Gemeenschappelijke Regeling servicebureau Gemeenten

Artikel 1

• 1.

  In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    het Servicebureau: het openbaar lichaam Servicebureau | Gemeenten;

  • b.

    de regeling: de gemeenschappelijke regeling Servicebureau | Gemeenten

  • c.

    de secretaris: de ambtelijk secretaris van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur

  • d.

    de wet: de Wet Gemeenschappelijke Regelingen

  • e.

    het college: het college van burgemeester en wethouders

• 2.

  Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of enige andere wet dan wel van enig ander wettelijk voorschrift van overeenkomstige toepassing worden verklaard in komen die artikelen in de plaats van:

  • a.

    de gemeente het Servicebureau

  • b.

    de gemeenteraad het algemeen bestuur

  • c.

    het college het dagelijks bestuur

  • d.

    de burgemeester de voorzitter.

Artikel 2

• 1.

  Er is een openbaar lichaam, genaamd Servicebureau | Gemeenten.

• 2.

  De plaats van vestiging van het Servicebureau is Amersfoort.

• 3.

  Het Servicebureau fungeert als werkgever voor het personeel van het Servicebureau. De deelnemende gemeenten dragen de daartoe benodigde bevoegdheden aan het Servicebureau over.

Artikel 3

• 1.

  Het openbaar lichaam kent de volgende bestuursorganen:

  • a.

    het algemeen bestuur

  • b.

    het dagelijks bestuur

  • c.

    de voorzitter.

Artikel 4

• 1.

  Het Servicebureau heeft tot doel het beheren en in stand houden van een gemeenschappelijk servicebureau dat ten behoeve van de deelnemende bestuurorganen werkzaamheden uitvoert op het terrein van de leefomgeving, welzijnszorg en voorts die terreinen die het algemeen bestuur aangeeft.

• 2.

  Het Servicebureau vervult op de in het eerste lid bedoelde terreinen de taken die bij afzonderlijk besluit van het deelnemende bestuursorgaan aan het Servicebureau zijn gedelegeerd of gemandateerd dan wel waarvoor volmacht of machtiging is gegeven en door het dagelijks bestuur zijn aanvaard.

• 3.

  Het Servicebureau verricht ter uitvoering van de in het tweede lid bedoelde taken adviserende, ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden.

• 4.

  Met betrekking tot de uitvoering en nadere invulling van de in dit artikel bedoelde taken maakt het dagelijks bestuur met elk van de deelnemende bestuursorganen jaarlijks voor 1 april voorafgaande aan het jaar van uitvoering, schriftelijke werkafspraken waarin onder meer het volgende wordt opgenomen:

  • a.

    De aard, omvang en inhoud van de door het Servicebureau te verrichten werkzaamheden;

  • b.

    Het kwaliteitsniveau - waaronder begrepen de tijdigheid - waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd;

  • c.

    De wijze waarop het Servicebureau en de gemeente de werkafspraken jaarlijks herzien;

  • d.

    De wijze waarop het Servicebureau verantwoording over de uitvoering aflegt;

  • e.

    De archivering.

  • f.

    De wijze waarop de kostenverrekening plaatsvindt.

  • g.

    Het Servicebureau draagt zorg voor een organisatie om de haar opgedragen taken op een bedrijfsmatig/commercieel adequate, efficiënte en effectieve wijze uit te kunnen voeren.

• 5.

  Het Servicebureau is bevoegd om in het kader van het in het tweede lid bepaalde samenwerkingen met andere organisaties aan te gaan, met instemming van het algemeen bestuur.

• 6.

  Deelnemende gemeenten vragen bij voorgenomen uitbestedingen van werkzaamheden die het Servicebureau zou kunnen leveren als bedoeld in het eerste lid, het Servicebureau offerte voor de te leveren producten dan wel diensten.

• 7.

  Indien voor 1 april van het jaar voorafgaande aan het jaar van uitvoering geen expliciete vaststelling van de schriftelijke werkafspraken heeft plaatsgevonden, worden de werkafspraken van rechtswege met 1 jaar verlengd.

Artikel 5

• 1.

  Aan de bestuursorganen van het Servicebureau komen alle bevoegdheden toe met betrekking tot de behartiging van de aan de dienst opgedragen werkzaamheden die aan de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten toekomen, behoudens voor zover daarvan in deze regeling is afgeweken.

