Organisatiebesluit provincie Drenthe 2008

Artikel 1, Begripsbepaling

a.   Directie: de directeur-secretaris en/of de directeur/plaatsvervangend secretaris, tevens secretaris c.q. plaatsvervangend secretaris als bedoeld in respectievelijk de artikelen 97 en artikel 103 van de Provinciewet.

b.   Afdeling/eenheid: elk organisatieonderdeel binnen de ambtelijke organisatie van de provincie dat wordt aangestuurd door een manager c.q. hoofd, die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

c.    Team: elk organisatieonderdeel binnen een afdeling c.q. eenheid dat wordt aangestuurd door een teamleider, die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan de manager van de desbetreffende afdeling c.q. het hoofd van de desbetreffende eenheid heeft.

d.   Budgethouder: medewerker van de provincie aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend om bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten en/of om inkomsten te realiseren.

e.   Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

f.    Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan provinciale, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Artikel 2, Organisatieonderdelen

1.   De ambtelijke organisatie van de provincie is, afgezien van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen, ingedeeld in een directie, de volgende afdelingen en eenheid.

1.   Afdeling Economische Ontwikkeling, Mobiliteit en Cultuur (EOM&C)

2.   Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling, Milieu en Natuur (ROM&N)

3.   Afdeling Wegen en Kanalen (WK)

4.   Afdeling Facilitaire Ondersteuning (FO)

5.   Afdeling Management Ondersteuning (MO)

6.   Eenheid Bestuur, Communicatie en Concernzaken (BC&C)

2.   Er is een pool van programmamanagers.

3.   De afdelingen en de eenheid zijn onderverdeeld in teams.

4.   Naast de in het eerste en tweede lid aangeduide organisatieonderdelen kunnen er concernprogramma's en projecten zijn.

5.   De ambtelijke organisatie als totaal heeft een directie; elke afdeling heeft een manager; de eenheid heeft een hoofd; elk team heeft een teamleider; elk concernprogramma heeft een programmamanager; elk project heeft een projectleider.

Artikel 3, Doelen en taken

1.   De directie bepaalt, binnen de door gedeputeerde staten gestelde kaders, de doelen en taken van de afdelingen, de eenheid, de concernprogramma's en de projecten, de laatste voor zover de directie de rechtstreekse opdrachtgever is, en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

2.   De manager c.q. het hoofd bepaalt, binnen de door de directie gestelde kaders en richtlijnen, de doelen en taken van de teams binnen de afdeling c.q. de eenheid en van de projecten, de laatste voor zover de directie niet de rechtstreekse opdrachtgever is, en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

3.   De directie bepaalt, met inachtneming van de provinciale kaders en richtlijnen en dit besluit, de doelen en taken op het gebied van concerncontrol en draagt zorg voor de vastlegging daarvan.

4.   Een concernprogramma betreft een specifieke opgave van de organisatie. Het gaat om een beperkt aantal complexe, integrale, politiek gevoelige, collegebrede, portefeuille- en afdelingsoverstijgende opgaven met veel betrokkenen die een uniek, meerjarig en tijdelijk karakter hebben. 

5.   Een project betreft een specifieke opgave van de organisatie. Het gaat om een of een beperkt aantal portefeuille- dan wel afdelings-/eenheidsoverstijgende opgaven die een uniek en tijdelijk karakter hebben.

6.   Een concernprogramma behoeft een Programmacontract tussen de directie en de programmamanager.

Artikel 4, Aansturing

1.   De directie stuurt de managers, het hoofd, de concerncontroller en de programmamanagers aan.

2.   De manager c.q. het hoofd stuurt de teamleiders in de afdeling c.q. eenheid aan.

3.   De teamleider stuurt de medewerkers in het team aan.

4.   De programmamanager stuurt de programmaorganisatie operationeel aan.

5.   Iedereen die niet valt onder een manager, hoofd of teamleider wordt aangestuurd door de directie.

Artikel 5, Directie

1.   Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten draagt de directie met in achtneming van de provinciale kaders in ieder geval zorg voor:

a.   aansturing en beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen; de directie kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de managers, het hoofd de concerncontroller, de programmamanagers en waar nodig de medewerkers om de kwaliteit van het provinciaal beleid en de samenhang van het provinciaal beleid te verzekeren;

b.   vaststelling van de teamstructuur van de ambtelijke organisatie; inclusief de mogelijkheid tot tijdelijke aanpassing van (de werking van) de organisatiestructuur en de aansturing in bijzondere omstandigheden of ter voorbereiding op mogelijke toekomstige situaties;

c.    geven van richtlijnen voor de interne werking van de organisatie en de daarin toegepaste systemen en werkwijzen;

d.   geven van richtlijnen voor de uitvoering van het middelenbeleid en het toedelen van middelen;

e.   ondersteuning provinciebestuur;

f.    (integrale) strategieontwikkeling;

g.   bewaking van de integriteit van de ambtelijke organisatie;

h.   definiëring en rechtstreeks opdrachtgeverschap van concernprogramma's en door de directie daartoe aangewezen projecten.

