Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dongen 2007

INLEIDING

De gemeente is zich steeds meer bewust van de waarde van een goed uitgevoerde inkoopfunctie voor het functioneren van de gehele organisatie. Vandaar dat begin 2006 een tweetal inkoopbureaus is uitgenodigd zich te presenteren. De keuze is gevallen op het inkoopbureau van de gemeente Tilburg. De gemeente Dongen heeft de mogelijkheid zelf het inkoop- en aanbestedingsbeleid te ontwikkelen en in te richten naar eigen inzichten. Een gemeentebrede werkgroep is verantwoordelijk voor het onderliggende stuk.

De gemeente Dongen besteedt een zeer groot deel van de totale begroting aan inkoop en is dus voor een groot deel afhankelijk van externe partijen. Jaarlijks koopt de gemeente voor ongeveer € 14.000.000,- (exclusief BTW) in aan goederen, diensten en werken (exclusief subsidies). Het is begrijpelijk dat een gemeente aan haar burgers, maar ook aan zichzelf verplicht is de besteding van deze gelden zo efficiënt en zo effectief mogelijk uit te voeren. De inkoop- en aanbestedingsprocessen zullen professioneel uitgevoerd moeten worden.

Het zijn echter niet alleen de mogelijke financiële voordelen waarom de aanbestedings- en inkoopprocessen professioneel zouden moeten worden ingericht, maar zeer zeker ook de kwalitatieve aspecten van aanbesteding en inkoop. De kwaliteit van aanbesteding en inkoop vertaalt zich uiteraard in de kwaliteit van de producten, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van doorloop- en levertijden, het voorkomen van onverwachte budgetoverschrijdingen, het voorkomen van toekomstige problemen en de integriteit van de gemeentelijke organisatie met haar betrokken functionarissen. Professioneel inkopen gebeurt meestal in teamverband in de organisatie, hetgeen interactieve besluitvorming en gezamenlijke verantwoording oplevert. Het heeft daarom ook grote invloed op de organisatorische werkprocessen.

De uitstraling van goed ingerichte gemeentelijke inkoopprocessen als voorbeeldfunctie naar de eigen organisatie, het bedrijfsleven en de burgers, speelt een essentiële rol in het ontwikkelen en vasthouden van vertrouwen in de wijze waarop gemeenschapsgeld wordt besteed.

Deze nota voorziet in de werkwijze en de borging van professionele inkoop- en aanbestedingsprocessen binnen de gemeente.

DOELSTELLING INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid , objectiviteit en zorgvuldigheid.

Openheid houdt in dat inkoopprocessen transparant moeten zijn (maar niet altijd openbaar) en derhalve verantwoord moeten kunnen worden. Objectiviteit wil zeggen dat inkoopprocessen gebaseerd worden op feiten; zij zijn niet gebaseerd op het eigen gevoel en vooroordelen. Zo worden er bijvoorbeeld op voorhand geen potentiële externe partijen, producten, diensten of werken uitgesloten. Zorgvuldigheid betekent hier een professionele en inkooptechnisch verantwoorde wijze van werken.

De doelstelling van de inkoop- en aanbestedingsprocedure is het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn.

Kwalitatief gewenst wil zeggen: optimaal geschikt voor de functionele behoefte, niet meer en niet minder. De juiste kwaliteit, in de ruimste zin van het woord, is altijd het uitgangspunt. Bij kwaliteit gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals nazorg, service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden etc. Lage integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus (inclusief onderhoud en exploitatie) die direct verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk meegenomen worden in de financiële afweging (tco = total cost of ownership). Samen wordt derhalve gestreefd naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding.

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID

Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De woorden “inkoop” en “aanbesteding” worden door elkaar gebruikt. Het woord “inkoop” wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord “aanbesteding” wordt vaker gebruikt bij werken. Aanbesteden is een vorm van inkopen.

Inkoopproces

Het totale proces voor het verwerven van goederen en het laten uitvoeren van diensten en werken wordt het inkoopproces genoemd.

In elk inkoopproces worden de volgende 6 fasen onderscheiden. Ze zijn alle onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten.

De 6 fasen van het inkoopproces zijn:

Deze inkoop- en aanbestedingsprocedure is alleen van toepassing op de tactische inkoopactiviteiten. Dat zijn de fasen 1 t/m 3 (specificeren, selecteren en contracteren). Juist in deze 3 fasen is door professionalisering meer financieel en kwalitatief voordeel te behalen. De meeste invloed en derhalve ook de grootste voordelen zijn te behalen aan professionalisering van de eerste 3 fasen. Tijdens het doorlopen van deze 3 fasen wordt er een inkoopdossier gevormd.

De aard van de opdracht: werk, levering of dienst?

Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteed dient te worden, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld, namelijk: werken, leveringen en diensten. Hoewel voor wat betreft deze categorieën de aanbestedingswijzen grotendeels overeenkomen, verschillen bijvoorbeeld de grensbedragen onderling, waardoor een verschuiving in de toepassing van procedures en regelgeving is waar te nemen.

Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën te kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld.

Inkoopstrategie

Er bestaat geen algemene eenduidige inkoopstrategie die geschikt en goed is voor alle in te kopen goederen, diensten en werken. De als beste toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van het in te kopen product, dienst of werk en de specifiek geldende marktsituatie.