• 2.

  Het algemeen bestuur kan het college van burgemeester en wethouders verzoeken de hun toekomende bevoegdheden uit te laten oefenen door de bestuursorganen van het Servicebureau.

Artikel 6

• 1.

  Het Servicebureau is bevoegd tot het aangaan van geldleningen en van rekeningcourantovereenkomsten met inachtneming van het door het algemeen bestuur vastgestelde treasurystatuut.

• 2.

  De gemeenten en de deelnemende bestuursorganen die zitting hebben genomen in het algemeen bestuur staan gezamenlijk garant voor de juiste betaling van rente, aflossing, boeten en kosten van op grond van het vorige lid opgenomen en op te nemen gelden op basis van een verdeling die gebaseerd is op de omzet van de deelnemende gemeenten.

Algemeen Bestuur

Artikel 7

• 1.

  Het Servicebureau heeft een algemeen bestuur bestaande uit de voorzitter en leden.

• 2.

  Het algemeen bestuur bestaat uit zeven (7) leden.

• 3.

  De colleges van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eenmes, Leusden, Soest en Woudenberg wijzen uit hun midden één lid en één plaatsvervangend lid aan voor het algemeen bestuur, onverminderd het bepaalde in artikel 27 vijfde lid.

• 4.

  De voorzitter en de vice-voorzitter worden door en uit het midden van het algemeen bestuur gekozen.

• 5.

  Als leden van het algemeen bestuur worden bij voorkeur aangewezen collegeleden die met financiën en/of bedrijfsvoering zijn belast.

Artikel 8

• 1.

  De zittingsperiode van de leden van het algemeen bestuur is gelijk aan die van de raadsperiodes.

• 2.

  Het lidmaatschap eindigt zodra men ophoudt lid van het college te zijn van de desbetreffende gemeente.

• 3.

  De leden kunnen te allen tijde zelf ontslag nemen; van dit ontslag stellen zij de voorzitter en het college door wie zij zijn aangewezen onverwijld schriftelijk op de hoogte.

• 4.

  Het college kan het door hem aangewezen (plaatsvervangend) lid tussentijds ontslag verlenen.

• 5.

  Indien tussentijds een plaats openvalt wijst het college dat het aangaat zo snel mogelijk een nieuw lid aan.

Artikel 9

• 1.

  Het algemeen bestuur vergadert tenminste twee keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dat nodig acht, dan wel hiertoe door ten minste een vijfde van het aantal leden een verzoek bij de voorzitter is ingediend.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt een huishoudelijk reglement vast voor hun vergaderingen.

Artikel 10

• 1.

  Aan het algemeen bestuur komen alle taken en bevoegdheden toe die aan het Servicebureau bij of krachtens de regeling zijn opgedragen, die niet bij of krachtens de regeling dan wel op grond van toepasselijke wet- en regelgeving, aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn opgedragen.

• 2.

  Tot de taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur behoren in ieder geval:

  • a.

    het houden van toezicht op het financiële beheer van het Servicebureau

  • b.

    het vaststellen van strategische bedrijfsplannen

  • c.

    het vaststellen van de begroting

  • d.

    het vaststellen van de jaarrekening

Dagelijks bestuur

Artikel 11

• 1.

  Het Servicebureau heeft een dagelijks bestuur bestaande uit de voorzitter, de vice-voorzitter en een lid van buiten de kring van het algemeen bestuur.

• 2.

  De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur.

• 3.

  Het lid van buiten de kring van het algemeen bestuur wordt benoemd op grond van specifieke kwaliteiten die voor een goede bedrijfsvoering van het Servicebureau van belang zijn.

• 4.

  Het dagelijks bestuur stelt een portefeuilleverdeling vast.

Artikel 12

• 1.

  Het algemeen bestuur benoemt in de eerste vergadering van iedere zittingsperiode van het algemeen bestuur de leden van het dagelijkse bestuur.

• 2.

  De leden van het dagelijks bestuur treden af op de dag waarop de zittingsperiode van het algemeen bestuur eindigt; zij blijven als lid van het dagelijks bestuur functioneren tot het moment waarop in de opvolging is voorzien.

• 3.

