Reglement voor de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens in het sociale wijkteam Vinkeveen, het sociale wijkteam Abcoude, het sociale wijkteam Mijdrecht en het sociale wijkteam Wilnis

1. Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van betrokkenen door de deelnemende partijen ten behoeve van de gezamenlijke aanpak van hulp aan kwetsbare burgers in de dorpen Vinkeveen, Abcoude, Mijdrecht en Wilnis van de gemeente De Ronde Venen, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen.

2. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen door de deelnemende partijen ten behoeve van de gezamenlijke aanpak van hulp aan kwetsbare burgers in de dorpen Vinkeveen, Abcoude, Mijdrecht en Wilnis van de gemeente De Ronde Venen die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

1. De verantwoordelijke kan besluiten de werkzaamheden van de deelnemende partijen buiten de organisatie van de gemeente De Ronde Venen te laten uitvoeren door een bewerker.

2. De verwerkingen van persoonsgegevens en de omgang met deze gegevens door de bewerker in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden van de deelnemende partijen wordt geregeld in een overeenkomst tussen de bewerker en de verantwoordelijke, conform artikel 14 van de wet.

1. De deelnemende partijen zijn ermee bekend dat de door betrokkene verstrekte gegevens persoonsgegevens zijn in de zin van de wet en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet is bepaald.

2. De deelnemende partijen behandelen alle informatie over de betrokkene die zij, ten behoeve van de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst, verkrijgen vertrouwelijk en dragen er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

3. De deelnemende partijen dragen zorg voor dat de in het vorige lid bedoelde geheimhoudingsverplichting door haar personeel en door haar bij de uitvoering van haar werkzaamheden ingeschakelde derden wordt nageleefd.

1. De verantwoordelijke maakt door middel van melding bij het College bescherming persoonsgegevens het bestaan van de gegevensverwerkingen bekend.

2. De overige deelnemende partijen zorgen ieder op de voor hen gangbare wijze voor bekendmaking van het bestaan van de gegevensverwerkingen bij het College bescherming persoonsgegevens.

3. Indien de verstrekking van gegevens aan dit samenwerkingsverband consequenties heeft voor eventuele reeds bestaande meldingen bij het College bescherming persoonsgegevens, draagt iedere deelnemende partij zelf de verantwoordelijkheid om deze melding op correcte wijze aan te passen.

1. Persoonsgegevens mogen slechts worden verkregen en verwerkt, indien de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend, tenzij bij of krachtens een wettelijke bepaling hiervan kan of moet worden afgeweken.

2. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld, dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene die van zijn wettelijke vertegenwoordiger vereist.

3. Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijke vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

1. Indien een deelnemende partij persoonsgegevens verkrijgt bij de betrokkene zelf, deelt deze de betrokkene vóór het moment van de verkrijging de informatie mede, bedoeld in het derde en vierde lid, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

2. Indien persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan bedoeld in lid 1, deelt de deelnemende partij de betrokkene de informatie mede, bedoeld in het derde en vierde lid, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is:

• a.

  op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens;

• b.

  wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking.

3. De deelnemende partij deelt de betrokkene zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, mede.

4. De deelnemende partij verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

1. Op het formulier keukentafelgesprek en het aanmeldingsformulier is aangegeven welke soorten van persoonsgegevens ten hoogste worden verwerkt en op welke wijze deze gegevens worden verkregen.

2. In de verwerking zijn uitsluitend gegevens opgenomen welke ontvangen zijn van:

a) de deelnemende partijen;

b) het personeel van de deelnemende partijen;

c) de betrokkene;

d) derden;

e) gebruikers;

f) bewerkers;

3. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf.

4. Persoonsgegevens worden niet verzameld bij derden, zonder de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene, tenzij bij of krachtens een wettelijke bepaling hiervan kan of moet worden afgeweken.

5. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

6. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt, voorzover zij, gelet op de in de samenwerkingsovereenkomst genoemde doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

7. Bijzondere persoonsgegevens worden slechts verwerkt met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 16 tot en met 23 van de wet.

8. De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens.

1. De te verwerken persoonsgegevens worden slechts verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij wordt tenminste rekening gehouden met de verwantschap van doelen, de aard van de gegevens, de gevolgen van de verdere verwerking voor de betrokkene, de wijze waarop de gegevens zijn verkregen en de gestelde waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

2. Persoonsgegevens mogen verder worden verwerkt wanneer dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is of indien dat geschiedt met de ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene.

