Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Deurne 2006

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 december 2006, nr. 078;

gehoord de rekeningcommissie d.d. 25-10-2006;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet:

B E S L U I T

tot vaststelling van de navolgende Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Deurne 2006

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

b. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Deurne en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. beleidscyclus

Het geheel van instrumenten waarmee politiek-bestuur en ambtelijk management in staat worden gesteld de gemeentelijke organisatie te besturen. In de jaarlijkse beleidscyclus zijn de volgende bestuurlijke rapportages/instrumenten opgenomen:

1. Raadsprogramma en uitwerking raadsopdrachten

De raadsopdrachten vormen een concrete uitwerking van de in het raadsprogramma opgenomen maatschappelijke doelstellingen en beleidsvoornemens naar beleidsplannen, verdeling van geldmiddelen, bestuurlijke koerswijzigingen en te verwachten concrete resultaten. De      raadsopdrachten beslaan een periode van vier jaar. De indeling van de raadsopdrachten  sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. De raadsopdrachten worden in het verkiezingsjaar vastgesteld door de raad en vervolgens jaarlijks geactualiseerd / bijgesteld bij de vaststelling van de voorjaarsnota.

2. de voorjaarsnota

In de voorjaarsnota wordt het lopende jaar geëvalueerd en het komend jaar afgeleid van de raadsopdrachten, daaraan toegevoegd en zonodig bijgesteld. De indeling van de voorjaarsnota sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. Tevens wordt in de voorjaarsnota jaarlijks het financiële kader en de beschikbare middelen aangegeven. De voorjaarsnota wordt in mei door het college aan de raad aangeboden ter behandeling en vaststelling in juni.

3. de begroting

Op basis van de bij de voorjaarsnota gemaakte keuzes, uitgangspunten en prioriteiten wordt de begroting opgesteld. De begroting bestaat uit een programmabegroting en een financiële begroting. De begroting wordt voor 1 oktober door het college aan de raad aangeboden en wordt door de gemeenteraad vastgesteld voor 15 november.

4. de najaarsnota

De najaarsnota is een voorlopige verantwoording over het lopende jaar. Hierin wordt tevens een prognose gegeven van het te verwachten jaarresultaat. De najaarsnota wordt in november door het college aan de raad aangeboden ter behandeling en vaststelling in december.

5. de jaarstukken

In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de realisatie van de voornemens, die in de begroting zijn opgenomen. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. De jaarstukken worden in mei door het college aan de raad aangeboden ter behandeling en vaststelling in juni.

Artikel 2 Programma-indeling

1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma- indeling voor de komende raadsperiode vast.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel  2a Beleidscyclus

Voor de aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting wordt per programma de lasten en baten per product weergegeven en bij de jaarstukken wordt per programma een overzicht gegeven van de gerealiseerde lasten en baten per product.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de besteding van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 

3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de besteding van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de baten per programma  en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan welke nieuwe investeringen op een later tijdstip middels een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet moeten worden voorgelegd. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

Het college informeert de raad door middel van de voorjaarsnota over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden en door middel van de najaarsnota over de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.

Artikel 6 Waardering & afschrijving vaste activa.

1.  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden annuitair in 5 jaar afgeschreven.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3. Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut worden de  methodieken en termijnen gehanteerd, zoals vermeld in de bijlage ‘afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut’ die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

4. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief annuitair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 6a Invordering van belastingen en overige vorderingen

In de nota invorderingenbeleid staan de regels ten aanzien van het invorderen van belastingen en overige vorderingen, alsmede ten aanzien van de bepaling van de voorziening oninbare vorderingen.

Artikel 6b Reserves en voorzieningen

1. Reserves en voorzieningen worden ingesteld, gewijzigd of opgeheven middels een raadsbesluit.

2. Bij een raadsvoorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

            a.         het specifieke doel van de reserve

            b.         de voeding van de reserve

            c.         de maximale hoogte van de reserve

            d.         de maximale looptijd.

3. Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

4. In de begroting en jaarrekening wordt de stand van zaken van de reserves en voorzieningen aangegeven.

5. Er vindt geen rentetoerekening plaats over reserves en voorzieningen, behoudens daar waar sprake is van de contantenwaarde methode.

Artikel 7 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

4. In de nota kostenverdeling wordt de methode van kostenverdeling van de gemeente Deurne beschreven.

Artikel 8 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen.

Het college doet de raad jaarlijks uiterlijk in december een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffingen en leges, waarbij de uitgangspunten van de begroting worden meegenomen.

Artikel 9 Financieringsfunctie

De doelstellingen van de financieringsfunctie en de regels voor het uitvoeren van de financieringsfunctie worden beschreven in het Treasurystatuut, welke door de gemeenteraad wordt vastgelegd.

Artikel 10 Financiële Administratie

De financiële administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostprijscalculaties;

het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11 Interne controle

Ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en de lasten en de balansmutaties, zorgt het college voor de jaarlijkse interne toetsing getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt ervoor dat bij bestaande en toekomstige regelingen voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te beperken.

Artikel 13 Financiële organisatie

Het college zorgt voor:

een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken en afdelingen;

een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie, middels kostenverdeelsleutels.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking per 31 december 2006 en werkt terug tot en met 1 januari 2006.De stukken voor begrotingsjaar 2006 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen in deze verordening.

De “Financiële verordening gemeente Deurne” vastgesteld door de raad op 19-10-2004, wordt  per 31 december 2006 ingetrokken.

Artikel 14a Overgangsbepaling  

Investeringen die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodieken, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Deurne 2006”.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van 12 december 2006.