2.   De directeur-secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

3.   De directeur-secretaris regelt in overleg met de directeur/plaatsvervangend secretaris de onderlinge taakverdeling tussen de directeur-secretaris en de directeur/plaatsvervangend secretaris. De taakverdeling behoeft de goedkeuring van gedeputeerde staten.

4.   De directeur-secretaris is het eerste aanspreekpunt voor gedeputeerde staten.

5.   De directeur-secretaris wordt als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden aangemerkt.

Artikel 6, Manager

1.   Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een manager, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   aansturing en beheer van de afdeling;

b.   ontwikkeling van de langetermijnvisie voor en de kwaliteit van de afdeling en zorg voor de vertaling hiervan naar de beleidsontwikkeling- en beleidsuitvoeringsprocessen;

c.    tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of directie en bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid;

d.   advisering van bestuur en/of directie op het terrein van de afdeling;

e.   participatie in het strategisch management van de provincie;

f.    levering van bijdragen aan relevante beleidsgebieden in en buiten de provincie.

2.   De manager is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder en/of de directie, maar kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een teamleider en/of medewerker.

Artikel 7, Hoofd

1.   Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt het hoofd, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   aansturing en beheer van de eenheid;

b.   ontwikkeling van de langetermijnvisie voor en de kwaliteit van de eenheid en zorg voor de vertaling hiervan naar de beleidsontwikkeling- en beleidsuitvoeringsprocessen;

c.    tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of directie en bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid;

d.   advisering van bestuur en/of directie op het terrein van de eenheid;

e.   ondersteuning van en advisering aan het strategisch management van de provincie;

f.    levering van bijdragen aan relevante beleidsgebieden in en buiten de provincie.

2.   Het hoofd draagt tevens zorg voor de ambtelijke ondersteuning met betrekking tot de rijkstaken van de Commissaris van de Koning.

3.   Het hoofd is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder en/of de directie, maar kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een teamleider en/of medewerker.

Artikel 8, Teamleider

1.   Onder de verantwoordelijkheid van de manager draagt de teamleider, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   aansturing en beheer van het team dat onderdeel is van een afdeling of eenheid;

b.   dagelijkse leiding, sturing en coaching van de medewerkers in het team in directe samenhang met beleids- en/of werkprocessen;

c.    voorbereiding, uitvoering en evaluatie van productie en waar nodig coördinatie van beleidsontwikkeling en implementatie van beleid.

2.   De teamleider kan, met medeweten van de betrokken manager of het betrokken hoofd, aanspreekpunt zijn voor de portefeuillehouder en/of de directie en kan zich laten bijstaan door een medewerker.

Artikel 9, Concerncontroller

1.   Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt de concerncontroller, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   advisering van de directie over optimale besturing van de gehele organisatie;

b.   advisering over de kwaliteit en doelmatigheid van de organisatie;

c.    advisering over het afleggen van rekenschap over doelrealisatie, middelengebruik en het voldoen aan wet- en regelgeving;

d.   functionele afstemming tussen alle controltaken in de organisatie

2.   De concerncontroller kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de directie, inzake de in het eerste lid genoemde onderwerpen rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

3.   De concerncontroller is verantwoordelijk voor het ontwerpen en bewaken van het managementcontrolsysteem: het geheel van maatregelen en systemen dat redelijke zekerheid moet bieden dat de gestelde doelen worden bereikt.

Artikel 10, Programmamanager

1.   Onder verantwoordelijkheid van de directie draagt de programmamanager, met in achtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg voor:

a.   uitvoering van het concernprogramma, het behalen van de in het Programmacontract overeengekomen en gedefinieerde doelen;

b.   definiëring in het Programmacontract van doelen, middelen en inspanningen;

c.    sturing op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang;

d.   operationele aansturing van de programmaorganisatie;

e.   rapportage over voortgang, voorlegging van besluiten aan bestuur en/of directie over noodzakelijke bijstellingen, tijdige en volledige aanlevering van de juiste informatie ten behoeve van bestuur en/of directie en bewaking van financiële en juridische rechtmatigheid;

f.    levering van een bijdrage aan de professionalisering van de organisatie op het gebied van programmatisch en projectmatig werken en het bedrijfsmatige beheer binnen en tussen concernprogramma's.

2. De programmamanager is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder en/of de directie, maar kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een medewerker.

3.  Eén specifiek daartoe door de directie aangewezen programmamanager heeft de coördinerende verantwoordelijkheid voor het in het eerste lid, onder f gestelde.

Artikel 11, Projectleider

1. Als sprake is van een project waar de directie rechtstreeks opdrachtgever van is, is het in dit besluit gestelde over de programmamanager/het concernprogramma, vertaald naar de situatie van een project, van overeenkomstige toepassing op de projectleider/het project.

2. Als sprake is van een project waar de directie niet rechtstreeks opdrachtgever van is, geldt het gestelde onder het eerste lid niet, maar is sprake van een project dat binnen de reguliere verantwoordelijkheden van de overige in dit besluit genoemde functionarissen valt.

Artikel 12, Vervanging

1.   Bij afwezigheid door ziekte, verlof of buitengewone omstandigheden geldt vervanging zoals aangegeven in het tweede lid tot en met het zesde lid.