De toe te passen inkoopstrategie wordt bepaald door de combinatie van 2 factoren:

• a.

  de geschatte waarde van de opdracht totale contractwaarde

• b.

  het inkooprisico (zijn er alternatieven of is de gemeente, om welke reden dan ook, strikt gebonden aan één of een zeer beperkt aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers).

Elk inkoopsegment heeft zijn eigen toe te passen inkoopstrategie.

De inkoopwaarde van de opdracht is belangrijk, omdat het evident is dat we bij de aanschaf van een balpen ons anders dienen te gedragen dan bij de het afsluiten van bijvoorbeeld een meerjarige raamovereenkomst voor rolstoelen.

Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan of wil bewegen op de markt. Zijn er veel leveranciers die de producten kunnen leveren, dan kunnen we de concurrentie op de markt volledig uitbuiten. Zijn er slechts heel weinig potentiële leveranciers dan is, door het ontbreken van alternatieven, samenwerking en veiligstellen noodzakelijk.

• 1.

  Hefboomproducten - inkoopstrategie: maximale concurrentieProducten, diensten en werken kunnen door veel verschillende aanbieders geleverd worden. Het wisselen van leverancier is relatief eenvoudig. Door maximale concurrentie te bewerkstelligen ontstaat de meest aantrekkelijke aanbieding. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning.

• 2.

  Routineproducten - inkoopstrategie: efficiënte processenDeze categorie, met veel potentiële aanbieders en relatief lage inkoopwaarden, vergen vaak veel tijd en aandacht door de gemeente. De toegevoegde waarde van concurrentie is gering. De strategie hierbij moet gericht zijn op vermindering van de logistieke en administratieve rompslomp: standaardisatie, beperking aantal leveranciers, uitbesteden van logistieke en administratieve processen, vermindering aantal facturen, het bundelen in raamovereenkomsten. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning.

• 3.

  Strategische producten - inkoopstrategie: samenwerkingProducten, diensten en werken in deze categorie zijn van grote waarde voor de gemeente, terwijl de gemeente afhankelijk is van één of weinig aanbieders. Vaak veroorzaakt door monopolies in de markt, maar vaak ook door gemaakte keuzes in het verleden (zelf gecreëerde monopolies). Gezien het grote belang en risico moet de inkoopstrategie gericht worden op het ontwikkelen van alternatieve producten of leveranciers (verlaging risico). Indien dit niet mogelijk is dan streven naar langdurige en intensieve samenwerking (partnershiprelaties), waarbij op basis van openheid, argumenten en feitelijkheden via onderhandeling het belang van de gemeente veilig gesteld moet worden.

• 4.

  Knelpuntproducten - inkoopstrategie: zekerstellenCategorie van geringe waarde, waarbij de gemeente toch een groot risico loopt bij niet of onjuiste uitvoering van de opdracht. Ook hier is de toegevoegde waarde van concurrentie gering. De strategie moet gericht zijn op: ontwikkelen alternatieven, veiligstellen van toelevering, creëren voorkeurspositie bij betrokken leveranciers / dienstverleners / aannemers, maatregelen tot vermindering inkooprisico.

Bij hefboomproducten is inkooptechnisch het meeste geld te besparen door professioneel in te kopen. Tevens zijn hier de gewenste voorwaarden en de noodzakelijke kwaliteit het best afdwingbaar (de inkoopmacht ligt bij de gemeente).

Het grootste gedeelte van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment.

Indien het inkoopsegment met de bijhorende inkoopstrategie niet bepaald kan worden, wordt de inkoopstrategie van routine- of van hefboomproducten toegepast.

Het op basis van een bestaande schriftelijke raamovereenkomst bestellen van goederen en diensten, alsmede het laten uitvoeren van werken op basis van een raamovereenkomst, valt niet onder deze inkoop- en aanbestedingsprocedure (is immers alleen bestellen). Het aangaan van de raamovereenkomst uiteraard wel.

Ethische en economische beleidsuitgangspunten

Ethische en economische beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de gemeente wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardenpatroon van de gemeente is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid).

Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes van de gemeente. Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een aantal specifieke beleidsuitgangspunten van belang.

Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Hier wordt direct verwezen naar het integriteitsbeleid van de gemeente Dongen. Van belang is dat de betrokken personen bij een inkoop- of aanbestedingsproces een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding bij de verschillende taken in het inkoopproces is daarom zeer belangrijk.

Naleven van wet en regelgevingHet naleven van (gemeentelijke) wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels wordt expliciet als beleidsuitgangspunt opgenomen om nauwgezetter te willen toezien op het naleven van bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ethische eisen aan de leveranciersAan leveranciers, dienstverleners en aannemers worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie etc.). In voorkomende gevallen worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in de specificatie opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van duurzaamheidcriteria in het inkoopproces (bijvoorbeeld het beschikken over een milieuzorgsysteem of het hebben van een milieukeurmerk). Op initiatief van de Ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) en Economische Zaken (EZ) is in 1999 het programmabureau ‘Duurzaam Inkopen’ hiervoor opgezet.

Balans in beoordeling van prijs en kwaliteitBij het beoordelen van offertes en aanbiedingen kunnen als gunningcriteria gekozen worden: de laagste prijs (alleen controle of aan de minimale gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, waarna de aanbiedingsprijs bepalend is) of de economisch meest voordelige aanbieding (naast de prijs is een aantal aanvullende criteria bepalend, zoals kwaliteit, risico, sociale aspecten, levertijd, betrouwbaarheid etc.).

