Kadernota integriteit Coevorden 2016

Hoofdstuk 1 Inleiding

De Ambtenarenwet en de Gemeentewet schrijven een integriteitsbeleid voor. Deze kadernota integriteit vormt de kapstok voor integraal integriteitsbeleid zowel ambtelijk als bestuurlijk.

Deze nota vormt een uitwerking van ons integriteitsbeleid. De volgende onderwerpen worden nader uitgewerkt: definitie en doelstelling; waarden en normen; rollen en verantwoordelijkheden; incidenten; monitoren, evaluatie en rapportage. In de laatste paragraaf worden verschillende elementen van integriteitsbeleid uitgewerkt. Aangesloten wordt bij de landelijke basisnormen integriteit1.

In bijlage 1 zijn de wettelijke bepalingen met betrekking tot integriteit benoemd.

Hoofdstuk 2 Definitie en doelstelling

Hoofdstuk 3 Waarden en normen

Hoofdstuk 4 Rollen en verantwoordelijkheden

Binnen onze gemeente zijn verschillende rollen en verantwoordelijkheden te onderscheiden. Hieronder wordt een korte omschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden op het gebied van integriteit gegeven:

Gemeenteraad

• .

  Vaststelling van gedragscodes voor raadsleden, wethouders en burgemeester;

• .

  Vaststelling van algemene kaders voor integriteit.

Seniorenconvent

• .

  Bestuurlijke integriteitscommissie en verbinding tussen de raad en de burgemeester.

Burgemeester

• .

  Bevorderen van bestuurlijke integriteit;

• .

  Eerste aanspreekpunt voor bestuurlijke integriteitsschendingen.

Burgemeester en wethouders

• .

  Vastleggen en uitdragen van integriteitsbeleid, eventueel door middel van regelingen voor de ambtelijke organisatie;

• .

  Beperken van kwetsbaarheid van processen;

• .

  Treffen van passende maatregelen bij schendingen (bijvoorbeeld een disciplinaire maatregel op basis van plichtsverzuim).

Gemeentesecretaris / algemeen directeur

• .

  Uitdragen van integriteit, de norm zijn (voorbeeldfunctie) en een veilige sfeer creëren;

• .

  Adviseren van het college en de burgemeester over integriteitskwesties.

Griffier

• .

  Integriteitsbewustzijn bevorderen in contacten met de gemeenteraad;

• .

  Adviseren van de leden van de raad en de voorzitter van de raad over integriteitskwesties.

Leidinggevenden

• .

  Uitdragen van integriteitsbeleid door voorbeeldgedrag;

• .

  Aan de orde stellen van integriteit in overleggen (dilemma’s bespreken) en medewerkers aanspreken op hun gedrag en hierover afspraken maken;

• .

  Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij integriteitskwesties;

• .

  Melden van (een vermoeden van) een integriteitsschending bij de directie;

• .

  Indien nodig in overleg met directie in het kader van Human Resource Management (HRM) treffen van passende maatregelen.

Medewerkers

• .

  Kennen en naleven van regels en voorschriften rond integriteit;

• .

  Signaleren van integriteitskwesties en het ondernemen van actie zoals het aanspreken van collega’s op zijn/haar gedrag of aan de orde stellen van dilemma’s in een werkoverleg;

• .

  Melden van een vermoeden van een integriteitschending bij de leidinggevende en anders de naast hogere leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon.

Vertrouwenspersoon

• .

  Opvangen, begeleiden en ondersteunen van een medewerker. Het verstrekken van advies hoe om te gaan met een bepaalde situatie.

Integriteitscommissie

• .

  Ambtelijk

  Bij een melding van een vermoeden van integriteitsschending binnen de ambtelijke organisatie, adviseert de commissie integriteit de algemeen directeur of als deze betrokken is rechtstreeks de betrokken portefeuillehouder. De ambtelijke commissie integriteit bestaat uit de concernmanager Bedrijfsvoering en de integriteitsfunctionaris. Ad hoc kan deze commissie worden aangevuld met bijvoorbeeld een concernmanager, niet zijnde de concernmanager van de betrokken afdeling, afhankelijk van de aard en inhoud van de melding.

• .

  Bestuurlijk

  Bij een melding van een vermoeden van een integriteitsschending door een volksvertegenwoordiger of bestuurder kan de burgemeester advies vragen van de commissie integriteit. Het seniorenconvent vervult de rol van bestuurlijke integriteitscommissie.

Integriteitsfunctionaris

Taken van integriteitsfunctionaris zijn:

• 1.

