Regeling vervallen per 26-11-2014

Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012

Geldend van 02-02-2012 t/m 25-11-2014 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2012

Intitulé

Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012

Het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel;

gezien de instemming van de Ondernemingsraad en de overeenstemming met de commissie voor Georganiseerd Overleg;

b e s l u i t :

vast te stellen de navolgende Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012.

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Ambtenaar: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, lid 1 sub a van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst.

  • b.

    Functie: het geheel van werkzaamheden dat uit de vastgelegde doelstelling en taken van gemeente is af te leiden en dat door een of meerdere medewerker(s) is te verrichten. Het geheel van werkzaamheden is vastgelegd in de voor de functie vastgestelde functiefamilie en bandbreedte.

  • c.

    Bevoegd gezag: het college van burgemeester en wethouders.

  • d.

    Leidinggevende: de hiërarchisch direct leidinggevende van de ambtenaar.

  • e.

    Naasthogere leidinggevende: de direct leidinggevende van de leidinggevende. Deze stelt krachtens mandaat van het bevoegd gezag het eindoordeel van het resultaatgesprek vast.

  • f.

    Gesprekkencyclus: de cyclus gevormd door het planninggesprek, het voortgangsgesprek en het resultaatgesprek dat tot doel heeft het vastleggen van een eindoordeel over het functioneren van de ambtenaar op basis van werkafspraken en competenties.

  • g.

    Competenties: de gedrags- en houdingskenmerken die vereist zijn voor de houding en het gedrag behorende bij een goede vervulling van de functie.

  • h.

    Planninggesprek: het gesprek tussen de leidinggevende en de ambtenaar over de duidelijke werkafspraken en afspraken over houding en gedrag. De werkafspraken die worden gemaakt voor een periode van een jaar betreffende de gewenste loopbaan en ontwikkeling en de te behalen resultaten van de medewerker.

  • i.

    Voortgangsgesprek: het gesprek tussen de leidinggevende en de ambtenaar waarin een tussentijdse meting en evaluatie plaatsvinden van de werkafspraken en afspraken over houding en gedrag gemaakt in het planninggesprek.

  • j.

    Resultaatgesprek: het gesprek tussen de leidinggevende en de ambtenaar waarin op basis van de werkafspraken en de bij de functie behorende competenties (houding en gedrag) een oordeel wordt vastgelegd over het functioneren, alsmede de voortgang van de functievervulling wordt besproken.

  • k.

    Informant: de medewerker met wie de ambtenaar een functionele relatie heeft, niet zijnde de leidinggevende, die feiten of omstandigheden over de ambtenaar naar voren kan brengen ten behoeve van het voortgangsgesprek en/of het resultaatgesprek.

  • l.

    Vertrouwenspersoon: de medewerker of raadsman die de ambtenaar op zijn verzoek bijstaat inhet planninggesprek, het voortgangsgesprek en/of het resultaatgesprek.

  • m.

    Formulier HR Gesprekkencyclus: het door de leidinggevende en de ambtenaar voor akkoord te ondertekenen formulier. In het formulier worden vastgelegd de voorbereiding van en de in de gesprekken gemaakte werkafspraken en overige afspraken, alsmede het eindoordeel van de leidinggevende.

  • n.

    Groepsgesprekken: het ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende voeren van het planninggesprek en het voortgangsgesprek met een groep medewerkers die alle dezelfde functie vervullen.

  • o.

    Beslissing met rechtspositionele gevolgen: een door of namens het bevoegd gezag te nemen beslissing omtrent bevordering, wijziging in de bezoldiging – anders dan die voortvloeiende uit een bevordering of het arbeidsvoorwaardenakkoord voor de sector gemeenten – of persoonlijke toelagen, overplaatsing, wijziging van de aanstelling, ontslag en overige beslissingen die de rechtspositie van de ambtenaar in positieve of negatieve zin wijzigen.

Artikel 2 Frequentie van de gesprekkencyclus

  • 1. De gesprekkencyclus wordt ten minste eenmaal per twaalf maanden uitgevoerd.

