Instructie voor de griffier

Artikel 1

In deze instructie wordt verstaan onder:

• -

  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• -

  griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• -

  werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

• -

  presidium: een door de raad ingesteld overleg zoals is bepaald in artikel 5 van het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;

• -

  agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg van de commissievoorzitters en in de toekomst fora voorzitters.

Artikel 2Taak en bevoegdheden

• 1.

  De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt mede zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

Artikel 3Leidinggeven en management

• 1.

  De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

• 2.

  De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 3.

  De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

• 4.

  De griffier rapporteert jaarlijks in het verslag van de jaarrekening van de gemeente aan de raad over de activiteiten van de griffie.

• 5.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 4Bestuurlijk en ambtelijk overleg

• 1.

  De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

• 2.

  De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

• 3.

  De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

• 4.

  De griffier overlegt met de accountant van de gemeente over de controle op de jaarrekening.

• 5.

  De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 5Agendering

• 1.

  De griffier ondersteunt het presidium bij haar werkzaamheden;

• 2.

  De griffier adviseert de agendacommissie;

• 3.

  De griffier adviseert het presidium en de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

Artikel 6Bestuurlijke besluitvorming

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 2.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

• 3.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

• 4.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

• 5.

  De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 7Onderzoek

• 1.

  De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

• 3.

  De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Artikel 8Communicatie en voorlichting

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

• 3.

  De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 10

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overlegmet de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 11

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeenteGemeente Capelle aan den IJssel”.

Artikel 12

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling ervan.

• 2.

  Op dat moment vervalt de Instructie van de griffier van de gemeente Capelle aan den IJssel vastgesteld bij besluit van 19 april 2004.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 13 december 2010

De griffier, De voorzitter,