Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012

Inleiding

Aanleiding

Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente De Bilt 2012. In dit hoofdstuk wordt teruggeblikt op het ontstaan van de Nota aanbestedingsbeleid 2008, de huidige situatie en de aanleiding om dit document te vervaardigen.

1.1Aanbestedingsbeleid 2008

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is de opvolger van het in 2008 vastgestelde Nota aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt.

De Nota aanbestedingsbeleid beschrijft de algemene wettelijke kaders, geeft aan wat aanbesteden is, de plaats van aanbesteden in het inkoopproces, de bekende aanbestedingsvormen en de randvoorwaarden.

Met het invoeren van het aanbestedingsbeleid werd een aantal doelen beoogd te weten:

• -

  Het naleven van relevante (Europese) wetgeving;

• -

  Een handvat voor medewerkers voor het uitvoeren van een professionele inkoopfunctie;

• -

  Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;

• -

  Het afleggen van verantwoording van besteding van publieke gelden;

• -

  Het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces aanbestedingen;

• -

  Het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit, het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding;

• -

  Het waarbogen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.

  • 1.

    2 Actuele interne ontwikkelingen

Voortgang professionalisering

Sinds 2005 zijn zichtbare stappen vooruit gezet in het proces om uit te groeien tot een professionele inkooporganisatie.

Er wordt gewerkt met een gecoördineerde inkooporganisatie. Ligt de inkoopbehoefte onder de nationale drempel (leveringen en diensten onder de € 100.000,00 en werken

€ 600.000,00) dan wordt door de vakafdeling decentraal ingekocht. De decentrale aankopen worden ondersteund door informatie van inkoop op intranet (te vinden onder: organisatie/ richtlijnen/ inkoop). Deze informatie betreft omschrijving van het enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkoopproces en diverse standaarddocumenten en er kan advies worden gevraagd bij de inkoopadviseur. Alle Nationale en Europese aanbestedingen worden in principe onder centrale regie op het tactische deel van het inkoopproces uitgevoerd door Inkoop, vakinhoudelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de vakafdelingen.

Bestuurlijke besluitvorming

Het afwegingskader duurzaamheid is aangenomen door het College van burgemeester en wethouders en het burgerinitiatief “Fairtrade gemeente” wordt vanuit de gemeente ondersteund en waar mogelijk zal de gemeente de inspanning verrichten Fairtrade producten af te nemen en een bijdrage te leveren aan een eerlijker handelssysteem.

Hiernaast ligt de focus op het binnen de regels van het aanbestedingsbeleid benutten van het MKB/zzpers in gemeente De Bilt en in de regio.

Op 1 januari 2009 heeft de gemeente De Bilt een uitvoeringsconvenant gesloten met BIGA B.V. waarbij aan het preferred suppliership met het sociaal werkvoorzieningschap Zeist verder invulling is gegeven.

In 2011 is een motie aangenomen door de gemeenteraad met betrekking tot Social Return. Met deze motie heeft de gemeenteraad besloten dat Social Return geldt bij projecten vanaf € 200.000,00 (exclusief BTW) waar mogelijk op te nemen dat bij de uitvoering van de opdracht, de ondernemer verplicht is om 5% van de aanneemsom exclusief BTW te besteden aan het inzetten - bij voorkeur uit de gemeente De Bilt - van mensen met een uitkering of anderszins een grote afstand tot de arbeidsmarkt.

1.3 Actuele externe ontwikkelingen

Naast de hierboven genoemde interne ontwikkelingen zijn ook de volgende externe ontwikkelingen van belang voor de gemeentelijke inkooppraktijk:

Strengere controle op rechtmatigheid

De tendens is dat er bij de controle van de jaarrekening strenger wordt gekeken naar de rechtmatigheid van aanbestedingen. Er zal aan de “voorkant” nog meer worden toegezien op de rechtmatigheid van komende aanbestedingen.

Een verdere digitalisering van het aanbestedingsproces

Vond publicatie vier jaar geleden nog plaats door middel van advertenties in landelijke bladen, tegenwoordig wordt er digitaal gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl. Dit heeft invloed op de werkwijze, die momenteel wordt gehanteerd omdat in navolging hiervan steeds meer digitaal op inkoopgebied zal worden gepubliceerd. Dit verhoogt automatisch de transparantie naar buiten.

Het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden

Dit programma helpt het Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen bij het ontwikkelen van een duurzame bedrijfsvoering. Zo heeft de Rijksoverheid de ambitie om in 2011 bij 100% van haar inkopen en aanbestedingen duurzaamheid als zwaarwegend criterium mee te nemen. Gemeenten, waaronder onze gemeente, streven naar 75% in 2011 en 100% in 2015. Dit heeft eveneens invloed op de werkwijze, die momenteel wordt gehanteerd.

Conceptvoorstel Aanbestedingswet

In april 2009 publiceerde het Ministerie van Economische Zaken een concept voor een nieuw voorstel voor de Aanbestedingswet. De nadruk ligt nu op het ‘hernieuwd’ implementeren en ‘toegankelijker’ maken van de Europese aanbestedingsrichtlijn. De nieuwe richtlijn is op 14 februari 2012 door de Tweede Kamer goedgekeurd en nu ligt ter goedkeuring bij de Eerste Kamer.

Economische recessie

Vanuit het expertisecentrum aanbesteden (PianoO) is een document uitgebracht met daarin suggesties om de gevolgen van de economische crisis te beperken. Een van de suggesties is om het plaatsen van opdrachten te versnellen.

Social Return

Het kabinet (april 2011) kiest voor maatregelen die eraan bijdragen dat iedereen zoveel mogelijk participeert in de samenleving en om mensen perspectief te geven op werk en inkomen. Mensen hebben ook een eigen verantwoordelijkheid en daarin past dat wie dat kan, op eigen kracht werk moet kunnen vinden. Voor wie dit niet mogelijk is, heeft de overheid de taak om mensen ondersteuning te geven om tot de arbeidsmarkt toe te treden. Het toepassen van Social Return, het maken van een afspraak in aanbestedingen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk of werkervaring te helpen, door het Rijk past daar in. Daarom heeft het kabinet in het Regeerakkoord opgenomen dat bij investeren en aanbestedingen van diensten, de Rijksoverheid aandacht moet besteden aan stage- en leerwerkplekken voor kwetsbare groepen.

De wet Werken naar Vermogen treedt per 1 januari 2013 in werking. Deze wet beoogt zoveel mogelijk mensen aan de onderkant van de arbeidsmarkt in een reguliere baan te doen terechtkomen en, als gevolg daarvan, het aantal uitkeringen te doen verminderen. De gemeente wordt de uitvoerder van deze wet.

Doel van deze Nota

Hoewel de vorm van deze nota anders is dan het aanbestedingsbeleid uit 2008 komen dezelfde elementen weer terug. Het speelveld is tenslotte niet veranderd. Met deze nota streeft de gemeente De Bilt naar een verdere professionalisering op het gebied van inkopen en aanbesteden. Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door de gemeente De Bilt. Het doel ervan is het vastleggen van alle uitgangspunten die de gemeente hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele thema’s ‘duurzaamheid’, ‘maatschappelijke betrokkenheid’ en ‘innovatieve aanbestedingsvormen’. Dit beleid biedt medewerkers en externe leveranciers van de gemeente De Bilt een handvat voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten. Het herijkt de visie over hoe een professionele inkoopfunctie vorm gegeven dient te worden. Tenslotte biedt het een leidraad voor de strategische inkoopambities voor de komende jaren.