  • 2. De gesprekkencyclus neemt voor de medewerkers van wie de werkzaamheden hun grondslag mede vinden in het concernjaarplan en/of het afdelingsjaarplan, een aanvang in de periode december tot en met februari.

  • 3. Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende neemt de gesprekkencyclus voor die medewerkers van wie de werkzaamheden niet of niet in overwegende mate hun grondslag vinden in het concernjaarplan en/of het afdelingsplan, een aanvang op een datum in de van toepassing zijnde periode van twaalf maanden.

  • 4. De gesprekkencyclus vindt altijd plaats voordat ten aanzien van de ambtenaar een besluit met rechtspositionele gevolgen wordt genomen.

Artikel 3 Informanten

  • 1. De leidinggevende en de ambtenaar kunnen gebruik maken van een of meer informanten om verdere informatie ten behoeve van de gesprekkencyclus te verkrijgen.

  • 2. De leidinggevende en de ambtenaar bepalen in overleg wie als informant optreedt. De informanten dienen een functionele relatie met de ambtenaar te hebben.

  • 3. Indien over het gebruik van informanten geen overeenstemming bestaat tussen de leidinggevende en de ambtenaar, beslist het bevoegd gezag.

Artikel 4 Het planninggesprek

  • 1.

    Het planninggesprek wordt eenmaal per twaalf maanden gehouden tussen de leidinggevende en de ambtenaar.

  • 2.

    De datum en het tijdstip van het planninggesprek worden in overleg tussen de leidinggevende en de ambtenaar vastgesteld.

  • 3.

    Ongeveer een week voorafgaande aan het planninggesprek worden de gespreksonderwerpen en de algemene indruk van de leidinggevende en de ambtenaar vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.

  • 4.

    Het planninggesprek omvat tenminste de volgende onderwerpen:

    • -

      de werkafspraken, minimaal drie en maximaal vijf, voor het komende jaar in de vorm van een planning van te behalen resultaten en prestaties, die zijn afgeleid van het concernjaarplan en/of het jaarplan van de afdeling en/of de reguliere werkzaamheden;

    • -

      de planning van de persoonlijke loopbaan en functie aan de hand van de voor de functie vastgestelde competenties;

    • -

      de voor de ontwikkeling van de ambtenaar noodzakelijk te volgen opleiding;

    • -

      de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar;

    • -

      de persoonlijke werkomstandigheden van de ambtenaar;

    • -

      de gewenste ondersteuning van de leidinggevende en de organisatie;

    • -

      alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende en de ambtenaar.

  • 5.

    Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende kunnenmaximaal één werkspraak en één competentie, die voor de vervulling van de functie van overwegend belang zijn, worden aangewezen als de niveaubepalende werkzaamheden respectievelijk de kerncompetentie.

  • 6.

    Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende kan het planninggesprek als groepsgesprek worden gevoerd met een groep medewerkers die alle dezelfde functie vervullen.

  • 7.

    Onafhankelijk van het bepaalde in lid 6 van dit artikel vindt met alle medewerkers op wie het groepsgesprek betrekking heeft een individueel planninggesprek plaats, tenzij de leidinggevende en de betreffende medewerker overeenkomen dat dit niet noodzakelijk is.

  • 8.

    De ambtenaar kan zich in het planninggesprek doen bijstaan door een vertrouwenspersoon.

  • 9.

    De resultaten van het planninggesprek worden door de leidinggevende vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus. Het formulier HR Gesprekkencyclus wordt ongeveer een week na het planninggesprek aan de ambtenaar overhandigd.

  • 10.

    De leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het formulier HR Gesprekkencyclus voor akkoord.

  • 11.

    Als er geen overeenstemming wordt bereikt over de schriftelijke vastlegging van het planninggesprek

vindt nader overleg plaats met de naasthogere leidinggevende. De door de ambtenaar gemaakte opmerkingen worden na dit gesprek als bijlage bij het formulier HR Gesprekkencyclus gevoegd. In dit geval ondertekent de ambtenaar het formulier HR Gesprekkencyclus voor gezien.

