Beleidsregel inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Bunschoten 2016

1. Inleiding

In deze beleidsregel inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Bunschoten zijn de kaders vastgelegd op het gebied van inkoop en aanbesteden door de gemeente Bunschoten. Deze beleidsregel vervangt de Nota aankoop- en aanbestedingsbeleid van 6 februari 2007.

Deze beleidsregel gaat over inkoop en aanbesteden. De begrippen ‘inkoop’ en ‘aanbesteden’ worden vaak door elkaar gebruikt. In bijlage 1 is het totale inkoopproces schematisch weergegeven. Hieruit blijkt dat aanbesteden een onderdeel is van het totale inkoopproces (het betreft de fases specificeren, selecteren en contracteren).

Het begrip ‘inkoop’ wordt vaker gebruikt bij leveringen van goederen en diensten. Inkoop wordt meestal gedefinieerd als ‘’alles waar een externe factuur tegenover staat’. Het begrip inkoop wordt ook gebruikt als overkoepelende term voor werken, leveringen en diensten.

Het woord ‘aanbesteding’ wordt vaker gebruikt bij werken.

Waar in deze nota ‘inkoop’ wordt vermeld, wordt hiermee tevens ‘aanbesteding’ bedoeld.

2. Doelstellingen

Afgeleid van het hierboven beschreven belang dat gemoeid is met inkoop, streeft de gemeente Bunschoten naar een professionele inkoopfunctie. Dit betekent het volgende (in volgorde van belang):

2.1 Juridische doelstelling

De wijze van inkopen moet voldoen aan de relevante regelgeving, op zowel nationaal als Europees niveau.

2.2 Bedrijfseconomische doelstelling

Inkopen geschiedt tegen de juiste prijs-kwaliteitverhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief en eerlijk gebeurt.

2.3. Organisatorische doelstelling

De gemeente Bunschoten is een betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgever, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt.

2.4. Maatschappelijke doelstelling

De wijze van inkopen houdt rekening met doelstellingen op het terrein van het versterken van de concurrentie- en innovatiepositie van het lokale bedrijfsleven, doelstellingen op het terrein van duurzaam inkopen en de gemeentelijke sociaal maatschappelijke doelstellingen

In de volgende paragrafen wordt elke doelstelling geconcretiseerd.

3. Uitwerking doelstellingen

Paragraaf 3.1 Juridische doelstelling

Naleven van wet- en regelgeving

De gemeente Bunschoten is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook voor de wet- en regelgeving met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). Het juridisch kader voor inkopen wordt gevormd door een complex stelsel van internationale en nationale wetten, regelgeving en jurisprudentie.

Kern van de wet- en regelgeving is dat bij elke (Europese- en nationale) aanbestedingsprocedure de beginselen van het EG-verdrag moeten worden nageleefd. De sleutelbegrippen waar het om gaat zijn hierbij: transparant, proportioneel, objectief en non-discriminatoir. De wet- en regelgeving is in feite gestoeld op deze kernbegrippen. Dit wil zeggen:

Transparant:

inkoop- en aanbestedingsprocessen zijn transparant en moeten verantwoord kunnen worden.

Proportioneel: eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en aan inschrijvingen worden gesteld moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Objectief:

inkoop- en aanbestedingsprocessen worden gebaseerd op feiten en zo veel mogelijk op heldere criteria. Op voorhand mogen geen potentiële partijen, producten, diensten of werken worden uitgesloten.

Non-discriminatoir:

verschillende behandeling van gelijke gevallen (directe of indirecte discriminatie) is niet toegestaan. Boven een bepaalde drempelwaarde moet de Europese aanbestedingsrichtlijn worden nageleefd. De accountantscontrole moet sinds 2004 onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels enerzijds en de gemeentelijke protocollen en procedures anderzijds maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren

Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en dienen integer te zijn. Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn.

Alle medewerkers van de gemeente dienen zich daarom te houden aan de ‘Gedragscode voor ambtenaren’ die van kracht is. Hierin staan ondermeer regels met betrekking tot integriteit.

Integriteitseisen aan opdrachtnemers

Naast integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren, stelt de gemeente ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Opdrachtnemers dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt hij uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer.

Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop getoetst worden met inachtneming van het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao) en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers kunnen worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken op te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.

Gebruik van algemene inkoopvoorwaarden

Bij iedere inkoop worden de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Bunschoten van toepassing verklaard en/of wordt door de gemeente een (concept) contract opgesteld.

In incidentele gevallen kan voor bepaalde inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan.

Mandaatbesluit

Bij het inkopen moeten de regels die gelden op gebied van mandatering in acht worden genomen.In het algemeen mandaatbesluit van de gemeente Bunschoten is de bevoegdheid tot het nemen en ondertekenen van besluiten geregeld.

Regeling budgethouders

Volgens de geldende regels op het gebied van budgettering is het college bevoegd de door de raad vastgestelde programmabegroting uit te voeren en daartoe verplichtingen aan te gaan. Het college draagt vervolgens de uitoefening van deze bevoegdheid op aan daartoe aangewezen budgethouders. Via vaststelling van de productbegroting wordt de budgethouder aangewezen die verantwoordelijk is voor de realisatie van het product.

