Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR83765
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR83765/1
Regeling vervallen per 18-02-2015
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Deventer 2010).
Geldend van 13-01-2011 t/m 17-02-2015
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Deventer 2010).Archiefverordening Gemeente Deventer 2010
De gemeenteraad van Deventer
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 december 2010, nummer 444702, eenheid Bedrijfsvoering;
gelet op artikelen 30, (eerste lid), 31 en 32, (tweede lid) van de Archiefwet 1995
BESLUIT
Vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Deventer 2010).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
archiefbescheiden: zoals bedoeld in art. 1, sub c van de wet;
- c.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- d.
zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 en uitvoerende regelingen;
- e.
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- f.
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats;
- g.
archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats:
- h.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- i.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- j.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- k.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze gebeurt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
-
1. Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
-
2. Burgemeester en wethouders bevorderen dat bij deelname in, of oprichting van specifiek rechtspersonen het beheer van archiefbescheiden overeenkomstig de bepalingen van de wet gebeurt.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen elke 2 jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door personen die in het bezit zijn van een voor deze functie adequaat diploma.
Artikel 11
-
1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder/beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archief-bescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 15
Deze verordening treedt in werking een dag na vaststelling waarmee tevens de Archiefverordening 1999 vervalt.
Artikel 16
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening gemeente Deventer 2010.
Memorie van toelichting Archiefverordening Deventer 2010
De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatie. In een digitale omgeving gaat het niet alleen over ‘het digitale archief’ maar over digitaal archiveren als activiteit in een proces wat door vele medewerkers wordt uitgevoerd.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De (ministeriële) Archiefregeling, op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit, in werking getreden op 1 april 2010 stelt vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Deventer. Door het vaststellen van een dergelijk besluit wordt het college van Burgemeester en wethouders o.a. verplicht te zorgen voor een kwaliteitssysteem zoals bedoeld in de nieuwe Archiefregeling.
Met name in een steeds digitaler wordende omgeving hebben de medewerkers in de organisatie de neiging om het informatiebeheer, opslag ed. zelf te doen. Vanuit het proces geredeneerd ligt dat voor de hand echter ter voorkoming van verlies van informatie, redundantie in informatie, onbetrouwbare informatie zal men zich moeten conformeren aan toetsbare kaders, procedures en afspraken; het kwaliteitssysteem.
Artikel 8
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste eenmaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 9
De archivaris voert het toezicht ( de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte bestanden.
Artikel 10
Als de archivaris niet zelf toezicht houdt/inspecteert kan hij dit laten uitvoeren door een archiefinspecteur. Dit kan een interne of externe functionaris zijn.
Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties.
Artikel 12
Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport opgesteld.
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl