Inkoop- en aanbestedingsbesluit

Geldend van 01-04-2007 t/m heden

Intitulé

Inkoop en –aanbestedingsbesluit

Het college van de gemeente Delft;

gelet op de financiële verordening ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet:

b e s l u i t :

vast te stellen:

het besluit inzake de interne regels (protocol) van de gemeente Delft voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken.

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder

  • a.

    Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.

    Aanbesteden: al dan niet gelijktijdige uitnodiging aan tenminste 2 ondernemers om op basis van een programma van eisen offerte uit te brengen, welke vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst.

  • b.

    Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst en waarop de Europese richtlijn van toepassing is.

Artikel 2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid

De doelstellingen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:

  • 1.

    Doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van de publieke gelden

  • 2.

    Optimalisatie van het bedrijfsresultaat

  • 3.

    Gelijke behandeling van ondernemers

  • 4.

    Maximale toegankelijkheid tot overheidsopdrachten voor ondernemers. Hantering van heldere procedures door de gemeentelijke organisatie.

  • 5.

    Bewaking van de integriteit van de gemeentelijke organisatie.

  • 6.

    Stimulering van duurzaamheid.

Artikel 3 Handboek Inkoop en Aanbesteding

In overeenstemming met de uitgangspunten van dit besluit stelt het GMT het handboek voor toepassing van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid vast.

Artikel 4 Centrale inkoopadviesfunctie

  • 1. Op basis van een gemeentebrede inventarisatie en een kwantitatieve analyse stelt de centrale inkoopadviesfunctie een inkoop jaarplan op, en legt deze aan het DMT voor.

  • 2. De centrale inkoopadviesfunctie brengt omtrent aanbestedingen aan de voor de aanbestedingen verantwoordelijke personen zowel gevraagd als ongevraagd advies uit

  • 3. Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – onder de Europese drempel, kan de centrale inkoopadviesfunctie gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen.

    Van het advies kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de directeur van het cluster, indien hij daartoe bevoegd is.

  • 4. Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – gelijk aan of hoger dan de Europese drempel, brengt de centrale inkoopadviesfunctie advies uit ten aanzien van:

    • a.

      het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

    • b.

      de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningcriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?);

    • c.

      het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

  • 5. De centrale inkoopadviesfunctie houdt een registratie van aanbestedingen bij van opdrachten met een geraamde waarde boven € 100.000,--. De projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde boven € 100.000,-- doet daartoe melding aan de “centrale inkoopadviesfunctie aanbesteden”.

  • 6. De centrale inkoopadviesfunctie monitort op decentrale registraties van ervaringen met gekozen leveranciers.

Artikel 5 Interne controle

  • 1. De gemeentecontroller bewaakt in samenspraak met de centrale inkoopadviesfunctie, dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.

  • 2. De gemeentecontroller toetst daartoe achteraf en steekproefsgewijs of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.

  • 3. Het resultaat van de toets wordt in het aanbestedingsdossier vastgelegd.

Artikel 6 Beslissingsbevoegdheden

  • 1. De aanbesteding van clusterspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder.

  • 2. De aanbesteding van organisatie-overschrijdende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende directeur, dan wel de aangewezen lead-buyer.

  • 3. Uitvoering kan plaatsvinden door multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende clusters, de centrale inkoopafviesfunctie en waar nodig externe expertise.

Artikel 7 Europese aanbestedingsprocedure

Europese aanbesteding vindt plaats:

  • a.

    bij leveringen vanaf het wettelijke (drempel-) bedrag;

  • b.

    bij diensten vanaf het wettelijke minimumbedrag;

  • c.

    bij werken vanaf het wettelijke minimumbedrag.

Artikel 8 Aanbestedingsdossier

Van elke aanbesteding zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon.

Artikel 9

Het college van burgemeester en wethouders neemt kennis van de door de gemeentecontroller en de accountant geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen.

Artikel 10 Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid

Eens per 4 jaar zal het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geevalueerd. Aanpassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid kan ad hoc plaatsvinden bij bijvoorbeeld wetswijzigingen.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking per 1 april 2007.

Artikel 12 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam “Inkoop en –aanbestedingsbesluit”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders, d.d. 10 april 2007.

burgemeester

mr. drs. G.A.A. Verkerk

secretaris

mr. drs. H.G.L.M. Camps