De budgethouder toetst, alvorens hij/zij een verplichting aangaat, of het budget toereikend is (format checklist > € 20.000), het budget besteed wordt aan het doel waarvoor het is toegekend en of hij/zij op grond van het mandaatbesluit bevoegd is het besluit te nemen en de overeenkomst te ondertekenen.

Paragraaf 3.2 Bedrijfseconomische doelstelling

Onder de bedrijfeconomische doelstelling wordt uitgewerkt welke procedures en selectie- en gunningscriteria in acht moeten worden genomen teneinde een optimale prijs/kwaliteit verhouding te bereiken.

3.2.1. Te hanteren aanbestedingsprocedure

De gemeente Bunschoten onderscheidt vier vormen van marktbenadering. Deze vormen zijn:

• •

  Enkelvoudig onderhands

• •

  Meervoudig onderhands

• •

  Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie

• •

  Europees aanbesteden

In bijlage 2 is een omschrijving gegeven van deze vier vormen van marktbenadering met de daarbij behorende bedragen.

3.2.2. Waardebepaling van een opdracht

Voor de waardeberekening van opdrachten en de vraag in hoeverre deze waarden de Europese drempelwaarden benaderen, staat de stelregel beschreven in afdeling 2.1.2 van de Aanbestedingswet. Het totale bedrag exclusief BTW, zoals geraamd door de aanbestedende dienst is het uitgangspunt. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met eventuele opties en verlengingen van het contract (2.15 lid 2).

Bij opdrachten voor diensten voor onbepaalde duur (of waarvan de looptijd niet kan worden vastgesteld) geldt het uitgangspunt het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.

In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente Bunschoten er voor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen.

3.2.3 Te hanteren selectie- en gunningscriteria

Voor wat betreft de eisen en criteria die aan de inschrijvers en de inschrijving kunnen worden gesteld wordt op deze plaats verwezen naar de Gids Proportionaliteit. Daarin wordt uitgebreid ingegaan op de begrippen met daarbij enkele voorbeelden.

Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving) dienen objectief te zijn.

Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen..

Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen dié selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat.

Gunningscriteria

Gunning kan op twee verschillende manieren plaatsvinden, namelijk op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen. EMVI is het uitgangspunt voor aanbestedingen. Mits gemotiveerd kan hiervan worden afgewezen.

Afhankelijk van de aard en de complexiteit van het product dient er een keuze te worden gemaakt, die vooraf bekend wordt gemaakt.

Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijvingen relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of ze voldoen aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft.

Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals bijvoorbeeld gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken e.d. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ is een eenduidige beoordelingssystematiek.

De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld is beschreven in de aanbestedingsdocumenten.

Van toepassing kunnen zijn het:

• 1.

  RAW-2010 (Rationalisatie en Automatisering in de Grond-, Water- en wegenbouw) voor wat betreft het bestek en/of de overeenkomst;

• 2.

  ARW-2012 (Aanbestedingsreglement Werken 2012) voor wat betreft het bestek en/of de overeenkomst

• 3.

  de UAV 2012 (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 2012) voor wat betreft het bestek en/of de overeenkomst;

Openen aanbiedingen

De gemeente Bunschoten hanteert als uitgangspunt dat het openen van aanbiedingen van leveringen, diensten en werken niet in het openbaar gebeurt. Om te voldoen aan de sleutelbegrippen transparant, proportioneel, objectief en non-discriminatoir is bepaald dat de opening van de aanbiedingen (met uitzondering van de enkelvoudige onderhandse) van leveringen,diensten en werken gebeurt door de degene die verantwoordelijk is voor de aanbesteding (opdrachtgever/budgethouder), een financieel controller en een juridisch controller

Rekenvergoeding

De gemeente Bunschoten hanteert als uitgangspunt dat in het algemeen geen rekenvergoeding wordt verleend voor het indienen van offertes.

Paragraaf 3.3 Organisatorische doelstellingen

Onder organisatorische doelstellingen wordt begrepen dat de gemeente Bunschoten zich opstelt als betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgever. Dit vertaalt zich in de houding ten aanzien van leveranciers.

3.3.1 Omgaan met leveranciers

Alle leveranciers hebben gelijke kansen

De gemeente Bunschoten hanteert de beginselen van transparantie, proportioneel, objectiviteit en nondiscriminatie bij al haar inkopen. Locale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan.

Bij een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid past ook dat voldoende aandacht wordt besteed aan inschrijvers die niet voor gunning in aanmerking komen. Hierbij past een professionele terugkoppeling.

Paragraaf 3.4 Maatschappelijke doelstellingen

Belangrijke doelstelling van inkoop is het ondersteunen bij het realiseren van de andere beleidsdoelstellingen van de gemeente Bunschoten op het terrein van Het vastgesteld beleid van Economie, Duurzaamheid en Arbeidsmarktbeleid.

Specifieke aspecten worden hieronder toegelicht.

