Instructie voor de griffier Castricum 2020

1. De raad wijst de griffier aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.

2. De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier.

3. De werkgeverscommissie dient voor de aanwijzing van de griffier een aanbeveling in

1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

1. De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde organen bij de uitoefening van hun taak terzijde.

2. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en aan door de raad ingestelde organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

3. De griffier mede-ondertekent de van de raad uitgaande stukken.

4. De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad, de voorzitters van commissievergaderingen en de voorzitters van de door de raad ingestelde organen bij de uitoefening van hun taken en de zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

5. De griffier is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

6. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen, commissievergaderingen, raadsinformatiebijeenkomsten en vergaderingen van door de raad ingestelde organen zoals beschreven in het Reglement van Orde.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

3. De griffier geeft functioneel leiding aan werknemers van de Werkorganisatie BUCH die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

4. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

5. De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

6. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. De jaarlijkse rapportage aan de raad over de besteding van deze budgetten vindt plaats als onderdeel van de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van het raadsprogramma, de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

4. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met griffiers van de BUCH-gemeenten (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) en met griffiers van de Regio Alkmaar (BUCH-gemeenten, Alkmaar, Heerhugowaard, Langedijk).

5. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de algemeen directeur van de Werkorganisatie BUCH.

6. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

7. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen en de overige werkzaamheden van de raad (raads- en commissievergaderingen, raadsinformatieavonden enz).

2. De griffier adviseert het presidium bij het bewaken van de termijnagenda mede in relatie tot door de raad gestelde prioriteiten.

3. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

1. De griffier is, voor zover in de Verordening en samenwerkingsovereenkomst gezamenlijke rekenkamercommissie BUCH niet anders is bepaald, aanspreekpunt voor en draagt zo nodig zorg voor ondersteuning van de rekenkamercommissie BUCH, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet.

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de referendumcommissie, die de raad heeft ingesteld op grond van artikel 149 van de Gemeentewet.

4. De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

2. De griffier bewaakt de publicatie van raadsbesluiten en de agenda’s en audioverslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en van door de raad ingestelde organen.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.