2.   De directie, de managers, de programmamanagers en de teamleiders worden horizontaal vervangen.

3.   De secretaris wordt in de eerste plaats vervangen door de directeur/plaatsvervangend secretaris, in de tweede plaats door het hoofd en in de derde plaats door een daartoe door de directie aangewezen functionaris.

4.   Het hoofd wordt vervangen door een daartoe door het hoofd aangewezen teamleider in de eenheid dan wel andere functionaris.

5.   De concerncontroller wordt vervangen door een daartoe door de concerncontroller aangewezen functionaris.

6.   De directie is, met uitzondering van de vervanging van de secretaris, bevoegd af te wijken van het bepaalde in het tweede lid tot en met het vijfde lid en anders te besluiten over de vervanging.

7.   Indien langdurige vervanging nodig is, beslist de directie over de vervanging, met uitzondering van:

a.   langdurige vervanging van de secretaris; dan beslissen gedeputeerde staten;

b.   langdurige vervanging van een teamleider; dan beslist de verantwoordelijk manager of het verantwoordelijke hoofd.

Artikel 13, Administratie

1.   Onder de financiële administratie wordt verstaan de boekhoudkundige verwerking van de financiële rechten en verplichtingen en de ontvangsten en uitgaven, alsmede de registratie van eigendommen, vorderingen, schulden en het eigen vermogen van de provincie.

2.   De financiële administratie wordt zodanig ingericht en bijgehouden dat in ieder geval:

a.   de wettelijke voorschriften, waaronder het Besluit begroting en verantwoording en de informatie voor derden, kunnen worden nageleefd;

b.   wordt voldaan aan de eisen van rechtmatigheid en controle en afstemming van de informatievoorziening op de behoeften in de organisatie ten aanzien van de operationele bedrijfsvoering en de documenten uit de planning en controlcyclus.

3.   De budgethouders verstrekken terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de financiële administratie.

4.   De directie kan bij onenigheid over de verantwoording van financiële stromen per geval of in het algemeen, een aanwijzing geven aan budgethouders en/of de financiële administratie over de administratieve vastlegging en verantwoording.

5.   De budgethouders ontvangen een juiste, volledige en actuele informatievoorziening over de budgetuitputting van de aan hen toegekende budgetten.

6.   De teamleiders, de managers, het hoofd en de directie verstrekken terstond alle gegevens en stukken die voor een juiste, actuele en volledige registratie nodig zijn, aan de personeels- en salarisadministratie.

Artikel 14, Beleidsvoorbereiding

1.   Voor de beleidsvoorbereiding geven gedeputeerde staten bestuursopdrachten aan de directie.

2.   De Begroting en de Productenraming geven het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3.   De directie draagt de zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 15, Mandaat Commissaris van de Koning en gedeputeerde staten

1.   De directie heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die gedeputeerde staten onderscheidenlijk de Commissaris van de Koning kunnen nemen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij:

-     bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald;

-     bij of krachtens dit besluit anders is bepaald, of;

-     gedeputeerde staten of de Commissaris van de Koning in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken.

2.   De managers, het hoofd en de concerncontroller hebben een algemeen mandaat tot het nemen van beslissingen die gedeputeerde staten onderscheidenlijk de Commissaris van de Koning kunnen nemen voor zover het de hun regarderende organisatieonderdelen c.q. de concerncontrol betreft en tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij:

-     bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald;

-     bij of krachtens dit besluit anders is bepaald;

-     gedeputeerde staten of de Commissaris van de Koning in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken, of;

      -     het een beslissing betreft die tot gevolg heeft dat beschikbaar gestelde budgetten, zoals aangegeven in de programma's in de Begroting, worden overschreden.

3.   De directie, de managers en de concerncontroller hebben geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de Commissaris van de Koning die zijn geregeld in diens ambtsinstructie; alleen het hoofd is hiertoe bevoegd.

4.   De programmamanagers hebben een in het Programmacontract vastgesteld mandaat tot het nemen van beslissingen aangaande het concernprogramma.

Artikel 16, Beperkingen

1.   De directie, de managers, het hoofd, de concerncontroller en de programmamanagers leggen een voorgenomen beslissing, met uitzondering van spoedeisende gevallen, in ieder geval voor aan gedeputeerde staten als:

a.   de beslissing afwijkt van algemeen provinciaal beleid;

b.   de gemandateerde/ge(vol)machtigde dit wenselijk of noodzakelijk acht, zoals bij politiek gevoelige onderwerpen.

2.   Het algemeen mandaat aan de directie, de managers, het hoofd en de concerncontroller heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, geen betrekking op beslissingen tot:

a.   het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften;

b.   het nemen van een beslissing ten aanzien waarvan is bepaald dat het met een versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatverlening verzet;

c.    het vernietigen van of het (gedeeltelijk) onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

3.   Met uitzondering van handelingen van informatieve en/of administratieve aard en met uitzondering van spoedeisende gevallen strekt het algemeen mandaat aan de directie, de managers, het hoofd en de concerncontroller zich voorts in elk geval niet uit over beslissingen:

a.   die leiden tot vaststelling of wijziging van provinciaal beleid;

b.   tot het vaststellen van beleidsregels als bedoeld in titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

c.    op bezwaarschriften waarbij wordt afgeweken van het advies van de hoor- en adviescommissie;

d.   tot (het voordragen ter) benoeming van bestuurders in functies en commissies;

e.   tot het voeren van rechtsgedingen;

f.    waarbij de functie of de persoon van een gemandateerde direct of indirect enig persoonlijk belang heeft;

g.   tot het vaststellen van stukken die van gedeputeerde staten of van de Commissaris van de Koning uitgaan en aan provinciale staten en/of aan een statencommissie zijn gericht;

h.   tot het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij voor uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

i.    die overschrijding van beschikbaar gestelde budgetten tot gevolg hebben.

