Organisatiebesluit

1. Er zijn 6 organisatorische eenheden die op grond van dit besluit rechtstreeks verantwoording afleggen aan de directie.

De afdelingen:

• -

  Beleid, domein Maatschappij;

• -

  Uitvoering, domein Maatschappij;

• -

  Dienstverlening, domein Bedrijfsvoering;

• -

  Ruimte, domein Fysiek;

• -

  Integraal Beheer Openbare Ruimte, domein Fysiek

De stafeenheid

• -

  Concern staf.

2. Er zijn organisatorische eenheden die op grond van dit besluit rechtstreeks verantwoording afleggen aan een afdeling.

1. Op de afdelingen zijn medewerkers werkzaam. Zij werken aan met hen afgesproken en in Individuele werkplannen (IWP’s) vastgestelde resultaten en ontwikkelingen.

2. Aan de vakbekwame medewerkers worden bevoegdheden en verantwoordelijkheden toegekend overeenkomstig het Algemeen Mandaatbesluit 2011-1 (en zoals nadien gewijzigd) en de Regeling Budgetbeheer 2011-1 (en zoals nadien gewijzigd).

3. Medewerkers leggen verantwoording af aan hun leidinggevende over hun resultaten en ontwikkeling en over de wijze waarop zij met hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden omgaan.

1. Er zijn drie lagen hiërarchisch leidinggevenden; directeur, afdelingshoofd en teamleider.

2. De leiding van de organisatie als geheel en de eindverantwoordelijkheid voor de organisatie berust bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

3. De directie functioneert in het verlengde van de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

4. De directie bestaat naast de gemeentesecretaris/algemeen directeur uit 1 directeur.

5. De directeur legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

6. De directeur vervangt de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij afwezigheid.

7. De directie is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en –uitvoering van de bestuurlijke agenda, de going concern en het centrale middelenbeleid en -beheer.

8. Tot het middelenbeleid worden in ieder geval gerekend:

• –

  het personeelsbeleid;

• –

  het financiële beleid;

• –

  het organisatiebeleid;

• –

  het informatie- en communicatiebeleid;

• –

  het automatiseringsbeleid;

• –

  het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

• –

  De directie bewaakt de kwaliteit van de organisatie en bevordert een doelmatig functionerende organisatie in samenspel met de managers. De directie bewaakt de samenhang en integraliteit van (beleids)voorstellen.

• –

  Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen omtrent de voorbereiding van dit middelenbeleid en omtrent de rapportages inzake de uitvoering ervan.

1. De hiërarchische leiding van de afdelingen berust bij de afdelingshoofden.

2. Een afdelingshoofd is integraal manager en geeft leiding aan een grote afdeling (span of control is maatwerk) en houdt zich voornamelijk bezig op strategisch niveau met de concernzaken en stuurt vooral op (complexe) veranderopgaven en doelen. Bedrijfsvoering is een portefeuille waarvoor hij eindverantwoordelijk is. Hij heeft de beschikking over personele budgetten (loonsom en opleidingsbudget). .

3. Een teamleider geeft tactisch en/of operationeel leiding aan een team (span of control is maatwerk) waarbij de focus met name ligt op de P&O-kant van het leidinggeven, op processen en op de inhoudelijke kant. Een teamleider stuurt op vooral op team- en individuele resultaten, talenten en houding en gedrag. De rol van proceseigenaar ligt bij de teamleider.

4. Het management geeft richting aan de inzet en ontwikkeling van de afdeling en geeft mede richting aan de (door)ontwikkeling van de organisatie. Zij zetten zich in om samenwerking binnen de organisatie te stimuleren en de ontwikkelde visies naar de medewerkers en de externe omgeving uit te dragen.

5. De afdelingshoofden leggen verantwoording af aan de directie.

6. De afdelingshoofden treffen de maatregelen en voorzieningen die zij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan hun afdeling opgedragen taken nodig achten, dit met inachtneming van door burgemeester en wethouders gestelde regels. Indien naar het oordeel van afdelingshoofden door het gemeentebestuur te nemen maatregelen nodig zijn, adviseren zij daaromtrent via de gemeentesecretaris/de directie aan burgemeester en wethouders.

1. Alle medewerkers worden (in algemene dienst) benoemd en ontslagen door burgemeester en wethouders, op voordracht van de afdelingshoofden, dit met inachtneming van het Algemeen Mandaatbesluit 2011-1 (en zoals nadien gewijzigd).

2. De afdelingshoofden worden benoemd en ontslagen door burgemeester en wethouders op voordracht van de directie. Burgemeester en wethouders zijn bij de totstandkoming van de voordracht betrokken.

3. De directie (niet zijnde de gemeentesecretaris/algemeen directeur) wordt benoemd en ontslagen door burgemeester en wethouders op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Burgemeester en wethouders zijn bij de totstandkoming van de voordracht betrokken.

4. De benoeming van de gemeentesecretaris/algemeen directeur door burgemeester en wethouders vindt plaats nadat, op basis van de Wet op de Ondernemingsraad, de ondernemingsraad bij de selectie is betrokken.

5. De benoeming van de gemeentesecretaris/algemeen directeur geschiedt door burgemeester en wethouders.

1. Tot wijzigingen van de hoofdstructuur van de organisatie wordt besloten door burgemeester en wethouders op voordracht van, of middels, de gemeentesecretaris/de directie, nadat op basis van de Wet op de Ondernemingsraad, het personeel bij de voorbereiding daarvan is betrokken.

1. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor een gedegen en tijdige aanlevering, door de medewerkers en henzelf, van voorstellen aan burgemeester en wethouders. In lijn met wettelijke bepalingen, programma’s, bestuurlijke planning, bestuursopdrachten en projectopdrachten zoals die voor de betreffende afdeling door burgemeester en wethouders zijn vastgesteld.

