Regeling vervallen per 22-01-2014

Budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden

Geldend van 06-05-2010 t/m 21-01-2014

Intitulé

Burgemeester en wethouders van de gemeente Coevorden,

Gelet op:

Artikel 212 van de Gemeentewet;

Artikel 8 van de Financiële verordening gemeente Coevorden;

Het Algemeen mandaatbesluit Coevorden 2003;

BESLUITEN:

vast te stellen de

“De budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden”.

Begripsbepaling

Artikel 1 Begrippen

Budget

Onder budget wordt verstaan de middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties. Het betreffen zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringen (kredieten). Ook de voorzieningen voor vastgestelde en actuele beheerprogramma’s worden als budget aangemerkt. Voorzover aan voorzieningen geen beheerprogramma ten grondslag ligt, geldt het door het college vastgestelde jaarplan als budget

Programmabegroting en productenraming

De programmabegroting is het beleidsdocument van de raad. De productenraming is gericht op het beheer en de uitvoering van het beleid door het college van burgemeester en wethouders.

Product

Een product is de eenheid binnen de productenraming met een eenduidige doelstelling, resultaten en prestaties. Een product kan bestaan uit meerdere budgetten.

Project

Een opdracht, buiten de normale bedrijfsvoering om, met een tijdplanning en een concrete doelstelling wordt aangeduid als een project. Een project verlangt in de meeste gevallen een afdelingsoverstijgende aanpak en wordt aangestuurd door een projectleider.

Budgetbeheerder

Budgetbeheerder is de verzamelnaam van alle functionarissen die over budgetten mogen beschikken. Dus zowel de budgethouder als de deelbudgethouder.

PAV-er (prestatie akkoord verklaarder)

Een PAV-er is een functionaris die facturen accordeert en goedkeurt op basis van de te leveren prestaties / geleverde prestaties.

(Jaar) budget

Artikel 2 Vaststelling (jaar)budget

Door vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad wordt het college geautoriseerd te beschikken over de budgetten op programmaniveau. Door vaststelling van de productenraming door het college worden de budgetten aan de budgethouder toegekend. Budgetten kunnen daarnaast middels specifiek raadsbesluit (begrotingswijziging) worden toegekend.

Budgethouder en deelbudgethouder

Artikel 3 Budgethouder

  • 3.1 De gemeentesecretaris en de afdelingsmanagers zijn budgethouder. Daarnaast kunnen projectleiders als budgethouders worden aangewezen.

  • 3.2 De budgethouders kunnen deelbudgethouders aanwijzen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in een besluit, waarin is opgenomen voor welke budgetten de onderscheiden deelbudgethouders verantwoordelijk zijn.

  • 3.3 De budgethouders kunnen PAV-ers aanwijzen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in een besluit, waarin is opgenomen welke prestaties de PAV-ers aan mogen gaan/goedkeuren. De budgethouder blijft verantwoordelijk voor het budget.

Artikel 4 Deelbudgethouder

  • 4.1 Als deelbudgethouders kunnen teamleiders en medewerkers van de gemeente worden aangewezen. Externe medewerkers kunnen eveneens als deelbudgethouder aangewezen worden door de budgethouder.

  • 4.2 De deelbudgethouders kunnen PAV-ers aanwijzen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in een besluit, waarin is opgenomen welke prestaties de PAV-ers aan mogen gaan/goedkeuren. De deelbudgethouder blijft verantwoordelijk voor het budget.

Artikel 5

Als PAV-ers kunnen medewerkers van de gemeente worden aangewezen. Externe medewerkers kunnen eveneens als PAV-er worden aangewezen door de (deel)budgethouder.

Artikel 6 Hiërarchie / vervanging

  • 6.1

    De bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het budgetbeheer doorbreken de hiërarchische lijnen niet.

  • 6.2

    Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder/PAV-er wordt deze vervangen door degene die hem/haar in de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden ook vervangt.

  • 6.3

    Bij afwezigheid van zowel de budgetbeheerder/PAV-er als diens plaatsvervanger treedt het naast hogere niveau in zijn / haar plaats.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 7 Aangaan verplichtingen

  • 7.1 Verplichtingen worden onderscheiden in “verplichtingen betreffende uitgaven” en “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten).

  • 7.2 Het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het mandaatbesluit en de regels op het gebied van aanbesteding en inkoop.

  • 7.3 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende taakstelling.

  • 7.4 Verplichtingen > € 1.000 worden schriftelijk aangegaan.

  • 7.5 De budgethouder kan meerjarige verplichtingen aangaan, mits de budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn.

  • 7.6 Het is niet toegestaan verplichtingen aan te gaan die in de toekomst tot onvermijdelijk overschrijdingen op de budgetten zullen leiden.