  Een lid van het dagelijks bestuur dat tevens lid is van het algemeen bestuur dat tussentijds ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn, houdt tevens op lid van het dagelijks bestuur te zijn.

• 4.

  Het algemeen bestuur kan een lid van het dagelijks bestuur ontslaan als dit lid niet langer het vertrouwen geniet van het algemeen bestuur.

• 5.

  Indien tussentijds een plaats in het dagelijks bestuur openvalt, wijst het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Artikel 13

• 1.

  Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter dit nodig oordeelt of (één van) de leden van het dagelijks bestuur dit schriftelijk, onder opgave van te behandelen onderwerpen, aan de voorzitter verzoek(t)en.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stelt een huishoudelijk reglement vast voor hun vergaderingen.

• 3.

  Op de vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn de artikelen 52 tot en met 60 van de Gemeentewet, voor zover daarvan bij deze regeling niet is afgeweken, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14

• 1.

  Aan het dagelijks bestuur komen alle taken en bevoegdheden toe met betrekking tot het dagelijks besturen van het Servicebureau, voor zover daarmee niet het algemeen bestuur op grond van deze regeling dan wel bij of krachtens de toepasselijke wet- en regelgeving is belast.

• 2.

  Tot de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur behoren in ieder geval:

  • a.

    De voorbereiding van datgene waarover in de vergadering van het algemeen bestuur wordt beraadslaagd en besloten.

  • b.

    De uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur.

  • c.

    Het beheer van de inkomsten en uitgaven en van de activa en passiva van het Servicebureau.

  • d.

    De zorg voor de controle op het geldelijke beheer en de boekhouding.

  • e.

    Het nemen van alle conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht of bezit.

  • f.

    De uitoefening van bevoegdheden van het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur daartoe besluit en onder door het algemeen bestuur vast te stellen regels.

  • g.

    Het vaststellen van een directiestatuut waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directeur worden vastgelegd.

Artikel 15

• 1.

  Het lid van het dagelijks bestuur dat van buiten de kring van het algemeen bestuur is aangewezen ontvangt een vergoeding voor zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt een regeling vast voor de vergoeding als bedoeld in het eerste lid, alsmede voor een eventuele tegemoetkoming in de kosten voor leden van het dagelijks - bestuur, het algemeen bestuur en de voorzitter.

Voorzitter

Artikel 16

• 1.

  De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

• 2.

  De voorzitter vertegenwoordigt het Servicebureau in en buiten rechte; hij kan deze vertegenwoordiging opdragen aan een door hem/haar aan te wijzen persoon.

• 3.

  Bij afwezigheid of ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door de vice-voorzitter.

• 4.

  Indien de gemeente, waaruit de voorzitter afkomstig is, partij is in een geding oefent een ander, door het dagelijks bestuur aan te wijzen, lid van het dagelijks bestuur de in lid 2 bedoelde bevoegdheid uit.

Inlichtingen en verantwoording

Artikel 17

• 1.

  De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording schuldig over het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

• 2.

  Zij geven, gezamenlijk of ieder afzonderlijk, uit eigen beweging dan wel op verzoek van het algemeen bestuur of een of meer leden daarvan, aan het algemeen bestuur alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste boordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid.

• 3.

  De aflegging van verantwoording als bedoeld in het eerste lid, alsmede het na voorafgaand verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het tweede lid geschieden op de wijze zoals is aangegeven in het huishoudelijk reglement van het algemeen bestuur.

• 4.

  Een verzoek om inlichtingen te verschaffen en/of verantwoording af te leggen kan uitsluitend worden geweigerd op de gronden vermeld in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur.

• 5.

  Het algemeen bestuur is bevoegd in het huishoudelijke reglement nadere regels te stellen ten aanzien van de wijze waarop door het dagelijks bestuur dan wel de leden daarvan inlichtingen dienen te worden verschaft respectievelijk verantwoording dient te worden afgelegd.

• 6.

  De leden 1 tot en met 5 zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de voorzitter.

Artikel 18.

• 1.

  Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur geven aan de colleges of één of meer van hun leden, uit eigen beweging of op verzoek alle inlichtingen die nodig zijn voor een juiste beoordeling van het door hun gevoerde beleid.

• 2.

