Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer houdende regels omtrent informatiebeheer Informatiebeheer gemeente Deventer 2017

Ondertekening

Memorie van toelichting

In het kader van de uitvoering van gemeentelijke werkprocessen, taken en werkzaamheden wordt informatie ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en bewaard (gearchiveerd). Die informatie:

• •

  vormt een basis voor de bedrijfsvoering van de gemeente en voor de deelname of samenwerking van de gemeente in ketenverband;

• •

  is van belang als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;

• •

  vormt een basis voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en voor democratische controle;

• •

  kan van belang zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed

Binnen de informatiehuishouding (het geheel van voorzieningen en kaders ten behoeve van het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van informatie) heeft het college van burgemeester en wethouders de zorg voor het informatiebeheer van de gemeentelijke organen. Het college is hier bestuurlijk verantwoordelijk voor. Een en ander is voorgeschreven in de Archiefwet 1995 en verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (in werking getreden op 1 april 2010).

Op basis van de Archiefverordening gemeente Deventer 2017 bepaalt de gemeenteraad nog eens met nadruk wat burgemeester en wethouders in het kader van de zorgplicht behoren te doen en te regelen voor het beheren van de informatie die de gemeente ontvangt en zelf vervaardigt in het kader van al haar werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden.

Vanuit de zorg voor de informatie wijst het college in onderhavig Besluit Informatiebeheer de ambtelijke verantwoordelijken (beheerders) aan en geeft de kaders aan waarbinnen alle beheersmatige werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Dit alles om te zorgen dat de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de voorgeschreven bewaartermijnen zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Alleen als het informatiebeheer op orde is kan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk worden gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Dit Besluit beschrijft dus, naast definities, de inrichtings- en uitvoeringsaspecten die in het kader van het beheer van informatie door de ambtelijke organisatie moeten worden uitgevoerd.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk I: Definities

Artikel 1. Definities

Archiefruimten - hieronder ook verstaan de ruimten bestemd voor de servers en andere hardwarevoorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie - zijn ruimten waar de blijvend te bewaren informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats (of e-depotvoorziening bij digitale archieven) wordt overgebracht.

Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn, maar voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.

De gemeentelijke archiefbewaarplaats zelf wordt aangewezen door het bestuur van het HCO zoals beschreven in de gemeenschappelijke regeling.

Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of

handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.

De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 5, derde lid onder b.

Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.

Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt in de tijd begrensd tot het moment waarop de

verantwoordelijkheid van de beheerder ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.

Beheerder: een door het betreffende (bestuurs)orgaan aan te wijzen verantwoordelijke voor het informatiebeheer. Zo wijst de gemeenteraad de beheerder aan voor het informatiebeheer van de raad en door de raad ingestelde commissies.

Teammanagers of afdelingshoofden in de gemeentelijke organisatie worden aangewezen in een door het college vast te stellen organisatiebesluit, of – schema. Tijdelijke - formeel ingestelde - onderdelen als projecten vallen hier ook onder. Ook indien het beheer extern buiten de eigen organisatie is gelegd, vallen deze organisaties of onderdelen daarvan onder dit besluit Informatiebeheer.

Hoofdstuk II: De inrichting van het informatiebeheer

Het ‘inrichten’ wordt in dit kader gezien als het ‘organiseren’. Verantwoordelijkheden zijn toegekend en werkzaamheden zijn verdeeld in processen en functies / rollen.

Artikel 2. Strategisch Informatie Overleg

Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden, ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en beperkingen van openbaarheid moeten bij de afweging worden betrokken.

Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld, dat naast de vermelde aspecten ons college ook adviseert met betrekking tot andere aspecten van de informatiehuishouding. De samenstelling van het SIO zal afgestemd moeten zijn op de inrichting van de informatiehuishouding. Een samenstelling waarbij functionarissen als de Algemeen Directeur (of ander lid namens de Directieraad), de CIO (Chief Information Officer), de CISO (Chief Information Security Officer), de Archivaris deelnemer zijn ligt voor de hand. Eventueel is een en ander in regionaal of ander samenwerkingsverband op te pakken. Dan zal de samenstelling daarop aangepast dienen te zijn. Indien het SIO zich bezighoudt met het acquisitiebeleid dient de samenstelling in die gevallen te worden verbreed in verband met het uitvoeren van een trendanalyse c.q. het formuleren van zgn. hotspots.

Artikel 3. Kwaliteitssysteem

Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepassen waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.

Een en ander is ook in onze Archiefverordening opgenomen (artikel 3).

Op basis van dit systeem dient het dagelijkse beheer en uitvoering regulier te worden ge-audit en getoetst aan de kaders, regels en beleid. Op basis daarvan kan worden beoordeeld of een en ander in de pas loopt of aanpassingen en verbeteringen nodig zijn. Op basis van deze (Plan, Do, Check, Act) cyclus borgen we de kwaliteit van het informatiebeheer.

