Regeling Budgethouders gemeente Delfzijl

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Budgettaak:

De verantwoordelijkheid van een budgethouder voor het aan hem of haar toegewezen budget voor zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringen. Het is de taak van een budgethouder om ervoor te zorgen dat het budget wordt besteed volgens de in de begroting opgenomen doelstellingen, resultaten, prestatie-indicatoren, kostendekkingspercentages, overige kengetallen, de inzet van arbeidsuren en technische middelen.

Budget:

De financiële middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties.

Hoofdbudgethouder:

Zijnde het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de beheersing van de budget-taken behorende bij zijn afdeling.

Budgethouder

De teamleider of medewerker die door de hoofdbudgethouder als verantwoordelijke is aangewezen voor de beheersing van een budgettaak.

Budgetbewaker

De medewerker die door de hoofdbudgethouder(s) is aangewezen om namens deze een deel van het budget verbonden taakstelling te realiseren.

Prestatie Akkoord Verklaarder (PAV’er)

De medewerker die door de budgethouder is aangewezen om namens hem of haar deze verplichtingen aan te gaan. Een PAV'er hoeft niet tot de afdeling van de budgethouder te behoren.

Verplichting(en)

• •

  Overeenkomsten tot levering van goederen en/of diensten aan/door de gemeente Delfzijl;

• •

  Het aannemen van werken door de gemeente Delfzijl;

• •

  De besteding van beschikbaar gestelde bedragen door raad en/of college voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of andere bijdragen.

Artikel 2. Aanwijzing van budgethouders

• 1.

  Elk afdelingshoofd is hoofdbudgethouder voor het afdelingsbudget van zijn of haar afdeling.

• 2.

  Voor elk product wijst de hoofdbudgethouder een teamleider, medewerker of inlener aan als budgethouder.

• 3.

  Bij afwezigheid van de budgethouder neemt de hoofdbudgethouder zijn of haar taken over. De hoofdbudgethouder kan ook een vervangende budgethouder aanwijzen.

• 4.

  De budgethouder kan een prestatie-akkoord-verklaarder aanwijzen voor zijn budgetten of een gedeelte daarvan.

• 5.

  Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder worden de verantwoordelijkheden uitgeoefend door de aangewezen plaatsvervanger.

• 6.

  De hoofdbudgethouder meldt elke aanwijzing als bedoeld in het tweede en derde lid aan de financiële administratie.

Artikel 3. Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  De budgethouder geeft bij het opstellen van de programmabegroting aan hoeveel budget hij/zij nodig heeft om de taakstellingen te realiseren. Hierbij dient hij/zij rekening te houden met de voorstellen uit de kadernota en de richtlijnen/uitgangspunten voor de programmabegroting.

• 2.

  Het aangaan van “verplichtingen” gebeurt met inachtneming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het mandaatregister van de gemeente Delfzijl.

• 3.

  De budgethouder is namens het college bevoegd tot het doen van uitgaven:

  • a.

    tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij/zij als budgethouder is aangewezen;

  • b.

    tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten als bedoeld onder a;

  • c.

    tot maximaal de kosten van uitvoering van in de begroting opgenomen investeringen en projecten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij het college vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering of project ter vaststelling aanbiedt.

• 4.

  Indien het budget niet toereikend is, vraagt de budgethouder door middel van een voorstel bij het college van burgemeester en wethouders en eventueel aan de gemeenteraad aanvullende budgetruimte. Dit kan alleen met toestemming van de hoofdbudgethouder en akkoord van de afdeling financiën.

Artikel 4. Uitbesteding van uitvoering binnen de organisatie

• 1.

  De budgethouder kan zijn/haar bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de hieronder vallende werkzaamheden overdragen aan een andere budgethouder. Zijn/haar eigen verantwoordelijkheid voor het budget blijft in tact.

• 2.

  Overdracht van de bevoegdheden, zoals beschreven in art.4, lid 1 is mogelijk bij die onderdelen van het budget, waarvan de kennis betreffende de uitvoering elders in de organisatie ligt.

• 3.

  Indien de bevoegdheden, zoals beschreven in art.4, lid 1, afdelingsoverschrijdend worden neergelegd, gebeurt dit in overleg met de betrokken medewerkers en met toestemming van de betrokken afdelingshoofden.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering en beheersing van de budgetten binnen de kaders van de programmabegroting c.q. productenraming inclusief tussentijdse wijzigingen.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakveld van zijn afdeling behoren.

• 3.

  De budgethouder is in het kader van de rechtmatigheid verantwoordelijk voor een juiste toewijzing van kosten aan zijn budgetten.

• 4.

  De gemeentesecretaris kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de hoofdbudgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 6. Rapportage en verantwoording

• 1.

  De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over de door haar of hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

• 2.

  De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en/of baten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

• 3.

  De budgethouder zal een overzicht ten behoeve van de hoofdbudgethouder samenstellen, met de werkelijke lasten en/of baten en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de begrote budgetten en geeft bij afwijkingen een passende toelichting.

• 4.

  De hoofdbudgethouders leggen aan het college van burgemeester en wethouders verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken middels de daarvoor ingestelde Planning en Control instrumenten.

• 5.

  De inhoud en frequentie van deze verantwoording (art.6, lid 3 en 4) vinden plaats volgens de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning en con-trolcyclus.

• 6.

  Budgethouders rapporteren in de rapportages (art.6, lid 5) in ieder geval over afwijkingen van meer dan € 25.000.

• 7.

  Alle genoemde verantwoordingen richting de hoofdbudgethouder dienen vooraf besproken te zijn met de teamleider van de budgethouder.

Artikel 7. Informatieverstrekking

De afdeling financiën zorgt er voor dat de budgethouders beschikken over actuele informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

Artikel 8. Condities en beperkingen

• 1.

  Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Het is niet toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product met bijbehorend budget.

• 2.

  Voor de integriteit en de functiescheiding kan de budgethouder de aan hem gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf, of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen en of haar of zijn gelieerde bedrijven.

• 3.

  De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle aangewezen hoofdbudgethouders en budgethouders

Artikel 9. Slotbepalingen

• 1.

  In die gevallen, waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  De regeling treedt in werking op de dag nadat het college deze regeling heeft vastgesteld. Op dezelfde datum wordt de “Regeling budgethouders gemeente Delfzijl 2014” ingetrokken.

• 3.

  De regeling wordt aangehaald als de “Regeling Budgethouders gemeente Delfzijl”.