2. Over de voorstellen vindt in een zo vroeg mogelijk stadium en vóór aanlevering overleg plaats met de portefeuillehouder. Wekelijks vindt vanuit de afdelingen overleg plaats met de portefeuillehouders.

3. De conceptverslagen van de portefeuillehoudersoverleggen worden per omgaande gepubliceerd en aan de portefeuillehouders toegezonden.

4. Het afdelingshoofd overlegt met de portefeuillehouder over de gang van zaken en de voortgang van de bestuurlijke planning.

1. De gemeentesecretaris/de directie bereidt de vergaderingen van burgemeester en wethouders voor, screent de voorstellen, formuleert adviezen en maakt de agenda op.

2. De gemeentesecretaris/de directie draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig achten om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. In de vergadering van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris danwel diens plaatsvervanger aanwezig. De gemeentesecretaris adviseert burgemeester en wethouders over te nemen besluiten en legt de genomen besluiten vast in een besluitenlijst. De openbare concept-besluitenlijst wordt per omgaande gepubliceerd.

4. De gemeentesecretaris/de directie draagt de afdelingshoofden en hun medewerkers de goede en tijdige uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders op.

5. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders nadere regels stellen.

1. De gemeentesecretaris/de directie staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator.

2. De gemeentesecretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester (en de griffier) een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. De gemeentesecretaris is (met en onverminderd de bevoegdheden van de griffier) de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming terzake van het functioneren van de bestuursorganen.

4. De gemeentesecretaris/de directie ondersteunt de burgemeester bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

1. Burgemeester en wethouders kunnen voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur een nadere instructie vaststellen. Daarnaast kunnen specifieke, al dan niet tijdelijke, taakopdrachten voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur door burgemeester en wethouders worden vastgesteld.

1. De directie kan bij alle medewerkers individueel dan wel afdelingsgewijs de inlichtingen inwinnen die voor een goede vervulling van hun taken nodig zijn.

2. Burgemeester en wethouders kunnen hiertoe nadere regels stellen.

1. De werkwijze van het ambtelijk apparaat is gebaseerd op de visie op de organisatie. In de organisatiestructuur is veel ruimte voor de medewerkers. Dit houdt in dat van medewerkers de volgende kerncompetenties worden verwacht:

• -

  Dienstverlenend handelen;

• -

  Resultaatgericht handelen;

• -

  Verantwoordelijkheid nemen;

• -

  Communicatie;

• -

  Innovatief handelen.

De medewerkers ondersteunen de leidinggevenden en bestuurders bij de beleidsontwikkeling door vanuit hun eigen deskundigheid professionele en onafhankelijke (integrale) adviezen te geven.

1. De werkwijze van de medewerkers heeft de visie op de organisatie als uitgangspunt.

2. Medewerkers maken jaarlijks een Individueel werkplan (IWP).

1. De werkwijze van de afdelingshoofden heeft de visie op de organisatie en het directieplan als uitgangspunten en is gebaseerd op het concept van integraal management, situationeel leidinggeven aan vakbekwame medewerkers zoals vastgelegd in de managementfilosofie.

2. De afdelingshoofden maken jaarlijks een IWP.

3. De afdelingshoofden maken jaarlijks samen met medewerkers een afdelingsplan. Uitgangspunten vormen de te behalen resultaten gebaseerd op de bestuurlijke agenda, programma’s, bestuursopdrachten, directieplan, going concern en teamplannen.

4. de teamleiders maken jaarlijks een IWP.

5. De teamleiders maken jaarlijks samen met medewerkers een teamplan. Uitgangspunt vormen de te behalen resultaten gebaseerd op het directieplan, het afdelingsplan en de en IWP’s

1. Het overleg tussen teamleiders / afdelingshoofden en medewerkers is gestructureerd in afdelingsoverleggen, voortgangsoverleggen en IWPgesprekken.

1. De werkwijze van de directie is gericht op de optimalisatie van het functioneren van de organisatie als geheel vanuit de visie op de organisatie.

1. Het overleg tussen directie en afdelingshoofden is gestructureerd in periodiek managementoverleg, voortgangsoverleggen, reviewgesprekken en IWPgesprekken.

2. Het conceptverslag van het managementoverleg wordt per omgaande gepubliceerd.

1. Overeenkomstig de Wet op de Ondernemingsraad is de gemeentesecretaris/algemeen directeur als bestuurder aangewezen. Het overleg van de ondernemingsraad met de bestuurder is gestructureerd in de maandelijkse overlegvergadering.

2. De gemeentesecretaris bevordert het verloop van de overlegvergadering, de samenwerking en afstemming terzake van het functioneren van de medezeggenschap.

1. Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden bij afzonderlijke verordeningen regels vastgesteld met betrekking tot uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie, alsmede met betrekking tot de controle op het financiële beheer en de financiële organisatie.

2. Burgemeester en wethouders kunnen ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordeningen nadere regels stellen door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor functionarissen belast met financiële zaken.

1. Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet verricht het college onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.

2. Ter uitvoering van het eerste lid wordt door de gemeentesecretaris opdracht gegeven aan de directie/afdelingsmanagers.

1. De gemeentesecretaris/directie is ervoor verantwoordelijk dat bij burgemeester en wethouders ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:

• -

  de rechtmatigheid

• -

  de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline

• -

  de doelmatigheid

• -

  de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure

• -

  toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt

• -

  de inwonergerichtheid van de gevolgde procedure

2. Deze toetsing vindt tevens plaats aan de hand van de verordeningen en de besluiten als bedoeld in artikel 21.