Mandaatbesluit gemeente De Bilt 2020

Ondertekening

Bijlage 1 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, derde lid van het Mandaatbesluit 2020 blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het doen van voorstellen aan de raad.

2. Het vaststellen van de organisatieverordening.

3. Het vaststellen van regels omtrent de organisatie.

4. het nemen van besluiten op bezwaarschriften, gericht aan de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders, tenzij deze bezwaarschriften prematuur zijn ingediend of het besluiten op bezwaarschriften is opgedragen aan de portefeuillehouder;

5. Het nemen van besluiten op schriftelijk ingediende klachten die zijn gericht tegen het functioneren van een directielid.

6. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld.

7. Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) beroep aan te tekenen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke procedures.

8. Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of Voorschriften, bij omgevingsrechtaangelegenheden met uitzondering van binnenplans afwijken van een bestemmingsplan of beheersverordening en bij algemene maatregel van bestuur aangewezen gevallen (voorheen zogenaamde kruimelgevallen).

9. Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet rampen en zware ongevallen.

10. Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie.

11. Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten een uniforme openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen, bedenkingen of inspraakreacties zijn ingebracht.

12. Het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot:

a. de raad;

b. de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

c. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

d. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

e. de vice-president van de Raad van State;

f. de president van de Algemene Rekenkamer;

g. de Ombudsvoorziening, voor zover het correspondentie betreft terzake van formele klachten;

h. enig bestuursorgaan van een waterschap, provincie of Rijk.

13. Aan de burgemeester blijft voorbehouden de besluiten op grond van de artikelen 151b, 151c, 1154a, 154b en 172 tot en met 176a Gemeentewet.

14. Aan de burgemeester blijft voorbehouden het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod.

15. Aan de burgemeester blijft voorbehouden het besluit tot het nemen van een crisismaatregel ten aanzien van een persoon die zich in de gemeente bevindt op grond van artikel 7.1 Wet Verplichte Geestelijke Gezondheiszorg.

16. Het verlenen van mandaat aan externen die niet werkzaam zijn onder directe verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester.

Privaatrecht

Aanbestedingen

Het nemen van besluiten om af te wijken van het vastgestelde aanbestedingsbeleid.

Het nemen van gunningsbesluiten en het afsluiten van de daaruit voortvloeiende overeenkomsten boven het bedrag van de budgetten waarover de gemeentesecretaris als hoofdbudgethouder een bevoegdheid is verstrekt middels het vaststellen van de programmabegroting.

Contracten

1. Het besluit tot het aangaan van PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen, en bestuursovereenkomsten.

2. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de toegekende budgetten en vastgestelde kaders.

3. Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien:

a. op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

b. op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

c. de raad ter zake om informatie heeft gevraagd.

4. Het afgeven van garanties, borgstellingen en dergelijke, hoe ook genaamd.

5. Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden.

6. Het nemen van besluiten tot weigering van onder 1 t/m 4 genoemde (rechts)handelingen;

Civiele of strafrechtelijke procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

1. Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

2. Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen.

3. Het aanvaarden van een aanbod tot sponsoring.

4. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

5. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag ad € 50.000,- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen.

Machtiging

Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder.

B. Personeelsaangelegenheden

Bevoegdheden t.a.v. individuele werknemers

1. Alle rechtshandelingen ten aanzien van de leden van de directie, zoals: het aangaan, wijzigen of beëindigen/opzeggen van de arbeidsovereenkomst, schorsing, het overeenkomen van salaris bij aanvang van de arbeidsovereenkomst, het geven van extra salarisverhoging en persoonlijke toelage(n).

2. Aanwijzingsbesluit gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 102 Gemeentewet.

3. Vaststellen regelingen waar het de integriteit betreft als bedoeld in artikelen 4 en 5 Ambtenarenwet.

4. Uitvoering geven aan artikel 8 van de Ambtenarenwet waar het de nevenfuncties en financiële belangen van de directie betreft.

5. Verzoek om vrijstelling aan het LOGA, als bedoeld in artikel 1.2, lid 1 CAO Gemeenten.

6. Vaststellen conversietabel als bedoeld in artikel 3.1 CAO Gemeenten.

7. Vaststellen regeling ter uitwerking van de bepalingen in de cao gemeenten.

C. Overige aangelegenheden

1. Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente De Bilt in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.