  Een lid van het algemeen bestuur verschaft het college dat hem heeft aangewezen alle inlichtingen die door dat college of één of meer leden daarvan worden verlangd.

• 3.

  De leden van het algemeen bestuur zijn aan het college dat hen heeft aangewezen verantwoording schuldig voor het door hen in dat bestuur gevoerde beleid.

• 4.

  Het op verzoek verstrekken van inlichtingen als bedoeld in het eerste en tweede lid alsmede het afleggen van verantwoording als bedoeld in het derde lid geschiedt op de wijze zoals door het betrokken college is bepaald.

• 5.

  De verstrekking van inlichtingen kan uitsluitend worden geweigerd op de gronden vermeld in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur.

Artikel 19

1. Het algemeen bestuur kan commissies instellen conform artikel 24 en 25 van de wet gemeenschappelijke regelingen.

Organisatie

Artikel 20

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt een regeling vast waarin de structuur en werkwijze van de organisatie van het Servicebureau worden geregeld.

• 2.

  Het dagelijks bestuur stelt het bedrijfsuitvoeringsplan vast.

• 2.

  Het dagelijks bestuur handelt daarbij binnen de kaders zoals die in het strategisch bedrijfsplan zijn vastgelegd.

Personeel

Artikel 21

• 1.

  De directeur is belast met de leiding van het Servicebureau en met de zorg voor de juiste taakvervulling door het Servicebureau.

• 2.

  De directeur draagt zorg voor een efficiënte, effectieve en commerciële bedrijfsvoering van het Servicebureau.

• 3.

  De directeur is secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur.

Artikel 22

• 1.

  De directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het dagelijks bestuur, tenzij het algemeen bestuur anders bepaalt.

• 2.

  Het overige personeel wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de directeur, tenzij het dagelijks bestuur anders bepaalt.

Artikel 23

• 1.

  De rechtspositieregelingen van de gemeente Amersfoort zijn van overeenkomstige toepassing op het personeel van het Servicebureau.

• 2.

  Het algemeen bestuur kan regels vaststellen waarin van de in het eerste lid bedoelde rechtspositieregelingen wordt afgeweken dan wel die regelingen worden aangevuld.

Financiën

Artikel 24

• 1.

  Ten aanzien van de financiële functie en het financiële beleid zijn de artikelen 34 en 35 van de wet gemeenschappelijke regelingen en de artikelen 212 tot en met 214 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Het algemeen bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot de organisatie van de financiële functie.

• 3.

  Het algemeen bestuur kan in aanvulling op artikel 34 en 35 van de wet nadere regels stellen met betrekking tot de opstelling van de begroting en de jaarrekening.

Artikel 25

• 1.

  De door de deelnemende gemeente te betalen vergoedingen voor de door het Servicebureau verrichte werkzaamheden zijn gebaseerd op bedrijfseconomische uitgangspunten.

• 2.

  Indien enig jaar een batig saldo oplevert wordt dit saldo toegevoegd aan de algemene reserve van het Servicebureau.

• 3.

  Indien in enig jaar de algemene reserve groter wordt dan 10% van de jaaromzet wordt het meerdere uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten die op grond van het bepaalde in artikel 8 derde lid van deze regeling een lid aanwijzen van het algemeen bestuur, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

• 4.

  De uitkering zoals bedoeld in het vorige lid vindt plaats naar rato van de omzet van de afgenomen producten van de deelnemende gemeenten in de drie voorafgaande jaren.

• 5.

  Indien enig jaar een nadelig saldo oplevert wordt dit saldo ten laste van de algemene reserve gebracht.

• 6.

  Indien in enig jaar de algemene reserve kleiner wordt dan 5% van de jaaromzet wordt het verschil aangevuld door de deelnemende gemeenten die op grond van het bepaalde in artikel 7 derde lid van deze regeling een lid aanwijzen van het algemeen bestuur, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

• 7.

  De aanvulling zoals bedoeld in het vorige lid vindt plaats naar rato van de omzet van de afgenomen producten van de deelnemende gemeenten in de drie voorafgaande jaren.

Archief

Artikel 26

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van het Servicebureau.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt met inachtneming van de Archiefwet regels vast omtrent de zorg voor de bewaring en het beheer van archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop.

• 3.

