Regeling Gesprekkencyclus en Jaargesprek 2016

1. De gesprekkencyclus wordt eenmaal per jaar gevoerd in die gevallen waarin een beslissing met rechtspositionele gevolgen aan de orde is dan wel wanneer de medewerker verzoekt om toepassing van de gesprekkencyclus.

2. Het jaargesprek wordt eenmaal per jaar gevoerd om het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker vast te leggen.

1. De leidinggevende kan ten behoeve van de gesprekkencyclus gebruik maken van één of meer informanten met als doel om meer informatie over het functioneren van de medewerker te verkrijgen.

2. De leidinggevende bepaalt wie optreedt als informant. De informant dient een functionele relatie dan wel een interne klantrelatie te hebben met de medewerker.

3. De naam en de functie van de informant(en) dienen te worden vastgelegd in het gespreksformulier.

4. In het geval dat over het gebruik van één of meer informanten verschil van inzicht bestaat tussen de leidinggevende en de medewerker beslist de naasthogere leidinggevende.

1. Het planningsgesprek wordt ter beoordeling van de leidinggevende eenmaal per jaar gehouden tussen de leidinggevende en de medewerker.

2. De datum en het tijdstip van het planningsgesprek worden bepaald door de leidinggevende na overleg met de medewerker.

3. Uiterlijk een week voorafgaande aan het planningsgesprek worden de gespreksonderwerpen en de algemene indruk van de leidinggevende vastgelegd in het gespreksformulier.

4. Het planningsgesprek omvat tenminste de volgende onderwerpen:

• a.

  de werkafspraken voor de overeengekomen periode van een jaar in de vorm van een planning van de te behalen resultaten die zijn afgeleid van het concernjaarplan of het afdelingsjaarplan, dan wel de reguliere werkzaamheden in de functie van de medewerker.

• b.

  de competentieafspraken.

• c.

  de eventueel voor de ontwikkeling van de medewerker noodzakelijk te volgen opleiding.

• d.

  de persoonlijke omstandigheden en de persoonlijke werkomstandigheden van de medewerker.

• e.

  de gewenste ondersteuning door de leidinggevende.

• f.

  alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende en de medewerker.

5. De leidinggevende kan het planningsgesprek in de vorm van een groepsgesprek voeren met een groep medewerkers die alle dezelfde functie vervullen.

6. Onafhankelijk van het bepaalde in lid 5 van dit artikel vindt een individueel planningsgesprek plaats met alle medewerkers op wie het groepsgesprek betrekking heeft. Dit geldt alleen niet in het geval dat de leidinggevende en de medewerker overeenkomen dat een individueel planningsgesprek niet noodzakelijk is.

7. De medewerker kan zich in het planningsgesprek laten bijstaan door een gespreksondersteuner. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van de medewerker.

8. De resultaten van het planningsgesprek worden door de leidinggevende vastgelegd in het gespreksformulier.

9. Het gespreksformulier wordt uiterlijk een week na het planningsgesprek ter ondertekening aan de medewerker toegezonden. De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het gespreksformulier voor akkoord.

10. In het geval dat geen overeenstemming wordt bereikt over de vastlegging van het planningsgesprek in het gespreksformulier vindt nader overleg plaats met de naasthogere leidinggevende. De door de medewerker gemaakte opmerkingen worden na het planningsgesprek toegevoegd aan het gespreksformulier. De naasthogere leidinggevende neemt hierna een besluit over de vastlegging van het planningsgesprek.

1. Het voortgangsgesprek moet plaatsvinden uiterlijk zes maanden na het planningsgesprek.

2. De datum en het tijdstip van het voortgangsgesprek worden door de leidinggevende bepaald na overleg met de medewerker.

3. Uiterlijk een week voorafgaande aan het voortgangsgesprek worden de wenselijke gespreksonderwerpen en de algemene indruk van de leidinggevende over de medewerker vastgelegd in het gespreksformulier.

4. De leidinggevende kan voorafgaand aan het resultaatgesprek één of meer informanten als bedoeld in artikel 2 raadplegen.

5. De medewerker kan zich in het voortgangsgesprek doen bijstaan door een gespreksondersteuner.

6. Het doel van het voortgangsgesprek is het bespreken door de leidinggevende en de medewerker van de voortgang van de overeengekomen resultaten, de prestaties, de competentieontwikkeling en, indien van toepassing, de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Hiernaast worden besproken de ondersteuning hiervan door de leidinggevende en de algemene indruk van de leidinggevende betreffende de medewerker.

7. De leidinggevende kan het voortgangsgesprek houden met een groep medewerkers die alle dezelfde functie vervullen.

8. Onafhankelijk van het bepaalde in lid 7 van dit artikel vindt met alle medewerkers op wie het voortgangsgesprek betrekking heeft een individueel voortgangsgesprek plaats. Dit geldt niet als de leidinggevende en de medewerker overeenkomen dat een individueel voortgangsgesprek niet noodzakelijk is.

9. De resultaten van het voortgangsgesprek worden door de leidinggevende vastgelegd in het gespreksformulier. Het gespreksformulier wordt uiterlijk een week na het voortgangsgesprek overhandigd aan de medewerker. De leidinggevende en de medewerker ondertekenen hierna het gespreksformulier voor akkoord.

