Regeling jaargesprek

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

• a.

  ambtenaar: degene op wie de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector Gemeenten van toepassing is.

• b.

  functie: het geheel van de taken dat door de ambtenaar wordt verricht zoals is omschreven in het formatieboek.

• c.

  personeelsadviseur: de daartoe aangewezen medewerker van de stafafdeling Bestuur- en managementondersteuning (BMO).

• d.

  formulier: het formulier jaargesprek.

Artikel 2 Het jaargesprek

• 1.

  Er vindt minimaal één keer per jaar een gestructureerd gesprek plaats tussen de afdelingsmanager en de ambtenaar. Dit gesprek wordt in het eerste kwartaal gevoerd. Het gesprek met de medewerkers van de buitendienst van de afdeling Openbare Ruimte wordt in tweede kwartaal gevoerd;

• 2.

  Ter voorbereiding op het jaargesprek wordt (voor zover aanwezig) aan de afdelingsmanager, op diens verzoek, het dossier overhandigd met betrekking tot de eerder gehouden jaargesprekken. Het dossier gaat na gebruik zo spoedig mogelijk terug naar de stafafdeling BMO.

• 3.

  De afdelingsmanager plant een gesprek.

• 4.

  De ambtenaar vult van te voren onderdeel 1A en 2 van het formulier al in concept in en legt dit, een week voor het gesprek, voor aan de afdelingsmanager.

• 5.

  In het gesprek wordt teruggekeken naar het verleden (onderdeel 1A en 1B) en vooruitgekeken naar de toekomst (onderdeel 2).

• 6.

  Onderdeel 1A en 2 is een tweezijdig gesprek tussen ambtenaar en afdelingsmanager. Onderdeel 1B is een eenzijdig gesprek waarin de afdelingsmanager een beoordeling uitspreekt over de geleverde prestaties, het niveau kennis en vaardigheden en de competenties.

• 7.

  De gemaakte afspraken uit het gesprek worden zoveel mogelijk concreet geformuleerd en vastgelegd op het gespreksformulier.

• 8.

  De afdelingsmanager houdt in de gaten of gemaakte afspraken in de organisatie en in het afdelingsplan passen.

• 9.

  Onderdeel 1A en 2 worden voor akkoord ondertekend door de ambtenaar en de afdelingsmanager. Onderdeel 1B wordt voor gezien ondertekend.

• 10.

  Het hele formulier wordt voor gezien ondertekend door de directeur.

• 11.

  Na ondertekening door de ambtenaar en de leidinggevende ontvangt de ambtenaar een afschrift.

• 12.

  Het originele exemplaar wordt opgeborgen in het personeelsdossier.

Artikel 3

• 1.

  De secretaris/directeur voert de gesprekken met de afdelingsmanagers;

• 2.

  De burgemeester voert het gesprek met de griffier;

• 3.

  De griffier voert de gesprekken met de medewerkers van de griffie;

• 4.

  De burgemeester voert het gesprek met de secretaris/directeur.

Artikel 4 Rol personeelsadviseur

• 1.

  De personeelsadviseur ondersteunt de afdelingsmanager in het gehele proces.

• 2.

  De personeelsadviseur kan bij het gesprek aanwezig zijn (zowel op verzoek van de ambtenaar als van de afdelingsmanager).

• 3.

  De personeelsadviseur kan op verzoek van de afdelingsmanager zorgdragen voor verslaglegging.

• 4.

  De personeelsadviseur bekijkt de gemaakte afspraken en zet eventuele acties uit. Daarnaast bewaakt de personeelsadviseur de kwaliteit en de uitvoering van deze regeling.

Artikel 5 Nieuwe ambtenaren

• 1.

  Met nieuwe ambtenaren wordt binnen vijf maanden na indiensttreding onderdeel 1A en deel 2 besproken. Ook hiervoor geldt dat de ambtenaar van tevoren deze onderdelen in concept invult en deze, een week voor het gesprek, voorlegt aan afdelingsmanager.

• 2.

  Wanneer er sprake is van een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef wordt binnen 11 maanden na aanvang van het dienstverband onderdeel 1B besproken met de ambtenaar. Aan de hand van de uitkomsten van dit gesprek wordt bepaald of er wordt overgegaan tot een vaste aanstelling.

• 3.

  Nadat een vast dienstverband is verleend geldt voor de nieuwe ambtenaar hetgeen dat is bepaald in artikel 2.

Artikel 6 Gang van zaken bij meningsverschillen

• 1.

  Wanneer een ambtenaar het niets eens is met de uitkomsten van het gesprek worden de bezwaren besproken met de secretaris/directeur. Bij dit gesprek is in principe ook de afdelingsmanager aanwezig. De personeelsadviseur maakt van dit gesprek een verslag.

• 2.

  De secretaris/directeur stelt het onderdeel vast nadat beide partijen zijn gehoord.

• 3.

  Bij meningsverschillen ten aanzien van de uitkomsten van de gesprekken van de afdelingsmanager c.q. van de ambtenaren van de griffie wordt de rol van de secretaris/directeur overgenomen door de portefeuillehouder personeelszaken.

• 4.

  Bij meningsverschillen ten aanzien van de uitkomsten van de gesprekken van de gemeentescretaris c.q. griffier wordt de rol van de burgemeester overgenomen door het college c.q. presidium.

Artikel 7 Vertrouwelijkheid en bewaartermijn

• 1.

  Het formulier, evenals alle ter zake van belang zijnde bescheiden, zijn strikt vertrouwelijk.

• 2.

  Inzage van het formulier is slechts toegestaan aan de ambtenaar, de leidinggevende van de ambtenaar, de secretaris/directeur en de personeelsadviseur.

• 3.

  Na vier jaar, of als de ambtenaar voor die vier jaar de organisatie heeft verlaten, wordt het formulier vernietigd.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze regeling niet, niet voldoende of niet naar redelijkheid voorziet, beslissen burgemeester en wethouders.

• 2.

  De regeling wordt aangehaald als “regeling jaargesprek” en treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.

• 3.

  Met ingang van deze datum komen de regelingen personeelsbeoordeling en functionerings-/popgesprekken te vervallen.