Economisch beleid

Het is de bedoeling het gemeentelijk inkoopbeleid, waar mogelijk, in te bedden in het economisch beleid. Het economisch beleid is gericht op het versterken van de concurrentie- en innovatiepositie van het lokale bedrijfsleven. Daar waar de gemeente Bunschoten met inkoop het lokale bedrijfsleven een impuls kan geven, moet zij dit niet nalaten, uitdrukkelijk wel, zoals hierboven is vermeld, met inachtneming van de wet- en regelgeving. Van bevoordeling van lokale ondernemers bij aanbestedingen kan nooit sprake zijn, omdat dit wettelijk niet is toegestaan.

Duurzaam inkopen

Wie voor de gemeente Bunschoten inkoopt, past de criteria voor duurzaamheid toe die zijn opgesteld door Agentschap NL en die worden vermeld op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria. Deze doelstelling is in lijn met het Klimaatakkoord tussen het Rijk en onder andere de VNG. De criteria hebben betrekking op opdrachten van leveringen, diensten en werken. Ze zijn niet alleen inkooptechnisch en juridisch getoetst, maar ook is met de betreffende branche vastgesteld dat er voldoende aanbod mogelijk is. De duurzaamheidseisen uit die criteria zijn zodanig ontwikkeld dat er geen substantiële meerkosten zijn te verwachten.

Bunschoten heeft de ambitie om in 2015 100% van het inkoopvolume duurzaam in te kopen.

Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaal-ethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie etc. Bij milieu om de belasting van milieu en natuur en bij munten om de financiële aspecten. Het beleid van de gemeente is gericht op het bevorderen van de duurzame leefomgeving, alsmede het creëren van werkgelegenheid.

Duurzaam inkopen houdt in dat bij elke aanbesteding duurzaamheidsaspecten worden opgenomen zowel bij selectie- als bij gunningscriteria. Tevens wordt duurzaamheid meegenomen in de bestuurlijke besluitvorming (in adviesnota’s) als een toetsend criterium voor de betreffende aanbesteding.

Medewerkers, die betrokken zijn bij inkoop, dienen daarom op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten af te wegen;

• •

  Bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend;

• •

  In de programma’s van eisen worden duurzaamheidsaspecten zoveel mogelijk opgenomen;

• •

  Duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningscriteria.

• •

  Duurzaamheidsafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract.

Sociaal maatschappelijke doelstelling

De gemeente wil in het kader van het gemeentelijk sociaal maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft de gemeente zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, te helpen om die afstand te verkleinen. Deze afstand kan veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door bijvoorbeeld culturele of etnische achtergronden. In voorkomende gevallen zal gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid van social return.

Voorbehouden opdrachten aan SW bedrijven

Op grond van artikel 19 van richtlijn 2004/18 kan een aanbestedende dienst bij het plaatsen van overheidsopdrachten preferentie verlenen aan werkplaatsen met arbeidsongeschikten (sociale werkvoorzieningen).

De achtergrond van dit artikel is het sociale belang van het voorzien van sociale werkvoorzieningen van voldoende activiteiten en het feit dat sociale werkvoorzieningen veelal een achterstand hebben bij het verwerven van opdrachten ten opzichte van bedrijven zonder arbeidsgehandicapte medewerkers. Een voorwaarde voor de toepassing van artikel 19 van dit besluit is dat de voorbehouden overheidsopdracht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd met arbeidsgehandicapte medewerkers van de sociale werkvoorziening.

De gemeente Bunschoten zal in voorkomende gevallen gepast gebruik maken van deze mogelijkheid.

Social Return

Bunschoten vindt het belangrijk om samen met opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. In de regio Utrecht hanteren de lokale overheden voor social return de zogenoemde bouwblokkenmethode. De gemeente Bunschoten wil zich aansluiten bij deze methode.

Dit betekent dat de gemeente Bunschoten bij alle aanbestedingen vanaf € 250.000 als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde stelt dat de opdrachtnemer na gunning bereid is banen, leerwerkplekken of stageplekken aan te bieden aan specifieke doelgroepen werkzoekenden, met een inspanning ter waarde van vijf procent van de opdrachtsom. De bouwblokkenaanpak is niet puur gericht op het plaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook op creatief en in dialoog met de opdrachtnemer te onderzoeken hoe hij social return het beste in zijn organisatie invult.

De social-returnactiviteiten mogen in de inkoopopdracht worden uitgevoerd, maar ook in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een onderaannemer of toeleverancier. Het bieden van duurzame werkgelegenheid is wat Bunschoten beoogt te bereiken met deze methode. Het college kan voor een productgroep kiezen voor een ander percentage social return. De in het social-returnbeleid geldende inspanningswaarden van de bouwblokken zijn overgenomen in bijlage 3. We menen dat in deze methode de mogelijkheden om social return in te vullen legio zijn.

Bij de invulling van social return heeft werktoeleiding de eerste prioriteit. Resteert echter een bepaalde socialreturnwaarde,of kan de opdrachtnemer echt geen werk of stageplek bieden, kunnen we de socialreturnverplichting ook invullen door een maatschappelijk betrokken activiteit of het leveren van steun, kennis of hulp aan een lokaal initiatief, bewonersorganisatie of een sociale onderneming.