10. In het geval dat geen overeenstemming wordt bereikt over de vastlegging van het voortgangsgesprek in het gespreksformulier, vindt nader overleg plaats met de naasthogere leidinggevende. De door de medewerker gemaakte opmerkingen worden na het voortgangsgesprek toegevoegd aan het gespreksformulier. De naasthogere leidinggevende neemt hierna een besluit over de vastlegging van het voortgangsgesprek.

1. Het resultaatgesprek wordt tussen de leidinggevende en de medewerker gehouden in de periode van zes maanden na het voortgangsgesprek.

2. De datum en het tijdstip van het resultaatgesprek worden bepaald door de leidinggevende na overleg met de medewerker.

3. Uiterlijk een week voorafgaande aan het resultaatgesprek worden de gewenste gespreksonderwerpen en de algemene indruk omtrent het functioneren van de medewerker door de leidinggevende vastgelegd in het gespreksformulier.

4. De leidinggevende kan voorafgaand aan het resultaatgesprek één of meer informanten als bedoeld in artikel 2 raadplegen.

5. De medewerker kan zich in het resultaatgesprek laten bijstaan door een gespreksondersteuner.

1. Het doel van het resultaatgesprek is het vastleggen van het oordeel van de leidinggevende over het functioneren van de medewerker in de periode van de gesprekkencyclus.

2. Het oordeel van de leidinggevende heeft betrekking op de volgende onderwerpen:

• a.

  de in het planningsgesprek vastgelegde werkafspraken en de voortgang daarvan in het voortgangsgesprek;

• b.

  de competentieafspraken;

• c.

  de planning van de loopbaan en de ontwikkeling van de medewerker zoals deze zijn vastgelegd in het planningsgesprek en het voortgangsgesprek;

• d.

  de in het planningsgesprek en het voortgangsgesprek vastgelegde voor de ontwikkeling van de medewerker noodzakelijk te volgen opleiding;

• e.

  de in het planningsgesprek en het voortgangsgesprek vastgelegde persoonlijke werkomstandigheden.

• f.

  de gewenste ondersteuning door de leidinggevende;

• g.

  de algemene indruk van de medewerker over de leidinggevende;

• h.

  een beslissing met rechtspositionele gevolgen;

• i.

  alle overige onderwerpen ter beoordeling van de leidinggevende en de medewerker.

1. De leidinggevende legt het eindoordeel van het resultaatgesprek vast in het gespreksformulier.

2. De leidinggevende draagt zorg voor de motivering van het eindoordeel.

3. Het eindoordeel van het resultaatgesprek wordt uiterlijk een week na het resultaatgesprek vastgelegd in het gespreksformulier en overhandigd aan de medewerker.

4. De medewerker kan als hij het niet eens is met het eindoordeel van het resultaatgesprek en/of de hieraan ten grondslag liggende motivering zijn opmerkingen toevoegen aan het gespreksformulier.

5. De leidinggevenden en de medewerker ondertekenen het gespreksformulier voor akkoord.

1. De naasthogere leidinggevende stelt het eindoordeel van het resultaatgesprek vast uiterlijk twee weken na de accordering door de leidinggevende en de medewerker als bedoeld in artikel 8, lid 5.

2. In geval van opmerkingen van de medewerker als bedoeld in artikel 8, lid 4 stelt de naasthogere leidinggevende het eindoordeel vast nadat door hem een gesprek heeft plaatsgevonden met de leidinggevende en de medewerker.

3. De naasthogere leidinggevende deelt het door het vastgestelde eindoordeel van het resultaatgesprek in de vorm van een schriftelijk besluit mee aan de medewerker.

4. De medewerker kan tegen het besluit tot vaststelling van het eindoordeel van het resultaatgesprek een bezwaar bij het college indienen conform het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht.

1. Het jaargesprek wordt eenmaal per jaar gehouden tussen de leidinggevende en de medewerker.

2. De datum en het tijdstip van het jaargesprek worden bepaald door de leidinggevende na overleg met de medewerker.

3. Het jaargesprek kan ter beoordeling van de leidinggevende en de medewerker betrekking hebben op alle onderwerpen betreffende het functioneren, de werk-/competentieafspraken, de persoonlijke werkomstandigheden en de ontwikkeling van de medewerker.

4. Het jaargesprek dient niet voor het vastleggen van een beslissing met rechtspositionele gevolgen.

5. Het jaargesprek dient als grondslag voor de beslissing met rechtspositionele gevolgen betreffende het toekennen van de periodieke verhoging of een extra periodieke verhoging aan de medewerker. In geval van het niet toekennen van de periodieke verhoging aan de medewerker dient ten minste zes maanden voor de datum van de periodieke verhoging het voornemen daartoe aan de medewerker te worden kenbaar gemaakt. De beslissing over het niet toekennen van de periodieke verhoging wordt vastgelegd in het gespreksformulier.

6. De medewerker kan zich in het jaargesprek doen bijstaan door een gespreksondersteuner.

7. Het jaargesprek wordt door de leidinggevende vastgelegd in het gespreksformulier. Een afschrift van het gesprekformulier wordt toegezonden aan de medewerker.