Kostenraming / voorcalculatie

Naast de inhoudelijke behoeftebepaling zijn de financiële randvoorwaarden mede bepalend voor de uiteindelijke keuze van marktbenadering. Als de behoeftestelling gereed is, dient door middel van voorcalculatie een inschatting te worden gemaakt van de kosten die de realisatie van de opdracht met zich mee zal brengen.

Het is van belang om een zo realistisch mogelijke kostenraming te maken. Aan de hand van die kostenraming wordt bijvoorbeeld bepaald welke aanbestedingsregelgeving van toepassing is en welke procedure dient te worden gekozen. Daarnaast geeft de kostenraming inzicht in de financiële middelen die nodig zijn om het project te realiseren en biedt het referentiemateriaal bij de beoordeling van (prijs)aanbiedingen, later in het aanbestedingsproces. De kostenraming speelt ook een belangrijke rol bij de verantwoording, bijvoorbeeld bij de vraag of een EU-aanbestedingsprocedure gevolgd had moeten worden. Daarom dient de kostenraming altijd in het aanbestedingsdossier te zijn opgenomen.

De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen.

Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende richtlijn 93/36/EEG en publicaties van het Ministerie van Economische Zaken.

Aanbestedingsdossier

Het aanbestedingsdossier speelt bij aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel extern als intern), maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid. Daarom dient bij elke aanbestedingsprocedure een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd.

De dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris die is belast met de uitvoering van de aanbesteding. De aanbestedingsdossiers dienen inzichtelijk en volledig te zijn. Hoe een aanbestedingsdossier moet worden ingericht en gevuld is vermeld in bijlage 7

Het dossier zal tevens de rol van aanbestedingsleidraad gaan vervullen. Het neemt de projectverantwoordelijke als het ware bij de hand. Door de indeling en het gebruik van standaardformulieren wordt het dossier automatisch op de juiste wijze gevuld en wordt tevens bereikt dat de toets- en evaluatiemomenten duidelijk in beeld komen.

Het dossier zal procedureel en steekproefsgewijs op volledigheid worden getoetst. Het aanbestedingsdossier zal na afloop van het aanbestedingsproces centraal worden gearchiveerd. Hierbij zal de voor de aanbesteding verantwoordelijke functionaris het dossier officieel aan het archief overdragen.

Nacalculatie

Nacalculatie is een belangrijk instrument om inzage te verkrijgen in kostenaspecten en prijsvorming. Om bijvoorbeeld te kunnen beoordelen of sprake is van een afwijking van de prijsaanbieding ten opzichte van de kostenraming, die aanleiding geeft om nadere stappen te ondernemen (te denken valt bijvoorbeeld aan inschakeling van de NMa), dient voldoende inzicht te bestaan in de opbouw van kosten door gedegen nacalculaties en het volgen van markt-, prijs-, product- en productieontwikkeling. Er bestaan meerdere vormen van nacalculatie, te onderscheiden in een drietal hoofdtypen, te weten:

Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming (de meest gedetailleerde kostenraming). Er vindt een verschillenanalyse plaats ten behoeve van de beoordeling van de inschrijving, waarbij gekeken wordt naar eenheidsprijzen, algemene kosten, winst en risico, uitvoeringskosten en kortingen. Deze vorm van nacalculatie heeft primair de toetsing van de inschrijving ten doel, alvorens tot gunning kan worden overgegaan en vindt reeds geruime tijd plaats.

• Nacalculatie van eenheidsprijzen ten opzichte van de werkelijkheid. Tijdens de uitvoering van een werk wordt door middel van steekproeven vastgesteld of de gehanteerde eenheidsprijzen kloppen met de werkelijkheid. Daartoe worden de prijsbepalende factoren (aantal personen, werkzaamheden, periode, opleidingsniveau, gebruikte hulpmiddelen) getoetst aan normbedragen voor loon, materieel en materiaal en kan worden vastgesteld of de eenheidsprijs overeenkomt met de calculatie. Op basis van de verkregen informatie kunnen de eenheidsprijzen die worden gehanteerd bij de calculatie worden bijgesteld. Zo ontstaat inzicht in de prijsontwikkelingen op de markt, indien differentiatie plaatsvindt naar omvang van het werk en kunnen kunstmatig hoge eenheidsprijzen worden ontdekt. Deze vorm van nacalculatie vond tot op heden nog niet plaats.

• Nacalculatie van het gehele werk, waarbij meer- en minderwerk wordt geanalyseerd op oorzaak en gevolg. Deze vorm van nacalculatie geeft inzicht in de kwaliteit van de bestekken, waardoor verbetering mogelijk is en onnodig meer-/minderwerk kan worden voorkomen. Het geeft ook informatie met betrekking tot specifieke werkwijzen en de daarmee samenhangende kosten, zoals bijvoorbeeld versneld werken. Deze vorm van nacalculatie vond tot op heden op ad hoc basis, afhankelijk van het project plaats.

Nacalculatie is echter arbeidsintensief. Gezien de beperkt beschikbare capaciteit en de onbekendheid met sommige vormen van nacalculatie, wordt het instrument nacalculatie vooralsnog voornamelijk ingezet bij werken. Indien na evaluatie blijkt dat voldoende kennis en ervaring is opgedaan met de nieuwe vormen van nacalculatie, zal worden bezien of deze ook op andere opdrachtvormen kunnen worden toegepast.