2. Het benoemen van personen in adviesorganen van het college, uitgezonderd de benoeming van een planschade-adviseur.

3. Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet.

4. Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

Bijlage 2 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, vierde lid van het Mandaatbesluit 2020 blijven voorbehouden aan de in deze bijlage genoemde werknemers

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

n.v.t.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

n.v.t.

Civiele procedures

n.v.t.

Overige privaatrechtelijke handelingen

1. Aan de bij een incident betrokken hoogste operationeel leidinggevende van de brandweer blijft voorbehouden de bevoegdheid om, tijdens diens taakuitvoering, overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of dreigende onveilige situatie te doen beëindigen of te voorkomen.

2. Aan de (piket)medewerker rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP 1 situatie de algehele coördinatie te verzorgen voor alle in te zetten gemeentelijke diensten.

3. Aan de (piket)medewerker rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP 1 situatie tot een maximum bedrag van € 10.000,- opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit.

4. Aan de (piket)medewerker rampenbestrijding is voorbehouden om ten tijde van een GRIP 1 situatie opdrachten te verlenen aan externen ten behoeve van het beperken of bestrijden van de gevolgen van een (dreigende) ramp of calamiteit boven het bedrag van € 10.000,- met een maximum van € 50.000,- na hier overleg over te hebben gevoerd met de burgemeester.

Machtiging

n.v.t.

B. Overige aangelegenheden

n.v.t.

Bijlage 3 Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, vijfde lid van het Mandaatbesluit 2020 blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

1. Het nemen van besluiten ten aanzien van het ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de gemeente, voor zover de ontzegging geldt voor een langere periode dan 24 uur en met uitzondering van schoolgebouwen.

2. Het nemen van besluiten tot niet-invordering van bedragen hoger dan € 1.500 (tot invordering van belastingen is de invorderingswerknemer bevoegd).

3. Het behandelen van en het nemen van besluiten op klachten die zijn gericht tegen (het functioneren van) een kwartiermaker.

Privaatrecht

Aanbestedingen

n.v.t.

Contracten

Het ontbinden van een overeenkomst.

Civiele procedures

1. Het besluit tot het aangaan van een civiele procedure.

2. Het besluit (hoger) beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of het gemeentebestuur in civiele procedures.

3. Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

n.v.t.

Machtiging

n.v.t.

B. Personeelsaangelegenheden

1. Aangaan van een vaststellingsovereenkomst met werknemers.

2. Alle rechtshandelingen ten aanzien van de kwartiermakers, zoals het aangaan, wijzigen en beëindigen/opzeggen van de arbeidsovereenkomst, schorsing, het overeenkomen van salaris bij aanvang van de arbeidsovereenkomst, het geven van (flexibele) beloning, verlof, toelagen en vergoedingen etc.

3. Het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings-)regelingen/aanvullende regels met betrekking tot personeelsaangelegenheden.

4. Uitvoering geven aan artikel 8 Ambtenarenwet voor waar het nevenfuncties van kwartiermakers betreft.

5. Opzeggen arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 12, lid 2, Ambtenarenwet.

6. Opschorten betaling loon als bedoeld in artikel 7:629, lid 6 BW.

7. Opzeggen arbeidsovereenkomst op grond van artikel 7:669, lid 3 onderdeel a BW, juncto lid 1 van dat artikel en het indienen van een verzoek om toestemming daartoe bij de Cao Ontslagcommissie dan wel de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden op grond van artikel 7:669, lid 3 onderdeel a BW, juncto lid 1 van dat artikel.

8. Opzeggen arbeidsovereenkomst op grond van artikel 7:669, lid 3 onderdeel b BW, juncto lid 1 van dat artikel en het indienen van een verzoek om toestemming daartoe bij de Cao Ontslagcommissie dan wel de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden op grond van artikel 7:669, lid 3 onderdelen b t/m i BW, juncto lid 1 van dat artikel.

9. Indienen verzoekschrift bij de rechter tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst en/of schadevergoeding wegens een tekortkoming in de nakoming van de arbeidsovereenkomst.