De titel van deze Nota ‘bewust inkopen’, inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt 2012 is bewust gekozen. Medewerkers die niet regelmatig aanbesteden, krijgen bij dit woord snel associaties van ‘moeilijk’ en ‘lastig’. Hoewel is vastgesteld, dat de inkopende ambtenaren van de gemeente De Bilt loyaal het aanbestedingsbeleid volgen, werpt het woord een extra drempel op. Met het besef, dat het om een inkoop gaat, ontstaat er een ontspanning. Tenslotte doet iedereen ook wel eens privé-aankopen. En met het stimuleren van een verdere bewustwording dat het om het uitgeven van geld van de burger gaat, wordt het niet langer een kwestie van ‘voldoe ik aan het aanbestedingsbeleid’, maar meer een prettige uitdaging om de inkoopbehoefte tegen zulke gunstig mogelijke voorwaarden te realiseren.

De met deze Nota gegeven kaders krijgen een nadere praktische invulling op het intranet van de gemeente De Bilt. De verschillende aanbestedingsprocedures worden in concrete taal uitgelegd, zodat iedere medewerker die een inkoopbehoefte heeft te vervullen met behulp van intranet een keuze kan maken van de best passende procedure en welke documenten daarvoor nodig zijn op welk moment. Van alle benodigde documenten is een voorbeeld op intranet beschikbaar.

1.4 Het speelveld van inkoop

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt in deze nota vanuit vier invalshoeken (lees richtingen) benaderd, te weten:

• 1.

  Juridische beleidsuitgangspunten: hoe gaan we om met de vigerende wet- en regelgeving?

• 2.

  Economische beleidsuitgangspunten: hoe gaan we om met de markt, onze leveranciers?

• 3.

  Ideële uitgangspunten: hoe gaan we om met de maatschappij?

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeentelijke organisatie in?

Zo kunnen per uitgangspunt eisen worden geformuleerd, die aan het nieuwe gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid worden gesteld. Bij een inkoop c.q. aanbesteding moet aan alle uitgangspunten worden voldaan.

Leeswijzer

Zoals gezegd wordt dit gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid beschreven volgens de in paragraaf 1.4 vermelde uitgangspunten. Gestart wordt met een algemene beschrijving van het inkoopproces in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 worden de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied van inkoop beschreven. Objectiviteit staat daarbij centraal. In hoofdstuk 4 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang met externe leveranciers, de markt dus. In hoofdstuk 5 worden de ideële uitgangspunten beschreven, waaronder duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen. In hoofdstuk 6 tenslotte, worden de organisatorische uitgangspunten beschreven, waarbij de betrokkenheid met inkoop op verschillende niveaus aan de orde komt. In hoofdstuk 7 wordt samengevat, waar de gemeente De Bilt zich de komende jaren op gaat richten.

De hoofdstukken 3 tot en met 6 zijn op een soortgelijke wijze opgesteld. In de eerste paragraaf staat in het kort omschreven wat wij willen bereiken. In de tweede paragraaf wordt het kader uitgediept en de situatie geschetst, die ontstaat als de doelen zijn behaald, gevolgd in de derde paragraaf door concrete acties die leiden tot het behalen van de doelen. In de tekst wordt met behulp van grijze vlakken een toelichting gegeven op eerder in de tekst voorkomende begrippen.

De gegevens die aan veranderingen onderhevig zijn, zoals drempelwaarden, staan in de bijlage. Bij veranderingen kunnen deze separaat ter goedkeuring worden voorgelegd aan het College.

Om de tekst leesbaar te houden wordt soms alleen gesproken over ‘inkopen’, ook al wordt daar ook ‘aanbesteden’ mee bedoeld. Om dezelfde reden wordt met het begrip leverancier ook dienstverlener of aannemer bedoeld en met hij, hij/zij.

Het Inkoopproces

Inkoopproces

Onder inkoop wordt in het algemeen verstaan: ‘het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’. Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben. Het is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen.

De eerste vier fasen van het inkoopproces behoren tot de zogenaamde ‘tactische inkoop’. Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten, die de voorwaarden creëren om operationele inkoop haar werk te laten doen:

• 1.

  voorbereiden: bepalen van de behoefte; inventariseren van het aanbod en het vaststellen van de inkooptactiek;

• 2.

  specificeren: opstellen van functionele, technische, logistieke en onderhoudsspecificaties;

• 3.

  selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;

• 4.

  contracteren: onderhandelen en het afsluiten van contracten.

De operationele inkoop gaat uit van bestaande contracten en omvat de laatste drie fasen van het inkoopproces. In deze drie fasen spreek je ook eigenlijk niet van inkopen, maar van bestellen:

• 1.

  bestellen: het plaatsen van de orders;

• 2.

  bewaken van de afspraken: bewaken van het uitleveren van de orders (afspraken ten aanzien van bestelwijze; leverwijze; factureerwijze) en het verifiëren en afhandelen van de facturering;

• 3.

  nazorg: het evalueren van leveranciers en het herzien van contracten; klachten afhandelen; het afhandelen van claims.

Hoewel de termen aanbesteden en inkopen veelvuldig door elkaar heen gebruikt worden, is ‘aanbesteden’ het proces dat begint met het beschrijven van het in te kopen product (specificeren) en eindigt met een contract met één of meer leveranciers oftewel fase 2 tot en met 4 (tactische inkoopactiviteit). Hierbij verstrekt de opdrachtgever op transparante en objectieve wijze de opdracht aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft gedaan.

Figuur 1: Aanbesteden binnen het inkoopproces

Het uitvoeren van het inkoopproces vormt het hart van de inkoopfunctie. Maar de inkoopfunctie omvat meer. De keuzen die in verschillende fasen van het inkoopproces gemaakt worden, zijn afhankelijk van de strategie en het beleid van de organisatie. Zij worden uitgewerkt in een inkoopbeleid, waarin de kaders en procedures worden vastgelegd. Strategische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten, die de positie van een organisatie op middellange termijn beïnvloeden en de voorwaarden creëren om activiteiten op overige niveaus effectief en efficiënt te kunnen uitvoeren.

Bovendien is het noodzakelijk het inkoopproces goed te ondersteunen. De belangrijkste onderdelen bij de ondersteuning van het inkoopproces zijn:

• -

  Inkoopinstrumenten (algemene inkoopvoorwaarden; leveranciersbeoordeling, methodiek, contractregistratiesysteem, auditing);

• -

  Inkooporganisatie (borging van functiescheiding met name tussen bestellen en betalen; centrale of decentrale inkooporganisatie; opleidingsniveau van inkoopfunctionarissen; kennismanagement (opleidingen; verhoging van kwaliteit en up-to-date zijn van inkoopadviezen).)

Het totaalbeeld van de gehele inkoopfunctie is dan ook:

Figuur 2: Alle onderdelen van de inkoopfunctie: strategisch, tactisch en operationeel

Juridische uitgangspunten

Wat willen we bereiken?

Bij elke Europese en Nationale aanbestedingsprocedure (zie uitwerking hiervan in paragraaf 4.2.1.) dienen de beginselen van het EU-verdrag te worden nageleefd.

