: degene die op grond van artikel 2 van de gemeentelijke beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder;

authentiek gegeven: een gegeven over de ingeschrevene betreffende diens burgerlijke staat, nationaliteit, verblijfsrecht, gemeente van inschrijving en adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland, eigen burgerservicenummer en dat van de ouders, de (eerdere) echtgenoot/geregistreerde partner en de kinderen, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot, de geregistreerde partner

autorisatieprocedure: de door de beheerder vastgestelde procedure betreffende de autorisaties van binnengemeentelijke afnemers

autorisatieformulier: het formulier waarin de autorisatie aan binnengemeentelijke afnemers is geregeld;

autorisatieregister: verzameling van de autorisatieformulieren zoals bedoeld onder g

ingeschrevene:degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

l.binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in desbetreffende basisadministratie

Artikel 2

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 63 van de wet GBA kunnen voldoen.

  • 2. In bijlage 2 bij deze Verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen.

Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd van de dienst Gemeentewinkel. De in die hoedanigheid uit te voeren taken zijn via sub-mandaat opgedragen aan de consulent Burgerzaken.

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Op grond van artikel 96 van de Wet GBA worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties, gegevens verstrekt.

  • 2. Het betreft verstrekkingen aan de in bijlage 2 opgenomen binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.

Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam bij de cluster Burgerzaken van de gemeentewinkel;

  • c.

    de in bijlage 2 van de Verordening aangewezen binnengemeentelijke afnemers, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA, ten behoeve van de aan hen opgedragen taken. De te verstrekken gegevens zijn opgenomen in het autorisatieregister.

Artikel 6 Niet rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Niet rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA, de in bijlage 2 bij deze Verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van de aan hen opgedragen taken. De te verstrekken gegevens zijn opgenomen in het autorisatieregister.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van artikel 100 Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 Wet GBA, aan de in bijlage 1 bij deze Verordening opgenomen verzoekers gegevens worden verstrekt.

  • 2. De verstrekking heeft uitsluitend betrekking op de algemene- en verwijsgegevens overeenkomstig artikel 100 Wet GBA en voorzover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek en niet-authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.

  • 2. In bijlage 2 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die mededeling doen in verband met de authentieke- en niet authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

  • 3. De procedure verwerking terugmeldingen binnen- en buitengemeentelijke afnemers regelt overeenkomstig artikel 62 van de Wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het Besluit GBA.:

    • a.

      de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;

    • b.

      de wijze waarop de kennisgeving aan de binnen- en buitengemeentelijke afnemers naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan;

  • 4. De procedure is opgenomen in het dossier GBA Privacy van de dienst Gemeentewinkel, cluster Burgerzaken.

Artikel 9 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische- en organisatorische beveiliging de noodzakelijke maatregelen zoals vastgesteld op grond van de beveiligingsnota GBA.

Artikel 10 Slotbepalingen

  • 1. De Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van 9 juli 2003 wordt ingetrokken.

  • 2 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

  • 3. De Verordening treedt in werking een dag na publicatie.

  • 4. De Verordening ligt ter inzage bij de consulent Burgerzaken.

  • 5. De in deze Verordening genoemde bijlagen 1 en 2 bij de artikelen 2, 4, 5, 6, 7, 8 worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van

Bijlage 1 als bedoeld in artikel 7 van de Verordening GBA

Limitatieve opsomming van vrije derden aan wie gegevens kunnen worden verstrekt.

Aanduiding vrije derde

Taak

Woningbouwcorporaties

ten behoeve van haar administratie en werkzaamheden in het kader van de huursubsidieberekening en woningtoewijzing

Door de gemeente gesubsidieerde instellingen in het kader van het welzijnsprogramma

ten doel van de uitvoering van de aan de instelling opgedragen taken of de taken die de instellingen zich ten doel hebben gesteld

Organisaties met een maatschappelijk doel

ten behoeve van de aan de instelling opgedragen taken of aan de taken die de instelling zich ten doel heeft gesteld

De daartoe gemachtigde burger

ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt

Werknemers- en werkgeversorganisaties

ten behoeve van het bijhouden van hun ledenadministratie

Niet-Nederlandse EU-overheden

ten behoeve van een door de betreffende overheid uit te voeren publiekrechtelijke taak en voor zover het verzoek voldoet aan de eisen, gesteld in artikel 13 van de Europese Richtlijnen zoals die 1995 zijn vastgesteld (richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995)