10. Het geven van ontslag op staande voet als bedoeld in artikel 7:677 BW.

11. Toepassen hardheidsclausule als bedoeld in artikel 1.7 CAO Gemeenten.

12. Vaststellen functies, functiebeschrijving en waardering, als bedoeld in artikel 3.1, leden 1 en 2 CAO Gemeenten.

13. Verbinden aanvullende voorwaarden aan een salarisverhoging, als bedoeld in artikel 3.4, lid 3 CAO Gemeenten.

14. Geven van een extra periodieke salarisverhoging, als bedoeld in artikel 3.4, lid 4 CAO Gemeenten.

15. Geven van een functioneringstoelage als bedoeld in artikel 3.8 CAO Gemeenten.

16. Geven van een arbeidsmarkttoelage als bedoeld in artikel 3.9 CAO Gemeenten.

17. Geven van een garantietoelage als bedoeld in artikel 3.15 CAO Gemeenten.

18. Afwijken van artikel 3.19 CAO Gemeenten als bedoeld in lid 9 van dat artikel.

19. In overleg met werknemer een andere vorm van compensatie bepalen als bedoeld in artikel 3.22, lid 2, CAO Gemeenten.

20. Overeenkomen tijdelijke uitbreiding formele arbeidsduur per week als bedoeld in artikel 5.1, lid 2, CAO Gemeenten.

21. Vaststellen werktijden als bedoeld in artikel 5.4, lid 10, CAO Gemeenten.

22. Bespreken afspraken over werktijden in de organisatie met de ondernemingsraad, als bedoeld in artikel 5.4, lid 12, CAO Gemeenten.

23. Uitvoering artikel 6.14 CAO Gemeenten m.b.t. onbetaald verlof.

24. Beëindigen onbetaald verlof in schrijnende gevallen, als bedoeld in artikel 6.17, lid 2, CAO Gemeenten.

25. Doorbetalen volledige salaris en salaristoelage(n) als bedoeld in artikel 7.1, lid 7, CAO Gemeenten.

26. Vaststellen opleidingsplan voor de organisatie als bedoeld in artikel 8.5, lid 2, CAO Gemeenten.

27. Bepalen datum waarop de werknemer boventallig wordt, als bedoeld in artikel 9.5 CAO Gemeenten.

28. Beëindigen Van werk naar werk-traject als bedoeld in artikel 9.10, lid 1 CAO Gemeenten.

29. Opzeggen arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 9.12, lid 2, en artikel 9.13, lid 2 CAO Gemeenten.

30. Tussentijds beëindigen van het Van werk naar werk-traject en een ontslagprocedure starten als bedoeld in artikel 9.14, lid 2, aanhef en onder b. CAO Gemeenten.

31. Afkopen na -wettelijke uitkering als bedoeld in artikel 10.10 CAO Gemeenten.

32. Afkoop reparatie-uitkering als bedoeld in artikel 10.19 CAO Gemeenten.

33. Schorsen van werknemer(s) als bedoeld in artikel 11.4 CAO Gemeenten.

34. Voeren van het lokaal overleg met de vakbonden als bedoeld in artikel 12.1 CAO Gemeenten.

35. Informeren vakbonden over voornemen tot een belangrijke wijziging in de organisatie als bedoeld in artikel 12.2, lid 3 CAO Gemeenten.

36. Sluiten convenant met de ondernemingsraad als bedoeld in artikel 13.1 CAO Gemeenten.

C. Overige aangelegenheden

n.v.t.

Bijlage 4 Mandaat externen

Mandaatbesluit Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht 2013;

Regio Utrecht 2015 - Gemeente De Bilt, 15 oktober 2015;

Mandaatbesluit uitvoering belastingsamenwerking (Belastingsamenwerking gemeentelijke belastingen en hoogheemraadschap Utrecht;

Mandaatbesluit Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Regio Utrecht;

Mandaatbesluit Uitvoering U-pas;

Mandaatbesluit aan stichting MENS, sociaal team 2015;

Mandaatbesluit Uitvoering Jeugdverordening aan de coördinator van het CJG, d.d. 17 december 2014.