Bij aanbestedingen leggen drie beginselen veel gewicht in de schaal:

• -

  het gelijkheidsbeginsel, op grond waarvan aanbesteders verplicht zijn alle aanbieders gelijk te behandelen,

• -

  het transparantiebeginsel, dat meebrengt dat de gehele aanbestedingsprocedure doorzichtig en controleerbaar moet zijn, en

• -

  het objectiviteitbeginsel, dat vereist dat het optreden van de aanbesteder gebaseerd is op feiten en heldere criteria.

Deze beginselen hanteert de gemeente De Bilt voor al haar openbare aanbestedingen, zowel onder als boven de drempelbedragen van Europees aanbesteden.

Daarnaast is sinds januari 2010 de WIRA (Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden) van kracht, waarbij de aanbestedende dienst verplicht is in de gunningsbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Op basis daarvan kan een afgewezen ondernemer bepalen of hij bezwaar wil maken tegen de gunningsbeslissing bij de rechter. Voor veel aanbestedende diensten is het voldoende motiveren van de gunningsbeslissing op dit moment al staande praktijk..

Speelveld

Het juridisch speelveld van de inkoopfunctie wordt omkaderd door de geldende aanbestedingsrichtlijnen, standaard inkoopdocumenten en de werkwijze bij het aangaan van inkoopovereenkomsten.

Juridisch kader

Voor de gemeente De Bilt gelden de volgende juridische inkoopkaders:

• 1.

  Europese richtlijn 2004/18/EC;

• 2.

  Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO 1996) (In de loop van 2012 wordt de BAO vervangen. Vanaf dat moment zal de nieuwe regeling van kracht worden;

• 3.

  Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2005);

• 4.

  De Nota aanbestedingsbeleid gemeente De Bilt (versie 2008) of de opvolger van dit beleid;

• 5.

  Nederlandse Wetgeving;

• 6.

  De Gemeentewet;

• 7.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur;

• 8.

  Het Burgerlijk Wetboek (BW);

• 9.

  De Mededingingswet.

Boven de Europese drempelwaarden dient de Europese aanbestedingsrichtlijn te worden nageleefd. Daarnaast heeft de gemeente De Bilt haar eigen drempelbedragen vastgesteld, die worden toegepast op aanbestedingen beneden de Europese drempelwaarden.

De jaarlijkse accountantscontrole moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Niet rechtmatig gevoerde aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgelegde goedkeuringstoleranties leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening.

Uniforme documenten

Voor de gemeente De Bilt zijn voor werken de volgende landelijke documenten van toepassing:

• 1.

  De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (UAV);

• 2.

  Rationalisering Automatisering Wegenbouw (RAW-bestek)

Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, hanteert de gemeente De Bilt naast bovengenoemde landelijke standaarden eigen standaarddocumenten. Dit leidt tot een standaardwerkwijze, die op intranet nader wordt toegelicht. Het gaat om de volgende documenten:

• 1.

  algemene inkoopvoorwaarden gemeente De Bilt;

• 2.

  standaardmodellen voor offerteaanvragen, selectiedocumenten en overeenkomsten;

• 3.

  standaardmodellen voor externe communicatie;

• 4.

  standaardmodellen voor offertebeoordeling;

• 5.

  standaardopbouw van aanbestedingsdossiers (checklisten).

Overeenkomsten

Het aangaan van een overeenkomst wordt ingekaderd door toegekende mandaatbevoegdheden. Deze mandaatbevoegdheid is opgenomen in het gemeentelijk mandaatbesluit, vastgesteld door het College van burgemeester en wethouders. Dit mandaatbesluit is van toepassing op alle inkopen van de gemeente De Bilt. Overeenkomsten worden ondertekend door of namens de burgemeester. In het mandaatbesluit zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan. In 2012 zal een project starten voor de aanschaf van een gebruiksvriendelijke contractdatabank met signaalfunctie.

Wat gaan we ervoor doen?

De borging van de toepassing van de in paragraaf 3.1 genoemde beginselen voor alle inkopen vergt een aantal afspraken en acties.

Aanpassing richtlijn aanbestedingswijze en drempelbedragen

De gemeente moet aanbesteden met inachtneming van de Europese aanbestedingsrichtlijn als de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels heeft de gemeente De Bilt haar eigen drempels vastgesteld. In bijlage 1 is middels een groene kleur weergegeven voor goederen, diensten en werken bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen toegestaan zijn binnen de gemeente De Bilt.

Bij twijfel rondom de Europese drempelbedragen kiest de gemeente De Bilt voor de Europese aanbesteding (met of zonder voorselectie) om hiermee objectief, transparant en niet discriminerend te handelen. Voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden kent de gemeente De Bilt een eigen beleid.

3.3.2. Afwijkingen

Voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden kent de gemeente een eigen beleidskader met bijbehorende drempelbedragen. Hiervan mag worden afgeweken in de volgende situaties:

• -

  bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente De Bilt zijn toe te rekenen;

• -

  onder druk van zwaarwegende gemeentelijke belangen of door politieke besluiten waardoor de aanbestedingsvorm reeds is bepaald;

• -

  vanwege de aard van de opdracht en de onzekere omstandigheden, waardoor de totale prijs niet vooraf vast te stellen is;

• -

  indien het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve of technische redenen slechts aan één bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

• -

  bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen;

• -

  in het geval van aanvullende leveringen, ter vervanging van al in gebruik zijnde goederen, of voor leveringen ter uitbreiding, indien de keuze van een andere leverancier of andere producten onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen. De looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie jaar;

• -

  in het geval er sprake is van een zogenaamde II-B dienst zoals gedefinieerd binnen het BAO;

• -

  in het geval van overige relevante situaties. Dit ter beoordeling van het College.

Afwijkingen mogen alleen plaatsvinden na goedkeuring door het College met een afwijkingsvoorstel. Van de Europese aanbestedingsrichtlijn kan nimmer worden afgeweken.

Alle overeenkomsten op basis van inkoopvoorwaarden van de gemeente De Bilt

Bij het sluiten van een overeenkomst stelt de gemeente het contract op, inclusief de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente de Bilt. Voor een regelmatig terugkerende soortgelijke inkoopbehoefte wordt bij voorkeur een raamovereenkomst afgesloten. Een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar inclusief de mogelijkheden tot verlenging. Deze werkwijze heeft onder andere als voordeel, dat voor de gemeente De Bilt belangrijke onderdelen niet worden vergeten en dat bepalingen eenvoudig kunnen worden teruggevonden.

Continu verbeteren van standaard documenten

Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, hanteert de gemeente de Bilt een standaardwerkwijze op het gebied van inkopen. Deze standaarddocumenten zijn aan ontwikkelingen onderhevig door marktwijzigingen, jurisprudentie en regelgeving. Het continu verbeteren van de standaard documenten en de intranetsite inkoop is noodzakelijk om de standaard werkwijze te blijven uitdragen.

Inrichten van een goed werkend contractendatabank

Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken en informatie door het voeren van een daarvoor bestemde administratie.

Contractbeheer heeft als invalshoeken binnen de gemeente De Bilt: juridische kwaliteitszorg en risicobeheersing, professionalisering van de inkoop, relatiebeheer, informatiebeheer en kostenbeheersing.

