Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente De Ronde Venen 2017

Vastgesteld in de raad van 26 januari 2017

Aanleiding

Er zijn verschillende ontwikkelingen waardoor het wenselijk is om het op 27 juni 2013 vastgestelde gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren. De wenselijkheid is ingegeven door de gewijzigde Aanbestedingswet en doordat via het vaststellen van de Notitie Social Return On Investment en het verkrijgen van het keurmerk Fair trade gemeente, verder invulling is gegeven aan het begrip duurzaam inkopen. Ook is het gewenst om binnen de mogelijkheden van de Aanbestedingswet concreter invulling te geven over de inzet van het lokale bedrijfsleven bij aanbestedingen. Tot slot is aanpassing van belang vanwege de overstap van inkoopbureau en de als gevolg daarvan aan te passen invulling van het klachtenmeldpunt inkoop- en aanbesteding.

Naast enkele tekstuele aanpassing heeft dit geleid tot een actualisatie van de bepalingen onder 4.2, 5.5, 6.2 en 6.4.

Inleiding

De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar richt zich ook op de kwaliteit van opdrachten. Bovendien geeft het de mogelijkheid om een verbinding te maken met de verantwoordelijkheid die de gemeente heeft voor de lokale werkgelegenheid. Via de actualisatie van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hieraan verder invulling gegeven.

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• 1.

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3).

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4).

• 3.

  Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5).

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6).

1. Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Gemeente

De gemeente De Ronde Venen, zetelend Croonstadtlaan 111 te 3641 AL Mijdrecht.

Inkoop

(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.

Ondernemer

Een ondernemer als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012.

Werk

Werk als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Diensten

Diensten als bedoeld in art. 2 Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU.

Levering

Levering als bedoeld in art. 2 Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU.

2. Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper enopdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante weten regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

d. Maatschappelijke verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB).

Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er ook rekening gehouden met de maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu.

e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente.

Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

f. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.

Naast deze doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten:

• 1.

  het stimuleren van de regionale economie;

• 2.

  het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;

• 3.

  het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie;

• 4.

  het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van ondernemers.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader.

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze op 1 juli 2016 gewijzigde wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

• •

  Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

3.2 Uniforme documenten.

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn.

De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingswet 2012, gewijzigd op 1 juli 2016;

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016) bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten;

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument;

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente. Deze zijn opgesteld voor leveringen, diensten en ICT. Daarnaast zijn er aparte voorwaarden voor intellectuele diensten en voor werken;

• •

  Gids Proportionaliteit.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop.

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Mandaat en volmacht.

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en vertegenwoordiging.

3.5 Afwijkingsbevoegdheid.

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit.

a. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b. De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen.

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar om 100 % duurzaam in te kopen. Daartoe hanteert de gemeente, op grond van vastgesteld beleid, in voorkomende gevallen bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op het gebied van duurzaam inkopen, waarbij sociale en milieuaspecten, faire trade en de mogelijkheden van circulair inkopen in het inkoopproces worden meegenomen.

a. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht.

De gemeente kan bij inkopen en aanbestedingen duurzaamheidseisen op milieuaspecten als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden toevoegen aan de aanbestedingsspecificaties. Deze worden dan toegevoegd aan de bestekken voor de aanbestedingen. Om dit te beoordelen wordt bij inkooptrajecten een inkoopstrategie opgesteld waarin mogelijke duurzame oplossingen in worden onderzocht.

Verder worden bij alle opdrachten/inkopen van enige omvang de minimale eisen toegepast zoals die te vinden zijn in de milieucriteria documenten van de betreffende productgroep op de website van Pianoo.nl. De in deze documenten vermelde gunningscriteria kunnen optioneel worden toegepast waar dit zinvol wordt geacht.(zie hiertoe: https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen).

Ook kan gebruik worden gemaakt van de duurzaamheidseisen van het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte), dat bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector (grond-, weg- en waterbouw) geschikt heeft gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

De gemeente kiest er voor om zoveel mogelijk digitaal in te kopen (Tendernet, gebruik van e-mail etc.).

b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

De gemeente zet er op om sociaal rendement te realiseren bij overheidsopdrachten. Dat wil zeggen dat de ondernemer, in ruil voor het uitvoeren van overheidsopdrachten, iets terug doet voor de maatschappij door het creëren van werkgelegenheid, stage- en leerwerkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Om dit te bereiken heeft de gemeente op 23 maart 2016 de Notitie Social Return On Investment vastgesteld. Hoe het best inhoud gegeven kan worden aan de invulling van Sociaal Return wordt bij elke inkoopopdracht via de op te stellen inkoopstrategie onderzocht. Informatie hierover is te vinden op www.derondevenen.nl.

Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

c. Fair Trade.

De gemeente heeft het keurmerk Fair Trade ontvangen. Dit betekent dat de gemeente aantoonbaar naar de principes van Fair Trade moet handelen. Om aan de principes van eerlijke inkoop te voldoen worden in de bestekken voor relevante aanbestedingen de volgende uitgangspunten opgenomen als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden:

• •

  een kostendekkende minimumprijs: De leverancier garandeert een vaste minimumprijs, om zeker te stellen dat de kosten van sociaal- en milieuvriendelijke productie worden gedekt;

• •

  toeslag op de wereldmarktprijs: Als de wereldmarktprijs boven de garantieprijs komt, wordt de wereldmarktprijs betaald;

• •

  voorfinanciering: boeren kunnen indien gewenst een percentage van de verkoopprijs van hun product al ontvangen voor verscheping, zodat zij noodzakelijke investeringen kunnen doen;

• •

  langdurige handelsrelaties: De samenwerking is van lange duur.