4.   De uitzonderingen, zoals bedoeld in het derde lid, onder h en i, zijn niet van toepassing als het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van provinciale staten, gedeputeerde staten of de Commissaris van de Koning.

5.   Het algemeen mandaat aan de managers, het hoofd en de concerncontroller heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, tevens geen betrekking op beslissingen tot:

a.   het opleggen van disciplinaire strafmaatregelen en/of formele berispingen;

b.   het opleggen van ontslag anders dan op eigen verzoek;

c.    het sluiten van een beëindigingovereenkomst;

d.   het vaststellen van een functiebeschrijving;

e.   het vaststellen van een functiewaardering;

f.    het nemen van besluiten op grond van het beleidskader Omgaan met veranderen.

Artikel 17, Vertegenwoordiging van gedeputeerde staten in rechte en de Commissaris van de Koning in en buiten rechte en bij mediationbijeenkomsten

1.   De individuele leden van gedeputeerde staten, de directie, de managers, het hoofd en de programmamanagers, voor zover het hun afdeling, eenheid of concernprogramma regardeert, zijn gemachtigd om in voorkomende gevallen gedeputeerde staten in rechte en de Commissaris van de Koning in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen.

2.   De directie, de managers en het hoofd zijn bevoegd schriftelijk machtiging te verlenen aan medewerkers, respectievelijk medewerkers van hun afdeling c.q. eenheid om gedeputeerde staten in rechte en de Commissaris van de Koning in en buiten rechte en bij bijeenkomsten inzake mediation te vertegenwoordigen. Zij stellen een lijst op van personen aan wie een dergelijke machtiging is verleend.

Artikel 18, Ondermandaat binnen en buiten de provinciale organisatie

1.   De directie, de managers, het hoofd, de concerncontroller en de programmamanagers kunnen ondermandaat verlenen aan de medewerkers binnen de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

2.   De directie verleent ondermandaat, volmacht en machtiging aan medewerkers buiten de ambtelijke organisatie voor het nemen van beslissingen namens gedeputeerde staten en de vertegenwoordiging van gedeputeerde staten in rechte en de Commissaris van de Koning in en buiten rechte voor zover dat voortvloeit uit een door gedeputeerde staten en/of de Commissaris van de Koning goedgekeurde werkwijze.

3.   De directie, de managers, het hoofd, de concerncontroller en de programmamanagers kunnen, in het algemeen of voor een bepaald geval, bepalen dat de ondergemandateerde verder ondermandaat kan verlenen.

4.   In gevallen waarin de te nemen beslissing voor discussie vatbaar is, wordt geen ondermandaat verleend beneden het niveau van teamleider of projectleider.

5.  De gemandateerde is verantwoordelijk voor de taakuitvoering en de financiële beheersing van de begrotingsuitvoering met de toegekende budgetten.

Artikel 19, Algemene instructies met betrekking tot de uitoefening van bevoegdheden

De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden, verleende (onder)volmachten of machtigingen geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht, alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

Artikel 20, Tekenbevoegdheid

1.   Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet zoals bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens gedeputeerde staten dan wel de Commissaris van de Koning.

2.   Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de desbetreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

3.   gedeputeerde staten staan op grond van artikel 59a van de Provinciewet de Commissaris van de Koning toe de ondertekening van stukken die uitgaan van gedeputeerde staten op te dragen aan de directie of een of meerdere medewerkers.

Artikel 21, Registratie van mandaten en tekenbevoegdheid

1.   Algemene mandaten en ondermandaten, inclusief ondertekeningsmandaten, worden geregistreerd.

2.   Deze registratie betreft zowel de inhoud als de aan het mandaat gekoppelde functies c.q. namen.

3.   De directie draagt zorg voor bekendmaking en terinzagelegging van de mandaatregistraties.

4.   Algemene verdere ondermandaten, als bedoeld in artikel 18, worden toegezonden aan de directie.

Artikel 22, Controle en verantwoording

1.   De gemandateerde stelt gedeputeerde staten dan wel de betrokken portefeuillehouder(s) in kennis van krachtens (onder)mandaat genomen beslissingen waarvan hij moet aannemen dat kennisneming door gedeputeerde staten of de betrokken portefeuillehouder(s) van belang is.

2.   De betrokken portefeuillehouder kan zich door de gemandateerde laten informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.

Artikel 23, Budgettoedeling

1.   Op basis van de door provinciale staten vastgestelde Begroting stellen gedeputeerde staten de primaire Productenraming en een Uitvoeringsprogramma vast en mandateren uitvoering en beheer aan de directie.

