Verordening gemeentelijke ombudsman De Bilt

Toelichting op de Verordening gemeentelijke ombudsman De Bilt

Algemene toelichting

Intern en extern klachtrecht

In 1999 is de regeling voor intern klachtrecht van hoofdstuk 9 (titel 9.1) van

de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in werking getreden. Gemeenten en

gemeenschappelijke regelingen hebben sindsdien de plicht om klachten over het

eigen handelen zelf te behandelen. De regeling in de Awb bevat minimumeisen voor

een goede behandeling door bestuursorganen van klachten over overheidsoptreden.

De interne klachtprocedure is een verplichte voorfase, voordat men terecht kan

bij een externe klachtinstantie (ombudsman).

Wat is extern klachtrecht?

Extern klachtrecht is een regeling voor de behandeling van klachten tegen de

overheid door een onafhankelijk, extern orgaan dat ombudsman wordt genoemd. Bij

de ombudsman kan men klagen over de gedragingen van de overheid. Het is een

zogenaamde tweedelijnsvoorziening. Men kan pas klagen als de interne

klachtprocedure (eerstelijnsvoorziening), waarbij het bestuursorgaan eerst zelf

de klacht tracht op te lossen, niet tot het gewenste resultaat heeft geleid.

Inwerkingtreding Wet extern klachtrecht

De Wet extern klachtrecht vult hoofdstuk 9 Awb aan met bepalingen inzake de

behandeling van klachten door een ombudsman en zorgt voor een landelijk dekkend stelsel van externe klachtvoorzieningen door wijzigingen in de Wet Nationale

Ombudsman, de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet

gemeenschappelijke regelingen.

In De Bilt hebben wij in 2001 al een tweedelijnsvoorziening getroffen door ons aan te sluiten bij de ombudsman van de gemeente Utrecht. De inwerkingtreding van de Wet extern klachtrecht brengt hierin geen verandering. Wel moet de Verordening gemeentelijke ombudsman uit 2001 worden aangepast aan de nieuwe wetgeving. De verordening is daarbij teruggebracht van 24 naar negen artikelen. Deze deregulering kon met name plaatsvinden omdat de nieuwe bepalingen in de Awb en de Gemeentewet voorzien in een aantal van de oude verordeningsbepalingen. De negen verordeningsbepalingen vullen de bepalingen aan in hoofdstuk 9 (titel 2)

van de Awb en de daarmee verband houdende wijzigingen in de Gemeentewet (nieuwe

artikel 81p e.v.). De verordening kan dus niet los van deze wetten worden

gelezen. De wettekst is dan ook als bijlage aan de verordening toegevoegd.

Geen begripsomschrijvingen

In de modelverordening zijn geen begripsbepalingen opgenomen, omdat de Awb en de

Gemeentewet hierin waar nodig al voorzien. Het begrip ‘ombudsman’ omvat

volgens het nieuwe artikel 9:17 Awb zowel de Nationale ombudsman als een

ombudsman of -commissie ingesteld krachtens de Gemeentewet, de Provinciewet, de

Waterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de verordening

wordt uiteraard alleen gedoeld op de gemeentelijke ombudsman. Ombudsman is

overigens een neutrale term. Zowel mannen als vrouwen (als commissies) worden

aangeduid met ‘ombudsman’.

Wat is een klacht?

De Awb kent geen definitie van het begrip klacht. De wetgever acht een definitie

ook onwenselijk, omdat een omschrijving ook een beperking van het klachtrecht

kan inhouden. Uitgangspunt is een ruim klachtbegrip. Alles wat geen

(Awb-)bezwaar is, is in beginsel een klacht.

Een klachtprocedure is gericht op het verkrijgen van een rechtens niet-bindend

oordeel over het overheidshandelen. Bij een klachtbehandeling wordt, ruimer dan

bij de rechtens bindende bezwaarschriftprocedure, bekeken of het betreffende

bestuursorgaan zich correct gedragen heeft tegenover de klager.

Onder de klachtenregeling vallen gedragingen van bestuursorganen en van personen

die onder de verantwoordelijkheid van bestuursorganen handelingen verrichten

richting burgers en organisaties (bijvoorbeeld ambtenaren). Enkele voorbeelden

van ‘niet correct’ gedragen zijn: ongeïnteresseerde bejegening, te trage

afhandeling van een aanvraag, brieven worden te laat of niet beantwoord, het

antwoord is in strijd met de gewekte verwachtingen en onvoldoende gemotiveerd,

aangevraagde informatie wordt niet toegezonden.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Onafhankelijkheid

De waarborgen voor de onafhankelijkheid van de ombudsman zijn weliswaar in de wet neergelegd maar nergens expliciet genoemd. Deze bepaling benadrukt de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsman.