  • 7.7 Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

    • -

      Kapitaallasten,

    • -

      Toerekening kostenplaatsen,

    • -

      Posten betreffende stortingen in en onttrekkingen aan reserves,

    • -

      Posten betreffende stortingen in voorzieningen,

    • -

      Stelposten en onvoorzien,

    • -

      Posten t.b.v. administratieve boekingen.

  • 7.8 Aangegane verplichtingen als gevolg van collegebesluiten worden geregistreerd.

Artikel 8 Flexibiliteit budgetten

  • 7.1 De budgethouder is bevoegd om binnen de hem/haar toegekende afzonderlijke producten, met inachtneming van de aan de producten verbonden doelstellingen, met budgetten te schuiven.

  • 7.2 Verschuivingen tussen en binnen producten worden als administratieve wijziging verwerkt in de productenraming.

Artikel 9 Fiattering betalingen

  • 9.1 De PAV-er parafeert voor geleverde prestaties/de te leveren prestaties van facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van de budgetten van de (deel)budgethouder.

  • 9.2 De (deel)budgethouder parafeert voor facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van zijn budgetten.

  • 9.3 De fiatteringen geeft aan dat geconstateerd is dat de gefactureerde goederen en diensten zijn geleverd, de factuur correct is en tot betaling kan worden overgegaan.

  • 9.4 De PAV-er voorziet de factuur of invorderingsopdracht van de juiste boekingscodes.

Artikel 10 Informatieverstrekking

  • 10.1

    De (deel)budgethouder informeert het team Planning & Kwaliteit tijdig over de door hem / haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende product volgens de jaarlijkse planning van de P&C stukken.

  • 10.2

    De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en / of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

  • 10.3

    De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controlinstrumenten.

  • 10.4

    De deelbudgethouders dragen er zorg voor dat de budgethouder zijn verplichtingen tijdig kan nakomen.

  • 10.5

    Op ieder gewenst moment kunnen de budgetbeheerders een budgetoverzicht krijgen uit de financiële administratie. In deze budgetoverzichten wordt de actuele stand van zaken met betrekking tot het budget / het product gegeven.

  • 10.6

    De budgetbeheerders hebben de mogelijkheid om het financiële systeem te raadplegen, om op de hoogte te blijven hoe het gesteld is met het budget / het product, waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

Overige

Artikel 11 Prestatiegegevens

De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.

Artikel 12 Onverenigbaarheid

De functie van budgetbeheerder/PAV-er is onverenigbaar met de functie van (concern)controller, kassier en de registrerende functie.

Artikel 13 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College van Burgemeester en Wethouders.

Artikel 14 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden”.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking per … 2010 en komt in de plaats van de “Regeling inzake budgethouderschap van de gemeente Coevorden” zoals die per 1 januari 2001 in werking is getreden

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Coevorden d.d. 20 april 2010.

de secretaris, de burgemeester,

Toelichting op de ‘Budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden”.

Artikel 1

Om begripsverwarring te voorkomen zijn een aantal begrippen nader uitgewerkt.

Artikel 2

Door vaststelling van de begroting door de raad worden de budgetten aan de diverse budgethouders toegekend. Gedurende het jaar kunnen er ook budgetten worden toegekend middels begrotingswijzigingen.

Artikel 3, 4 en 5

In de artikelen 4 en 5 zijn omschrijvingen opgenomen van de hiërarchie in budgetbeheer. De gemeentesecretaris, de afdelingshoofden worden rechtstreeks door het college aangewezen als budgethouders. Deze aanwijzing geschied door middel van een besluit. Tevens is het mogelijk om projectleiders als budgethouders aan te wijzen. De budgethouders hebben de bevoegdheid deelbudgethouders aan te wijzen. Naast het budgetbeheer zijn er PAV-ers. PAV-ers worden aangewezen door (deel)budgethouders. Zij zetten hun paraaf op de factuur voor de te leveren prestaties of geleverde prestaties. De (deel)bugdethouders blijven verantwoordelijk voor het budget. Op deze manier wordt de verantwoordelijkheid op het gewenste niveau in de organisatie . De aanwijzigingen van deelbudgethouders en PAV-ers dienen vastgelegd te worden in een besluit.

Mandaten moeten op basis van de Awb. (artikel 10:5 lid 2) schriftelijk worden verleend. In die zin dienen ook de doormandateringen schriftelijk te worden vastgelegd. Formeel is e.e.a. dan goed geregeld.

Artikel 6

In dit artikel is vastgelegd dat het budgetbeheer de normale hiërarchische lijnen niet doorbreekt. Daarnaast is de vervanging geregeld. Hierbij is gekozen voor een vervanging via de normale organisatie structuur.