Artikel 5 Het voortgangsgesprek

  • 1. Het voortgangsgesprek wordt tussen de leidinggevende en de ambtenaar gehouden uiterlijk in de periode juni tot en met augustus van een kalenderjaar. Voor de in artikel 2, lid 3 bedoelde medewerkers vindt het voortgangsgesprek plaats in een periode tussen vijf en zeven maanden na het planninggesprek.

  • 2. De datum en het tijdstip van het voortgangsgesprek worden in overleg tussen de leidinggevende en de ambtenaar vastgesteld.

  • 3. Ongeveer een week voorafgaande aan het voortgangsgesprek worden de gewenste gespreks-onderwerpen en de algemene indruk van de leidinggevende en de ambtenaar vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.

  • 4. Het doel van het voortgangsgesprek is het bespreken door de leidinggevende en de ambtenaar van de voortgang van de overeengekomen resultaten, prestaties en competentieontwikkeling van de ambtenaar en de wijze van ondersteuning hiervan door de leidinggevende.

  • 5. Ter beoordeling van de naasthogere leidinggevende kan het voortgangsgesprek worden gevoerd met een groep medewerkers die alle dezelfde functie vervullen.

  • 6. Onafhankelijk van het bepaalde in lid 5 van dit artikel vindt met alle medewerkers op wie het voortgangsgesprek betrekking heeft een individueel voortgangsgesprek plaats, tenzij de leidinggevende en de medewerker overeenkomen dat dit niet noodzakelijk is.

  • 7. De resultaten van het voortgangsgesprek worden door de leidinggevende vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus. Het formulier HR Gesprekkencyclus wordt ongeveer een week na het voortgangsgesprek aan de ambtenaar overhandigd.

  • 8. De ambtenaar kan zich in het voortgangsgesprek doen bijstaan door een vertrouwenspersoon.

  • 9. De leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het formulier HR Gesprekkencyclus voor akkoord.

  • 10. Als er geen overeenstemming wordt bereikt over de schriftelijke vastlegging van het voortgangsgesprek, worden de door de ambtenaar gemaakte opmerkingen als bijlage bij het formulier HR Gesprekkencyclus gevoegd. In dit geval ondertekent de ambtenaar het formulier HR Gesprekkencyclus voor gezien.

Artikel 6 Het resultaatgesprek

  • 1. Het resultaatgesprek wordt tussen de leidinggevende en de ambtenaar gehouden uiterlijk zes maanden na de vastlegging van het voortgangsgesprek als bedoeld in artikel 5, lid 6 van deze regeling.

  • 2. De datum en het tijdstip van het resultaatgesprek worden in overleg tussen de leidinggevende en de ambtenaar vastgesteld.

  • 3. Ongeveer een week voorafgaande aan het resultaatgesprek worden de gewenste gespreks-onderwerpen en de algemene indruk ten aanzien van het functioneren van de ambtenaar door de leidinggevende en de ambtenaar vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.

  • 4. De leidinggevende kan een of meer informanten als bedoeld in artikel 2 raadplegen.

  • 5. De naam en de functie van de in lid 4 van dit artikel bedoelde informanten dienen in het formulier HR Gesprekkencyclus te worden opgenomen.

  • 6. De ambtenaar kan zich in het resultaatgesprek laten bijstaan door een vertrouwenspersoon.

Artikel 7 Doel van het resultaatgesprek

  • 1. Het doel van het resultaatgesprek is het uitspreken en vastleggen van een oordeel door de leidinggevende over het functioneren van de ambtenaar in de periode van het planninggesprek tot het resultaatgesprek.

  • 2. Het oordeel van de leidinggevende heeft betrekking op de werkafspraken en resultaten en de wijze waarop invulling is gegeven aan de bij de functie behorende competenties in de in het eerste lid bedoelde periode.