In deze databank zullen overeenkomsten die de gemeente aangaat worden opgenomen. Dit zal onder andere als voordeel hebben dat er inzicht is in de hoeveelheid van contracten, waarvoor contracten zijn afgesloten en de termijn waarop een contract afloopt.

Economische uitgangspunten

Wat willen we bereiken?

De gemeente De Bilt besteedt publieke middelen voor haar uitgaven. Het is van evident belang dat hier op efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan. Dit betekent efficiënt inkopen zowel op het gebied van de verhouding tussen prijs en kwaliteit, maar ook dat de wijze waarop ingekocht wordt, efficiënt en effectief is. Het inkoopbeleid van de gemeente De Bilt is gericht op het beheersen en verlagen van de totale kosten voor de gemeente.

De gemeente besteedt een substantieel deel van de totale begroting aan inkoop. Om de inkoop te managen wordt vanaf 2012 periodiek een inkoopdiagnose gehouden. Een inkoopdiagnose is een instrument waarmee het inkoopbeleid getoetst en verbeterd wordt en hiernaast levert deze managementinformatie op.

Inkoop zal uit de inkoopdiagnose mogelijke quick wins filteren en hiervoor inkoopadvies verstrekken om hierop positief resultaat te behalen.

Om het risico dat de gemeente loopt bij inkoop nog beter te beheersen wordt contractbeheer in de gemeentelijke organisatie verder ingevoerd.

Speelveld

Aanbestedingsvormen

De gekozen inkoop- of aanbestedingswijze hangt mede af van de mate waarin concurrentie wordt gezocht. De volgende wijzen van aanbesteden kunnen al naar gelang de hoogte van het te besteden bedrag worden toegepast:

Nationaal:

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

Meervoudig onderhands aanbesteden

Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande leveranciersselectie

Openbaar aanbesteden met voorafgaande leveranciersselectie (dit is de ‘Niet Openbare Procedure)

Europees:

Europees openbaar aanbesteden zonder voorafgaande selectie

Europees openbaar aanbesteden met voorafgaande leveranciersselectie (dit is de ‘Niet Openbare Europese Procedure)

Naast bovengenoemde aanbestedingsvormen, kent de wet ook nog:

• -

  Concurrentiegerichte dialoog;

• -

  Onderhandelingsprocedure met of zonder voorafgaande aankondiging;

• -

  Concessieovereenkomst;

• -

  Raamovereenkomst met een enkele of meerdere ondernemers.

Aan de speciale vormen van aanbesteden zijn echter voorwaarden verbonden of kunnen slechts in enkele gevallen gebruikt worden. Een concurrentiegerichte dialoog mag alleen worden gebruikt bij bijzonder complexe opdrachten, waarbij de aanbesteder objectief gezien niet in staat is de technische voorwaarden te specificeren. Een onderhandelingsprocedure mag pas gestart worden als op de gehouden openbare of niet-openbare aanbesteding onaanvaardbare of ongeschikte inschrijvingen zijn ontvangen. Bij onaanvaardbaar gaat het om een inschrijving, waarvan de aanbieding velen malen hoger ligt dan het met zorg gecalculeerde bedrag door de gemeente. Een inschrijving is ongeschikt als deze niet voldoet aan de gestelde criteria.

Innovatief aanbesteden

De term innovatief aanbesteden wordt voor diverse zaken gebruikt. Zowel voor innovatie ten aanzien van het gevraagde product binnen een concrete aanbestedingsprocedure als op het gebruik van innovatieve contractsvormen door overheidsopdrachtgevers in zijn algemeen. Binnen het aanbestedingsproces kunnen decentrale overheden innovatieve aanbiedingen genereren door bijvoorbeeld toestemming te geven aan inschrijvers om varianten op het standaardbestek toe te staan. Ook kunnen bij de beoordeling van de gunningcriteria de innovatieve elementen van bepaalde aanbiedingen gewogen worden.

Voor informatie over innovatieve contractsvormen als de zogenaamde Design, Build, Finance & Maintain (DBFM)-contracten en PPS-contracten (Publiek Private Samenwerking) is er vooralsnog veel behoefte bij decentrale overheden. Dit geldt ook voor het toepassen van een bijzondere aanbestedingsprocedure als de concurrentiegerichte dialoog en de daaruit voortvloeiende contractvorm. In de nieuwe aanbestedingswet, waar op dit moment aan gewerkt wordt, is innovatie benoemd als een belangrijk nader uit te werken concept.

Gunningcriteria

Bij elke aanbestedingswijze moet de basis gekozen worden waarop de opdracht wordt gegund. Dit kan zijn:

• -

  Laagste prijs of

• -

  Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).

Bij de eerste is er een uitgewerkt ontwerp en een bestek. De concurrentie vindt dan alleen plaats op basis van prijs. De partij die de laagste prijs biedt, mag het werk uitvoeren cq. de dienst of het product leveren. Bij EMVI kunnen de inschrijvers zich naast prijs ook onderscheiden op andere aspecten zoals: uitvoeringsduur, garanties, onderhoudskosten, energieverbruik, risicoverdeling, duurzaamheid, beschikbaarheid, communicatie e.d. Door bijvoorbeeld bij een aanbesteding te vragen om een plan van aanpak, kunnen de inschrijvers de gevraagde aandachtspunten toelichten. Het aspect duurzaamheid en hoe daarmee om te gaan in aanbestedingen komt in Hoofdstuk 5 uitgebreid aan de orde.

Omgang met leveranciers

Een kenmerk van inkopen voor een overheidsorgaan is, dat er beperkt een band met een leverancier wordt opgebouwd. Tijdens de uitvoering van een project ontstaat een nauwe samenwerking, maar de kans dat er bij een volgend project met dezelfde leverancier wordt samengewerkt is verre van zeker. Dit gegeven vergt een bepaalde marktbenadering. In de eerste plaats is het erg belangrijk dat een leverancier niet al te zeer afhankelijk wordt van de aanbestedende partij. In het verlengde daarvan is het ten tweede belangrijk om bij iedere opdracht bewust te zijn van hoe de markt van de potentiële leveranciers eruit ziet. Zijn er een paar grote partijen, veel kleine partijen of een mengeling van grote, middelgrote en kleine spelers op de markt. Onnodig hoge eisen aan aanbieders moeten in ieder geval worden voorkomen, zodat ook kleinere marktpartijen een kans krijgen. Omdat in principe bij iedere aanbesteding een voor de gemeente onbekende partij de winnende offerte indient is het in de derde plaats erg belangrijk om referenties met tevredenheidverklaringen op te vragen. Op deze manier kan gebruik worden gemaakt van ervaringen van collega-inkopers. Tot slot vraagt een professionele marktbenadering ook om een zorgvuldige omgangswijze met bedrijfsgevoelige informatie. Iedere offerte bevat voor de aanbieder belangrijke bedrijfsgegevens. Het is niet de bedoeling om als inkopende partij deze onderscheidende gegevens in de publiciteit te brengen.

Wat gaan we er voor doen?

Aanbesteden op basis van EMVI

Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, worden opdrachten bij voorkeur aanbesteed volgens het principe van de “Economisch Meest Voordelige Inschrijving” (EMVI). Bij de EMVI-methode laat de gemeente zien, dat niet alleen de prijs ‘spraakmakend’ is, maar dat ook andere kwaliteitsaspecten belangrijk, zo niet belangrijker zijn, om een overeenkomst naar behoren te kunnen opleveren.