  Ondersteuning en advisering van leidinggevenden, directeur, bestuurders en griffier bij integriteitsvraagstukken en deelbeleidsaspecten als HRM, Juridische Zaken, Beveiliging, Financiën.

• 2.

  Coördineren van activiteiten op integriteitsgebied.

• 3.

  Het bijeenbrengen van kennis en expertise op het gebied van integriteit.

• 4.

  Het organiseren van regelmatige afstemming met de teams die een rol spelen op integriteitsgebied.

• 5.

  Het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan bestuur en directie, management en medewerkers.

• 6.

  Het doen van (voor)onderzoek bij een vermoeden van integriteitsschending.

• 7.

  Organiseren van integriteitsoverleg twee maal per jaar en monitoren van jaarplanning.

• 8.

  Overleg vertrouwenspersonen twee maal per jaar.

• 9.

  Voorbereiding verantwoording over integriteitsbeleid.

De functie integriteitsfunctionaris is ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering, team Advies en Middelen. Vanwege verschillende expertise en achtergrond zijn er twee functionarissen verantwoordelijk voor integriteitsbeleid, één specifiek voor ambtelijk organisatie en de ander specifiek voor bestuurders en volksvertegenwoordigers.

Hoofdstuk 5 Incidenten

Met een incident wordt bedoeld een integriteitsschending of een vermoeden daarvan. In deze paragraaf wordt aangegeven hoe wij omgaan met incidenten in het kader van integriteit:

• .

  De ambtelijke en bestuurlijke gedragscodes geven een regeling over de procedures bij integriteitsschendingen (zie paragraaf 7 punt 2);

• .

  Voor medewerkers gelden daarnaast de bepalingen uit de CAR-UWO omtrent plichtsverzuim. Afhankelijk van de mate van plichtsverzuim kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen. Het college is daarvoor het bevoegde orgaan;

• .

  Voor bestuurders geldt, gezien het karakter van de bestuurlijke gedragscode een politiek bestuurlijke

• .

  Volksvertegenwoordigers kunnen op naleving van integriteitsregels aangesproken worden. Zij leggen over naleving verantwoording af in de gemeenteraad.

• .

  Afhankelijk van de aard van het incident kan het steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke ambtsdragers een rol spelen.

Hoofdstuk 6 Monitoren, evaluatie en rapportage

Wij monitoren, evalueren en verantwoorden over ambtelijke integriteit aan de algemeen directeur. Deze rapportage wordt ook in het MT besproken.

De bestuurlijke evaluatie en rapportage wordt in het seniorenconvent besproken.

De publieke verantwoording vindt plaats in het jaarverslag als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering.

Hoofdstuk 7 Uitwerking

Integriteitsbeleid omvat meerdere elementen. Deze elementen worden hieronder benoemd en kort toegelicht. De landelijke basisnormen integriteit, zoals genoemd in paragraaf 3 zijn het uitgangspunten voor ons integriteitsbeleid. De uitwerking daarvan vindt plaats in de gedragscodes en andere specifieke regelingen.

• 1.

  Aandacht voor integriteit

  Met deze kadernota integriteit wordt samenhang gebracht in bestaande documenten en instrumenten. In deze nota worden de verschillende aspecten van integriteit vastgelegd. Verantwoording over integriteit nemen wij op in de jaarstukken (paragraaf bedrijfsvoering jaarrekening).

• 2.

  Gedragscodes

  Wij hebben gedragscodes integriteit voor zowel medewerkers, bestuurders als volksvertegenwoordigers. Het doel van de gedragscodes is houvast te bieden bij het hanteren van normen en waarden van de gemeente. De gedragscode is voor bestuur en medewerkers een leidraad voor integer handelen. Deze is daarnaast een instrument om medewerkers aan te spreken op hun handelen en gedrag.

• 3.

  Onderzoeken bij werving en selectie

  In de werving en selectie van nieuwe medewerkers schenken leidinggevenden aandacht aan integriteit. Dit gebeurt bijvoorbeeld door middel van het toetsen van originele diploma’s en getuigschriften op geldigheid en echtheid en het eventueel nagaan van referenties. Bij de aanstelling van nieuwe medewerkers is een vereiste dat deze in het bezit zijn van een verklaring omtrent het gedrag (VOG).

  Nieuwe medewerkers in vaste of tijdelijke dienst leggen de eed of belofte af. Andere groepen medewerkers, zoals tijdelijk ingehuurde krachten ondertekenen een geheimhoudingsverklaring.