Artikel 4. Nadere voorschriften

Met nadere voorschriften worden bedoeld de door ons college vast te stellen generieke regels voor bepaalde aspecten van het informatiebeheer. Zoals bijvoorbeeld het vaststellen van regels voor registratie en archivering van extern te ontvangen of te versturen mailberichten via de persoonlijke e-mailfaciliteiten.

Artikel 5. Verantwoordelijkheid beheer niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

Verantwoordelijkheden voor het beheren van informatie liggen breed in de organisatie. Elke medewerker ontvangt, bewerkt, behandelt en creëert immers informatie.

Dat doen ze onder verantwoordelijkheid van de beheerders (standaard de hoofden van de organisatieonderdelen) zoals deze door het college worden aangewezen. Teammanagers, afdelingshoofden, maar ook projectleiders.

Daarnaast kunnen het ook externe functionarissen zijn. Dit zal dan expliciet vastgelegd moeten worden in dienstverleningsovereenkomsten.

Voorbeelden van procedures zoals die worden opgesteld zijn: Procedure voor postbehandeling, procedure hoe om te gaan met informatiesystemen. Deze procedures vertellen het ‘hoe’ van de uitvoering van bepaalde werkprocessen. Het zijn geen voorschriften bedoeld in artikel 4.

Concernbreed dient er een overzicht te zijn van de informatie die (per zaak, per project, per programma, maar ook per afdeling/ team) in de organisatie aanwezig is.

Overzichten kunnen worden samengesteld met behulp van metagegevens. Ook een instrument als de zaaktypencatalogus kan hiervoor worden gebruikt.

Artikel 6. Verantwoordelijkheid beheer naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats is met het toetreden van de gemeente Deventer tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (GR HCO) per 1 juli 2016 niet meer een rechtstreekse bevoegdheid van het college. Een en ander is in de GR HCO zelf opgenomen.

Dat geldt ook voor het benoemen van de archivaris.

Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na het opnemen van informatie in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie in een bezoekersreglement

Artikel 7. Specifieke verantwoordelijkheden archivaris

Uit het benoemen van een gemeentearchivaris vloeit voort dat deze functionaris enkele specifieke taken uitvoert, ongeacht of het een ‘eigen’ of een ‘externe’ functionaris is.

In enkele gevallen is vroegtijdige mededeling aan de archivaris nodig, in enkele gevallen is sprake van (instemmend) advies.

Artikel 8. Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

Informatie ontleent rechtskracht aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet.

Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is. In digitale vorm is er geen sprake van een ‘kopie’ en zal er op een andere wijze moeten worden aangetoond dat de informatie authentiek is. Met behulp van metagegevens, hashtags e.d.

Voor het blijvend kunnen garanderen van de echtheid van informatie is er beleid nodig ten aanzien van informatiebeveiliging. Toegangsrechten en autorisaties zijn hier voorbeelden van.

Artikel 9. Registratie van informatie

Archiefwaardige informatie moet worden geregistreerd (vastgelegd). Dat kan door elke vorm van vastleggen in een systeem. Op document- of op zaakniveau. Van het vastleggen van een ontvangen brief (postregistratie) tot het vastleggen van een brondocument ten behoeve van het register bij een basis- of kernregistratie.

Artikel 10. Bewaren van informatie

Bewaren van informatie in goede, geordende en toegankelijke staat geldt tot aan het moment dat de waarde van de informatie is komen te vervallen. Selectie, vernietiging en overbrenging zijn hierbij de aansluitende bepalingen. Op basis van de landelijk vastgestelde selectielijst, aangevuld met de gemeentelijke lijst (trendanalyse/ hotspots) wordt bepaald wat de uiteindelijke bestemming van de informatie is. In dit kader is het van belang dat bij het vaststellen van plannen, beschikkingen en besluiten onderkend wordt dat het voor onbepaalde tijd aangaan van rechten en plichten het vaststellen van bewaartermijnen ernstig bemoeilijkt.

Voor het adequaat en betrouwbaar bewaren en behouden van informatie dient gebruik te worden gemaakt van ‘aangewezen’ systemen en archiefruimten.

Artikel 11 en 12. Vervangen, vervreemden, etc. van informatie

Bij vervanging, vervreemding, overdracht, vernietiging en overbrenging worden de beheerders procedureel en inhoudelijk begeleid en ondersteund door daarvoor aangestelde specialisten.

De archivaris adviseert en in geval van vernietiging is goedkeuring vereist.

Artikel 13. Beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

Op basis van de GR HCO bepaalt het algemeen bestuur van de regeling waar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zicht bevindt. De archivaris geeft - als beheerder van de archiefbewaarplats - in een jaarlijks verslag aan hoe het beheer verloopt en wat eventuele aandachtspunten zijn.