Voorkomen van afhankelijkheid van leveranciers

De gemeente De Bilt vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Daarom hanteert ze een bij de opdracht passende omzeteis, om te voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan indien de gemeente De Bilt om wat voor een reden dan ook als klant wegvalt. Immers, een raamovereenkomst mag maar een duur hebben van maximaal vier jaar! Daarnaast wordt een leverancier hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële opdrachtgevers aan te kunnen trekken.

Stimuleren mogelijkheden voor kleine marktpartijen en lokale bedrijven

De gemeente De Bilt hanteert de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben. Lokale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming spelen geen rol bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. De gemeente De Bilt stimuleert het uitbrengen van offertes door kleine(re) marktpartijen binnen de mogelijkheden, die de Europese regelgeving hiervoor stelt en waar het doeltreffend is. Dit kan worden gerealiseerd door opdrachten te verdelen in percelen binnen Openbare Aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

Referenties met tevredenheidverklaring

Bij iedere aanbesteding zal eerst worden afgewogen of er referenties worden opgevraagd. Als er besloten wordt om referenties op te vragen dan worden er referenties gevraagd met een tevredenheidverklaring. Opgegeven referenties zullen ook zeker worden nagetrokken. Het is ook goed mogelijk, dat in navolging van andere gemeenten een mogelijke waardering in de beoordeling zelfs wordt meegenomen. Hiermee wordt optimaal gebruik gemaakt van ervaringen bij collega-inkopers.

Prijzen van andere marktpartijen openbaar maken

De gemeente De Bilt maakt gebruik van zogenaamde openbare openingen bij Openbare Aanbestedingen (met of zonder voorselectie) bij aanbestedingen Werken die gegund worden op laagste prijs. Bij een Openbare openingen komen op de dag van de aanbesteding de inschrijvers en aanbestedende dienst in één ruimte bij elkaar. De inschrijvers deponeren hun aanbieding in een gesloten envelop in een daarvoor bestemde bus. Vervolgens wordt de bus na het aflopen van het inschrijvingstijdstip leeggehaald, de enveloppen geopend en de ingediende prijzen hardop voorgelezen. Gemeente De Bilt wil hierin zo transparant mogelijk zijn.

4.3.6. Social Return

De gemeenteraad heeft besloten dat Social Return geldt bij projecten vanaf € 200.000,00 (exclusief BTW) waar mogelijk op te nemen dat bij de uitvoering van de opdracht, de ondernemer verplicht is om 5% van de aanneemsom exclusief BTW te besteden aan het inzetten - bij voorkeur uit de gemeente De Bilt - van mensen met een uitkering of anderszins een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Gemeente De Bilt beoordeelt of Social Return op de aanbesteding van toepassing is. Als Social Return van toepassing is, dan nemen we in het bestek de Social Return clausule op. Als we de clausule van toepassing hebben verklaard op de aanbesteding en het aanbod is onder de grens van Social Return, dan blijft de clausule toch van toepassing.

Ideële uitgangspunten

Wat willen we bereiken?

Een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland! Daarvoor gaan rijk en gemeenten zich inspannen, zo is afgesproken in het Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007 - 2011. De Rijksoverheid neemt vanaf 2011 bij 100% van haar inkopen en aanbestedingen duurzaamheid als zwaarwegend criterium mee. Voor provincies en waterschappen is dit 50%. Gemeenten streven naar 75% in 2011 en 100% in 2015. De gemeente De Bilt sluit aan bij het landelijk programma ‘Duurzaam Inkopen’. In de ‘Nota Duurzaamheid’ heeft de gemeente De Bilt aangegeven ‘Fair Trade Gemeente’ te willen zijn. Op 29 oktober 2011 heeft de gemeente hiervoor het predikaat Fair Trade gemeente ontvangen.

In het kader van het landelijk programma ‘Duurzaam Inkopen’ heeft de gemeente De Bilt de volgende doelstellingen:

• -

  Het stellen van een voorbeeld voor anderen;

• -

  Het bereiken van directe milieuwinst;

• -

  Het stimuleren van arbeidsmogelijkheden voor kansarme;

• -

  Het weren van producten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand zijn gekomen, waaronder kinderarbeid;

• -

  Het beïnvloeden van de markt door een vraag te creëren en te vergroten naar minder milieubelastende producten;

• -

  Meewerken aan de ontwikkeling van een eerlijker handelssysteem.

Speelveld

Duurzaam Inkopen

Het Rijk en alle andere overheden in Nederland hebben besloten om de markt voor duurzame producten de komende jaren flink te stimuleren door het goede voorbeeld te geven en zelf duurzame producten te kopen. Van oorsprong gaat het bij het inkopen om het aanschaffen van producten en diensten van de gewenste kwaliteit tegen de laagste integrale kostprijs. Duurzaam inkopen voegt hier een nieuwe dimensie aan toe, waarbij bovendien van duurzaam samenleven geen sprake kan zijn als schendingen van fundamentele rechten van mensen nog aan de orde van de dag zijn. Voortaan worden bij de inkoop ook sociale- en milieuaspecten meegenomen in de afwegingen. Voor deze ‘nieuwe’ manier van inkopen bestaan de volgende aanknopingspunten:

• -

  Bij marktverkenningen of – consultaties inventariseren wat de markt te bieden heeft op het gebied van duurzaamheid en welke kosten daaraan verbonden zijn.

• -

  In het aanbestedingsdocument en in het contract duurzaamheidcriteria opnemen.

• -

  Het selecteren van leveranciers die voldoen aan bepaalde duurzaamheidcriteria.

• -

  Het controleren of de leverancier de gemaakte duurzaamheidafspraken ook daadwerkelijk nakomt.

SenterNovem (nu Agenschap.nl) ontwikkelde in opdracht van het Ministerie van VROM duurzaamheidcriteria die overheden kunnen toepassen bij hun inkopen en aanbestedingen. Hiervoor worden criteriadocumenten vervaardigd. Deze beschrijven voor circa tachtig producten, diensten en werken aan welke criteria zij moeten voldoen om duurzaam genoemd te kunnen worden.

De criteriadocumenten zijn gebaseerd op de marktsituatie en de regelgeving voor productgroepen ten tijde van het opstellen van de documenten. Ze worden echter regelmatig aangevuld en geactualiseerd. Het meest recente overzicht van documenten is te vinden op de website over duurzaam inkopen van PianoO. Voor een aantal productgroepen worden geen criteria geformuleerd vanwege inhoudelijke of juridische beperkingen of omdat het niet mogelijk was om binnen de huidige systematiek criteria te formulieren. Voor deze productgroepen zijn alleen aandachtspunten geformuleerd en is een ‘aandachtspuntendocument’ opgesteld.

Duurzaam inkopen gaat overigens niet altijd om het inkopen van duurzame producten. Duurzaam inkopen kan ook zijn: niet inkopen. Het goed definiëren van de vraag of de gewenste inkoopbehoefte echt noodzakelijk is, kan een nieuw inzicht geven, waardoor de inkoopbehoefte beperkt kan worden.

In haar rol van opdrachtgever zet de gemeente De Bilt haar inkoopkracht dus in om milieuwinst te bereiken, arbeidsmogelijkheden te stimuleren voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en mee te werken aan de ontwikkeling van een eerlijker handelssysteem in al haar inkopen, klein en groot.

