Instructie voor de secretaris van de gemeente Dongeradeel

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij ten behoeve van een goede uitoefening van hun functie nodig hebben.

3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst overeenkomstig de daarvoor vastgestelde of nog vast te stellen regels.

7. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het management van de afdelingen.

8. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college de secretaris nadere regels stellen.

1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan onverwijld mededeling aan het college.

2. Voor een afwezigheid langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

3. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid om andere redenen, zijn vervanging adequaat is geregeld.

1. Deze instructie treedt in werking met ingang van 1 januari 2011 en kan worden aangehaald als ‘Instructie gemeentesecretaris 2011’.

2. De ‘Instructie gemeentesecretaris 2009’, zoals vastgesteld door het college d.d. 7 april 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze instructie in werking treedt.