Treasurystatuut DCMR Milieudienst Rijnmond 2014

1.1 Doelstellingen van de Treasuryfunctie

De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

Bij de DCMR gelden de volgende doelstellingen van de treasuryfunctie:

1. Waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury duidelijk worden geregeld;

2. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

3. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO en de limieten en richtlijnen van het Treasurystatuut.

2.1 Treasurybeleid

Het algemeen bestuur bepaalt, met de vaststelling van de begroting, welke de publieke taken van de DCMR zijn en binnen welk budgettair kader die worden uitgevoerd.

2.2 Treasury en de P&C-cyclus

De paragraaf treasury in de begroting bevat de plannen voor de treasuryfunctie voor het begrotingsjaar in een meerjarig perspectief.

Er wordt inzicht gegeven in de uitgangspunten van de treasury-activiteiten, die verwerkt zijn in de financiële meerjarenraming.

De paragraaf treasury in de jaarstukken geeft een verslag van de uitvoering van het treasurybeleid in het afgelopen jaar. Daarbij wordt getoetst aan de beleidsvoornemens in de begroting en de bijstellingen van deze voornemens in de wijzigingen van de begroting.

3.1 Uitgangspunten Risicobeheer

Het beheersen en vermijden van risico’s staat in het treasurybeleid voorop. In dit verband is het risicomanagement gericht op het inzichtelijk maken van toekomstige risico’s en deze te beheersen, te verminderen en te spreiden. De treasuryfunctie zal nadrukkelijk geen bankachtige activiteiten ontplooien, met het oogpunt om geld te verdienen.

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. Het verstrekken van leningen of garanties of het uitzetten van middelen is uitsluitend toegestaan uit hoofde van de “publieke taak”. Met de vaststelling van de begroting, dan wel bijstellingen daarvan in de loop van het begrotingsjaar bepaalt het algemeen bestuur wat tot de publieke taak wordt gerekend.

2. In afwijking van de vorige bepaling kunnen middelen worden uitgezet bij decentrale overheden. Voorwaarde is wel dat er geen (verticale) toezichtrelatie mag bestaan tussen DCMR Milieudienst Rijnmond en de betreffende decentrale overheid

3.2 Renterisicobeheer

De Wet FIDO geeft voor het beheersen van de renterisico’s concrete richtlijnen, zijnde de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

Met betrekking tot het renterisicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet FIDO.

2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet FIDO.

3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.

4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie.

3.3 Kredietrisicobeheer

Het kredietrisico wordt in de eerste plaats beperkt doordat het financieringsbeleid gericht is op het voorkomen van langdurige overschotten.

Bij het uitzetten of beleggen, dan wel aantrekken van middelen wordt alleen gebruik gemaakt van financiële producten, waarbij aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom is gegarandeerd.

Met betrekking tot het kredietrisicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. Overtollige middelen worden op voorhand aangehouden in de schatkist;

2. In afwijking van de vorige bepaling kunnen overtollige middelen worden uitgezet bij decentrale overheden. Voorwaarde is wel dat er geen (verticale) toezichtrelatie mag bestaan tussen DCMR Milieudienst Rijnmond en de betreffende decentrale overheid;

3. Bij het uitzetten van gelden of verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak met uitzondering van specifieke regelingen worden zekerheden of garanties geëist.

3.4 Koersrisicobeheer

Bij het uitzetten of beleggen van middelen wordt alleen gebruik gemaakt van financiële producten, waarbij aan het einde van de looptijd tenminste de hoofdsom is gegarandeerd.

Om de koersrisico’s bij uitzettingen of beleggingen uit hoofde van treasury zoveel mogelijk te beperken worden uitsluitend de volgende producten gehanteerd:

1. vastrentende waarden;

2. producten waarbij aan het eind van de looptijd in elk geval de hoofdsom gegarandeerd is;

3.5 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden uitgesloten door alleen leningen te verstrekken, aan te trekken of te garanderen in euro’s.

3.6 Liquiditeitsrisicobeheer

Het interne liquiditeitsrisico’s wordt beperkt door de treasuryactiviteiten te baseren op liquiditeitsplanningen die periodiek worden bijgesteld en zoveel mogelijk synchroon lopen met productbegroting en jaarstukken.

4.1 Relatiebeheer

Het beheer van relaties met financiële ondernemingen, waaronder de bankrelaties, valt onder de verantwoordelijkheid van de medewerker die is belast met de uitvoering van de treasuryfunctie, hierna te noemen ‘treasurer’.

Onder dit beheer wordt verstaan:

1. Het zorgdragen voor een juiste uitvoer van de regeling schatkistbankieren.

2. Het onderhouden van contacten met banken en andere financiële instellingen.

4.2 Geldstromenbeheer

1. Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt er op toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

2. Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

4.3 Aantrekken van langlopende financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken. Op deze wijze worden de renterisico’s en het renteresultaat geoptimaliseerd.

2. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van langlopende financieringen zijn:

- onderhandse leningen;

- commercial paper (CP)

- medium term notes (MTN)

- derivaten

3. Voorafgaande aan het aantrekken van een langlopende financiering worden bij minimaal 2 instellingen offertes opgevraagd. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd.