Sociale gedragcodes

Om uitdrukking te geven aan hun maatschappelijk verantwoordelijkheid, stellen bedrijven gedragscodes op met gedragsnormen. Die gedragscodes hebben een vrijwillig karakter. De ILO (International Labour Organization) is een gespecialiseerde organisatie van de Verenigde Naties. Het houdt zich bezig met arbeidsvraagstukken. De ILO werd opgericht vanuit het idee dat een duurzame vrede niet mogelijk zou zijn zonder sociale rechtvaardigheid. Goede gedragscodes hebben tenminste de volgende acht basisnormen van het ILO opgenomen:

• -

  Verbod op kinderarbeid

• -

  Verbod op dwangarbeid

• -

  Verbod op discriminatie van werknemers

• -

  Vrijheid van (vak)vereniging en recht op collectieve arbeidsonderhandelingen

• -

  Betaling van een leefbaar loon

• -

  Buitensporig werk komt niet voor en overwerk wordt gecompenseerd

• -

  Er zijn veilige en gezonde werkomstandigheden

• -

  Arbeiders hebben een wettig arbeidscontract

De gemeente De Bilt doet zaken met organisaties die deze basisnormen onderschrijven.

Wat gaan we ervoor doen?

De ambitie van 75% duurzaam inkopen in 2011 en 100% in 2015 vergt dat bij elk inkooptraject relevante duurzaamheidaspecten mee worden gewogen als selectie- en/of als gunningcriteria.

Overnemen duurzaamheidcriteria van Agentschap.nl

Een productgroep is 100% duurzaam ingekocht indien bij de aanbesteding de criteria van die productgroep van Agentschap.nl zijn toegepast. Deze specificaties bevatten minimum en verdergaande duurzaamheidaspecten. De minimum aspecten dienen in ieder geval overgenomen te worden in elke aanbesteding om de inkoop als ‘duurzaam’ te kunnen betitelen.

Overnemen normen in het kader van Fair Trade Gemeente

De gemeente De Bilt wil voldoen aan de uitgangspunten van de campagne ‘Fair Trade Gemeente’. Dit betekent dat naast duurzaamheidcriteria bij een beperkt aantal producten, waar al maatschappelijk gedragen keteninitiatieven bestaan, aanvullende normen inzake leefbaar loon/leefbaar inkomen (of eerlijke handel), werktijden en veilige en gezonde arbeidsomstandigheden worden gesteld. Nieuwe ontwikkelingen hierin worden nauwlettend gevolgd en ondersteund.

Gedragscodes en CO2-reductie

Alle potentiële opdrachtnemers worden gevraagd de bovengenoemde acht ILO normen te onderschrijven. De gemeente De Bilt heeft in haar Nota Duurzaamheid de wens op om mee te werken aan CO2-reductie. Leveranciers die bijdragen aan de structurele reductie van de CO2-uitstoot kunnen een hogere beoordeling krijgen op het onderdeel ‘duurzaamheid’ ofwel de milieucriteria.

Preferred suppliership SWZ/Biga Groep B.V.

Het Sociaal Werkvoorzieningschap Zeist (SWZ) heeft begin 2009 de Biga Groep B.V. aangewezen als rechtspersoon en hoofdaannemer voor de feitelijke uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening onder handhaving van de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het openbare lichaam SWZ. Er is een uitvoeringsconvenant gesloten met de Biga Groep B.V.

Bij inkoop op het terrein van de Biga Groep B.V. handelt de gemeente in overeenstemming met dit convenant. Dit houdt in dat de gemeente de Biga Groep B.V. als preferred supplier behandelt.

Opdrachten onder de Europese drempel op het gebied van het sociaal werkvoorzieningschap (bv de taakgebieden groenonderhoud, drukwerk, catering, schoonmaak e.d.) worden eerst aangeboden aan de Biga Groep B.V.

De mogelijkheden van artikel 19 BAO, het voorbehouden van gunning aan Sociale Werkvoorzieningschappen, worden actief onderzocht bij inkoop boven de Europese drempel.

Ook de zogenaamde “percelenregeling” uit de Europese richtlijn biedt ruimte. Delen van opdrachten tot max. 20% van de waarde en met een bovengrens van € 1.000.000,00 voor werken en € 80.000,00 voor leveringen en diensten kunnen onderhands worden gegund.

Lokale ondernemers

Indien mogelijk dient bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale dan wel regionale partij te worden uitgenodigd om een aanbieding te doen. Voorwaarde is wel dat de prijs/ kwaliteitsverhouding niet schaadt.

Bundeling kan als gevolg hebben dat de opdrachten onbereikbaar worden voor kleine ondernemers. Bewustwording van dit risico is belangrijk en gemeente De Bilt zal bij het bundelen van kleine opdrachten altijd afwegen of dit een onbedoeld negatief effect heeft op de concurrentiepositie van kleine ondernemers. Bij die aanbestedingen waarbij het mogelijk en opportuun is, zal gewerkt worden met een verdeling van de behoefte in meerdere percelen. Dit moet ook grotere aanbestedingen bereikbaar maken voor kleinere, startende, veelal lokale of regionale ondernemers. Ook wordt daar waar zinvol combinatievorming bij inschrijvers gestimuleerd. Gemeente De Bilt realiseert zich dat een gemeente ook haar eigen belangen dient te behartigen en in voorkomend geval belang heeft bij een groot contract met weinig versnipperde aansturing. Onderaanneming is in die gevallen een kans die voor de kleine (specialistische) ondernemer in het verschiet ligt.

De uiteindelijke gunning zal alleen op de vooraf opgestelde gunningscriteria plaatsvinden. Het feit dat het een lokale/ regionale leverancier betreft, mag verder geen invloed hebben op de beoordeling.

Afwijkingen

De aan te besteden dienst of product dient beoordeeld te worden op zijn integrale kostprijs oftewel de Total Cost of Ownership (TCO). Dit betekent dat naast de aanschafprijs alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan mee beschouwd worden, zoals: milieu eigenschappen, levensduur, onderhoudskosten, gebruikskosten, leveringstermijn. Daar waar het hanteren van de duurzaamheidcriteria leidt tot onoverkomelijke technische of financiële bezwaren, kan worden afgezien van Duurzaam Inkopen. Zulks ter beoordeling van het College.

Organisatorische uitgangspunten

Wat willen we bereiken?

De inkooporganisatie moet dusdanig ingericht zijn dat het de principes van integraal management ondersteunt. Verder moeten alle inkopen van de gemeente De Bilt op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd worden. Bestuurders en ambtenaren dienen een professionele relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten ten aller tijden integer zijn. De inkopende ambtenaar neemt het gemeentelijk belang als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Hij onderhoudt een positieve relatie met leveranciers, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. Verkregen informatie tijdens de uitoefening van de inkoopfunctie wordt vertrouwelijk behandeld. Hij ondersteunt eerlijke concurrentie, streeft het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na en komt afspraken en overeenkomsten na.

Speelveld

Inkoop kent betrokkenen op diverse niveaus zowel binnen als buiten de organisatie.

