Tijdelijke klachtenregeling bestuurders Capelle aan den IJssel 2016

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  bestuursorgaan: gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders, burgemeester;

• 2.

  gedraging: elk handelen of nalaten;

• 3.

  klacht: klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de wet; schriftelijk of mondeling gedane uiting van onvrede over, of kritiek op de wijze waarop een gemeentelijk bestuursorgaan, diens voorzitter of lid daarvan, zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen;

• 4.

  klaagschrift: klaagschrift als bedoeld in artikel 9:4 van de wet; schriftelijke klacht die betrekking heeft op een gedraging jegens de klager zelf, is ondertekend en bevat de naam en het adres van de indiener, de dagtekening en een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;

• 5.

  klachtencommissie: door de bestuursorganen ingestelde behandel- en adviescommissie als bedoeld in artikel 9:14 van de wet;

• 6.

  klachtencoördinator: als zodanig door het college aangewezen medewerkers van de unit Juridische Zaken;

• 7.

  wet: Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Fasering

De klachtbehandeling kent twee fasen:

• 1.

  Informele behandeling.

• Indien een klager zich met een klacht of klaagschrift tot een bestuursorgaan wendt, wordt eerst getracht om in minnelijk overleg met de klager de klacht direct op te lossen of te bespreken. De klacht wordt als afgedaan beschouwd als de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is afgedaan.

• 2.

  Formele behandeling door het bestuursorgaan.

• Indien de klager niet tevreden is over de wijze van afdoening als bedoeld in het eerste lid, wordt:

• a.

  een klacht, niet zijnde een klaagschrift, behandeld overeenkomstig de bepalingen van afdeling 9.1.1 van de wet;

• b.

  een klaagschrift behandeld overeenkomstig de bepalingen van de afdelingen 9.1.2 en 9.1.3 van de wet en de artikelen 5 en 7 tot en met 11 van deze Regeling.

Artikel 3 Klachtencommissie

• 1.

  Ter behandeling van en advisering over klaagschriften wordt een klachtencommissie ingesteld.

• 2.

  De klachtencommissie bestaat uit:

• • de heer G.H.F. Riesthuis, voorzitter;

• • de heer mr. drs. J. de Prieëlle, lid;

• • de heer mr. H. Pennarts, lid.

• 3.

  De klachtencommissie is belast met de voorbereiding van de beslissing op en de advisering over de afdoening van de klacht.

Artikel 4 Secretariaat klachtencommissie

• 1.

  Het unithoofd Juridische Zaken, twee klachtencoördinatoren van deze unit en eventuele andere daartoe door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren van de gemeente Capelle aan den IJssel vormen het secretariaat van de klachtencommissie.

• 2.

  Tot de taken van het secretariaat behoren in elk geval:

  • a.

    het voorzien van de klachtencommissie van alle relevante informatie met betrekking tot de klacht die nodig is om de klacht te kunnen behandelen en tot een advies op de klacht te kunnen komen;

  • b.

    het organiseren van het horen van klager, beklaagde (lid of voorzitter van een) bestuurorgaan en eventuele derden;

  • c.

    het ondersteunen van de klachtencommissie tijdens de hoorzittingen, waaronder het opstellen van de hoorverslagen;

  • d.

    het bewaken van de voortgang van de afhandeling van de klacht;

  • e.

    het gevraagd of ongevraagd verstrekken van advies aan de klachtencommissie over de wijze van behandeling van de klacht en over de eventuele conclusies die aan een gegronde klacht verbonden worden;

Artikel 5 Vervallen verplichting behandeling

Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze Tijdelijke klachtenregeling bestuurders. Hiervan stelt het bestuursorgaan de klager zo spoedig mogelijk in kennis.

Artikel 6 Procedure mondelinge klacht en schriftelijke klacht die niet is aan te merken als klaagschrift

• 1.

  De procedure bij een mondelinge klacht is als volgt:

• a.

  de klager wordt mondeling of telefonisch gehoord door de voorzitter van de klachtencommissie;

• b.

  de klacht wordt in beginsel mondeling afgedaan tenzij de klager verzoekt om schriftelijke afdoening;

• c.

  bij mondelinge afdoening vergewist de voorzitter van de klachtencommissie zich ervan dat de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is afgehandeld.

• 2.

  De procedure bij een schriftelijke klacht die niet is aan te merken als klaagschrift, is als volgt:

  • a.

    de ontvangst van de klacht wordt binnen vijf werkdagen bevestigd;

  • b.

    de klager wordt mondeling of telefonisch gehoord door de voorzitter van de klachtencommissie;

  • c.

    indien de voorzitter van de klachtencommissie dit nodig oordeelt, wordt ook degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, gehoord;

  • d.

    de klacht wordt mondeling afgedaan. Indien er hiervoor aanleiding bestaat of op uitdrukkelijk verzoek van de klager wordt de klacht schriftelijk afgedaan.

Artikel 7 Procedure klaagschrift: ontvangstbevestiging

De ontvangst van een klaagschrift wordt binnen vijf werkdagen schriftelijk door de klachtencoördinator bevestigd. Indien de klachtencommissie wordt ingeschakeld, wordt dit vermeld.

Artikel 8 Procedure klaagschrift: mededeling aan aangeklaagde

Aan degene op wiens gedraging het klaagschrift betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

Artikel 9 Procedure afhandeling klacht: het horen

• 1.