Voor de uitvoering van nacalculatie wordt de volgende prioriteit aangehouden:

• -

  Nacalculatievorm 1 dient altijd plaats te vinden (ook bij leveringen en diensten!).

• -

  Nacalculatievorm 3 vindt plaats, voor alle werken die méér dan 5% meer- of minderwerk genereren.

• -

  Nacalculatievorm 2 vindt plaats bij representatieve projecten met betrekking tot veel voorkomende werkzaamheden.

Integriteit inschrijvers; NMa en Wet Bibob

Naast de integriteit van de interne organisatie, dient de nodige aandacht te worden besteed aan de zogenoemde externe integriteit; de integriteit van (kandidaat-)inschrijvers. De problematiek omtrent bouwfraude en ongeoorloofde prijsafspraken tussen ondernemers in de bouw is inmiddels bekend. In de praktijk blijkt het echter weerbarstig om dergelijke praktijken te voorkomen. Om die reden zijn er instanties met een toetsende c.q. controlerende functie in het leven geroepen, die de gemeente als aanbesteder hierbij kunnen ondersteunen. De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa)De NMa ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van het Bureau Aanbestedingen contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).BibobBestuursorganen hebben er sinds 1 juni 2003 een instrument bij gekregen: de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet Bibob). De Wet Bibob geeft bestuursorganen een instrument in handen om zich tegen het risico te beschermen, dat zij ongewild criminele activiteiten faciliteren. Het Bibob-instrumentarium is preventief van karakter. Hoofdzakelijk wordt beoogd te voorkomen dat door de aanbesteding van overheidsopdrachten, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde “criminele” activiteiten zou faciliteren. Hiervoor is het noodzakelijk dat de aanbestedende dienst de beschikking krijgt over zodanige informatie, dat het zelf kan oordelen over de mate waarin het risico aanwezig is dat een dergelijke facilitering zich zou kunnen voordoen en het gevaar bestaat dat een aanbesteding van een overheidsopdracht wordt misbruikt ten behoeve van criminele activiteiten. Deze informatie zal een aanbestedende dienst zelf moeten verkrijgen. Daarnaast kan met behulp van deze informatie een advies worden ingewonnen bij het landelijke bureau Bibob.

De vergaring van extra informatie zal, in geval er sprake is van een daartoe strekkende aanbestedingsprocedure, plaatsvinden langs 2 lijnen. Allereerst zal in de daartoe trekkende gevallen in de procedure worden opgenomen, dat bedrijven verplicht zijn tot het overleggen van een z.g. Verklaring Omtrent Gedrag voor Rechtspersonen(VOGrp). Deze verklaring dient door het betreffende bedrijf worden aangevraagd bij het Ministerie van Justitie.

Daarnaast zullen bedrijven bij het indienen van hun inschrijvingsstukken verzocht worden een daartoe geformuleerde aanvullende bibob-vragenlijst volledig in te vullen.

Het college van de gemeente Dongen zal in samenwerking met de gemeenten uit de regionale werk- en stuurgroep voor implementatie van de wet Bibob (26 regiogemeenten) een beleidslijn vaststellen om te bepalen bij welke overheidsopdrachten de wet Bibob zal worden toegepast.

Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure

De inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing op de verwerving door de gemeentelijke organisatie van alle leveringen, diensten en werken. De procedure treedt in werking per 8 februari 2007 en is geldig voor onbepaalde tijd.

De eventueel noodzakelijke toepassing van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten is geïntegreerd in deze inkoop- en aanbestedingsprocedure.

De inkoop- en aanbestedingsprocedure dient tenminste eenmaal per 3 jaar geëvalueerd te worden. Door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie dient de procedure zo nodig geactualiseerd te worden.

PROCEDURE LEVERINGEN

Definitie levering: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product.

De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de levering en de betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd.

Drempelbedragen

De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht:

Specificatie product

Een specificatie voor een product is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen.

De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd.

De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling met technisch gedetailleerd specificeren. Functioneel specificeren is eenvoudiger, doelgerichter en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Om controle en grip te houden over de levering die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol inkooptraject en is zeker geen zaak om aan de leverancier over te laten!

Voor leveringen van categorie A, B en C is minimaal een functionele productbeschrijving (kort) noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor leveringen van categorie D, E, en F is een functioneel opgesteld programma van eisen noodzakelijk (vaak uitvoerig).

Selectie leverancier

Het selectieproces selecteert de leverancier, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht.

Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële leveranciers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat leveranciers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen leveranciers), uitdagend (nieuwe en bestaande leveranciers) en kwalitatief voldoende (leverancier moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Indien mogelijk wordt bij de samenstelling van de shortlist nadrukkelijk gekeken naar lokale leveranciers. Om de concurrentiewerking ten volle te benutten kan aan de shortlist ook een leverancier van buiten Dongen worden toegevoegd.

Het tot stand komen van een shortlist bij een Europese aanbesteding kan alleen bij een niet-openbare procedure en dan uitsluitend na de publicatie en het verstrekken van een selectiedocument waarbij nog niet de inhoud van de opdracht aan de orde komt. (Er komt in dit geval nog geen offerte aan te pas).

Productkennis, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht.

