Verordening op de Rekenkamercommissie De Bilt

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Commissie: rekenkamercommissie;

• 2

  Voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

• 3

  College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Bilt;

• 4

  Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente De Bilt;

• 5

  Secretaris: de griffier of een griffiemedewerker

Rechtmatigheid: het voldoen aan wetten en regels;

Doelmatigheid: het streven om met een zo gunstig mogelijke inzet van productiemiddelen het

gewenste resultaat te bereiken;

Doeltreffendheid: de mate waarin de gemeentelijke organisatie er binnen de financiële kaders in

slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen te bereiken;

Artikel 2 Rekenkamercommissie

• 1.

  Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

• 2.

  De commissie heeft als taak het onderzoeken van en het adviseren aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en beheer.

3.De commissie bestaat uit vier leden van de raad, aangevuld met twee tot vier externe, van de gemeente onafhankelijke, leden. De externe leden hebben bij voorkeur specifieke deskundigheid op het gebied van het uitvoeren van beleidsevaluaties bij de lokale overheid.

4.De leden van de commissie worden benoemd en ontslagen door de raad.

5.De leden worden benoemd voor de duur van een raadsperiode.

6. Eén van de externe leden is voorzitter. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.

De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met het secretariaat van de commissie.

• 7.

  De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen lid.

• 8.

  Op de externe leden is artikel 81f van de Gemeentewet (onverenigbare betrekkingen) van toepassing. Daarnaast dienen de externe leden schriftelijk een verklaring en belofte als bedoeld in artikel 81g van de Gemeentewet aan de voorzitter van de raad te overleggen.

  Artikel 3 Beëindiging lidmaatschap

1.Het lidmaatschap van een raadslid eindigt:

a.op eigen verzoek;

b.indien het lid aftreedt als lid van de raad;

c.indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van de

c. rekenkamercommissie te vervullen;

2.Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:

a.op eigen verzoek;

b.bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van

2. de rekenkamercommissie;

c.wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is

2. veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die

2. vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

d.indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is

2. gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft

2. verkregen of wegens schulden is gegijzeld.

3.De externe leden van de commissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen.

Artikel 5 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

1.De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt.

2.De commissie legt na haar aantreden voor de raadsperiode vast welke aandachtsgebieden onderwerp van onderzoek kunnen zijn. Die onderwerpen zijn niet limitatief. Door actuele omstandigheden kunnen onderwerpen afvallen om plaats te maken voor andere, nog niet genoemde, onderwerpen.

3.De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij dat naar behoren. Verder dient het mogelijk te zijn dat het college, individuele burgers of belangengroepen een verzoek tot onderzoek kunnen indienen. De commissie bericht ook hier binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Het motiveren van het afwijzen van een dergelijk verzoek is wel van belang, maar niet zo dusdanig verplicht als bij de raad. Het is immers een controle-instrument van de raad.

4.Onderwerpen moeten voldoen aan de volgende criteria:

a.het onderwerp moet op rechtmatigheid, doelmatigheid en/of doeltreffendheid getoetst kunnen worden;

b.het moet een bestuurlijk relevant onderwerp zijn, dat valt onder de gemeentelijke invloedsfeer;

c.het onderwerp moet financieel relevant zijn;

d.het gemeentebestuur moet van de uitkomsten van het onderzoek kunnen leren;

e.het onderwerp moet een structureel karakter hebben;

f.de aanleiding voor het onderzoek moet niet primair zijn gelegen in een incident;

g.het onderzoek door de commissie moet toegevoegde waarde hebben;

h.het onderzoek moet binnen de geldende randvoorwaarden (tijd, geld en menskracht) kunnen worden afgerond.

5.De commissie formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

In de onderzoeksopzet wordt aangegeven wat het onderwerp van onderzoek is, wat de onderzoeksvragen zijn en hoe het onderzoek zal worden aangepakt.

6.De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisneming aan de raad en aan het college verstuurd.