Bestuurlijke betrokkenheid

Het College is het bevoegde orgaan voor het stellen van kaders van het inkoopbeleid. De wijze waarop daar binnen deze kaders invulling aan wordt gegeven is voorbehouden aan het College. De raad heeft bij het inkoopbeleid zijn algemene controlerende bevoegdheden.

Ambtelijke betrokkenheid

Binnen het College is ieder lid , afhankelijk van hun portefeuille, verantwoordelijk voor de inkoop van verschillende type leveringen, diensten en werken. De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het beleid, onder verantwoording van het College van burgemeester en wethouders.

De (tactische) inkoopactiviteiten zijn in het kader van integraal management decentraal belegd. Deze werkwijze heeft als voordelen:

• -

  de directe (budget-)verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen;

• -

  de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel en snellere besluitvorming.

Nadelen van een decentrale inkoop zijn:

• -

  de verdeelde inkoopkracht;

• -

  geen uniforme opstelling naar de markt en de beperkte mogelijkheid tot opbouwen van specifieke inkoop- en materiedeskundigheid, waardoor minder specialisatie optreedt.

Door de rol en positie van de inkoopadviseur bij de gemeente De Bilt worden de voordelen benut en de nadelen opgevangen.

Bij het vergeven van opdrachten heeft de gemeente aan twee zijden te maken met integriteitaspecten. Aan de ene kant wenst de gemeente zelf als betrouwbare en integere opdrachtgever te handelen, aan de andere kant wil de gemeente te maken hebben met betrouwbare en integere opdrachtnemers.

Wat gaan we er voor doen?

Gebundeld optreden naar de markt

De gemeente De Bilt is één entiteit en treedt uniform naar buiten. Ze voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid dat gericht is op bundeling van gelijksoortige inkoopbehoeften binnen die entiteit. Soms is dit wettelijk verplicht, namelijk bij Europees aanbesteden, maar vaak is dit wenselijk vanuit het oogpunt van doelmatigheid: door bundeling kan een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. Zo zal de gemeente De Bilt waar mogelijk bij haar inkopen de samenwerking zoeken met omliggende gemeenten. Regelmatig komen de inkoopadviseurs van de verschillende omliggende gemeenten bij elkaar en stemmen zij de inkoopbehoefte op elkaar af . Daarnaast wordt ook gekeken naar inkoopbeleid, standaard werkwijzen, maar ook de implementatie van activiteiten met betrekking tot duurzaam inkopen.

De inkooporganisatie blijvend professionaliseren

Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats vóór het contracteren. De meeste invloed op de integrale kosten wordt uitgeoefend tijdens de specificatie- en de selectiefase. Hoewel veel medewerkers van de gemeente De Bilt soms of regelmatig een inkoop doen is het niet hun hoofdtaak. Inkopen is een vak. De gemeente De Bilt heeft bewust een aantal jaren geleden de keuze gemaakt om een specialist op dit gebied aan te trekken. Vanuit de optiek dat professioneel inkopen leidt tot integrale kostenverlaging. Hiermee wordt bedoeld zowel de letterlijke inkoopprijs, maar ook het realiseren van kostenbeperkingen in het proces door toename in efficiency en effectiviteit. In de afgelopen jaren zijn de eerste stappen gezet en is de gemeente De Bilt thans rijp voor vervolgstappen. Het vroegtijdig inzetten van inkoopexpertise bij elk belangrijk inkooptraject staat daarom centraal in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie van de gemeente De Bilt en in de uitvoering van dit inkoopbeleid. De rol van de inkoopadviseur verandert daarmee van controlerend politieagent naar meewerkend projectlid.

De inkoopadviseur houdt zich op de hoogte van wijzigingen in de wetgeving en zal tevens op regelmatige basis zorg dragen voor het verspreiden van de informatie die voor inkopende ambtenaren van belang is. Daar waar nodig kan er ook een toegesneden workshop worden georganiseerd.

De inkoopadviseur draagt jaarlijks zorg voor een inkoopdiagnose op basis van de inkoopcijfers van het voorgaande jaar. Aan de hand van deze cijfers wordt bekeken welke inkoopstrategie gevolgd zal worden om verdere inkoopbesparingen mogelijk te maken. Besparingen zijn denkbaar op het aantal ontvangen facturen, het terugdringen van het aantal leveranciers en in tijden van recessie zal alert gekeken worden of zelfs prijsverlagingen mogelijk zijn. Tevens dient de inkoopdiagnose als verantwoordingsinstrument bij de jaarlijkse accountantscontrole. Naast deze diagnose zullen ook van de aanbestedingen bij worden gehouden of er een besparing is gerealiseerd.

Om de professionaliteit en kwaliteit van de tactische inkoopactiviteiten te borgen, hanteert de gemeente De Bilt een standaardwerkwijze op het gebied van inkoop en aanbesteden, die continu geactualiseerd wordt. Deze werkwijze is voor iedere medewerker van de gemeente De Bilt te vinden op het intranet.

Samenwerking met gemeente Utrecht

Sinds 1 april 2010 is gestart met de samenwerking met gemeente Utrecht. Concerninkoop van gemeente Utrecht biedt ondersteuning op het gebied van inkoop, aanbesteden en contractmanagement. De inkoopadviseur van de gemeente De Bilt is altijd het eerste aanspreekpunt en zal waar nodig Concerninkoop van gemeente Utrecht inschakelen. De ondersteuning van Concerninkoop van gemeente Utrecht bestaat onder andere uit:

• ü

  advisering over inkoop- en aanbestedingsvraagstukken;

• ü

  waar nodig begeleiding van Openbare en Europese aanbestedingen;

• ü

  het leveren van expertise op het terrein van (Europees) aanbestedingsrecht;

• ü

  algemeen verbintenissenrecht/ contractrecht;

• ü

  privaatrechtelijk bouwrecht;

• ü

  ondersteuning bij tactische ondersteuning contractmanagement.

Voor deze samenwerking zal nog een samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Utrecht ondertekend.

Functiescheiding in het inkoopproces borgen

Ten einde de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, dient een adequate functiescheiding te bestaan tussen:

• -

  de persoon die een leverancier selecteert;

• -

  de persoon die de opdracht geeft tot leveringen van de goederen of diensten, c.q. het contract ondertekent en

• -

  diegene die de factuur accordeert.

Bij voorkeur worden deze drie rollen door drie verschillende personen uitgevoerd, maar tenminste zijn de eerste en de derde rol gescheiden.

Integriteiteisen stellen aan opdrachtnemers

De gemeente De Bilt stelt in aanbestedingen ook eisen op het gebied van integriteit. Iedere medewerker van de gemeente De Bilt legt de ambtseed af. Potentiële opdrachtnemers worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.

Samenvatting

Externe- en interne ontwikkelingen als toename jurisprudentie op het gebied van aanbesteden, verdere digitalisering van het aanbestedingsproces, de commitment van gemeenten om duurzaam in te gaan kopen, de economische recessie en de toegenomen ervaring en kennis van de inkopende medewerkers maken het van belang om het huidige aanbestedingsbeleid aan te passen en een vervolgstap op het pad naar professioneel inkopen binnen de gemeente De Bilt te zetten.

Vanuit juridische -, economische -, ideële - en organisatorische uitgangspunten zijn in de verschillende hoofdstukken het speelveld, de doelen en concrete actie- cq. aandachtspunten benoemd. Een aantal hiervan worden al toegepast, maar met dit beleid expliciet gemaakt.