  • 3. Het resultaatgesprek heeft betrekking op ten minste de volgende onderwerpen:

    • -

      de werkafspraken die zijn vastgelegd in het planninggespreken de voortgang daarvan in het voortgangsgesprek;

    • -

      de planning van de persoonlijke loopbaan en ontwikkeling die is vastgelegd in het planninggesprek en de voortgang daarvan zoals vastgelegd in het voortgangsgesprek;

    • -

      de voor de ontwikkeling van de ambtenaar noodzakelijk te volgen opleiding die is vastgelegd in het planninggesprek en het voortgangsgesprek;

    • -

      de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar die is vastgelegd in het planninggesprek en het voortgangsgesprek;

    • -

      de in het planninggesprek en voortgangsgesprek vastgelegde persoonlijke werkomstandigheden van de ambtenaar;

    • -

      de gewenste ondersteuning van de leidinggevende en de organisatie;

    • -

      alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende en de ambtenaar.

Artikel 8 Eindoordeel van het resultaatgesprek

  • 1. De leidinggevende legt het eindoordeel van het resultaatgesprek vast door het toekennen van een score voor elke in het planninggesprek en het voortgangsgesprek vastgelegde werkafspraak en voor iedere bij de functie behorende competentie. Het eindoordeel van het resultaatgesprek wordt vastgelegd in het formulier HR Gesprekkencyclus.

  • 2. De inhoud van de vier scores A tot en met D voor iedere werkafspraak en voor iedere competentie is vastgelegd in de Notitie gesprekkencyclus die als bijlage is gevoegd bij de onderhavige regeling. Deze bijlage vormt een integraal onderdeel van de onderhavige regeling.

  • 3. De leidinggevende zorgt voor een zorgvuldige motivering voor de toekenning van een score als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.

  • 4. Het in het eerste lid van dit artikel bedoelde eindoordeel van het resultaatgesprek wordt uiterlijk twee weken na het resultaatgesprek door de leidinggevende aan de ambtenaar overhandigd.

  • 5. De ambtenaar kan als hij het niet eens is met het eindoordeel en/of de daaraan ten grondslag liggende motivering zijn opmerkingen als een bijlage bij het formulier HR Gesprekkencyclus voegen.

  • 6. De leidinggevende en de ambtenaar ondertekenen het formulier HR Gesprekkencyclus voor akkoord.

Artikel 9 Vaststelling van het eindoordeel

  • 1. De naasthogere leidinggevende stelt het eindoordeel van het resultaatgesprek vast. Deze vaststelling vindt uiterlijk plaats twee weken na de ondertekening voor akkoord van het eindoordeel als bedoeld in artikel 8, lid 6 van de onderhavige regeling.

  • 2. Als de ambtenaar opmerkingen heeft ten aanzien van het eindoordeel van het resultaatgesprek als bedoeld in artikel 8 van de onderhavige regeling, stelt de naasthogere leidinggevende het eindoordeel eerst vast nadat een gesprek heeft plaatsgevonden tussen de leidinggevende en de ambtenaar. Dit gesprek vindt plaats in aanwezigheid van de naasthogere leidinggevende.

  • 3. De ambtenaar ontvangt een schriftelijk besluit van de naasthogere leidinggevende over het vastgestelde eindoordeel van het resultaatgesprek.

  • 4. Tegen het besluit tot vaststelling van het eindoordeel kan bezwaar worden ingesteld bij het bevoegd gezag conform het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 10 Hardheidsclausule

In de gevallen waarin de onderhavige regeling niet of niet in voldoende mate voorziet beslist het bevoegd gezag.

Artikel 11 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling Gesprekkencyclus gemeente Capelle aan den IJssel 2012.

Artikel 12 Inwerkingtreding

  • 1.

    De onderhavige regeling treedt in werking per 26 januari 2012 en werkt terug tot en met 1 januari 2012.

  • 2.

    Ingaande de in het eerste lid van dit artikel bedoelde datum is de Procedureregeling beoordelen gemeente Capelle aan den IJssel 2003 ingetrokken.

Ondertekening

Capelle aan den IJssel, 24 januari 2012.
Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,
G.Kruijt. J.F. Koen.