4.4 Uitzetten van langlopende financiering

Bij het uitzetten of beleggen van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan met inachtneming van de voorwaarden, zoals opgenomen onder renterisicobeheer, kredietrisicobeheer en koersrisicobeheer.

2. Voorafgaande aan het uitzetten van middelen voor een periode van één jaar of langer of beleggen hiervan worden bij minimaal 2 instellingen offertes opgevraagd. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd.

4.5 Saldo- en liquiditeitenbeheer (Kasbeheer)

Bij de uitvoer van liquiditeitenbeheer wordt de regeling schatkistbankieren decentrale overheden nageleefd. Gelet op artikel 2, vierde lid, en artikel 2b, tweede en derde lid, van de Wet financiering decentrale overheden.

5.1 Uitgangspunten

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd.

2. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

a. de uitvoering van de treasuryfunctie conform de gestelde regels plaatsvindt;

b. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

c. de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

d. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

3. Bevoegdheden zijn via mandaatverlening nader schriftelijk vastgelegd;

4. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

b. de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

5. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

6. Ten aanzien van de treasuryfunctie vindt minimaal 1 maal per jaar een interne controle plaats door of namens de controller van de DCMR. Daarbij worden minimaal de volgende aspecten betrokken:

a. juistheid, tijdigheid, volledigheid en relevantie van de managementinformatie;

b. rechtmatigheid van de administratieve verwerking;

c. borging van voldoende functiescheiding;

d. realisatie van de doelstellingen;

e. uitvoering van het beleid.

7. De treasurer houdt te allen tijde alle relevante stukken ter beschikking ter verantwoording van zijn/haar werkzaamheden. De treasurer archiveert alle offertes en de keuzen en overwegingen die tot besluiten in het kader van treasury hebben geleid.

8. De controller maakt van elke controle een verslag voor de directeur:

a. hieruit blijkt minimaal waar eventueel aandachtspunten liggen op de onder 7 genoemde punten;

b. de treasurer ontvangt elk rapport tevoren ter inzage en dient dit voor gezien, dan wel voor akkoord te ondertekenen;

c. op basis van dit rapport doet de controller zonodig aanbevelingen tot aanpassing van het treasurystatuut.

5.2 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden* zijn als volgt over de betrokkenen verdeeld:

Tabel: Verantwoordelijkheden per beleidsniveau

* De verantwoordelijkheid is aangeduid met de volgende afkortingen: A= adviseren; C=controlere n; U=uitvoeren; V=verantwoordelijkheid voor het realiseren van de resultaten (Ve=eindverantwoordelijkheid; Vm=gemandateerde verantwoordelijkheid; Vu=verantwoordelijk voor de uitvoering).

Toelichting:

- Het primair bevoegde orgaan tot het aangaan van overeenkomsten tot aangaan en verstrekken van geldleningen is het algemeen bestuur. Op basis van mandaat is deze bevoegdheid overgedragen aan het dagelijks bestuur;

- Het treasurybeleid en elke aanpassing daarvan, moet worden vastgesteld door het algemeen bestuur

- Een afwijking van het statuut is alleen met redenen omkleed mogelijk door het algemeen bestuur (hardheidsclausule)

5.3 Bevoegdheden:

Hieronder wordt aangegeven hoe de bevoegdheden zijn verdeeld. Bij afwezigheid gaan de bevoegdheden naar boven in de organisatie.

1. De bevoegdheid voor de betalingen op bankrekeningen en het verzorgen van uitzettingen en aantrekken van middelen < 1 jaar is belegd bij de eenheid financieel beheer van het bureau PCF;

2. Het aantrekken of uitzetting van middelen < 1 jaar dient te allen tijde geaccordeerd te worden door twee personen, waarbij de tweede (digitale) handtekening slechts gezet mag worden door een medewerk(st)er die geen mutatierechten heeft in de modules debiteuren of crediteuren of grootboek en hoger in rang is als de eerste;

3. Overtollige gelden worden indien van toepassing dagelijks automatisch afgeroomd door de bank;

4. Voor betalingen geldt de volgende procedure:

Op basis van een voorlopig betaalregister controleert de medewerker crediteuren de voorgenomen betalingen. Na goedkeuring hiervan maakt de coördinator of diens plaatsvervanger het voorlopig betalingsregister definitief. De verdere betaling verloopt middels punt twee;

5. Spoedbetalingen tot een bedrag van EUR 50.000 worden door de coördinator financieel beheer of diens plaatsvervanger uitgevoerd, waarbij een collega van financieel beheer de betaling mee autoriseert. Het zogenaamde vierogenprincipe;

6. De volgende medewerkers zijn (bij voorkeur in de aangegeven volgorde) bevoegd tot het vrijgeven van betalingen via internetbankieren mits zij geen mutatierechten hebben in de modules debiteuren, crediteuren en grootboek en minimaal gelijk in rang zijn als de senior medewerker financieel beheer:

a. Medewerk(st)ers eenheid Planning en Control bureau PCF

b. Controller

c. Afdelingshoofden

d. Directeur

7. De bevoegdheid voor het aangaan van langlopende leningen en uitzettingen > 1 jaar is tot een bedrag van € 10 mln. belegd bij het dagelijks bestuur en daarboven bij het algemeen bestuur;

8. Het aangaan van rekening-courantovereenkomsten is belegd bij de directeur.