Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad

Artikel 1 Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad; een fractie kan bepalen een ander raadslid voor te dragen als lid van de commissie.

• 2. De eerste plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad is voorzitter van de commissie en de tweede plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad is plaatsvervangend voorzitter van de commissie.

• 3. De voorzitter leidt het gesprek.

• 4. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 5. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2. Bij afwezigheid van de raadsgriffier wordt deze vervangen door de plaatsvervangend griffier.

• 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 4 Geheimhouding

• 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2. De commissie legt bij klankbordgesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 6, vierde lid en 7 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

• 4. De commissie treft, met inachtneming van artikel 8 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5. De commissie en de gemeenteraad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris van de commissie en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 6 lid 4 informatie is ingewonnen.

Artikel 5 Voorbereiding gesprek

• 1. Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van eerdere gesprekken in te zien.

• 2. Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 4. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee.

• 5. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6 Bijzondere bepalingen

• 1. De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

• 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

• 6. Indien mogelijk, en daartoe geïnformeerd door de kabinetschef van de commissaris van de Koning, worden de klankbordgesprekken in ieder geval vier weken voorafgaand aan het periodieke gesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft, gevoerd.

• 7. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 7 Verslag

• 1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

• 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 3. Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 8 Archivering

• 1. De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de archivaris van de gemeente vernietigd.