1. Uitsluitend de bewerker, de beheerder en de door de beheerder aangewezen gebruikers hebben, met het oog op een juiste verwerking van persoonsgegevens, rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens.

2. De personen bedoeld in het eerste lid, voorzover voor deze niet reeds uit hoofde van ambt beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

1. Gelet op het doel en de grondslag van de verwerking is in de samenwerkingsovereenkomst aangegeven aan welke personen binnen en buiten de organisatie bepaalde persoonsgegevens kunnen worden verstrekt.

2. Gegevens uit de gegevensverwerking/bestanden kunnen worden verstrekt aan onder de verantwoordelijke werkzame personen en personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van de deelnemende partijen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van de betrokkene, voor zover dit voor hun taakuitoefening noodzakelijk is.

3. De verstrekking van gegevens blijft achterwege, voorzover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.

4. Een deelnemende partij is zelf aansprakelijk voor schade als gevolg van door hem onrechtmatige verstrekte persoonsgegevens. Indien een bewerker persoonsgegevens onrechtmatig verstrekt is deze zelfstandig aansprakelijk voor de ontstane schade.

1. Iedere betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie(verbetering, aanvulling verwijdering en/of afscherming) alsmede recht van verzet, zoals geformuleerd in de volgende artikelen.

2. Betrokkene kan zich voor eigen rekening, bij het uitoefenen van zijn rechten, laten bijstaan door een deskundige.

3. De deelnemende partijen wijzen betrokkene op de mogelijkheden van rechtsbescherming. Tevens wijzen zij betrokkene op de toezichthoudende functie van het College bescherming persoonsgegevens.

1. Betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke of één van de overige deelnemende partijen te wenden met het verzoek hem mee te delen of van hem persoonsgegevens worden verwerkt.

2. De verantwoordelijke deelt betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of van betrokkene persoonsgegevens worden verwerkt.

3. Indien persoonsgegevens worden verwerkt, verstrekt de verantwoordelijke aan de betrokkene desgewenst zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens, alsmede de herkomst van de gegevens. Indien de betrokkene dat wenst, verstrekt de verantwoordelijke tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

4. Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet als bedoeld in het eerste lid, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt hij die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.

5. De betrokkene heeft recht op een afschrift van de gegevens die over/van hem zijn vastgelegd. Op verzoek van de betrokkene worden desgewenst afschriften verstrekt.

6. Indien een gewichtig belang van de betrokkene dit eist, voldoet de verantwoordelijke in een andere dan een schriftelijke vorm aan het verzoek de informatie die aan dat belang van betrokkene is aangepast, te verstrekken.

7. De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de betrokkene.

1. De betrokkene kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien en voorzover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend of bovenmatig zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek dient de aan te brengen wijzigingen te omvatten.

2. De verantwoordelijke deelt betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, omkleedt hij dat met redenen.

3. De verantwoordelijke draagt zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijderen of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd;

4. In geval van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming informeert de verantwoordelijke de deelnemende partijen en belanghebbende derden daarover, zodat deze hun bestanden overeenkomstig kunnen aanpassen. De verantwoordelijke deelt betrokkene mee aan welke partijen hij die informatie heeft verstrekt.

1. Indien gegevensverwerking heeft plaatsgevonden, als bedoeld in artikel 8 onder e en f van de wet, kan door betrokkene te allen tijde tegen die verwerking op grond van zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden kosteloos verzet worden aangetekend.

2. Binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordeelt de verantwoordelijke of het verzet gerechtvaardigd is.

3. De verantwoordelijke beëindigt de verwerking terstond, indien zij het verzet gerechtvaardigd acht. Verzet tegen de verwerking voor commerciële of charitatieve doeleinden is altijd gerechtvaardigd.

1. Wijzigingen in de doeleinden van de gegevensverwerkingen, als bedoeld in dit privacyreglement, en wijziging in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging dan wel aanvulling van het privacyreglement.

2. Wijzigingen en aanvullingen van dit privacyreglement behoeven de instemming van alle deelnemende partijen.

1. Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften worden de persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel of de doeleinden, zoals gesteld in de samenwerkingsovereenkomst.

2. Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens direct uit de gegevensverwerking verwijderd en vernietigd.

1. Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende het bestaan van de gegevensverwerking betreffende de Sociale Wijkteams Ronde Venen.

2. In geval van overdracht of overgang van de gegevensverwerking naar een andere verantwoordelijke of deelnemende partij dient de betrokkene van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.

1. Dit privacyreglement treedt per 1 januari 2015 in werking.

2. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement Sociale Wijkteams gemeente de Ronde Venen’.