Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractievergoeding 2010

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Fractie: een in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke groepering; 

• b.

  Fractielid:eenlid van een fractie;

• c.

  Commissielid: een burgerraadslid als genoemd in artikel 1 onder e van de Commissieverordening;

• d.

  Vergoeding:de krachtens deze verordening aan de fracties te verstrekken financiële bijdrage;

• e.

  College: het college van Burgemeester en Wethouders van Dordrecht.

Artikel 2 Informatie door de ambtelijke organisatie

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor het verstrekken van bijstand door de ambtelijke organisatie aan raads- en commissieleden.

• 2.

  De ambtelijke bijstand kan bestaan uit het verstrekken van informatie of advies, het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, ontwerpbesluiten, ontwerpverordeningen, amendementen en moties.

• 3.

  Informatie wordt schriftelijk, mondeling, digitaal, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wens van het verzoekende raads- of commissielid.

Artikel 3 De procedure

• 1.

  Verzoeken om ambtelijke bijstand, die geen omvangrijke inzet van de ambtelijke organisatie vragen, kunnen rechtstreeks worden gericht aan de betrokken medewerker(s).

• 2.

  Verzoeken om bijstand, die wel een omvangrijke inzet van de ambtelijke organisatie vragen, worden gericht aan de griffier. De griffier dient het verzoek schriftelijk in bij de gemeentesecretaris.

• 3.

  De gevraagde bijstand wordt bij voorrang verleend. Indien de gemeentesecretaris van oordeel is dat de gevraagde bijstand een dermate omvangrijke inzet van de ambtelijke organisatie vraagt dat deze de normale bedrijfsvoering van de betrokken organisatieonderdelen doorkruist, treedt hij in overleg met de verzoeker en de griffier over de wijze en het tijdstip waarop de bijstand kan worden verleend.

• 4.

  Indien de verzoeker niet tevreden is over de kwaliteit van de ambtelijke bijstand of over de wijze en het tijdstip waarop deze wordt verleend, treedt hij in overleg met de gemeentesecretaris en de griffier.

• 5.

  Indien het overleg, bedoeld in de leden 3 en 4, niet tot overeenstemming leidt, beslist het college dan wel, indien de gevraagde bijstand betrekking heeft op een beleidsterrein dat aan de Burgemeester is opgedragen, de Burgemeester. 

• 6.

  Het verlenen van bijstand geschiedt onafhankelijk van de inhoud van de vraagstelling of de keuzes die de verzoeker maakt.

• 7.

  Bijstand wordt niet verleend indien niet aannemelijk is dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad.

Artikel 4 Aanspraak op vergoeding

• 1.

  De fracties hebben aanspraak op de vergoeding.

• 2.

  De vergoeding wordt per kalenderjaar verstrekt door overmaking op een ten name van de desbetreffende fractie gestelde bank- of girorekening.

Artikel 5 Gebruik van de vergoeding

• 1.

  De vergoeding is bestemd als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. Fracties besteden de vergoeding om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De vergoeding wordt niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan als betaling van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een reële, gespecificeerde declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven die moeten worden betaald uit vergoedingen die de raads- en commissieleden ontvangen op grond van rechtspositieregelingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 6 Berekening van de vergoeding

• 1.

  De vergoeding bestaat uit een vast bedrag per fractie en uit een bedrag per fractielid.

• 2.

  Het vaste bedrag per fractie bedraagt €  6.676,--.

• 3.

  Het bedrag per fractielid bedraagt €  1.700,--.

Artikel 7 Verstrekking van de vergoeding

• 1.

  De vergoeding wordt bij wijze van voorschot verstrekt.

• 2.

  Verstrekking geschiedt voor 31 januari van het desbetreffende kalenderjaar.

• 3.

  Voor de berekening van de vergoeding wordt uitgegaan van de situatie per 1 januari van het jaar waarover de vergoeding wordt verstrekt.

• 4.

  In een jaar waarin verkiezingen voor de gemeenteraad plaatsvinden wordt een evenredig deel van het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad heeft plaatsgevonden, wordt het resterende deel van het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

• 5.

