Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR11959
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR11959/1
Regeling vervallen per 01-03-2014
Archief- en documentatieverordening
Geldend van 01-02-2007 t/m 28-02-2014
Intitulé
Archief- en documentatieverordeningNr. CULT/SA/2006/750
De RAAD van de gemeente Dordrecht;
gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 19 december 2006, Nr. CULT/SA/2006/750;
b e s l u i t :
vast te stellen de navolgende
Archief- en documentatieverordening
HOOFDSTUK I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
|
a. |
de wet: |
de archiefwet 1995; |
|
b. |
gemeentelijke organen: |
de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b van de wet voor zover behorende tot de gemeente; |
|
c. |
de archiefbewaarplaats: |
de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; |
|
d. |
de archivaris: |
de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; |
|
e. |
het college: |
het college van burgemeester en wethouders; |
|
f. |
de beheerder: |
degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; |
|
g. |
beheerseenheid: |
een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; |
|
h. |
informatiesysteem: |
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. |
HOOFDSTUK II De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en documentatie
Artikel 2
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Artikel 4
Het college draagt zorg voor het aanstellen en/of inhuren van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
-
1. Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden gereserveerd voor de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (het Besluit Informatiebeheer).
Artikel 8
Het college doet tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet en biedt daarbij de verslagen aan die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
HOOFDSTUK III Het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
Artikel 9
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
-
1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degenen die hem vervangen of bijstaan alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede indien hij hiertoe aanleiding vindt aan het college en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht in het afgelopen kalenderjaar.
HOOFDSTUK IV Slotbepalingen
Artikel 15
De Archief- en documentatieverordening van de gemeente Dordrecht van 11 maart 1997 wordt ingetrokken.
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking op 1 februari 2007.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archief- en documentatieverordening van de gemeente Dordrecht.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 januari 2007.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl