Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem

Geldend van 01-04-2007 t/m heden

Intitulé

Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem

Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem;

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Vast te stellen het volgende reglement:

Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem

Paragraaf I Inleidende bepaling

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    college: college van burgemeester en wethouders;

  • b.

    secretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

Paragraaf II Vergaderingen

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Met inachtneming van de afspraken die tijdens de onderhandelingen van de raadsfracties over de vorming van het college zijn gemaakt, verdelen de leden van het college direct na hun benoeming onderling de behandeling van alle tot het bestuur van hun college behorende zaken.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een van de wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering, onder vermelding van de te bespreken voorstellen, die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen van het college worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 4 De voorzitter

De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor de naleving van de desbetreffende wettelijke bepalingen en van dit reglement.

Artikel 5 Verhindering

  • 1. Indien een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Indien de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

  • 3. De oproeping als bedoeld in artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet vindt schriftelijk plaats.

Artikel 6 Aanlevering voorstellen

  • 1. De in een vergadering te behandelen voorstellen worden schriftelijk bij de secretaris voor een door hem te bepalen tijdstip ingediend met gebruikmaking van het daartoe bestemde formulier en onder bijvoeging van de noodzakelijke stukken.

  • 2. Een voorstel wordt alleen dan geagendeerd voor de vergadering van het college indien het formulier als bedoeld in het eerste lid is voorzien van een paraaf van de secretaris en van het lid van het college, of bij diens verhindering of ontstentenis zijn vervanger, tot wiens portefeuille het voorstel behoort.

Artikel 7 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt minimaal 48 uur van tevoren door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bijbehorende voorstellen toegezonden.

  • 2. Voorstellen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van redenen van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3. De behandeling van voorstellen vindt in de regel plaats in de volgorde van de agenda.

Artikel 8 Bespreking voorstellen

Voorstellen die ter besluitvorming worden voorgelegd, worden alleen dan in de vergadering besproken indien een lid van het college dit wenst.

Artikel 9 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 10 Deelneming derden aan de vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker voor een vergadering uit te nodigen teneinde een verslag te maken van hetgeen in de vergadering besproken wordt.

  • 2. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een nadere toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 10A Parafenbesluiten

  • 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de vergadering tot stand komt door middel van het daartoe bestemde formulier als bedoeld in artikel 6, eerste lid waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen, nadat de secretaris voor akkoord heeft getekend, door geen van de leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste drie leden van het college voor akkoord is geparafeerd.

  • 2. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf vermeldt de secretaris op het daartoe bestemde formulier als bedoeld in artikel 6, eerste lid de beslissing van het college. Hij dateert deze beslissing.

  • 3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

  • 4. De secretaris verstrekt op verzoek elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit.

  • 5. Voorzover de inhoud van het parafenbesluit hiertoe aanleiding geeft, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van het parafenbesluit aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van het parafenbesluit.

Paragraaf III Stemming en verslaglegging

Artikel 11 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt, onverminderd de bevoegdheid van het college om het voorstel te amenderen, het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast. Bij een mondelinge stemming brengt de voorzitter als laatste zijn stem uit.

  • 3. a. Indien een lid van het college dit verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes;

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. De voorzitter verricht de loting;

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. De voorzitter verricht de loting.

Artikel 12 Minderheidsstandpunt

Ook wanneer geen stemming heeft plaatsgevonden, kan op verzoek van een lid van het college op of bij het betreffende voorstel en in de besluitenlijst worden aangetekend dat hij een minderheidsstandpunt inneemt. De argumenten die aan dat standpunt ten grondslag liggen, worden daarbij vermeld.

Artikel 13 Terugmelding en besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst in een daartoe bestemd boek, een terugmelding en een openbare en voorzover van toepassing niet-openbare en vertrouwelijke besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. De beslissing van het college ten aanzien van het voorstel wordt vermeld op het daartoe bestemde formulier als bedoeld in artikel 6, eerste lid.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 14 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Paragraaf IV Slotbepalingen

Artikel 15 Uitleg reglement

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in de gevallen waarin het niet voorziet, beslist het college.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Dit reglement treedt in werking op 1 april 2007.

  • 2. Op het in het eerste lid genoemde tijdstip vervalt het op 28 februari 1995 vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.

  • 3. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 3 april 2007.

De voorzitter
De secretaris

Toelichting Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem

Algemeen deel

Op grond van artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college van burgemeester en wethouders een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet onder andere begrepen de onderlinge vervanging van de wethouders. Ter uitvoering van artikel 52 van de Gemeentewet is door burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem het Reglement van Orde van burgemeester en wethouders gemeente Doetinchem vastgesteld. Hierna zal – voor zover noodzakelijk – een artikelswijze toelichting worden gegeven op voornoemd reglement.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Ondanks het feit dat de portefeuilles in deze vergadering worden verdeeld, blijft het college als geheel verantwoordelijk voor de uitgeoefende taken. Ook het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt, mandaat aan individuele leden van het college, maakt deze collectieve verantwoordelijkheid niet anders.

Naast de verdeling van de werkzaamheden dient de onderlinge vervanging te worden geregeld. Voor de wethouders is dit geregeld in het tweede lid van artikel 2. Met het derde lid wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 77 van de Gemeentewet. In laatstgenoemd artikel is bepaald dat bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester zijn ambt wordt waargenomen door een door het college aan te wijzen wethouder. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen stellen. Voor de volledigheid: in het vierde lid gaat het om de verhindering van een lid van het college om al zijn werkzaamheden, waaronder dus het bijwonen van een collegevergadering, te verrichten, terwijl het in artikel 5, eerste lid, van dit reglement enkel betreft de verhindering een collegevergadering of een deel hiervan bij te wonen.