De selectie van de leverancier vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante leveranciers uit de shortlist. Indien een potentiële leverancier geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere leverancier uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle leveranciers in alle opzichten gelijkwaardig.

De offerteaanvraag bevat:

• -

  de opgestelde specificatie

• -

  een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of leverancier)

• -

  een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren

• -

  een verwijzing naar het van toepassing zijn van de algemene inkoopvoorwaarden

• -

  een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen.

Bij voorkeur krijgen de potentiële leveranciers de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde ‘Nota van Inlichtingen’ opgestuurd aan alle potentiële leveranciers, op een dusdanige wijze dat iedere leverancier over dezelfde informatie beschikt.

Offertes dienen schriftelijk en volgens specifiek opgestelde criteria te worden aangeboden. Offertes die niet aan deze criteria voldoen kunnen buiten behandeling worden. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in de offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen).

De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht.

PROCEDURE DIENSTEN

Definitie diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten.

De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling).

Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen.

Procedure

De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht:

Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk om vooraf een exacte omvang / hoeveelheid vast te stellen. Er worden dan vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor onbepaalde tijd. Ook komt het voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde dienstverlener worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten met een dienstverlener, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgelegd. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren.

Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (ook hier waar mogelijk functioneel specificeren) en volgens de normale procedure aanbesteed.

Specificatie diensten

Een specificatie voor een dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan de dienstverlening moet voldoen.

De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren dienstverlener dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd.

De specificatie dient objectief zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel specificeren wil zeggen dat niet de inspanning, maar het eindresultaat van de dienstverlening beschreven wordt. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatsovereenkomst, een urenovereenkomst moet - waar mogelijk - vermeden worden. Functioneel specificeren bij diensten lijkt in eerste instantie moeilijker, maar is doelgerichter en geeft een veel grotere garantie op het bereiken van het eindresultaat.

De specificatie bevat, waar mogelijk, verwijzingen naar erkende regelingen of normen (ISO of specifieke normen door de branche opgesteld of RVOI voor ingenieursdiensten), bestaande richtlijnen en kwaliteitsvoorschriften. Een specificatie sluit op voorhand geen mogelijke dienstverleners uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Indien een toelichting of een presentatie van de dienstverleners noodzakelijk geacht wordt in het selectieproces, zal dit inhoudelijk beschreven toegevoegd moeten worden in het programma van eisen.

Om controle en grip te houden over de dienstverlening die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Het opstellen hiervan is geen taak voor de dienstverlener!

Voor diensten van categorie A, B en C is minimaal een volledige beschrijving van de gewenste dienstverlening noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor diensten van categorie D, E, en F is een functioneel opgesteld Programma van Eisen noodzakelijk.

Selectie dienstverlener

Het selectieproces selecteert de dienstverlener, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht.

Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële dienstverleners, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat dienstverleners, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen dienstverleners), uitdagend (nieuwe en bestaande) en kwalitatief voldoende (dienstverlener moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagde diensten te kunnen leveren). ). Indien mogelijk wordt bij de samenstelling van de shortlist nadrukkelijk gekeken naar lokale dienstverleners. Om de concurrentiewerking ten volle te benutten kan aan de shortlist ook een dienstverlener van buiten Dongen worden toegevoegd.

Het tot stand komen van een shortlist bij een Europese aanbesteding kan alleen bij een niet-openbare procedure en dan uitsluitend na de publicatie en het verstrekken van een selectiedocument waarbij nog niet de inhoud van de opdracht aan de orde komt. (Er komt in dit geval nog geen offerte aan te pas).

Kennis over de gewenste dienstverlening, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht.

De selectie van de dienstverlener vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante dienstverleners uit de shortlist. Indien een potentiële dienstverlener geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle dienstverleners in alle opzichten gelijkwaardig.

De offerteaanvraag bevat:

• -

  de opgestelde specificatie

• -

  een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of dienstverlener)

• -

  een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren

• -

  een verwijzing naar het van toepassing zijn van de algemene inkoopvoorwaarden

• -

  een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen.

Bij voorkeur krijgen de potentiële dienstverleners de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde ‘Nota van Inlichtingen’ opgestuurd aan alle potentiële dienstverleners, op een dusdanige wijze dat iedere dienstverlener over dezelfde informatie beschikt.

Offertes dienen schriftelijk en volgens specifiek opgestelde criteria te worden aangeboden. Offertes die niet aan deze criteria voldoen kunnen buiten behandeling worden. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen).

De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht.

PROCEDURE WERKEN

Definitie werken: het realiseren van producten van bouw- dan wel civiel- en cultuurtechnische werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen.

Onder werken wordt derhalve verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen- cultuurtechnische en (wegen) bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen)bouwkundige werken vallen niet onder de definitie van werken, maar onder diensten.

Procedure

De te kiezen aanbestedingsprocedure wordt bepaald door onderstaand overzicht:

Aanbestedingsvormen voor geïntegreerde samenwerking, zoals het bouwteam en de innovatieve vormen Design & Construct en Turnkey kunnen toegepast worden voor categorie E en F. Door ontwerp, realisatie en eventueel ook latere fasen, zoals onderhoud en exploitatie, integraal aan te besteden, wordt aan de marktpartijen meer ruimte gegeven, waardoor zij in staat kunnen zijn een interessantere aanbieding op te stellen. Hierdoor kan het uiteindelijke risico voor de gemeente worden verminderd, de kwaliteit worden verhoogd en de integrale kosten worden verlaagd. Innovatieve aanbestedingsvormen worden vooral toegepast om de risico’s daar neer te leggen daar waar ze best kunnen worden beheerst. Deze aanpak stelt wel hogere eisen aan zowel de marktpartijen als aan de gemeente.