2.   De directie is hoofdbudgethouder.

3.   De directie wijst de producten met bijbehorende budgetten en investeringskredieten uit de Productenraming toe aan de afdelingen, de eenheid en de concerncontroller.

4.   De directie stelt de administratieve wijzigingen in de Productenraming vast.

5.   Administratieve wijzigingen zijn begrotingswijzigingen binnen een programma of prioriteit uit de Begroting die geen invloed hebben op het nettosaldo van baten en lasten uit de Begroting.

6.   De directie kan de toekenning van beschikbare budgetten aan afdelingen en eenheden opschorten tot het moment dat concrete plannen zijn voorgelegd en goedgekeurd.

7.   De beslissingsbevoegdheden inzake een en hetzelfde budget worden niet gemandateerd aan meerdere budgethouders.

8.   Het gestelde onder het derde tot en met het zevende lid is voor de onder de concernprogramma's vallende specifieke opgaven, zoals bedoeld in artikel 3, vertaald naar de situatie van een concernprogramma, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 24, Budgethouder

1.   gedeputeerde staten kunnen bij specifieke budgetten aangeven dat ten laste van deze budgetten verplichtingen kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van gedeputeerde staten. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden altijd van tevoren voorgelegd aan gedeputeerde staten.

2.   Met uitzondering van spoedeisende gevallen mogen verplichtingen slechts worden aangegaan als een budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling van de afdeling of eenheid.

3.   De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken, diensten en leveringen door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van de organisatie en de afdeling of eenheid, het verleende mandaat en het aanbestedingsbeleid voor diensten en leveringen en voor werken.

4.   De budgethouder heeft op grond van de toegekende inkomstenbudgetten een taakstellende opdracht tot het verwerven en/of factureren van inkomsten.

Artikel 25, Verantwoording

1.   Elke manager, het hoofd, de concerncontroller en elke programmamanager legt aan de directie verantwoording af over de uitvoering van de Productenraming c.q. het Programmacontract en de uitputting van beschikbaar gestelde budgetten en investeringskredieten. Op basis van deze verantwoording legt de directie verantwoording af aan gedeputeerde staten. De managers, het hoofd, de concerncontroller en de programmamanagers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de directie aan.

2.   Aanbieding door gedeputeerde staten van de jaarstukken van de provincie over het gevoerde beheer aan provinciale staten, impliceert decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, met uitzondering van later in rechte gebleken onregelmatigheden.

Artikel 26, Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dit besluit of in gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de directie.

Artikel 27, Inwerkingtreding/citeertitel

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal blad waarin het wordt geplaatst en kan worden aangehaald als Organisatiebesluit provincie Drenthe 2008, gewijzigd 2011.

Artikel 1, Begripsbepaling

Bij de definiëring van het begrip directie staat dat het gaat om de directeur-secretaris en/of de directeur/plaatsvervangend secretaris, tevens secretaris c.q. plaatsvervangend secretaris als bedoeld in de Provinciewet. De directeur-secretaris en de directeur/plaatsvervangend secretaris zijn beiden directielid. Overal waar in dit besluit "directie" staat, wordt afhankelijk van de context bedoeld dat het gaat om de directie als collegiaal team, dan wel de directeur-secretaris of de directeur/plaatsvervangend secretaris (als directielid, namens de directie). Als in het Organisatiebesluit een passage alleen voor de directeur-secretaris, de directeur/plaatsvervangend secretaris of de secretaris c.q. plaatsvervangend secretaris geldt, wordt de directeur-secretaris, de directeur/plaatsvervangend secretaris of de secretaris c.q. plaatsvervangend secretaris specifiek daarbij genoemd.

Artikel 2, Organisatieonderdelen

In artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in een directie en in afdelingen en een eenheid. De concerncontroller wordt gelieerd aan de eenheid en kan op basis van een plan gebruik maken van de capaciteit en faciliteiten van de eenheid.

Tevens beschikt de organisatie over een beperkte pool van programmamanagers die onder de hiërarchische leiding van de directie ingezet worden op concernprogramma's

Uitgezonderd van dit besluit zijn de inrichting van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen. Het stellen van regels voor de organisatie van de Statengriffie en daarmee gelijk te stellen organisatieonderdelen behoort namelijk tot de bevoegdheid van provinciale staten.

Artikel 3, Doelen en taken

De afdelingen en de eenheid maken op basis van de Programmabegroting werkplannen waarin duidelijk wordt gemaakt aan welke doelen, resultaten en taken de afdeling of eenheid de komende periode gaat werken. Ook de concerncontroller maakt vanuit zijn eigenstandige positie in de organisatie een dergelijk plan. Deze plannen worden aan de directie voorgelegd. De door de directie vastgestelde plannen van de afdelingen en de eenheid gelden als ijkpunt voor de reikwijdte van de doelen en taken van de afdelingen en de eenheid. Ofwel: de beleidsvelden waarop de afdelingen en eenheden actief zijn, zijn af te leiden uit de plannen van de afdelingen en de eenheid. In dit besluit wordt wat betreft doelen en taken dan ook volstaan met het verwijzen naar de desbetreffende plannen. De plannen kunnen in overleg met de directie gewijzigd worden. De doelen en taken van een concernprogramma, en daarmee de specifieke opgave van de organisatie wat dit betreft, blijken uit het bijbehorende Programmacontract. De programmamanagers maken op basis van dit contract programmawerkplannen waarin duidelijk wordt gemaakt aan welke resultaten het concernprogramma gaat werken. De door het college vastgestelde Bestuursopdracht is uiteraard het kader hiervoor.