Mandaatbesluit SAVE-team (uitvoering Jeugdwet);

Mandaatbesluit Stichting Samen-Veilig Midden Nederland (SVMN), d.d. 3 november 2015 (gedwongen Kinderbeschermingsmaatregelen);

Mandaatbesluit aan GGDRU aan DPG, tevens aanwijzingsbesluit college van DPG gemeenschappelijke regeling GGDrU’ d.d. 15 september 2017.

Toelichting op het Mandaatbesluit 2020

Inleiding

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente De Bilt. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een werknemer zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de werknemer die het besluit feitelijk heeft genomen.

Volmacht en machtiging

In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke - als privaatrechtelijke bevoegdheden aan werknemers toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb).

Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een werknemer een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een werknemer volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

De schakelbepaling van artikel 10:12 Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd

Gebruikelijk is om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden ex-pliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.

Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke werknemer welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspuntenvan integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laagmogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.

In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op werknemerniveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden (zie bijlagen). De gemeentesecretaris, in overleg met de betreffende kwartiermaker, beslist of de werknemer toe is aan het gebruikmaken van ondermandaat.

Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder ge-voelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Uitzonderingen mandaat

Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3 1e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen verlangd van de betrokken werknemer.

Relatie met de organisatiestructuur

Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben, of het nu gaat om het verkrijgen van een omgevingsvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kantoorartikelen dan wel, en niet in de laatste plaats, om de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken. Daarom kan deze mandaatregeling niet los worden gezien van de organisatiestructuur en de kernopdracht van teams, eenheden, waarin is vastgelegd op welke wijze de taken van het gemeentebestuur in de organisatie zijn ondergebracht. In dit mandaatbesluit worden aan werknemers uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun taakveld en voor de eenheid gebieden tot hun geografisch afgebakende terrein behoren.

De organisatiestructuur is door het college vastgesteld, evenals de mandaatregeling. Dat maakt het eenvoudig om beide producten optimaal op elkaar af te stemmen en om snel en efficiënt noodzakelijke wijzigingen door te voeren. Daarom is kenboodschap van de eenheden, teams altijd opgenomen in de aan de kwartiermaker en werknemers verleende ondermandaatbesluiten.

Treasury

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Treasurystatuut, geldend voor de gemeente De Bilt. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.

Personeelsaangelegenheden

Vanaf 1 januari 2020 wijzigen de personele verhoudingen tussen werkgever en werknemer als gevolg van de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. Het “normale” arbeidsrecht van het Burgerlijk Wetboek is van toepassing op werknemers van de gemeente.

Voor wat betreft disciplinaire maatregelen, zoals ontslag op staande voet, heeft dit in de bevoegdheidstoedeling consequenties. Deze maatregel dient onverwijld te worden opgelegd, waardoor deze zware bevoegdheid uit praktische overweging niet langer alleen bij het college kan worden neergelegd. De gemeentesecretaris heeft daarom deze bevoegdheid.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Spreekt voor zich.

Artikel 2

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen. Dit artikel is in deze regeling naar voren gehaald, aangezien er meer privaatrechtelijke bevoegdheden in volmacht worden verleend. Het betreft hier de bevoegdheden op basis van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. Hiermee wordt het publiekrechtelijke ambtenarenrecht vervangen door het privaatrechtelijke arbeidsrecht.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.

Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een werknemer een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een werknemer volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

Artikel 3

Lid 1:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde werknemers gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 3 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.

Lid 2:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende werknemer verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

Lid 3:

De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.

Lid 4:

Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen.

Artikel 4

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de kwartiermakers en de werknemers gemandateerd.

Lid 2:

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende kwartiermakers. Het mandaat van een kwartiermaker geldt voor die aangelegenheden waar hij als kwartiermaker voor verantwoordelijk is. Dit is voor de eenheid gebieden afgebakend door de gebiedsindeling van de teams De Bilt, Bilthoven en Groene Kernen. De ene kwartiermaker kan de andere kwartiermaker vervangen.

Lid 3:

Dit lid benadrukt de transitiefase waarin de organisatie zit. De kwartiermakers vervullen in de eerste fase de volledige hiërarchische taak. Pas wanneer voor een werkproces is aangetoond dat dit inhoudelijk en procedureel door de werknemers in zelfregeling kan worden uitgevoerd, trekt de gemeentesecretaris het inhoudelijk mandaat van de kwartiermaker in.