Onderstaand zijn deze laatste verkort weergegeven.

Juridisch:

Boven de wettelijk vastgestelde drempelbedragen wordt Europees aanbesteed. Om adequaat op de huidige economische ontwikkelingen in te kunnen spelen en naar aanleiding van het goed bekend zijn geraakt binnen de gemeente De Bilt met de aanbestedingsregels worden de drempelbedragen om meervoudig onderhands of nationaal openbaar aan te moeten besteden ongewijzigd vastgesteld (zie bijlage 1).

Overeenkomsten worden afgesloten op basis van ontwerp- en inkoopvoorwaarden van gemeente De Bilt, waarbij de standaarddocumenten aan continue verbetering onderhevig zijn door voortschrijdende inzichten.

Er wordt een vernieuwde contractendatabank ingericht.

Economisch:

De gunning van aanbestedingen zal waar mogelijk plaats vinden op basis van uitgebreidere criteria dan alleen de prijs. Ook aspecten als uitvoeringsduur, garanties, kwaliteit, onderhoudskosten, duurzaamheid, social return, communicatie e.d. worden meegewogen.

Waar mogelijk worden innovatieve vormen van aanbesteden toegepast. Zowel ten aanzien van het product als de wijze waarop de aanbesteding plaatsvindt. Per aanbesteding wordt bekeken hoe de markt het beste benaderd kan worden.

Bij het vaststellen van de selectie-eisen bij een aanbesteding wordt rekening gehouden met de omzet van de potentiële leveranciers in verhouding tot de opdracht. Dit om afhankelijkheid van de leverancier te voorkomen. Ook worden de eisen niet onnodig hoog gesteld, waardoor ook het midden- en kleinbedrijf gestimuleerd wordt om te reageren. Er zal wel een nadruk op de beoordeling van de referenties komen.

Ideëel:

De gemeente De Bilt zal in 2012, 75% van haar inkopen op basis van de door Agentschap.nl opgestelde duurzaamheidcriteria verrichten. Hiermee stimuleert zij leveranciers om duurzame producten op de markt te brengen. De duurzaamheidcriteria zoals omschreven op de website van PainoO worden waar mogelijk overgenomen. Daar waar dit leidt tot onoverkomelijke technische- of financiële bezwaren, zal dit aan het College worden voorgelegd.

Aan leveranciers wordt bij aanbestedingen gevraagd de ILO-gedragscodes te onderschrijven.

Organisatorisch:

Soortgelijke inkoopbehoeften binnen de gemeente De Bilt worden gebundeld.

De gemeente De Bilt heeft in de afgelopen jaren de basis stappen op het professionele inkooppad gezet. De organisatie staat. Het moment is nu daar om over te gaan tot verdere professionalisering.

De rol van de inkoopadviseur verandert. Door de inkoopadviseur verplicht vroegtijdig in het inkooptraject te betrekken als meewerkend projectlid wordt het mogelijk om integraal inkoopvoordeel te behalen, dit in samenwerking met gemeente Utrecht.

Om de integriteit van de inkopende medewerkers te waarborgen, wordt er een adequate functiescheiding gehanteerd.

Ook aan potentiële opdrachtnemers wordt gevraagd verklaringen rondom integriteit te tekenen.

Bijlage 1: Voorgeschreven aanbestedingswijze

De gemeente De Bilt onderscheidt vier basisvormen van aanbestedingswijzen:

• -

  Enkelvoudige offerteaanvraag: de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers.

• -

  Meervoudige offerteaanvraag: de gemeente kiest minstens drie opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is sprake van concurrentie.

• -

  Nationaal openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente publiceert nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke nationale opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden minimaal vijf potentiële opdrachtnemers geselecteerd, die een offerte mogen uitbrengen (loopt via inkoop).

• -

  Europees openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente publiceert op europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers (loopt via inkoop).

In de toekomst zal ook steeds vaker gekeken worden naar innovatieve aanbestedingsvormen, waaronder de concurrentiegerichte dialoog. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor de Nationale en Europese openbare procedure met of zonder voorselectie.

De gemeente De Bilt hanteert de volgende aanbestedingswijzen en drempelbedragen:

Diensten en Leveringen

Werken

De groene cel geeft aan dat de daarboven vermelde procedure mag worden

toegepast.

De rode cel geeft aan dat de daarboven vermelde procedure NIET mag

worden toegepast. Er mag van een Europese procedure nooit worden

afgeweken.

De Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2014 en zijn exclusief btw. De vigerende drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese commissie.

Bijlage 2: Inkoopprojectformulieren levering/ dienst

GEMEENTE DE BILT

Inkoopprojectformulier Werken

Bijlage 3: Aanpassingen t.a.v. het oude beleid

Diverse ontwikkelingen maken het noodzakelijk om de Nota aanbestedingsbeleid 2008 aan te passen. De wijzigingen ten opzichte van het huidige aanbestedingsbeleid zitten met name in een verdere professionalisering van de werkwijze met betrekking tot het vervullen van de inkoopbehoefte:

• -

  Drempelbedragen voor europees aanbesteden zijn verhoogd voor leveringen en diensten naar € 200.000,00 en voor werken naar € 5.000.000,00;

• -

  Overeenkomsten worden afgesloten op basis van eigen ontwerp en onder de eigen inkoopvoorwaarden;

• -

  er wordt een vernieuwde contractdatabank opgezet;

• -

  waar mogelijk wordt op innovatieve wijze aanbesteed;

• -

  er worden bij aanbestedingen geen onnodig hoge of te lage eisen gesteld aan potentiële leveranciers;

• -

  de duurzaamheidscriteria zoals door Agentschap.nl ontwikkeld worden overgenomen. Daar waar dit leidt tot extra kosten zal dit aan het College worden voorgelegd, voor 2012 dient te gemeente 75% duurzaam in te kopen en voor 2015 voor 100%;

• -

  social return wordt waar mogelijk toegepast in aanbestedingen boven € 200.000,00 door middel van eisen en wensen;

• -

  Preferred suppliership met de Biga Groep sinds eind 2009, dit houdt in dat opdrachten onder de Europese drempel op het gebied van het sociaal werkvoorzieningschap (bv de taakgebieden groenonderhoud, drukwerk, catering, schoonmaak e.d.) worden eerst aangeboden aan de Biga Groep;

• -

  leveranciers wordt bij aanbestedingen gevraagd de ILO-gedragscodes te onderschrijven;

• -

  soortgelijke inkoopbehoeften binnen de gemeente De Bilt zullen worden gebundeld en de samenwerking wordt met andere overheidsinstellingen opgezocht;

• -

  er wordt jaarlijkse een inkoopdiagnose vervaardigd;

• -

  de rol van de inkoopadviseur verandert van controlerend politieagent in meewerkend projectlid;

• -

  er wordt bij inkoopprocessen een functiescheiding gehanteerd (inkoop het inkooptraject en de vakafdelingen zorgen voor de inhoudelijke kennis);

• -

  de gemeente Fairtrade gemeente is geworden en hierna gehandeld dient te worden;

• -

  het actief betrekken van lokale ondernemers bij de kleinere aanbestedingen;

• -

  gebruik van inkoopprojectformulieren zal de start vormen van elke aanbesteding, hiermee worden binnen Verseon de juiste werkprocessen gestart.