  De klachtencommissie stelt klager en (een vertegenwoordiging van) het bestuursorgaan in de gelegenheid in persoon te worden gehoord. Het horen vindt in beginsel plaats in het gemeentehuis.

• 2.

  In voorkomende gevallen kan de commissie het horen opdragen aan de voorzitter of een lid van de commissie.

• 3.

  De klachtencommissie bepaalt of de klager en (een vertegenwoordiging van) het bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid dan wel afzonderlijk worden gehoord. In het laatste geval worden zij in de gelegenheid gesteld te reageren op hetgeen de ander naar voren heeft gebracht.

• 4.

  Van het horen kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 5.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt dat binnen twee weken na het horen aan de gehoorde wordt toegezonden. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de ‘wederpartij’.

• 6.

  Klager en het bestuursorgaan hebben één week de gelegenheid om te reageren op de verslagen.

• 7.

  Indien het reageren als bedoeld in het vorige lid daartoe aanleiding geeft, kan de klachtencommissie besluiten om klager en (een vertegenwoordiging van) het bestuursorgaan nogmaals in persoon te horen.

• 8.

  Indien zij dat nodig oordeelt, kan de commissie ook derden horen. Ook van dat horen wordt een verslag gemaakt dat binnen twee weken na het horen aan de gehoorde wordt toegezonden en een afschrift aan klager en bestuursorgaan. Lid 5 en 6 zijn hier tevens van toepassing.

Artikel 10 Procedure afhandeling klacht: advisering

• 1.

  Na afronding van het horen conform het vorige artikel stelt de commissie een rapport van bevindingen op, een advies en eventuele aanbevelingen.

• 2.

  Binnen vier weken na afronding van het horen zendt de klachtencommissie haar rapport van bevindingen, haar advies en eventuele aanbevelingen aan het bestuursorgaan. Het rapport van bevindingen bevat het verslag van het horen.

• 3.

  In het geval de klacht een lid of de voorzitter van een bestuursorgaan betreft, zendt de klachtencommissie haar rapport van bevindingen, haar advies en eventuele aanbevelingen aan dat bestuursorgaan.

Artikel 11Afhandeling door bestuursorgaan

• 1.

  Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen tien weken na ontvangst. Deze termijn kan eenmaal, met ten hoogste vier weken, worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Verdere verdaging is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt.

• 2.

  Het bestuursorgaan zendt aan klager een afdoeningsbrief.

• 3.

  In de afdoeningsbrief stelt het bestuursorgaan klager in kennis van:

  • a.

    diens oordeel: niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond of (gedeeltelijk) ongegrond;

  • b.

    indien het oordeel van het bestuursorgaan afwijkt van het advies van de klachtencommissie: de redenen voor afwijking daarvan;

  • c.

    eventueel te nemen maatregelen;

• 4.

  Bij de afdoeningsbrief worden gevoegd:

  • a.

    het verslag van het horen;

  • b.

    het rapport van bevindingen van de klachtencommissie;

  • c.

    het advies van de klachtencommissie;

  • d.

    de eventuele aanbevelingen van de klachtencommissie.

• 5.

  In de afdoeningsbrief wordt vermeld dat klager, indien hij niet tevreden is met de uitkomst van de behandeling van zijn klacht, een schriftelijk verzoek kan indienen bij de gemeentelijke Ombudsman.

Artikel 12 Dossiervorming

Van elke klacht wordt door het secretariaat van de klachtencommissie het volgende bijgehouden:

• a.

  de klacht en de schriftelijke ontvangstbevestiging;

• b.

  de data en de inhoud van alle ondernomen acties in de procedure;

• c.

  indien is gehoord: het verslag van het horen;

• d.

  indien de klager tevreden is gesteld: wijze waarop dat is gebeurd (schriftelijk/mondeling) en indien aanwezig de bevestiging daarvan;

• e.

  indien advies is uitgebracht aan het aan bestuursorgaan: het advies;

• f.

  indien de klacht schriftelijk is afgedaan: de afdoeningbrief van het bestuursorgaan.

Artikel13 Registratie en publicatie

• 1.

  Alle ingediende klachten en klaagschriften worden geregistreerd en door middel van het jaarverslag interne klachtenregeling gepubliceerd. Dit verslag omvat ten minste een overzicht van:

• a.

  het aantal ontvangen klachten;

• b.

  het aantal afgedane klachten;

• c.

  de termijn van afdoening van de klachten;

• d.

  de wijze van afdoening: niet in behandeling genomen klachten, naar tevredenheid afgedane klachten, gegrond en ongegrond bevonden klachten en de eventueel daaraan verbonden conclusies, waarbij steeds onderscheid wordt gemaakt tussen mondelinge klachten, schriftelijke klachten en klaagschriften.

• 2.

  Bij klaagschriften worden bovendien vermeld: de onderwerpen, de behoorlijkheidnormen en de organisatieonderdelen, waarop de klaagschriften betrekking hebben

Artikel 14 Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze Regeling niet voorziet, besluit het college.

Artikel 15 Citeertitel

Deze Regeling wordt aangehaald als Tijdelijke klachtenregeling bestuurders Capelle aan den IJssel 2016.

Artikel 16 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze Regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 februari 2016.

• 2.

  Deze Regeling vervalt op 31 december 2016.