Omgangsprotocol tussen medewerkers en externe contacten van de gemeente Bunschoten

Schriftelijk contact met de medewerker (zowel via brief al via mail)

• De medewerker stuurt het document door naar de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen;

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

Telefonisch contact met de medewerker:

• De medewerker deelt de betrokkene mee dat dit gedrag niet getolereerd wordt en dat als het gedrag niet verandert de verbinding verbroken zal worden;

• Mocht het gedrag niet veranderen, dan zal de medewerker de verbinding verbreken;

• De medewerker meldt het incident bij de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen;

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

Contact met medewerker aan de balie

• De betrokkene wordt medegedeeld dat dit gedrag niet getolereerd wordt en dat als het gedrag niet verandert er maatregelen worden getroffen;

• Mocht het gedrag niet veranderen, dan kan een collega worden gevraagd om te assisteren;

• Mocht het gedrag niet veranderen, dan kan wordt de afdelingsmanager gewaarschuwd;

• Indien nodig kan de stil-alarm knop worden gebruikt om de politie te waarschuwen

• De afdelingsmanager beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen;

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

In een spreekkamer

• Wanneer er sprake is van een bedreigende situatie zal de medewerker proberen te voorkomen dat de situatie escaleert;

• Indien nodig kan de stil-alarm knop worden gebruikt om de politie te waarschuwen;

• Wanneer een bedreigende situatie blijft voortduren verlaat de medewerker de spreekkamer;

• De medewerker meldt het incident bij de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen.  

• Als er sprake is van agressief gedrag geeft de medewerker aan dat het getoonde gedrag niet gewenst is;

• Als het gedrag blijft voortduren dan zal de medewerker het gesprek beeindigen,

• Wanneer een bedreigende situatie blijft voortduren verlaat de medewerker de spreekkamer;

• De medewerker meldt het incident bij de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen.

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

Op huis- of bedrijfsbezoek

• De medewerker geeft aan dat het getoonde gedrag niet gewenst is;

• De medewerker probeert te voorkomen dat het gesprek escaleert;

• Als het gedrag blijft voortduren dan zal de medewerker aangeven dat het gesprek wordt beëindigd;

• Als het gedrag blijft voortduren beëindigt de medewerker het gesprek en verlaat de medewerkers het huis of bedrijf;

• De medewerker meldt het incident bij de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen;

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

Tijdens werktijd buiten

• De medewerker geeft aan dat het getoonde gedrag niet gewenst is;

• De medewerker probeert te voorkomen dat het gesprek escaleert;

• Als het gedrag blijft voortduren dan zal de medewerker dat aangeven en het gesprek beeindigen;

• Als het gedrag blijft voortduren vertrekt de medewerker;

• De medewerker meldt het incident bij de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen;

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

Buiten werktijd

• De medewerker geeft aan dat het getoonde gedrag ongewenst is, maar dat een gesprek op een ander tijdstip mogelijk is;

• De medewerker probeert te voorkomen dat het gesprek ecaleert;

• Als het gedrag blijft voortduren dan zal de medewerker vertrekken;

• De medewerker meldt het incident bij de afdelingsmanager en deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen;

• Het incident wordt geregistreerd in PIMS.

Betreden pand als de betrokkene een toegangsontzegging heeft

• De signalering wordt meteen bij de afdelingsmanager gemeld;

• Deze beoordeelt aan de hand van de bijlage de te nemen maatregelen

Vertrouwenspersoon

Wanneer een medewerker geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag kan deze de vertrouwenspersoon inschakelen. De vertrouwenspersoon is een onafhankelijke medewerker van de arbodienst. Hij/zij luistert naar het verhaal en geeft vrijblijvend advies om eventueel verdere stappen te nemen. Belangrijk om te weten is dat de vertrouwenspersoon alle besproken zaken vertrouwelijk behandelt en geen actie onderneemt zonder uw toestemming.

Maatregelen

Elke vorm van geweld wordt absoluut niet getolereerd. Er zal ook meteen aangifte worden gedaan door de werkgever bij de politie.

Bij alle andere vormen van ongewenst gedrag zal de betrokkene er in eerste instantie op worden gewezen dat dit gedrag niet gewenst is. Natuurlijk kan het uiten van frustratie in sommige gevallen geaccepteerd worden, maar alleen als dit van korte duur is en niet direct tegen de medewerker persoonlijk is gericht. Het is aan de medewerker om in eerste instantie aan de betrokkene aan te geven dat er sprake is van ongewenst gedrag, zodat de betrokkene het gedrag kan aanpassen. Als dit gebeurt blijft het daarbij. Wanneer een medewerker het idee heeft dat het aanspreken van een betrokkene een escalatie tot gevolg heeft kan de betrokkene achteraf schriftelijk of mondeling worden aangesproken op dit gedrag.

Wanneer ongewenst gedrag echter blijft voortduren, of wanneer de medewerker zich ernstig bedreigd voelt kan de werkgever sancties opleggen. De volgende sancties zijn mogelijk:

• 1.

  Er wordt een brief naar de betrokkene gestuurd waarin wordt gemeld dat het ongewenste gedrag niet wenselijk is;

• 2.

  Het volgend gesprek met de betrokkene voert de medewerker samen met een collega;

• 3.

  Een ander neemt de contacten met de betrokkene over. Dit kan een collega zijn, maar ook een afdelingsmanager, directeur of college-lid. In deze situatie kunnen ook andere belemmeringen worden opgelegd, zoals bijvoorbeeld alleen telefonisch contact of contact op een bepaald tijdstip;

• 4.

  Er wordt aangifte gedaan door de werkgever of de werknemer;

• 5.

  De betrokkene krijgt een (tijdelijke) toegangsbeperking of toegangsontzegging voor het gemeentehuis.

• 6.

  De betrokkene krijgt een contactverbod.

De afdelingsmanager kan beslissen over sanctie 1 tot en met 3. Het secretaris/directeur wordt hierover geraadpleegd. De medewerker staat het in alle gevallen vrij om aangifte te doen als hij of zij dit wil doen. Over sanctie 4 (als het gaat om een aangifte door de werkgever) en 5 (alleen de toegangsbeperking) beslist de secretaris/directeur. Over sanctie 5 (toegangsontzegging) en 6 (contactverbod) beslist het college. Wanneer een medewerker het niet eens is met zijn afdelingsmanager over de uitvoering van dit protocol dan kan deze zich wenden tot de directeur.

In de bijlage staat per incident vermeld wat de mogelijke sanctie is. Een opgelegde sanctie wordt altijd besproken met de betrokkene en de met de werknemer.

Alle incidenten van ongewenst gedrag zullen worden geregistreerd in PIMS. Een keer per jaar zal er een overzicht aan het college en de ondernemingsraad worden voorgelegd.