Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen 2009

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering één der wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.

4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

2. Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten, verzoeken zij onder opgave van reden(en) aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die, indien mogelijk, uiterlijk 24 uur van tevoren op de gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

1. Voor elke vergadering wordt als regel tenminste twee maal 24 uur van tevoren door de secretaris aan de leden van het college een agenda met daarop betrekking hebbende vergaderstukken toegezonden.

2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan bespreking ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel duldt, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie voorafgaand aan de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

1. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

3.

• a.

  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• b.

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan beslist het lot.

• c.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, dan beslist het lot.

1. De secretaris draagt zorg voor de notulen van de vergadering.

2. De notulen bevatten tenminste:

• a.

  de namen van de afwezige leden;

• b.

  de namen van de leden die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een formulering van de door het college genomen besluiten.

3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

4. De notulen worden vastgesteld in de eerstvolgende vergadering.

5. Indien de notulen aanleiding geven tot aanmerkingen, raadpleegt de voorzitter de vergadering. Bij erkenning van de gegrondheid van de aanmerkingen door de meerderheid van de vergadering worden de verlangde wijzigingen of aanvullingen aangebracht.

6. Uit de notulen blijkt welke besluiten openbaar zijn en welke besluiten vertrouwelijk zijn.

7. De notulen worden ondertekend door de secretaris en de voorzitter.

8. De raadsleden en fractie-assistenten ontvangen elk een exemplaar van de openbare notulen, inclusief de (parafen)besluitenlijst.

1. Een parafenbesluit komt buiten de vergadering tot stand. Een parafenbesluit is een besluit dat voor akkoord wordt geparafeerd door de portefeuillehouder en mede-geparafeerd door ten minste een tweede lid van het college.

2. De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een parafenbesluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht met vermelding van de door het college genomen parafenbesluiten.

3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het college de parafenbesluitenlijst vaststelt.