Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR617305
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR617305/1
Regeling vervallen per 01-01-2021
Protocol omgaan met zakelijke e-mail bij afwezigheid van de medewerker gemeente Buren
Geldend van 21-12-2018 t/m 31-12-2020 met terugwerkende kracht vanaf 01-11-2018
Intitulé
Protocol omgaan met zakelijke e-mail bij afwezigheid van de medewerker gemeente BurenBurgemeester en wethouders van de gemeente Buren
overwegende dat:
er dringende situaties kunnen zijn waarbij het noodzakelijk is om toegang te hebben tot de e-mail van een medewerker, bij afwezigheid van de medewerker;
geconstateerd is dat er een protocol nodig is om op een juridisch juiste manier toegang tot de e-mail van de medewerker te krijgen als de medewerker afwezig is;
gelet op de instemming van de Ondernemingsraad van Buren met dit protocol d.d. 26 september 2018
besluiten vast te stellen het:
‘protocol omgaan met zakelijke e-mail bij afwezigheid van de medewerker gemeente Buren 2018”.
Dit protocol (met een te volgen procedure) regelt hoe we handelen als er dringend behoefte is aan informatie die (voor zover bekend) alleen in de e-mail van een medewerker te vinden is, en de medewerker is ziek of met verlof. Andere redenen om toegang te krijgen tot de e-mail van een medewerker zijn met nadruk uitgesloten van dit protocol.
Stap |
De te volgen procedure: |
Check |
1. |
Het moet om een dringende aanleiding gaan en de medewerker moet onbereikbaar zijn om zelf de betreffende mail door te sturen. |
|
2. |
Een leidinggevende bespreekt eerst met de directeur of het om een dringende aanleiding gaat. |
|
3. |
De aanvraag van de leidinggevende, inclusief het akkoord van de directeur Organisatie, gaat per e-mail naar de Servicedesk en wordt altijd geregistreerd in het meldingen-systeem van de Servicedesk (Topdesk). In de aanvraag staat ook voor welke duur de toegang wordt gevraagd. |
|
4. |
De e-mail van de leidinggevende en directeur Organisatie is voor de medewerker van de Servicedesk, het signaal dat beiden akkoord hebben gegeven. |
|
5. |
De medewerker van de Servicedesk geeft aan de leidinggevende toegang tot de e-mail van de betreffende medewerker voor de bepaalde tijd. |
|
6. |
Uitsluitend de leidinggevende mag de e-mail van de afwezige medewerker inzien. |
|
7. |
E-mails die aan het onderwerp duidelijk herkenbaar zijn als privé mogen niet worden ingezien. E-mails in de map ‘privé’ en/of 'persoonlijk' mogen niet worden ingezien. |
|
8. |
De leidinggevende informeert de medewerker direct bij terugkeer. |
|
9. |
De CISO (Chief Information Security Officer) toetst eens per half jaar of de aanvragen van leidinggevenden om de e-mail in te zien bij afwezigheid van de medewerker, correct zijn afgehandeld. De CISO rapporteert over de bevindingen aan de OR, directie en/of het college. |
|
Dit protocol (Z001996) treedt een dag na bekendmaking in werking, met terugwerkende kracht tot 1 november 2018.
In het geval van een vermoeden van misbruik, geldt een andere interne regeling en/of de wet:
• de regeling Buren Bewust Integer (2015)
• bij een ernstiger vermoeden van strafbaar misbruik is toestemming nodig van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Ondertekening
Burgemeester en wethouders van Buren,
Maurik, 2018
mr. I.P.C. van Wamel - Geene
de burgemeester,
J.A. de Boer MSc
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl