Budgethoudersregeling gemeente Coevorden 2013

Artikel 6 Hiërarchie / vervanging

• 6. 1 De bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het budgetbeheer doorbreken de hiërarchische lijnen, zoals vastgelegd in de organisatieverordening, niet.

• 6. 2 Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder/PAV-er wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden ook vervangt.

• 6. 3 Bij afwezigheid van zowel de (deel)budgethouder/PAV-er als diens plaatsvervanger treedt de naast hogere functionaris in zijn / haar plaats.

Artikel 7 Aangaan verplichtingen

• 7. 1 Verplichtingen worden onderscheiden in “verplichtingen betreffende uitgaven” en “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten).

• 7. 2 Het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het mandaatbesluit en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 7. 3 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.

• 7. 4 Verplichtingen worden schriftelijk aangegaan.

• 7. 5 De budgethouder kan meerjarige verplichtingen aangaan, mits de budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn.

• 7. 6 Het is niet toegestaan verplichtingen aan te gaan die in de toekomst tot onvermijdelijke overschrijdingen op de budgetten zullen leiden.

• 7. 7 Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

  • ·

    Kapitaallasten;

  • ·

    Toerekening kostenplaatsen;

  • ·

    Posten betreffende stortingen in en onttrekkingen aan reserves;

  • ·

    Posten betreffende stortingen in voorzieningen;

  • ·

    Stelposten en onvoorzien;

  • ·

    Posten t.b.v. administratieve boekingen.

Artikel 8 Flexibiliteit budgetten

• 8. 1 De budgethouder is bevoegd om binnen de hem/haar toegekende afzonderlijke producten, met inachtneming van de aan de producten verbonden doelstellingen, met budgetten te schuiven.

• 8. 2 Verschuivingen tussen en binnen producten worden als technische begrotingswijziging verwerkt en geregistreerd.

Artikel 9 Fiattering betalingen en prestaties

• 9. 1 De PAV-er parafeert voor geleverde prestaties/de te leveren prestaties van facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van de budgetten van de (deel)budgethouder.

• 9. 2 De (deel)budgethouder parafeert voor facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van zijn budgetten.

• 9. 3 De fiattering geeft aan dat geconstateerd is dat de gefactureerde goederen en diensten zijn geleverd, de factuur correct is en tot betaling kan worden overgegaan.

• 9. 4 In afwijking van het gestelde in lid 1 van dit artikel coderen de medewerkers crediteuren en debiteuren binnen het team Planning en Kwaliteit alle facturen of invorderingsopdrachten en zij stellen de facturen beneden de € 500 met in achtneming van de betaaltermijnen direct betaalbaar.

• 9. 5 De (deel)budgethouder ontvangt van het team Planning en Kwaliteit maandelijks een rapportage waarin inzicht wordt gegeven in alle betaalde facturen beneden de € 500. De (deel)budgethouder fiatteert de maandelijks ontvangen rapportages voor akkoord en zendt deze retour naar het team Planning en Kwaliteit.

Artikel 10 Informatieverstrekking

• 10. 1 De (deel)budgethouder informeert het team Planning & Kwaliteit tijdig over de door hem / haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende product volgens de jaarlijkse planning van de P&C stukken.

• 10. 2 De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en / of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

• 10. 3 De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controlinstrumenten.

• 10. 4 Op ieder gewenst moment kunnen de (deel)budgethouders een budgetoverzicht krijgen uit de financiële administratie. In deze budgetoverzichten wordt de actuele stand van zaken met betrekking tot het budget / het product gegeven.

• 10. 5 De (deel)budgethouders hebben de mogelijkheid om het financiële systeem te raadplegen, om op de hoogte te blijven hoe het gesteld is met het budget / het product, waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

• 10. 6 Het MT stelt in de verschillende plannen van aanpak de termijnen voor het aanleveren van informatie vast zoals bedoeld in dit artikel.