Artikel 4, Aansturing

Met aansturing wordt in dit Organisatiebesluit, daar waar het begrip "aansturing" niet verder is gespecificeerd, in principe hiërarchische aansturing bedoeld.

De concerncontroller heeft een eigenstandige positie. Daarom is in het eerste lid apart genoemd dat de directie ook de concerncontroller aanstuurt. De concerncontroller stuurt zelf niet rechtstreeks hiërarchisch medewerkers aan, maar stuurt functioneel en/of operationeel aan via de reguliere organisatie zoals in dit besluit geschetst. Dit principe geldt ook voor de programmamanagers.

Artikelen 5 tot en met 11, Functionarissen algemeen

In het Organisatiebesluit zijn niet specifiek aparte artikelen opgenomen over gedeputeerde staten en de medewerkers van de provincie Drenthe. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze spelers zijn wettelijk bepaald dan wel vloeien automatisch voort uit de bepalingen in dit Organisatiebesluit, inclusief het Mandaatbesluit, het Besturings- en managementconcept en/of de functiebeschrijvingen van de betrokkenen.

Feitelijk zijn alle personen die bij de provincie Drenthe werken medewerkers van de provincie Drenthe. Om onderscheid te kunnen maken in (aansturings)bevoegheden wordt echter in dit Organisatiebesluit uit pragmatische overwegingen onder medewerkers in principe verstaan: alle personen die bij de provincie Drenthe werken en die niet in dit Organisatiebesluit als specifieke functionaris zijn aangeduid. De artikelen zelf dan wel de context uit het totale Organisatiebesluit geven hier duidelijkheid over. Het spreekt voor zich dat elke medewerker, onder verantwoordelijkheid van de functionaris die hem aanstuurt, met inachtneming van de provinciale kaders en richtlijnen, in ieder geval zorg draagt voor de voorbereiding, uitvoering en/of evaluatie van productie, beleidsontwikkeling en/of implementatie van beleid en voor zijn eigen persoonlijke ontwikkeling in relatie tot de werkzaamheden bij de provincie Drenthe. Het individueel werkplan (IWP) speelt hierbij een belangrijke rol.

Bij deze artikelen over de hoofdtaken van de in de ambtelijke organisatie onderscheiden functionarissen wordt genoemd dat de provinciale kaders en (met uitzondering bij de directie) richtlijnen in acht moeten worden genomen. Met provinciale kaders worden bedoeld de besluiten van dan wel gestelde randvoorwaarden door provinciale staten, gedeputeerde staten en/of de directie. Met richtlijnen worden bedoeld de besluiten van dan wel gestelde randvoorwaarden door de directie, de concerncontroller, de manager of het hoofd. Uiteraard geldt bij dit alles dat ook wettelijke bepalingen in acht moeten worden genomen. Waar staat dat een functionaris zorg draagt voor bepaalde taken, wordt tevens bedoeld dat deze functionaris dan ook daarvoor verantwoordelijk is.

Waar staat dat de desbetreffende functionaris eerste aanspreekpunt is (voor gedeputeerde staten, de portefeuillehouder en/of de directie), wordt uiteraard bedoeld dat deze aanspreekpunt is voor onderwerpen die zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen.

Artikel 5, Directie

Gezien de definiëring van het begrip "directie" in artikel 1 kan de directie in dit artikel worden beschouwd als een functionaris; gelezen kan hier feitelijk worden: " directeur-secretaris en/of directeur/plaatsvervangend secretaris, tevens secretaris c.q. plaatsvervangend secretaris als bedoeld in de Provinciewet".

In het eerste lid, onder b, staat dat de directie de teamstructuur van de ambtelijke organisatie vastlegt. In praktijk gebeurt dit in een organigram dat door de directie wordt vastgesteld. Daarbij heeft de directie de mogelijkheid om gedurende een tijdelijke periode de organisatie(structuur) voor te bereiden op bijvoorbeeld uitplaatsing van organisatieonderdelen als gevolg van of voorbereiding op mogelijke externe en interne ontwikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een tijdelijke aanpassing in (de werking van) de organisatiestructuur of in de aansturing. Ook kan het zijn dat door bijvoorbeeld het vertrek van een leidinggevende tijdelijk een aanpassing van de organisatiestructuur en/of de aansturing nodig is. Het spreekt voor zich dat de directie hier slechts in uitzonderingsgevallen en verantwoord gebruik van maakt, uiteraard in overleg met het college van gedeputeerde staten en de Ondernemingsraad.