Bij de innovatieve aanbestedingsvormen wordt de aanbestedingsprocedure in principe normaal gevolgd. Bij het bouwteammodel, komt de prijsstelling niet bij de selectie van partijen tot stand, maar pas in de loop van het (ontwerp)proces. Bij selectie van partijen is dan ook niet bekend welke verplichting er uiteindelijk wordt aangegaan. Het bouwteammodel kan zinvol zijn bij knelpunt- en strategische werken (werken waarbij de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders). De selectie van partijen zal plaats moeten vinden op voornamelijk kwalitatieve gunningcriteria van de te contracteren partijen en minder op de inhoudelijke kant van het werk. De procedure voor het inkopen van diensten is daarom hierop van toepassing.

Publieke Private Samenwerkingconstructies vallen buiten de procedure.

Als vast onderdeel van de aanbestedingsprocedure wordt elk gerealiseerd werk direct na afloop geëvalueerd. Deze evaluatie wordt uitgevoerd door de opdrachtgever en schriftelijk vastgelegd.

Specificatie werken

Een specificatie, bij werken over het algemeen bestek genaamd, wordt voor de categorieën A t/m D (en vaak ook voor categorie E) opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek: het standaardbestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk alleen hoeft uit te voeren.

De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in het bestek te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren aannemer dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd.

Het functionele bestek (programma van eisen) wordt bij werken toegepast bij de categorie F en - of in combinatie met - een innovatieve aanbestedingsvorm.

Voor de aanbesteding van werken met een beperkte omvang (categorie A en B) kan volstaan worden met een werkomschrijving. Voor werken in de categorieën C en D dient een uitgebreid bestek c.q. uitgebreide werkomschrijving te worden geschreven. Voor aanbestedingen uit de categorie E t/m F dient bij civiel- en cultuurtechnische werken een standaardbestek volgens de RAW-systematiek en bij bouwwerken volgens de STABU-systematiek te worden opgesteld. Voor toepassen van (delen van) standaardregelingen kan gebruikt gemaakt worden van de SR (architecten), de RVOI (adviseurs) en de UAV (uitvoering).

Om controle en grip te houden over de werken die uitgevoerd worden, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van het bestek bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol aanbestedingstraject.

Selectie aannemer

Het selectieproces selecteert de aannemer, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan het opgestelde bestek, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht.

Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële aannemers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat aannemers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen aannemers), uitdagend (nieuwe en bestaande aannemers) en kwalitatief voldoende (aannemer moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om het werk te kunnen realiseren). Kennis over het werk, marktkennis, eigen ervaringen en ervaringen van anderen met betrekking tot gebleken geschiktheid, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. ). Indien mogelijk wordt bij de samenstelling van de shortlist nadrukkelijk gekeken naar lokale aannemers. Om de concurrentiewerking ten volle te benutten kan aan de shortlist ook een aannemer van buiten Dongen worden toegevoegd.

Bij openbare aanbestedingen is er uiteraard geen sprake van een shortlist.

Het tot stand komen van een shortlist bij een Europese aanbesteding kan alleen bij een niet-openbare procedure en dan uitsluitend na de publicatie en het verstrekken van een selectiedocument waarbij nog niet de inhoud van de opdracht aan de orde komt. (Er komt in dit geval nog geen offerte aan te pas).

Partijen (of partijen die hieraan direct gelieerd zijn) die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van het bestek) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht voor realisatie. Er mag geen sprake zijn van voorkennis.

De selectie van de aannemer vindt, met uitzondering van enkelvoudige aanbestedingen, plaats volgens de voorschriften van het ‘Uniform Aanbestedingsreglement, versie (UAR 2001). Het is toegestaan bepaalde artikelen van de UAR 2001 voor een aanbesteding niet van toepassing te verklaren (bijvoorbeeld artikel 42 en 43: het niet vergoeden van de inschrijvingskosten). De vragen en antwoorden via de ‘ Nota van Inlichtingen’ dienen in principe geheel schriftelijk plaats te vinden. Voor de verdere procedure wordt verwezen naar de UAR 2001.

Enkelvoudige aanbestedingen vinden plaats conform de selectiemethode bij leveringen, met toepassing van een afstandsverklaring.

Bij het traditioneel aanbesteden liggen de kwalitatieve aspecten van het uit te voeren werk gedetailleerd verankerd in het bestek en is de prijs de voornaamste of de enige gunningfactor.

Bij innovatieve aanbestedingsvormen echter vormen kwalitatieve aspecten een zeer belangrijke rol bij de gunningfactoren. Alle in behandeling genomen geldige aanbiedingen worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht.

Onderhandelingen in de UAR procedure zijn alleen toegestaan en noodzakelijk indien de waarde van de laagste inschrijving hoger is dan de begroting. Bij een Europese procedure zijn onderhandelingen over het algemeen niet toegestaan.

