Organisatiebesluit gemeente Buren 2018

Artikel 2 Samenhang

• 1.

  Het Organisatiebesluit is gebaseerd op het Organisatieplan gemeente Buren (collegebesluit d.d. 22 mei 2018).

• 2.

  De besturingsfilosofie en de visie en missie van de organisatie zijn verwoord in de Notitie “Wij dienen buren” (collegebesluit d.d.) en het Organisatieplan (collegebesluit d.d. 22 mei 2018).

• 3.

  Het Organisatiebesluit geldt in samenhang met de mandaatregeling, financiële verordening en budgethoudersregeling.

Artikel 3 Structuur van de ambtelijke organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit de directie, acht teams, en de onderdelen concern control en concernstaf, conform het organogram in de bijlage bij dit besluit.

• 2.

  Burgemeester en wethouders stellen de structuur van de organisatie vast. Wijziging van deze structuur geschiedt niet dan nadat de ondernemingsraad om advies of instemming is gevraagd, in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

Artikel 4 Taken en bevoegdheden (instructie) van de gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders.

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eerste adviseur voor burgemeester en wethouders.

• 3.

  Onder toezicht van burgemeester en wethouders wordt het dagelijks beheer van de organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 4.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het dagelijks beheer, de inrichting en besturing van de organisatie en als zodanig aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie en het realiseren van de bestuurlijke en ambtelijke doelen.

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur ziet toe op de uitvoering van door of namens het college genomen besluiten en is verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering van bedoelde besluiten.

• 6.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het DTO.

• 7.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt in ieder geval zorg voor het leiding geven aan, coachen, functioneren en beoordelen van de directeur organisatie en de concerncontroller.

• 8.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden van de directeur organisatie

• 1.

  De directeur organisatie wordt benoemd, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders.

• 2.

  De directeur organisatie heeft een adviserende taak richting de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 3.

  De directeur organisatie is belast met de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie.

• 4.

  De directeur organisatie is voorzitter van het MTO.

• 5.

  De directeur organisatie draagt in ieder geval zorg voor het leiding geven aan coachen, functioneren en beoordelen van de teammanagers.

• 6.

  De directeur organisatie is plaatsvervangend bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden van het directieteam (DT)

• 1.

  Binnen het directieteamoverleg, wordt samengewerkt op basis van gelijkwaardigheid en gestreefd naar consensus. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de beslissende stem.

• 2.

  Het DT is belast met:

  • a.

    het ontwikkelen van een langetermijnvisie en –strategie voor de organisatie.

  • b.

    het maken van strategische keuzes bij de uitvoering van door of namens het college genomen besluiten.

  • c.

    het zorgen dat de randvoorwaarden (ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) zijn ingevuld, om de besluiten door de raad en het college te kunnen uitvoeren en om de wettelijke taken uit te voeren.

  • d.

    het besluiten over en het beschikbaar stellen van de middelen (ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) om te sturen op de doelstellingen en de resultaten.

  • e.

    het monitoren van de juiste uitvoering van genomen besluiten.

  • f.

    het fungeren als escalatieplatform voor discussies tussen onderdelen van de organisatie.

  • g.

    het adviseren van het college bij de bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken.

  • h.

    het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar een strategie voor de gemeentelijke organisatie en het stellen van de kaders voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

  • i.

    het afleggen van verantwoording aan het college over de kwaliteit, voortgang en integraliteit van de werkzaamheden van de organisatie.

Artikel 7 Taken en bevoegdheden teammanager

• 1.

  De teammanager wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur op voordracht van de directeur organisatie.

• 2.

  Teamleden worden benoemd, geschorst en ontslagen door de teammanager.

• 3.

  De teammanager is integraal resultaatverantwoordelijk leidinggevende voor zijn/haar team.

• 4.

  De teammanager heeft een adviserende taak richting de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur organisatie.

• 5.

  De teammanager is belast met en verantwoordelijk voor:

  • a.

    het leidinggeven aan zijn/haar team

  • b.

    de inzet van de door de directie beschikbaar gestelde middelen (ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) voor de realisatie van de doelen van het team en de organisatie.

  • c.

    de (door)ontwikkeling en innovatie van het team.

  • d.

    het adviseren over organisatie-brede vraagstukken vanuit de eigen kennis en expertise.

  • e.

    het adequaat plannen, voorbereiden en uitvoeren van college- en raadsbesluiten en college- en raadsvragen en de communicatie hierover.

  • f.

    het zorgdragen voor de prioritering en vertaling van DT-besluiten naar organisatorische taakstelling.

  • g.

    het opleiden, goed functioneren, coachen, motiveren en beoordelen van teamleden.

  • h.

    de prestaties/resultaten van het team.

  • i.

    het leveren van bijdragen aan prestaties/resultaten van andere teams.

  • j.

    een adequate bedrijfsvoering binnen zijn/haar team.

  • k.

    het goed laten verlopen van de P&C-cyclus.

  • l.

    het gezamenlijk behalen van de resultaten van de organisatie

  • m.

    het nemen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid van teamleden.

6. De teammanager legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de directeur organisatie.

Artikel 8 Taken en bevoegdheden van het managementteam (MT)

• 1.

  Binnen het managementteamoverleg, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de directeur organisatie de beslissende stem.

• 2.

  Het MT draagt bij aan en adviseert over de (visie) ontwikkeling en strategische bedrijfsvoering van de organisatie.

• 3.

  Het MT draagt bij aan en adviseert over de effectiviteit van de organisatie en het realiseren van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen.

• 4.

  Het MT neemt gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de gemeentelijke bedrijfsprocessen.

Artikel 9 Taken en bevoegdheden concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller is belast met en verantwoordelijk voor:

  • a.

    geven van gevraagd en ongevraagd onafhankelijk advies en het rapporteren over de realisatie van gestelde doelen, beleidsinitiatieven,  instrumenten en de ontwikkeling daarvan.

  • b.

    adviseren over de naleving en verbetering van planning- en controlcyclus.

  • c.

    adviseren van het college, het directieteam en het teammanagersteam op het gebied van kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering van de bedrijfsvoering en een verantwoord beheer van middelen.

  • d.

    het vormgeven van de visie op (business)control.

  • e.

    het opstellen en uitvoeren van een jaarlijks controlplan.

  • f.

    het toetsen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid.

  • g.

    de zorg voor het inzichtelijk maken van beheersen van risico’s en het inhoud geven aan risicomanagement.

  • h.

    het toetsen van de college- en raadsvoorstellen aan de gemeentelijke richtlijnen en  (inter-) nationale wet- en regelgeving en op juistheid, volledigheid, tijdigheid, kwaliteit en betrouwbaarheid.

Artikel 10 Plaatsvervanging

• 1.

  Vervanging van de teammanagers vindt horizontaal plaats. Bij afwezigheid van de teammanager wordt zijn functie uitgeoefend door een collega teammanager. In het teammanagersteam worden hierover afspraken gemaakt.

• 2.

  De directeur organisatie wordt kortdurend (maximale periode van 4 weken) vervangen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Voor langdurige vervanging wijst het college een plaatsvervanger aan.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

• 1.

  In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, is de gemeentesecretaris/algemeen directeur bevoegd maatregelen te treffen.

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt het college hiervan onverwijld in kennis.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Buren 2018”.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 3.

  Bij inwerkingtreding van Organisatiebesluit gemeente Buren 2018 wordt het ‘Organisatiebesluit gemeente Buren 2015’ ingetrokken.