  Na vaststelling van de bedragen, bedoeld in artikel 8, wordt het voorschot verrekend met teveel ontvangen voorschotten.

Artikel 8 Wijziging vergoeding

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wordt de vergoeding als volgt aangepast:

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie vindt in het kalenderjaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden geen herberekening plaats.

• 3.

  De aanspraak op de vergoeding van het bedrag per fractielid van na splitsing ontstane fracties gaat in met ingang van het kalenderjaar volgend op de splitsing. De vaste vergoeding per fractie wordt niet verdeeld en blijft bij de oorspronkelijke fractie.

Artikel 9 Rekening en verantwoording

• 1.

  Binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar legt elke fractie aan de raad rekening en verantwoording af over de besteding van de vergoeding, onder overlegging van een verslag.

• 2.

  Het verslag vermeldt in elk geval:

  • a.

    het bedrag dat in het voorafgaande kalenderjaar aan vergoeding is ontvangen;

  • b.

    het bedrag van de uitgaven ten laste van de vergoeding over het voorafgaande kalenderjaar;

  • c.

    ten behoeve van welke uitgaven de vergoeding is besteed;

  • d.

    het saldo van de inkomsten en uitgaven per 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar; en

  • e.

    het bedrag van de reserve aan het eind van het voorafgaande kalenderjaar.

• 3.

  Bij het verslag wordt gevoegd een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring wordt ondertekend door de fractievoorzitter en zo mogelijk een fractielid.

• 4.

  Voor het verslag en de verklaring worden de formulieren gebruikt, die als bijlage bij deze verordening zijn gevoegd.

• 5.

  De uitgaven worden onderbouwd met bewijsstukken die desgevraagd ter beschikking worden gesteld aan de accountant.

• 6.

  Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.

• 7.

  In afwijking van het eerste lid wordt door fracties die na verkiezingen of tussentijds als zodanig ophouden te bestaan rekening en verantwoording afgelegd binnen 3 maanden na de verkiezingsdatum respectievelijk de datum van beëindiging van de activiteiten.

Artikel 10 Reserves

• 1.

  De fracties kunnen het niet gebruikte deel van de vergoeding reserveren voor besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2.

  De reserve is niet groter dan 100 % van de vergoeding die de fractie in het desbetreffende kalenderjaar op grond van artikel 6, tweede en derde lid, toekwam.

• 3.

  De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie, die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

Artikel 11 Vaststelling vergoeding

Binnen drie maanden na ontvangst van het advies van de accountant stelt de raad de bedragen vast van:

• a.

  de voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven van de desbetreffende fracties;

• b.

  de wijziging van de reserve;

• c.

  de resterende reserve;

• d.

  de verrekening tussen de in onderdeel a genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot, en voor zover van toepassing de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten.

Artikel 12 Fractieruimte

• 1.

  Elke in de raad vertegenwoordigde groepering kan aanspraak maken op een van gemeentewege beschikbaar te stellen ruimte voor fractiewerkzaamheden.

• 2.

  Verdeling van de beschikbare ruimte geschiedt in onderling overleg tussen de fracties, waarbij de omvang van de fracties uitgangspunt is. Indien de fracties niet tot overeenstemming komen beslist de voorzitter van de raad, de griffier gehoord.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding 2010’

Artikel 14 Inwerkingtreding en intrekken oude regelingen

• 1.

  Met inachtneming van het bepaalde in het tweede lid wordt deze verordening geacht in werking te zijn getreden op 1 januari 2010.

• 2.

  Artikel 5 van deze verordening werkt terug tot 1 januari 2009.

• 3.

  Artikel 3 van de Verordening fractievergoeding 2004 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2009.

• 4.

  Met inachtneming van het derde lid worden met ingang van 1 januari 2010 de Verordening ambtelijke bijstand aan de raad en aan raadsleden en de fractieondersteuning alsmede de Verordening fractievergoeding 2004 ingetrokken.