Artikel 2 Zittingsduur en vergoeding

Eerste lid

Het nieuwe artikel 81q, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt dat de ombudsman voor de duur van zes jaar wordt benoemd. Dit waarborgt zijn onafhankelijkheid. Na het aftreden van de ombudsman is herbenoeming in beginsel onbeperkt mogelijk.

Tweede en derde lid

De ombudsman zal uiteraard niet kunnen functioneren zonder toereikende financiële middelen. Omdat wij hebben gekozen voor aansluiting bij de ombudsman van de gemeente Utrecht is de betrokken bepaling flexibel geformuleerd.

Artikel 3 Onverenigbare betrekkingen

In de wet wordt wel geregeld dat de ombudsman geen betrekkingen mag uitoefenen die zich niet verdragen met het ambt, maar niet wordt geregeld dat de ombudsman éérst toestemming moet vragen aan het college. Vandaar dat wij deze bepaling hebben opgenomen.

Artikel 4 Bemiddeling

Eerste lid

Tijdens het onderzoek kan de ombudsman een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigende oplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vorm aannemen. De ombudsman kan in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren.

Aldus ontstaat er inzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en

het aantal onderzoeken en de aard van de bemiddelingen.

De ombudsman kan uitsluitend tot interventie overgaan indien hij bevoegd is om

de gedraging te onderzoeken.

Tweede lid

Het oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de

organisatie legt de ombudsman neer in een rapport (nieuwe artikel 9:36 Awb)

indien hij zijn onderzoek voltooit. In het geval van een geslaagde bemiddeling

zal de ombudsman doorgaans reden hebben om het onderzoek niet voort te zetten en

komt hij aan het uitbrengen van een rapport en het geven van een oordeel niet

toe. Het is echter wel gewenst dat de ombudsman ook in geval van een geslaagde

bemiddeling zijn bemoeienis afsluit met een schriftelijk stuk waarin hij verslag

doet van het onderzoek en de bevindingen en van het resultaat van de

bemiddeling.

Artikel 5 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift

Eerste lid

De ontvangstbevestiging is overeenkomstig hetgeen artikel 9:6 Awb voor het intern klachtrecht bepaalt: het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk.

Tweede lid

Analoog aan hetgeen artikel 9:9 Awb voor het intern klachtrecht regelt, is

bepaald dat aan het bestuursorgaan en aan degenen op wiens gedraging de klacht

betrekking heeft, een afschrift van het verzoekschrift wordt toegezonden. Indien

de ombudsman het verzoekschrift niet in behandeling neemt, heeft toezending van

een kopie van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan geen wezenlijke functie

en zou het onder omstandigheden zelfs een schending van vertrouwelijkheid kunnen

betekenen (vergelijk art. 2:5 Awb dat op de ombudsman van overeenkomstige

toepassing is). Komt het wel tot een onderzoek van de ombudsman, dan heeft niet

alleen het bestuursorgaan, maar ook de betrokken ambtenaar recht op een kopie

van het verzoekschrift (vergelijk artikel 9:30, eerste lid, Awb). Overigens valt

niet in alle gevallen de gedraging waarover geklaagd wordt toe te schrijven aan

een bepaalde persoon; als dat zich voordoet, kan uiteraard worden volstaan met

het toesturen van een afschrift van het verzoekschrift aan alleen het

bestuursorgaan.

Artikel 6 Rol klachtencoördinator

In deze bepaling worden de taken van de klachtencoördinator van de gemeente in relatie tot correspondentie van de ombudsman vastgelegd, zodat dit voor iedereen binnen de gemeente duidelijk is.

Artikel 7 Jaarverslag

Indien er in een bepaald jaar slechts weinig zaken aan de orde zijn geweest, kan de verslaglegging uiteraard zeer kort zijn. Het verslag biedt de raad de gelegenheid om zich een oordeel te vormen over het functioneren van de gemeentelijke organen, wat aanleiding kan zijn tot eventuele maatregelen ter verbetering. In verband met de mogelijkheid van publieke controle dient deze rapportage ook algemeen verkrijgbaar te worden gesteld.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Artikel 139 van de Gemeentewet bepaalt onder meer dat verordeningen niet in werking treden, voordat ze zijn bekendgemaakt. Volgens artikel 142 van de Gemeentewet treden verordeningen op de achtste dag na bekendmaking in werking, tenzij een ander tijdstip is aangewezen. Met ingang van 1 januari 2005 geldt de Tijdelijke referendumwet niet meer en geldt dus weer de vrijheid om verordeningen direct in werking te laten treden.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening gemeentelijke ombudsman De Bilt.