OVERIGE ASPECTEN

Behoeftebepaling

Om de door de gemeente vastgestelde programma- en productdoelen te realiseren, ontstaan er in de organisatie op allerlei terreinen behoeften. Behoeften kunnen ingevuld worden door werkzaamheden zelf uit te voeren of door producten, diensten van externe partijen te betrekken of werken door externe partijen uit te laten voeren. Een inkooptraject is dan het directe gevolg van de behoefte van de gemeente.

De projectverantwoordelijke dient telkens kritisch te kijken naar de vertaling van een behoefte naar een inkooptraject. Een goede probleemanalyse is van groot belang.

Er dient een afweging gemaakt te worden tussen het zelf uitvoeren en het uitbesteden aan derden (make or buy). Deze afweging is gebaseerd op beleidsmatige, strategische, productinhoudelijke, organisatorische, risicomatige en financiële overwegingen. Dit is een dynamisch proces waarbij de afwegingen in de loop van de tijd kunnen wijzigen door bijvoorbeeld de invoering van het BTW-compensatiefonds (inkoop wordt relatief goedkoper dan zelf uitvoeren) of door gewijzigd beleid of veranderde marktomstandigheden. Bij het besluit voor het van derden betrekken of het door derden uit te laten voeren van zaken moet de behoeftebepaling zo nauwkeurig (is iets anders als gedetailleerd) mogelijk ingevuld worden. De behoeftebepaling moet daarom vooral functioneel en eindresultaatgericht zijn. Het is hier niet van belang welke oplossing gekozen wordt, maar vooral aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkoop- of aanbestedingstraject.

Taakverdeling bij inkoop-/aanbestedingsprocessen

De inkoop van producten, diensten en werken zijn primair een verantwoordelijkheid van de betreffende projectverantwoordelijken. Zij hebben een taakstelling voor de realisatie van het product. Om de besteding van middelen tijdens de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen doelmatig en efficiënt te laten verlopen, worden projectverantwoordelijken specialistisch ondersteund. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit vakmatige, inkooptechnische, bedrijfseconomische of juridische ondersteuning.

Voor het realiseren van professionele en resultaatgerichte inkoop- en aanbestedingtrajecten is de taakverdeling bij de inkoop- en aanbestedingsprocessen van de verschillende disciplines in de organisatie uitdrukkelijk bepaald. In grote lijnen is het de primaire taak voor de betreffende projectverantwoordelijke of materiedeskundige om te bepalen wat er ingekocht wordt en is het de primaire taak van de inkoper te bepalen bij wie en hoe er ingekocht wordt. Bij een groot gedeelte van het totale proces ondersteunen zij elkaar echter over en weer, waardoor de kwaliteit van het inkoopproces op een hoger plan komt en de integriteit beter gewaarborgd wordt.

De taakverdeling tussen de projectverantwoordelijke enerzijds en de inkoper anderzijds bij de verschillende fasen van de inkoop- en aanbestedingsprocessen is vastgelegd in de bijlage 1.

Bij de inkoop van de grotere leveringen, diensten en werken (categorie E en F) wordt sterk aanbevolen de verschillende disciplines in de vorm van een multidisciplinair, projectmatig werkend inkoopteam het inkoopproces te laten doorlopen. De verschillende disciplines voegen in het inkoopteam ieder hun eigen deskundigheid toe. Het is van belang het inkoopteam al te laten functioneren in de specificatiefase. Na het afsluiten van het contract kan het betreffende inkoopteam opgeheven worden.

Inkoopvoorwaarden

Producten, diensten en werken worden meestal aangeboden voor condities, vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de externe marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen niet gunstig voor de gemeente.

In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de inkopende gemeente. De gemeente bepaalt derhalve wat zij inkoopt en ook tegen welke condities. Hiervoor zijn speciaal voor de gemeente ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Dongen ontwikkeld. Deze zijn in de bijlage 2 opgenomen.

Bij hefboom- en routineproducten is het relatief eenvoudig om er voor te zorgen dat de eigen inkoopvoorwaarden toegepast worden. De gemeente zorgt er voor dat de inkoopvoorwaarden bij de eerste officiële stap naar de externe partijen (dat is de schriftelijke offerteaanvraag) van toepassing worden verklaard en eventuele voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Het is dan zeer moeilijk voor de externe partij om de inkoopvoorwaarden van de gemeente te verwerpen. Het meest doeltreffend is om de bovenstaande bepaling op te nemen in de specificatie, het bestek of het programma van eisen en een kopie van de inkoopvoorwaarden mee te sturen bij de offerteaanvraag.

Bij strategische en knelpuntproducten is het vaak moeilijk tot onmogelijk om de eigen inkoopvoorwaarden van toepassing te laten zijn, de macht tijdens het inkoopproces ligt immers vooral bij de externe partij. De externe partij levert vaak alleen onder zijn verkoopcondities of anders niet. Vooral bij strategische producten zal via onderhandeling en overleg een evenwicht gevonden moeten worden tussen de verkoopvoorwaarden van de externe partij en de inkoopvoorwaarden van de gemeente (maatwerk).

Bij knelpuntproducten is acceptatie van verkoopvoorwaarden meestal onontkoombaar, toch altijd trachten te onderhandelen.

Indien bij het opstellen van de specificatie van werken de UAV van toepassing wordt verklaard, worden de algemene inkoopvoorwaarden niet toegepast. Omdat de onderwerpen in de UAV en de inkoopvoorwaarden veel op elkaar lijken, zou het toepassen van beide voorwaarden tot onnodige problemen leiden.