In het derde lid wordt aangegeven dat de directeur-secretaris in overleg met de directeur/plaatsvervangend secretaris de bevoegdheidsverdeling en de onderlinge taakverdeling tussen de directeur-secretaris en de directeur/plaatsvervangend secretaris regelt. In de Provinciewet wordt, wat betreft een onderdeel van de taken van de directeur-secretaris, de directeur-secretaris aangehaald als "secretaris". Uiteraard gelden voor de "secretaris" naast het bepaalde in het Organisatiebesluit alle wettelijke vereisten. Zie ook de toelichting bij artikel 12 over vervanging, waarin het onderscheid tussen directeur en secretaris duidelijk wordt gemaakt. De directeur-secretaris is hiërarchisch boven de directeur/plaatsvervangend secretaris geplaatst. Daarmee heeft de directeur-secretaris de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de directie. Op grond van het tweede lid van artikel 100 van de Provinciewet stellen gedeputeerde staten een instructie op met nadere regels over de taken en bevoegdheden van de secretaris.

Wat betreft een toelichting op het definiëren van concernprogramma's en projecten door de directie en het opdrachtgeverschap hiertoe door de directie wordt verwezen naar de toelichting hierna onder het kopje Programmamanager en Projectleider (artikelen 10 en 11).

Bij de aansturing en het beheer van de ambtelijke organisatie kan de directie onder andere gebruikmaken van het Managementteam. Dit Managementteam bestaat, ten tijde van het wijzigen van dit Organisatiebesluit, uit de directeur-secretaris, de directeur/plaatsvervangend secretaris, de managers en het hoofd. De concerncontroller en de programmamanagers zijn agendalid en kunnen door de directie voor een bijeenkomst van het Managementteam worden uitgenodigd, eventueel op eigen verzoek. Het Managementteam heeft, ten tijde van het wijzigen van dit Organisatiebesluit, tot taak om zorg te dragen voor advies over strategiebepaling en onderlinge afstemming en advisering tussen managers, hoofd en/of de directie en zonodig andere functionarissen.

Artikel 6, Manager

Artikel 6 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie Manager. Daarbij wordt aangegeven voor welke verantwoordelijkheidsgebieden hij valt onder de directie.

Overeenkomstig het eerste lid, onder e, participeert de manager in het strategisch management van de provincie. De manager is hiertoe lid van het Managementteam. Zie hiervoor ook de toelichting over het Managementteam bij artikel 5 over de directie.

Artikel 7, Hoofd

In principe heeft het hoofd in dit besluit gelijke taken als de manager, behalve dat het hoofd niet als zodanig participeert in het strategisch management van de provincie, maar deze ondersteunt en adviseert. Er is daarnaast in praktijk sprake van nog een klein aantal verschillen, dat in deze toelichting nader aan bod komt.

-     De aanduiding "hoofd van de eenheid", ter onderscheid van de aanduiding "manager van een afdeling", wordt ook gehanteerd om het verschil aan te geven tussen de meer stafachtige taken van de eenheid ten opzichte van de meer strategische en uitvoeringstaken van de afdelingen.

-     Het hoofd draagt tevens zorg voor de ambtelijke ondersteuning met betrekking tot de rijkstaken van de Commissaris van de Koning. In de praktijk wordt het hoofd in deze hoedanigheid veelal aangeduid als "kabinetschef".

Artikel 9, Concerncontroller

In de praktijk rapporteert de concerncontroller altijd met medeweten van de betrokkenen. 

Artikelen 10 en 11, Programmamanager en Projectleider

In artikel 5 over de hoofdtaken van de directie is bepaald dat de directie zorg draagt voor onder andere definiëring en rechtstreeks opdrachtgeverschap van concernprogramma's en door de directie daartoe aangewezen projecten. Bij deze projecten gaat het overigens niet om projecten die vallen binnen een programma (deze projecten maken deel uit van de staande organisatie), maar om eigenstandige projecten waar de directie rechtstreeks opdrachtgever van is. Als de directie (naar verwachting in praktijk in een beperkt aantal gevallen) besluit tot een dergelijk project, is het gestelde over de programmamanager en programma's in dit Organisatiebesluit van overeenkomstige toepassing op de projectleider en projecten waar de directie rechtstreeks opdrachtgever van is, uiteraard waar nodig vertaald naar de specifieke situatie van een project.

Ter verduidelijking van het verschil tussen een concernprogramma en een project het volgende. Bij een concernprogramma vindt sturing plaats op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang; beoordeling vindt met name plaats op basis van het dichterbij brengen van de doelen. De verantwoordelijkheid voor de resultaten en het doen van inspanningen hiertoe ligt met name bij de staande organisatie. Bij een project vindt sturing plaats op resultaten en middelen; beoordeling vindt met name plaats op basis van geleverde resultaten.

Er is voor gekozen in dit besluit niet de vorm vast te leggen op welke wijze de directie tot definiëring en opdrachtgeverschap van concernprogramma's (en dus ook projecten) komt. In praktijk komt het erop neer dat hiervoor het volgende proces kan worden doorlopen.

Voorstellen voor een concernprogramma kunnen vanuit verschillende hoeken komen, zoals gedeputeerde staten, de directie, de concerncontroller, de managers, het hoofd, etc. De directie stelt vervolgens na intensieve consultatie van gedeputeerde staten, de concerncontroller (waar nodig), de managers, het hoofd en zo mogelijk de beoogde programmamanager vast of er sprake is van een concernprogramma en wat in hoofdlijnen de inhoud daarvan is. Wat betreft de advisering door de managers en het hoofd (en zo nodig de concerncontroller), maakt de directie in principe gebruik van het Managementteam als geschikt gremium daarvoor.