Artikel 7

Kern van de regeling ligt in dit artikel. Namelijk de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan. Het totaal van de aangegane verplichtingen mag het toegekende budget niet overschrijden en de verplichting moet verband houden met het bij het budget behorende taakstelling. Op deze manier wordt voorkomen dat wordt verschreven (boeken op posten waar nog ruimte is). Bij het aangaan van verplichtingen dienen de vastgestelde regels op het gebied van aanbesteding en inkoop in acht te worden genomen. Daarnaast dienen de in het mandaatbesluit opgenomen drempelbedragen in acht te worden genomen.

Het is niet toegestaan budgetten aan te wenden zoor zgn. nieuw beleid. De afweging daarvan dient integraal plaats te vinden bij de perspectiefnota. Dit vloeit voort uit het feit dat alleen verplichtingen aangegaan mogen worden die verband houden met de bij het budget behorende taakstelling (lid 3) Ook is het niet toegestaan verplichtingen aan te gaan die op termijn tot hogere lasten zullen leiden.

Niet alle budgetten staan ter beschikking van de budgetbeheerders.

  • -

    De budgetten voor kapitaallasten dienen ter dekking van rente en afschrijving van de investeringen. De boeking vindt geautomatiseerd plaats vanuit de activamodule.

  • -

    Vanuit de kostenplaatsen worden de kosten doorbelast naar de diverse kostendragers (activiteiten) op basis van diverse verdeelsleutels.

  • -

    Posten betreffende reserves en voorzieningen; dit betreffen de geraamde stortingen en onttrekkingen.

  • -

    Op stelposten en onvoorzien kunnen nimmer kosten geboekt worden.

  • -

    Posten ten behoeve van administratieve boekingen.

Artikel 8

Een dynamisch budgetbeheer wordt mogelijk gemaakt door de bevoegdheid om binnen bepaalde kaders te schuiven met budgetten. Binnen bepaalde kaders omdat de gemeenteraad autoriseert op programmaniveau. Binnen dit kader heeft het college de mogelijkheid om met budgetten te schuiven. Het schuiven met budgetten wordt via deze regeling neergelegd bij budgethouder (over de producten, maar binnen een programma) en deelbudgethouders (over de budgetten, maar binnen de producten). Verschuiven tussen de programma’s kan alleen na raadsbesluit. Dit kan via de tussenrapportages of door middel van aparte raadsvoorstellen en besluiten.

Een stuk dynamiek kan ook bewerkstelligd worden door het college via de financiële verordening de bevoegdheid te geven te beschikken over de post(en) voor onvoorzien.

Budgetbeheerders hebben belang bij een zo actueel mogelijke stand van de hun toegekende budgetten. Het is daarom van belang dat wijzigingen als gevolg van een actief / dynamisch beheer in de administratie worden vastgelegd. Dit gaat via een administratieve wijziging.

Artikel 9

Alleen de deelbudgethouder en de budgethouder mogen aangeven of er beschikt mag worden over een budget. Door het plaatsen van een paraaf maken zij zichtbaar dat er beschikt mag worden over het budget. De PAV-er zet een paraaf als vast staat dat de prestatie conform opdracht is geleverd. De PAV-er heeft de verplichting dit na te gaan. Facturen moeten dus voorzien zijn van twee parafen. Door middel van deze parafen wordt aangegeven:

  • -

    Levering akkoord (PAV-er) en,

  • -

    Betaling akkoord (deel)budgethouder.

Artikel 10

Deelbudgethouders en budgethouders hebben een actieve informatieplicht naar het naast hogere niveau en naar het team Planning & Kwaliteit. Bij gesignaleerde afwijkingen hebben zij de verplichting dit te melden. Deze gesignaleerde afwijkingen kunnen middelen betreffen maar ook afwijkingen op het beleidsmatige vlak. Om aan hun verplichtingen te kunnen voldoen hebben budgetbeheerders de beschikking over raadpleegmogelijkheden.

Artikel 11

‘Planning en control is een instrument van afdelingen en management om te helpen de dagelijkse realiteit te plaatsen binnen de visie op de langere termijn en de afwegingen hierin te funderen’ aldus verwoordt in ‘Coevorden Werkt Samen’. Om hier handen en voeten aan te geven wordt de budgethouders opgedragen prestatiegegevens te ontwikkelen. Concreet en meetbaar (SMART) geformuleerde resultaten zullen de sturing en bewaking bevorderen.

Artikel 12

Lid 2 is opgenomen om in het kader van de administratieve organisatie een adequate functiescheiding te waarborgen.

Artikel 13, 14 en 15

Spreken voor zich.