Artikel 3 Dag en plaats van vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. In dit artikel is bepaald dat de burgemeester met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald dag en plaats van de vergadering van het college en het tijdstip van de opening vaststelt.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34, tweede lid, van de Gemeentewet), maar ook een wethouder er voor kan zorgen dat er een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid toekomt een door een wethouder verlangde extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat hieraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 4 De voorzitter

In artikel 34, tweede lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester voorzitter is van het college van burgemeester en wethouders. Hieruit en uit artikel 4 volgt dat het de burgemeester is die de vergadering van het college van burgemeester en wethouders leidt en er zorg voor draagt dat de desbetreffende wettelijke bepalingen, veelal neergelegd in de Gemeentewet, en de bepalingen van dit reglement worden nageleefd.

Artikel 5 Verhindering

Dit artikel is naast vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt. Bepalingen omtrent het quorum zijn neergelegd in artikel 56 van de Gemeentewet. De voorzitter kan dan op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. In het derde lid is bepaald dat dit schriftelijk dient te gebeuren.

Artikel 6 Aanlevering voorstellen

Een voorstel aan het college wordt alleen dan geagendeerd indien de portefeuillehouder hiermee bekend is. Deze bekendheid blijkt uit de paraaf van de portefeuillehouder op het betreffende voorstel. Alvorens de portefeuillehouder zijn paraaf op het voorstel plaatst, zal dit moeten zijn besproken in het zogenaamde portefeuilleberaad (p-beraad). Naast een paraaf van de portefeuillehouder op het voorstel is een paraaf van de secretaris noodzakelijk.

Artikel 7 Agenda

De rol van de secretaris is voornamelijk in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet geregeld. Op grond van artikel 104 van de Gemeentewet is de secretaris in de vergadering van het college aanwezig. Tegen de achtergrond hiervan is in artikel 6 van het reglement bepaald dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda en de te bespreken stukken. In het tweede lid is aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 8 Bespreking voorstellen

Het formulier waarin het voorstel aan het college gegoten moet worden, omvat de verplichting voor de leden van het college aan te geven of ze het voorstel wensen te bespreken of dat zij hier – zonder dat hierover wordt beraadslaagd – zondermeer mee instemmen. Een voorstel wordt besproken indien één of meerdere leden van het college dit aangeven.

Artikel 10 Deelneming derden aan de vergadering

Uit de artikelen 55 en 57 van de Gemeentewet blijkt indirect dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. In artikel 10 is bepaald wie, een ambtelijk medewerker of derden, het college kan uitnodigen. Een dergelijke uitnodiging behoeft geen structureel karakter te hebben: het college kan bijvoorbeeld besluiten een ambtelijk medewerker uit te nodigen voor (een deel van) de vergadering waarin het door deze medewerker gemaakte voorstel wordt besproken.

Artikel 11 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet. Dit artikel bevat een regeling voor zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van collegevergaderingen: in de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Blijkens de Memorie van Toelichting bij dit artikel heeft het college de mogelijkheid in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen. Hiervoor is niet gekozen, zodat het in artikel 56 van de Gemeentewet opgenomen stelsel onverkort van toepassing is.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk zelden wordt gestemd. Moet er toch worden gestemd, dan komt de regeling erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden van het college dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht, in welk geval het derde lid van toepassing is. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 13 Terugmelding en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de terugmelding (verslag) wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

In het tweede lid is bepaald dat de beslissing van het college wordt vermeld op het formulier waarmee het voorstel bij de secretaris moet worden ingediend (artikel 6, eerste lid). In veel gevallen zal het college besluiten conform het voorstel, maar amendering is uiteraard mogelijk. Het spreekt voor zich dat de inhoud van deze amendering moet worden vermeld.

De openbaarmaking van de besluitenlijst geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Er zijn, zoals ook uit het eerste lid blijkt, drie soorten besluitenlijsten te onderscheiden: de openbare, de niet-openbare en de vertrouwelijke. De openbare besluitenlijst wordt verstrekt aan de pers en wordt op de website van de gemeente Doetinchem geplaatst. De openbare en niet-openbare besluitenlijst worden naar de leden van de raad gezonden. De vertrouwelijke besluitenlijst betreft een lijst waar ten aanzien van de besluiten geheimhouding op grond van artikel 55 van de Gemeentewet is opgelegd.

Artikel 14 Openbare vergadering

In artikel 54, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de vergaderingen van het college met gesloten deuren worden gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald. In artikel 14 is derhalve bepaald dat het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. Indien een vergadering van het college openbaar is, is het de burgemeester die dag, plaats en tijdstip van deze vergadering bekendmaakt. Dit is bepaald in artikel 53, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 15 Uitleg reglement

Onderhavig reglement tracht zo compleet en duidelijk mogelijk uitvoering te geven aan het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet: de wettelijke verplichting op grond waarvan het college gehouden is een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast te stellen.

Niet uit te sluiten is dat er onduidelijkheid bestaat over de uitleg van het reglement of dat er zich een situatie voordoet waarin het reglement niet voorziet. In dat geval is het aan het college terzake een beslissing te nemen. Uiteraard dienen daarbij de bepalingen van de Gemeentewet en het reglement in acht te worden genomen. Het bepaalde in artikel 15 is dus uitdrukkelijk geen vrijbrief om af te wijken van de bepalingen van het reglement.