Lid 4:

In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.

Lid 5:

Er zijn bevoegdheden die slechts aan een enkele werknemer in de organisatie worden toegekend. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in een aparte bijlage. Overigens is het zo dat ook deze bevoegdheden via de gemeentesecretaris worden gemandateerd en dus niet rechtstreeks vanuit het college.

Lid 6:

De in bijlage 3 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van kwartiermaker of werknemer.

Lid 7:

Zie de toelichting bij artikel 2, tweede lid. Het is van belang dat de kwartiermaker in zijn hiërarchische rol voor de personele aangelegenheden de rol van adviseur van de gemeentesecretaris vervult bij het intrekken of wijzigen van mandaat aan werknemers.

Artikel 5

Lid 1:

De organisatie van De Bilt is in ontwikkeling. Vanaf 2018 is een belangrijke nieuwe stap gezet. Gefaseerd worden zelfregelende eenheden verantwoordelijk voor de uitvoering van processenen zal er nog slechts één managementlaag (directie) over zijn. In 2020 is sprake van zelfregelende teams. Zolang de transitiefase naar zelfregeling duurt blijven de kwartiermakers zowel de inhoudelijk, procedurele als personele mandaten hebben. Pas wanneer teams hier aan toe zijn wordt deze inhoudelijke en procedurele sturing losgelaten door een formele wijziging van het ondermandaat aan de kwartiermakers door de gemeentesecretaris.

Lid 2:

Ondermandaat wordt pas rechtstreeks doorverleend door de gemeentesecretaris aan werknemers, indien het betreffende werkproces al binnen een zelfstandige eenheid plaatsvind.

Lid 3:

Werknemers zijn bevoegd besluiten te nemen op het werkterrein en de geografische indeling van hun kwartier. De bevoegdheidstoedeling geldt niet voor het terrein van personeelsaangelegenheden.

Daartoe zijn kwartiermakers en de gemeentesecretaris gemandateerd.

Lid 4:

Het moet voor iedere werknemer duidelijk zijn dat hij een verantwoordelijkheid namens het college of de burgemeester uitoefend. Daarom krijgt elke werknemer een ondertekend mandaatbesluit. Dit om de bewustwording te bevorderen.

Artikel 6

Algemeen. Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, etc. in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.

Lid 1:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Lid 2:

Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaalt dit lid dat de Budgethoudersregeling prevaleert boven het mandaatbesluit.

Artikel 7

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.

Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 4 (algemene uitzonderingen).

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Leidinggevenden worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd.

In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard.

Van de betrokken werknemer van de gemeente mag worden verwacht dat hij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan.

Artikel 8

In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Er is geen verplichting te ondertekenen wanneer dit via een geautomatiseerd systeem door de geautoriseerde persoon kan worden uitgevoerd.

De manier van ondertekening namens het college is bijvoorbeeld bij een omgevingsvergunning:

Namens het college van burgemeester en wethouders van De Bilt,

[ondertekening]

Chantal Janssen

Medewerker team Sociale en Ruimtelijke Ontwikkeling De Bilt

Of bij een evenementenvergunning namens de burgemeester:

Namens de burgemeester van De Bilt,

[ondertekening]

Chris Visscher

Medewerker Sociale en Ruimtelijke Ontwikkeling Groene Kernen

Artikel 9

Indien een kwartiermaker afwezig is, dan wordt deze horizontaal vervangen door een leidinggevende van een ander kwartier.

De gemeentesecretaris blijft altijd bevoegd voor de aan hem gemandateerde bevoegdheden.

Artikel 10

Het mandaat verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 4 opgenomen.

Artikel 11

Wijziging van het mandaatbesluit wordt gecoördineerd door de eenheid Centrale Ondersteuning, Team Advies. De kern van de procedure is dat de teams zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van informatie die nodig is om tot mandatering te komen. Het team Advies is verantwoordelijk voor een goedeverwerking in het mandaatbesluit. Mutaties worden opgeslagen in Zaaksysteem.

Artikel 12

Spreekt voor zich.

Artikel 13

Spreekt voor zich.