Regeling vervallen per 16-10-2018

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de reges voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente De Marne

Geldend van 17-12-2010 t/m 15-10-2018 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2010

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de reges voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente De Marne

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

  • 2.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente De Marne en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • 3.

    programma: het geheel van activiteiten om de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

  • 4.

    uitputting: volledige benutting van het budget op begrotingsbasis.

  • 5.

    onderuitputting: niet volledig gebruik van het budget op begrotingsbasis.

  • 6.

    bedragen in euro’s: de voor de in deze verordening vermelde bedragen gelden de wettelijke prijsindexcijfers voor bestedingshuishoudingen met als peildatum 1 januari 2006 (1 januari 2006 = 100)

Artikel 2. Programma-indeling

De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3. Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 5. Kaders ontwerp-begroting

Het college biedt voor 1 maart van ieder jaar aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 1 juli daaropvolgend vast.

Het gaat hier om een voorstel tot het komen tot de kaders/uitgangspunten voor de volgende begroting en dan moet je zo vroeg mogelijk de coutouren hebben vastgelegd.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

  • 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd programmabudget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in zo mogelijk de eerstvolgende maar op zijn laatst de daaraanvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

  • 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden, de eerste acht maanden en de twaalf maanden van het begrotingsjaar.

  • 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma;

    • b.

      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

    • c.

      het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

    • d.

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • e.

      het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

  • 3. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan 5% toegelicht.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van:

  • a.

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 25.000;

  • b.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000; met uitzondering van leningen die op grond van de wettelijke regelgeving kunnen worden verstrekt;

  • c.

    het aangaan van leningen groter dan € 1.000.000;

  • d.

    het toekennen van subsidies groter dan € 10.000; met uitzondering van subsidies die op grond van wettelijke regelingen kunnen worden verstrekt;

  • e.

    de aanvraag van subsidies groter dan € 1.000.000 met uitzondering van subsidieaanvragen die op grond van een wettelijke regeling moeten worden ingediend.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3.

    De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:

    • a.

      40 jaar: nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen

    • b.

      40 jaar: kantoren en bedrijfsgebouwen;

    • c.

      50 jaar: rioleringen;

    • d.

      25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen;

    • e.

      20 jaar: motorvaartuigen;

    • f.

      18 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

    • g.

      10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen;

    • h.

      8 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; schuiten; personenauto’s; lichte motorvoertuigen; automatiseringsapparatuur;

    • i.

      5 jaar: software

    • j.

      25 jaar: investeringen in maatschappelijk nut (onder meer wegen)

    • k.

      niet: gronden en terreinen.

Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 2.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

4.Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 9a.

  • 1. De afschrijvingen van de investeringen genoemd in artikel 9, lid 3.. sub a. tot en met sub d. en sub k. gaan in vanaf het moment van ingebruikname. In dat geval wordt de ingebruiknamedatum altijd 1 januari.

  • 2. De afschrijving van de zaken genoemd in artikel 9, lid 3, sub e. tot en met i gaan in op 1 juli van het jaar van aanschaffing.

  • 3. De raad kan in voorkomende gevallen besluiten tot afwijking van de termijnen als omschreven in artikel 9, lid 3.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1.

    Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • a.

    onroerende zaakbelasting eigenaren;

  • b.

    rioolrechten;

  • c.

    afvalstoffenheffing,

  • d.

    toeristenbelasting

  • e.

    forenzenbelasting

wordt met uitzondering van individuele vorderingen groter dan € 1.800 een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. Indien genoemd bedrag van € 1.800 wijzigt in de belastingverordeningen dan werkt deze wijziging door in dit artikel. Artikel 1 lid f is niet van toepassing op dit artikel. Het historische percentage is bepaald op maximaal 1 procent.

2.Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt de raad elk jaar gelijktijdig met de begrotingsbehandeling een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding van voorzieningen;

    • c.

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

  • 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

    • a.

      het specifieke doel van de reserve;

    • b.

      de voeding van de reserve;

    • c.

      de maximale hoogte van de reserve;

    • d.

      de maximale looptijd.

  • 3. Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening wordt het te verwachten risico aangegeven.

  • 4. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 12. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt via de kostenverdeelstaat (KVS) een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  • 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, toeristenbelasting, onroerende zaak belastingen, forenzenbelasting, retributies en leges.

  • 2. Het college biedt elk jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

  • 3. Het college biedt eens in de vier jaar, in het jaar na de verkiezingen de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

  • 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

  • 5. Indien een publiek belang in het geding is bij het vaststellen van een prijs voor een gemeentelijke dienst of levering van goederen kunnen de prijzen worden vastgesteld op lager dan marktconform. De raad bepaalt in dit geval wat onder het publiek belang wordt verstaan.

Artikel 14. Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2.

    Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een double-A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  • d.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden zo mogelijk tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

  • 3.

    Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden in de vorm van zakelijke zekerheidsrechten.

Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, verplichtingen en rechten;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 19. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met ingang van 1 januari 2006 in de plaats van de “Financiële verordening gemeente De Marne” vastgesteld door de raad op 28 oktober 2003.

De procedure voor de vaststelling van begrotingswijzigingen en nieuw beleid, vastgesteld in de openbare vergadering van 22 juni 2004 nummer 19 komt met ingang van 1 januari 2006 te vervallen.

Artikel 20. Overgangsbepalingen

  • 1. Investeringen in maatschappelijk nut die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

  • 2. Artikel 6 lid 2 treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2008.

  • 3. Het bedrag genoemd in de laatste regel van artikel 9 lid 3 is voor de jaren 2006 en 2007 bepaald op €1.000.

  • 4. Artikel 13 leden 2 en 3 treden in werking met ingang van het begrotingsjaar 2008.

Artikel 21. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente De Marne’.