Contracteren

Na de officiële gunning door de daartoe bevoegde functionaris (zie geldende mandaatregeling en/of budgetregeling) wordt de overeenkomst schriftelijk vastgelegd.

Voor leveringen, diensten en werken van categorie A, B en C is een schriftelijke bevestiging van de opdracht per brief of opdrachtbon met verwijzing naar de specificatie of het bestek, de inkoopvoorwaarden en de offerte voldoende.

Voor leveringen, diensten en werken van categorie D, E en F is een door beide partijen ondertekend contract noodzakelijk.

Een contract is niets meer en niets minder dan een schriftelijke vastlegging van een overeenkomst, waarin geregeld wordt wat de partijen zijn overeengekomen. Het grootste en verreweg belangrijkste gedeelte van de overeenkomst staat reeds op schrift in de vorm van de specificatie of het bestek, de nota van inlichtingen, de uitgebrachte offerte (met eventuele aanvullingen hierop) en de algemene inkoopvoorwaarden. In het contract moeten derhalve deze zaken van toepassing verklaard worden.

De volgende zaken moeten in elk geval in het contract geregeld worden indien zij ontbreken in bovenstaande documenten:

• o

  Product-, dienst-, of werkbeschrijving, kwaliteitseisen, eigenschappen, eindresultaten, normen etc.

• o

  Garantievoorwaarden

• o

  Prijsstelling, kortingen, methode van eventuele toekomstige prijsaanpassingen

• o

  Wijze van bestellen (ook bevoegdheden), leveren, eigendomsoverdracht, goedkeuring, acceptatie, reclamaties

• o

  Wijze van facturatie, betaaltermijnen, eventueel te overleggen bankgaranties

• o

  Boete- en/of premieregeling

• o

  Looptijd van het contract, wijze van beëindiging

• o

  Geldende (inkoop)voorwaarden

• o

  Geschillenregeling

Afwijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure

De toe te passen inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald door de gestelde procedures bij leveringen, diensten en werken. De interpretatie hiervan wordt uitgevoerd door de inkoper in overleg met de projectverantwoordelijke c.q. materiedeskundige.

Indien wenselijk/noodzakelijk is het college bevoegd om te besluiten af te wijken van het in dit stuk om schreven aanbestedingsbeleid voor levering, diensten en werken. Dit kan niet indien Europees aanbesteed moet worden.

Het is toegestaan een meer uitgebreide procedure (hogere categorie) toe te passen dan is voorgeschreven.

Het toepassen van een minder uitgebreide procedure (lagere categorie) kan uitsluitend na toestemming van het college. Deze toestemming dient vooraf duidelijk gemotiveerd aangevraagd te worden bij het college door de projectverantwoordelijke, samen met de inkoper.

Er dient voldoende tijd en budget gereserveerd te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en/of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van de procedure.

Wanneer het om dringende spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen, zal dit ook vooraf gemotiveerd aangevraagd moeten worden bij het college door de projectverantwoordelijke samen met de inkoper.

Uitzonderingspositie Diamant-Groep:

Voor het al dan niet gunnen van opdrachten aan de Diamant-Groep moet een afweging worden gemaakt op grond van sociale doelstellingen, financiële belangen en kwalitatieve criteria.

Belangrijke factoren die bij die afweging een rol spelen zijn:

• -

  Geschiktheid van het werk voor Diamant-Groep;

• -

  Bedrijfsresultaat van de Diamant-Groep;

• -

  Bijdrage deelnemende gemeenten: (minder opdrachten voor de Diamant-Groep betekent minder inkomsten voor de gemeenschappelijke regeling en daarmee een mogelijke hogere bijdrage van de deelnemende gemeenten);

• -

  Inkoopresultaten van de gemeentelijke organisatie (zowel inkoopprijs als kwaliteit);

• -

  Doelstellingen re-integratiebeleid;

• -

  Het effect op het uitkeringenbudget door uitstromers.

Diensten handelen bij aanbestedingen vanuit de eigen verantwoordelijkheid en doelstellingen. Hierbij dienen steeds alle gemeentelijke belangen te worden afgewogen. Tot die belangen behoort ook een gezonde positie van de Diamantgroep.

Bij opdrachten waarvoor de Diamant-Groep in aanmerking zou kunnen komen wordt vooraf met de betreffende portefeuillehouder overleg gepleegd hoe de aanbestedingsprocedure in te steken. Het college kan afwegen of inbesteding bij of onderhands gunning aan Diamant-Groep wenslijk is.

Inbesteden is het verlenen van opdrachten aan eigen bedrijfsonderdelen of organisaties waarbij sprake is van een gezagsrelatie, bijvoorbeeld doordat de opdrachtverstrekker (deels) eigenaar is van de opdrachtnemer. Indien voldaan wordt aan de criteria voor inbesteden, behoeft niet te worden aanbesteed. Of en in welke mate het gewenst is dat van de aangegeven mogelijkheden gebruik wordt gemaakt is een beleidskeuze. Voor het al dan niet gunnen van opdrachten aan de Diamant-Groep moet een afweging worden gemaakt op grond van sociale doelstellingen, financiële belangen en kwalitatieve criteria.

Benaming document

Dit document kan aangehaald worden als:

"Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dongen 2007"