Instellingen voor gezondheidszorg

ten behoeve van geneeskundige behandelingen

Hulp- en adviesverlenende instellingen die voor afnemers werken

ten behoeve van de uitvoering van de door hen gestelde of hen door de afnemer opgedragen taken

Begrafenis- en crematieverenigingen, voor zover uit de statuten blijkt, dat het een vereniging zonder winstoogmerk betreft

ten behoeve van het bijhouden van hun ledenadministratie

De niet door de minister van BZK geautoriseerde pensioenfondsen

ten behoeve van de uitvoering van de Pensioen- en Spaarfondsenwet

De buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande

ten behoeve van de door de betreffende vertegenwoordiging uit te voeren publiekrechtelijke taak

De organisaties en instellingen, niet zijnde een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht, die taken verrichten op basis van een gemeenschappelijke regeling

ten behoeve van de werkzaamheden voor zover die vallen onder de gemeenschappelijke regeling

Bijlage 2 als bedoeld in artikel 2, lid 1 van de Verordening GBA

Overzicht van de verbanden tussen de GBA en andere binnengemeentelijke registraties

Aanduiding afdeling/onderdeel

Omschrijving registratie

Omschrijving verband

Taak

Bureau Vroegtijdig Schoolverlaters

Registratie van leerlingen

GBA-mutaties worden verstrekt vanuit een mutatiebestand en ingelezen door Bureau VSV

Uitvoering geven aan leerplichtwet en leerlingenadministratie op basis van een bestuursconvenant Parkstadgemeenten

Parkstad belasting-en registratiedienst (GBRD)

Gemeentewinkel

Cluster Zorg

GGD Zuid-Limburg

Registratie van subjecten (personen) en objecten (onroerend goed) met de bijbehorende waarde

Registratie van klanten en bijbehorende

voorzieningen

Registratie van jongeren van 16 t/m 19 jaar

GBA-mutaties worden verstrekt vanuit een mutatiebestand en ingelezen door GBRD

Gegevens worden via DDS gesynchroniseerd

GBA-mutaties worden verstrekt vanuit een mutatiebestand en ingelezen door de GGD

Het juist opleggen en innen van aanslagen van de belasting- plichtigen van de deelnemende gemeenten

Uitvoering geven conform aan taken

Conform de Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Inzicht verwerven in de soa preventie bij jongeren op grond van de Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid

Gezamenlijke autorisatie Parkstad

Raadplegen derden (RPL 3) Binnen het samenwerkingsverband Parkstad bestaat een centrale autorisatie voor RPL3, een softwarepakket t.b.v. een bepaalde vorm van data-distributie voor de GBRD.

Overzicht aangewezen binnengemeentelijke afnemers die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA overeenkomstig het autorisatieformulier.

Aanduiding afdeling/onderdeel

Taak

Gemeentewinkel Cluster Burgerzaken

(inclusief Receptie)

Uitvoering geven aan wettelijk opgedragen taken zoals o.a. de Wet GBA en het Burgerlijk Wetboek

Gemeentewinkel Cluster Zorg

Uitvoering geven aan wettelijk opgedragen taken zoals o.a. de Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Gemeentewinkel Cluster Vergunningen

Uitvoering geven aan wettelijk opgedragen taken zoals o.a. de Woningwet of de Algemene Politieverordening

Leefomgeving

Uitvoering geven aan de conform

organieke functiebeschrijvingen beschreven taken

Backoffice

Uitvoering geven aan de conform

organieke functiebeschrijvingen beschreven taken o.a. ten dienste van Bestuur/Kabinet

Controlling

Uitvoering geven aan de conform

organieke functiebeschrijvingen beschreven taken

Backoffice-Informatiebeheer

Uitvoering geven aan de conform

organieke functiebeschrijvingen beschreven taken

Beleid en Strategie

Uitvoering geven aan de conform

organieke functiebeschrijvingen beschreven taken

Projecten

Uitvoering geven aan de conform organieke functiebeschrijvingen beschreven taken

TOELICHTING OP VERORDENING VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS GEMEENTE BRUNSSUM

De herziene modelverordening van de Nederlandse vereniging voor Burgerzaken (NvvB) is, ter bevordering van een eenduidige toepassing, per 1 april 2007 van de gewijzigde artikelen en bepalingen Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, Staatsblad 76,77 en 78 Jaargang 2007, in Parkstadverband bewerkt. De onderscheiden gemeenteraden stellen de verordening vast. De in de verordening genoemde bijlage 2 is gemeentespecifiek en derhalve niet gelijk.