  In geval van toetreding of uittreding van deelnemende gemeenten of opheffing van de regeling draagt het dagelijks bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.

Artikel 27

• 1.

  Ten behoeve van de uitvoering van de in artikel 4 van deze regeling bedoelde taken, kunnen ook andere dan de in de aanhef genoemde bestuursorganen toetreden tot deze regeling.

• Toetreding tot het Servicebureau is mogelijk nadat een bestuurorgaan daarom verzoekt.

• 2.

  Het algemeen bestuur beslist over een verzoek om toetreding als bedoeld in lid 1.

• 3.

  Het algemeen bestuur kan voorwaarden verbinden aan de toetreding; in dat geval komt de toetreding eerst tot stand nadat het toetredende bestuursorgaan de voorwaarden schriftelijk heeft aanvaard.

• 4.

  De toetreding gaat in op een door het algemeen bestuur te bepalen datum.

• 5.

  In het toetredingsbesluit kan worden bepaald dat in afwijking van het in artikel 7 tweede lid van deze regeling bepaalde het aantal leden van het algemeen bestuur met één lid wordt verhoogd. In dat geval wijst de toetredende gemeente in aanvulling op de in artikel 7 derde lid bedoelde gemeenten één lid en één plaatsvervangend lid aan.

Artikel 28

• 1.

  Indien een deelnemend bestuursorgaan wil uittreden uit het Servicebureau dan wel de opgedragen taken zoals bedoeld in artikel 4 wenst te verminderen, zal het algemeen bestuur met betrekking tot de financiële en organisatorische gevolgen daarvan een voorstel doen; het voorstel moet worden gedragen door ten minste tweederde meerderheid van het algemeen bestuur.

• Indien het bestuursorgaan niet kan instemmen met dat voorstel zal dat worden voorgelegd aan een geschillencommissie. Deze geschillencommissie bestaat uit een door het algemeen bestuur en een door het bestuursorgaan aangewezen vertegenwoordiger, alsmede een door deze vertegenwoordigers tezamen aan te wijzen onafhankelijke voorzitter; de geschillencommissie brengt advies uit over de mogelijkheden om tot overeenstemming te bereiken".

• 2.

  In geval van uittreding of beperking van taken verplicht het bestuursorgaan zich om het personeel over te nemen dat - direct of indirect - belast was met de uitoefening van taken ten behoeve van dit bestuursorgaan; het algemeen bestuur en het betrokken bestuursorgaan kunnen een afwijkende regeling overeen komen.

• 3.

  Uittreding uit het Servicebureau of beperking van taken kan eerst plaatsvinden met ingang van 1 januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin het betrokken bestuursorgaan een besluit tot uittreding heeft bekend gemaakt.

Artikel 29

1. De inhoud van deze regeling kan worden gewijzigd indien ten minste twee derde van de colleges van de deelnemende gemeenten daartoe hebben besloten.

Artikel 30

• 1.

  De Regeling kan worden opgeheven indien ten minste twee derde van de colleges van de deelnemende gemeenten daartoe besluiten.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt, gehoord de colleges van de deelnemende gemeenten, een liquidatieplan vast.

• 3.

  Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemende gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

• 4.

  Het liquidatieplan omvat een sociaal plan en voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel van Het Servicebureau.

Artikel 31

1. De in de aanhef genoemde deelnemende gemeenten handhaven de afspraken met betrekking tot de door het Servicebureau te verrichten werkzaamheden en garanderen dat deze werkzaamheden de eerste vijfjaren ongewijzigd zullen blijven worden afgenomen, behoudens normale jaarlijkse aanpassingen die geen substantiële invloed hebben op de omvang van de werkzaamheden en mits de prijs/ kwaliteit verhouding niet substantieel wijzigt.

Artikel 32

• 1.

  Indien zich zaken voordoen waarin de regeling niet voorziet treft het algemeen bestuur de nodige voorzieningen.

• 2.

  Het algemeen bestuur doet van deze voorzieningen onverwijld mededeling aan de deelnemende gemeenten.

Artikel 33

• 1.

  De gewijzigde regeling treedt in werking op 1 januari 2009.

• 2.

  De regeling geldt voor onbepaalde tijd.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau | Gemeenten".

• 4.

  Het college van Amersfoort draagt zorg voor de toezending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Utrecht.