7.Na vaststelling van de onderzoeksopzet worden de gecontroleerde instanties, organisatieonderdelen en/of personen ingelicht over de hoofdlijnen van het onderzoek, over de gesprekken die voor het onderzoek gevoerd gaan worden en over het verloop van de verdere procedure.

Artikel 6 Werkwijze

1.De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

2.De commissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

3.De commissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken, voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht.

4.Het gemeentebestuur en de onder haar verantwoordelijkheid ressorterende ambtenaren verstrekken desgevraagd en binnen de door de commissie gestelde termijn alle inlichtingen die de commissie ter vervulling van haar taak nodig acht.

5.Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het derde lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde, dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert;

6.Het college verstrekt aan de commissie de planning en de resultaten van onder haar verantwoordelijkheid uitgevoerde onderzoeken naar de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

7.De commissie is bevoegd, indien en voor zover de gemeente uit andere hoofde over deze bevoegdheid beschikt, bij de volgende instellingen onderzoek in te stellen:

a.openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt;

b.naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;

c.andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling.

De commissie is bevoegd mondeling of schriftelijk informatie in te winnen bij de hiervoor onder a, b, en c genoemde organisaties. Bij het uitoefenen van haar taak kan de commissie gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar bevoegdheid tot eigen onderzoek.

8.De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet verstrekt desgevraagd aan de commissie controleprogramma’s en licht haar volledig in over de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de commissie aan te geven wijze.

9.De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

10.De commissie kan niet beraadslagen of besluiten als minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

11.De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

12.Elk lid heeft één stem. Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

13.De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd, of gedeelten daarvan, als geheim aanmerken.

14.De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

15.Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

16.Uitgaande van de gegevens die lopende het onderzoek verzameld zijn, stellen de onderzoekers een voorlopige rapportage op waarin de feitelijke bevindingen zijn opgenomen.

17.De commissie besluit over de conclusies en aanbevelingen.

17.Artikel 7 Resultaten van het onderzoek

• 1.

  Het onderzoek resulteert in een openbare schriftelijke rapportage, waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. Indien in de commissie minderheidsstandpunten worden ingenomen wordt dit in de rapportage kenbaar gemaakt. De voorzitter en de ambtelijk secretaris ondertekenen de rapportage.

• 2.

  De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt verder wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 3.

  De commissie neemt de hoofdlijnen van de ingebrachte zienswijzen op in het rapport en voorziet deze desgewenst van een reactie.

• 4.

  Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen, de zienswijze van betrokkenen op het conceptrapport en, zonodig, de reactie van de commissie daarop, zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden. Een afschrift van het rapport gaat ter kennisneming naar het college.

• 5.

  De voorzitter van de raad agendeert het rapport voor de eerstvolgende raadsvergadering op vergelijkbare wijze als een initiatief voorstel. Op voorstel van het college beslist de raad in die vergadering of het rapport voor kennisgeving wordt aangenomen, direct in behandeling wordt genomen of om advies in handen van het college wordt gesteld. Indien de raad beslist tot het direct in behandeling nemen van het voorstel, vindt behandeling van het voorstel plaats, nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

• 6.

  De raad bespreekt de rapportage en besluit over de conclusies en aanbevelingen.

  Artikel 8 Jaarverslag en evaluatie

  De commissie maakt jaarlijks een verslag van haar activiteiten, en rapporteert kort over de stand van zaken met betrekking tot de al dan niet overgenomen verbetervoorstellen.

  Artikel 9 Budget

1.De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld uitgaven te doen voor de uitvoering van haar taken.

2. Ten laste van het in lid 1 bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

a.de vergoedingen aan de externe leden;

b.de interne onderzoekers;

c.externe deskundigen die eventueel door de commissie worden ingeschakeld;

d.eventuele andere uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak;

3. De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de Rekenkamercommissie De Bilt.

Vastgesteld door de raad van de gemeente De Bilt in zijn openbare vergadering van 29 april 2004

De Griffier, De Voorzitter,

Mr. O. Pol Mr. A. Tchernoff

Artikelsgewijze toelichting