Hieronder volgt nog een artikelsgewijze toelichting die ingaat op de wijze waarop de gemeenten binnen het samenwerkingsverband Parkstad door de nieuwe verordening invulling hebben gegeven aan de nieuwe wet- en regelgeving GBA.

Artikel 1

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA. Als orgaan in artikel 1 onder L wordt bedoeld een organisatorisch onderdeel binnen de de organisatiestructuur van de gemeente Brunssum.

Artikel 2

Dit artikel verwijst naar de verplichtingen van het college van burgemeester en wethouders om de GBA zodanig in te richten dat de aangewezen binnengemeentelijke afnemers aan verplichtingen zoals bedoeld in artikel 3b en 63 Wet GBA kunnen voldoen met inachtneming van de verleende autorisaties. Deze verplichtingen gaan pas in 1 januari 2010. Vanuit de NvvB is geadviseerd de nieuwe verordening bijtijds vast te stellen zodat de cluster Burgerzaken én de aangewezen binnengemeentelijke afnemers de verplichtingen geleidelijk in hun werkprocessen kunnen integreren.

Artikel 3 Beheer

De dagelijkse zorg over de GBA is via sub-mandaat opgedragen aan de consulent Burgerzaken .

Artikel 4 Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking, direct of in direct, van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. De te verstrekken gegevens zijn noodzakelijk ter uitvoering van de aan die afdelingen opgedragen taken. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de (toekomstige) koppeling met een andere gemeentelijke basisregistraties. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld en welke afdeling/dienst de gegevens beheert.

In de artikelen 5 t/m 7 wordt de rechtstreekse en niet rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren van de cluster Burgerzaken tot de GBA. Onderdeel c regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor de aangewezen binnengemeentelijke afnemers.

Behalve de reguliere afdelingen van de gemeente kan het college besluiten om ook rechtstreekse toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappe- lijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Er bestaat geen verplichting deze bestuursorganen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven, maar wordt om praktische redenen wel aanbevolen.

Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden géén rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook in deze verordening niet voor. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.

De GBA applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de cluster Burgerzaken tot het toepassingssysteem.

Artikel 6 Niet rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Overeenkomstig het autorisatieformulier worden gegevens via raadpleegfuncties op de werkplekken aan binnengemeentelijke afnemers ter beschikking gesteld. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA.

Artikel 7 Overige verstrekkingen

In dit artikel kunnen de verstrekkingen, die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 van de Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan de “vrije derden”. Hier mogen alleen limitatief derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

  • -

    Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen.

  • -

    In de gemeentelijke verordening is in bijlage 1 per vrije derde het doel van de verstrekking aangegeven.

  • -

    Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen.

  • -

    Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

  • -

    Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

  • -

    Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).

  • -

    Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt:

"algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden".

Artikel 8 Terugmeldplicht

Deze plicht is opgelegd aan de aangewezen binnengemeentelijke afnemers met het oog op de instandhouding van de GBA als authentieke registratie. Uiterlijk 1 januari 2010 geldt deze verplichting ook voor alle buitengemeentelijke afnemers op grond van artikel 62 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

In de komende jaren worden naast de GBA andere basisregistraties ingevoerd. Doel van dit stelsel is een andere overheid die bij haar taakvervulling correcte en actuele gegevens uit die basisregistraties verplicht gebruikt. Daarnaast heeft de burger recht op eenmalige gegevens- verstrekking. De Terugmeldplicht is een belangrijk kwaliteitsinstrument als het gaat om de betrouwbaarheid en actualiteit van de geregistreerde gegevens in de GBA. Derhalve is, in afwijking van de modelverordening, opgenomen dat alle gegevens bij gerede twijfel over de juistheid terug moeten worden gemeld.

Artikel 9 Beveiliging

Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:

het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

Artikel 10 Slotbepalingen

In dit artikel is ondermeer opgenomen de citeertitel, de datum inwerkingtreding en de bevoegdheid, de in de Verordening genoemde bijlagen 1 en 2 te wijzigen, aan het college van burgemeester en wethouders toe te kennen.