Aan inschrijvers wordt in dit kader, om te bewijzen dat zij aan bovengenoemde uitgangspunten voldoet, gevraagd naar bijvoorbeeld het Fairtrade keurmerk. Daarbij is het van belang dat een leverancier die niet beschikt over het gevraagde keurmerk, in de gelegenheid wordt gesteld om aan te tonen (bijvoorbeeld door middel van een accountantsverklaring) dat hij toch voldoet aan de uitgangspunten. Dat niet naar een specifiek certificaat wordt gevraagd, moet duidelijk in het bestek worden vermeld. Niet het keurmerk is doorslaggevend, maar bovenstaande uitgangspunten van duurzaamheid die de gemeente hanteert. Daarmee wordt voldaan aan de eisen op het gebied van objectiviteit, transparantie en gelijkwaardigheid.

d. Circulair inkopen.

In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en waarde vernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd. De circulaire economie is een belangrijke (internationale) beleidsprioriteit omdat het winnen van hoogwaardige grondstoffen steeds moeilijker wordt. Daarnaast heeft een circulaire economie verscheidene financiële en milieuvoordelen.

Om dit te beoordelen wordt bij inkooptrajecten een inkoopstrategie opgesteld waarbij de mogelijkheid van circulair inkopen wordt bezien.

4.3 Innovatie.

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse.

a. Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie.

a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB.

a. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Localsourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

b. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden.

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure.

In de Aanbestedingswet wordt bij het bepalen van de inkoopprocedure een relatie gelegd met de Gids Proportionaliteit. De gemeente volgt de Gids Proportionaliteit, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag.

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte. Wanneer de offerte of de aard van de opdracht daartoe aanleiding geeft, kunnen er meer offertes (maximaal 3) bij andere ondernemers worden aangevraagd.

De gemeente streeft er naar om bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen zoveel mogelijk zaken te doen met lokale ondernemers. Waar mogelijk wordt altijd een bedrijf uit De Ronde Venen uitgenodigd om offerte uit te brengen. Daarbij mag niet steeds aan hetzelfde bedrijf worden gevraagd om offerte uit te brengen.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag.

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. De procedure loopt daarbij bij voorkeur via TenderNed.nl.

De gemeente streeft ernaar ook bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zoveel mogelijk zaken te doen met lokale ondernemers. Waar mogelijk worden altijd maximaal vier bedrijven uit De Ronde Venen uitgenodigd om offerte uit te brengen. Daarbij mag niet steeds aan dezelfde bedrijven worden gevraagd om offerte uit te brengen.

Nationaal aanbesteden.

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op TenderNed.nl.

Europees aanbesteden.

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De gemeente hanteert de gedragslijn dat wanneer de totale waarde van de opdracht het Europese drempelbedrag nadert veiligheidshalve een Europees aanbestedingstraject wordt gestart.

De gemeente plaatst een aankondiging op TenderNed.nl.

5.6 Raming en financiële budget.

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen.

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces.

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

• 1.

  Voortraject:

  • •

    Bepalen van de inkoopbehoefte.

  • •

    Onderzoek naar de aanwezigheid van een bestaande raamovereenkomst.

  • •

    Bepalen waarde van de opdracht of raamovereenkomst.

  • •

    Aanmaken inkoopdossier.

  • •

    Opstellen inkoopstrategie.

• 2.

  Specificeren:

  • •

    Opstellen bestek.

  • •

    Opstellen overige aanbestedingsdocumenten.

• 3.

  Selecteren:

  • •

    Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers.

  • •

    Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website of TenderNed.

  • •

    Offertes evalueren.

  • •

    Gunning aan winnende ondernemer.

  • •

    Informeren afgewezen ondernemers.

• 4.

  Contracteren:

  • •

    Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant.

  • •

    Registreren getekende overeenkomst.

  • •

    Opmaken inkoopdossier en ter archivering aanbieden.

• 5.

  Bestellen:

  • •

    Uitvoeren van de opdracht.

  • •

    Eventueel met het doen van bestellingen.

• 6.

  Bewaken:

  • •

    Bewaking budget en check op facturen.

  • •

    Overleg met en controle op de opdrachtnemer.

• 7.

  Nazorg:

• • Evaluatie inkoopproces.

Bovengenoemde stappen staan nader uitgewerkt in het Handboek inkopen. In dit handboek wordt dieper ingegaan op bovengenoemde stappen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmatig inkoopproces nagestreefd.

6.2 Inkoop in de organisatie.

De gemeente heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK).

RIJK voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.

6.3 Verantwoordelijken.

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.4 Klachtenregeling.

Klachtenmeldpunt inkoop en aanbesteding

Het kan voorkomen dat tijdens een aanbestedingsprocedure ontevredenheid ontstaat tussen de gemeente en ondernemers over hoe door partijen in een aanbestedingsprocedure wordt gehandeld. Dit kan leiden tot een klacht.

Ondernemers kunnen met een dergelijke klacht terecht bij het klachtenmeldpunt inkoop en aanbesteding via klachtenloketaanbesteding@derondevenen.nl. Het klachtenmeldpunt is een onafhankelijk aanspreekpunt binnen de gemeente, dat de klacht bekijkt en daarover een advies uitbrengt aan de aanbestedende dienst.

Insteek van dit meldpunt is dat partijen worden gestimuleerd het geschil in onderling overleg op te lossen waardoor een gang naar de rechter voorkomen kan worden.

6.5 Citeertitel

Deze beleid wordt aangehaald als: Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente De Ronde Venen 2017.