  Na de raadsverkiezingen leggen nieuwe raadsleden een ambtseed af. Voor nieuwe wethouders wordt een integriteitsscan gehouden. Ook zij leggen bij benoeming een ambtseed af.

  De politieke partijen schenken bij de voorbereiding van de verkiezingen en de werving van raadsleden aandacht aan het aspect integriteit.

• 4.

  Kwetsbare functies

  In onze organisatie zijn er functies die wij in het kader van integriteit als kwetsbaar aanmerken. Deze functies kenmerken zich door het werken met (privacy) gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en het frequent omgaan met zakelijke relaties. Binnen de organisatie worden maatregelen genomen bijvoorbeeld door functiescheiding.

• 5.

  Het afleggen van de eed of belofte

  Nieuwe medewerkers leggen de wettelijk voorgeschreven eed of belofte af en ondertekenen een formulier die opgenomen wordt in hun persoonsdossier. Ook voor bestuurders geldt een wettelijke plicht tot het afleggen van een eed of belofte.

• 6.

  Nevenwerkzaamheden

  Medewerkers zijn verplicht om nevenwerkzaamheden te melden. Voor bestuurders worden nevenfuncties, inkomsten uit andere betrekkingen en een besluit tot verrekening van neveninkomsten op de website van de gemeente openbaar gemaakt.

• 7.

  Financiële belangen

  Financiële belangenverstrengeling kan zich voordoen bij medewerkers of bestuurders die inkopen, aanbesteden of betrokken zijn bij het verstrekken van subsidies of opdrachten. In de gedragscode is vastgelegd hoe hier mee om te gaan. Een onderdeel kan zijn een meldplicht voor financiële belangen.

• 8.

  Maatregelen gericht op informatiebescherming

  Informatiebeveiliging

  Het college beschrijft in een informatiebeveiligingsplan hoe zij informatiebeveiliging uitvoert en voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Dit plan is onderdeel van en vloeit voort uit het informatiebeveiligingsbeleid van de centrale overheid en de op basis daarvan opgestelde Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) van de VNG. Bestuur en organisatie treffen organisatorische en technische maatregelen om zorgvuldig met informatie om te gaan en te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.

  Privacy

  Het college en de raad stellen voorschriften vast over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Het gaat hier ook om privacywetgeving in het algemeen en toegang tot informatiesystemen in het sociaal domein (waaronder Suwinet). Hierbij vindt afstemming plaats met het vast te stellen privacybeleid. Bestuur en ambtelijke organisatie treffen maatregelen in onder andere de gedragscodes om te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. In de uitwerking van de maatregel wordt aandacht geschonken aan het dilemma tussen enerzijds geheimhouding en het recht op privacy en anderzijds de noodzaak om in bepaalde situaties misstanden en incidenten die de veiligheid van personen raken te signaleren.

• 9.

  Relatiegeschenken

  In de gedragscodes zijn voorschriften opgenomen hoe om te gaan met het aannemen van relatiegeschenken, giften en diensten.

• 10.

  Inkoop- en aanbestedingsprocedure

  Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgelegd in het door het college vastgestelde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de algemene inkoopvoorwaarden. Het beleid omvat richtlijnen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding. De bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. De gemeente doet enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld voor het gebruik van een Eigen Verklaring in combinatie met de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

• 11.

  Vertrouwenspersoon voor integriteit

  Het college heeft voor de medewerkers een externe vertrouwenspersoon aangesteld. Bij deze vertrouwenspersoon kunnen medewerkers terecht voor:

  • a.

    Ongewenst gedrag;

  • b.

    Integriteit.

  • Ad. a

  • De taken van de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag zijn vastgelegd in de meldingsprocedure ongewenst gedrag. Bij ongewenste omgangsvormen gaat het om onderwerpen als seksuele intimidatie, pesten, discriminatie of agressie en geweld.

  • Ad. b De taken van de vertrouwenspersoon integriteit voor de ambtelijke organisatie zijn vastgelegd in de regeling vermoeden misstand. Voor de bestuurlijke integriteit vorm de burgemeester het eerste aanspreekpunt.

• 12.

  Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand

  Het college stelt in de regeling vermoeden misstand een procedure vast voor het melden van een misstand. Voor bestuurders/volksvertegenwoordigers is deze procedure opgenomen in de gedragscode.

• 13.

  Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan

  In de regeling vermoeden misstand en de gedragscodes voor bestuurders en volksvertegenwoordigers is een procedureregeling opgenomen voor de wijze waarop integriteitsschendingen worden onderzocht.

1 “Modelaanpak basisnormen integriteit” opgesteld door VNG, IPO, UvW, politie en BZK