Een concernprogramma behoeft een Programmacontract tussen de directie en de programmamanager, afgestemd met gedeputeerde staten. In een Programmacontract staan onder andere de beoogde doelen van het concernprogramma, de (organisatie van) benodigde en de in te zetten capaciteit, geld en tijd en de bevoegdheden van de programmamanager. Gedeputeerde staten en de betrokken managers en hoofden committeren zich hiermee.

De directie is rechtstreeks opdrachtgever van de programmamanager. Aansturing vindt plaats volgens het Programmacontract. Het Programmacontract en de periodieke uitwerking in werkplannen vormen tevens feitelijk het te behalen resultaatgedeelte van het IWP van de programmamanager. De directie betrekt de al dan niet behaalde resultaten van de werkplannen dan ook bij de beoordeling van de programmamanager.

De (individuele) programmamanager is opdrachtnemer en draagt zorg voor de uitvoering van het concernprogramma. Het Programmacontract geeft hierbij kaders en richtlijnen. De programmamanager is verantwoordelijk voor het behalen van de in het Programmacontract overeengekomen doelen, stuurt op doelbereik, activiteiten, middelen, draagvlak en samenhang, geeft operationeel leiding aan de programma-organisatie, rapporteert over de voortgang en legt besluiten over bijstellingen voor aan bestuur en/of directie. Daarvoor beschikt hij over de voor het behalen van de doelen noodzakelijke bevoegdheden om capaciteit, geld en tijd te organiseren, verplichtingen aan te gaan, standaardbeschikkingen te verstrekken, de provincie te vertegenwoordigen en medewerkers functioneel en operationeel aan te sturen. Alles wat nodig is voor het desbetreffende concernprogramma wordt, als maatwerk, in het Programmacontract geregeld. De programmamanager speelt bij de vulling van het Programmacontract een belangrijke rol bij het definiëren van doelen, middelen en inspanningen. Indien nodig kunnen (tijdelijk) verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de staande organisatie, bij contract, worden overgedragen aan het concernprogramma.

Binnen het concernprogramma wordt gewerkt volgens een vastgelegde methodische aanpak. Hierbij is naast het al genoemde programmacontract de WerkWIJzer voor concernprogramma's en (deel)projecten als geëigende methodische aanpak te zien.

In artikel 10, eerste lid onder f, is bepaald dat de programmamanager een bijdrage levert aan de professionalisering van de organisatie op het gebied van programmatisch werken en het bedrijfsmatig beheer binnen en tussen concernprogramma's. Deze bepaling moet worden gezien in de context dat de programmamanager feitelijk onderdeel uitmaakt van een cluster van enkele, in aantal en qua bemensing door de directie te bepalen, programmamanagers. Samen vormen zij een soort maatschap. En samen én individueel staan zij voor de opdracht het programmatisch werken te professionaliseren. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan het (verder) ontwikkelen en onderhouden van de WerkWIJzer, ICT hulpmiddelen en het opstellen en bijhouden van een programma- en/of projectenportfolio. En uiteraard het stimuleren van het gebruik maken daarvan. De directie wijst één programmamanager aan als "primus interparis". Om hierin een coördinerende en aanzwengelende, eerstverantwoordelijke rol te hebben. Deze programmamanager is ook het eerste aanspreekpunt voor de organisatie wat betreft de professionalisering en het beheer op het gebied van programmatisch werken. Dit besluit van de directie wordt verwerkt in de IWP van de desbetreffende programmamanager.

Naast concernprogramma's en projecten, de laatste voor zover de directie de rechtstreekse opdrachtgever is, kunnen zich echter ook projecten in de lijn (ofwel staande organisatie) voordoen. Waar de directie niet de rechtstreekse opdrachtgever van is. Die projecten vallen onder de reguliere verantwoordelijkheden in de lijn en vallen daarmee automatisch binnen de bepalingen in dit besluit. Zodoende worden projecten in de lijn niet verder afzonderlijk uitgewerkt in dit besluit. De projecten worden overigens op dezelfde methodische wijze uitgevoerd.

Artikel 12, Vervanging

Bij afwezigheid door ziekte, verlof of buitengewone omstandigheden geldt vervanging zoals in dit artikel aangegeven.

Bij de vervanging van de directeur-secretaris dient nadrukkelijk onderscheid gemaakt te worden tussen de directeur-secretaris als directeur (van de ambtelijke organisatie) en de directeur-secretaris als secretaris (als rechtstreeks ondersteuner van gedeputeerde staten).

-     De vervanger van de directeur-secretaris als directeur is in de eerste plaats de directeur/plaatsvervangend secretaris als mede-directeur (en andersom). Als de directeur/plaatsvervangend secretaris op zijn beurt ook afwezig is, is in de tweede en daarop volgende plaatsen een manager de vervanger van de directeur-secretaris/ directeur/plaatsvervangend secretaris in zijn functie als directeur. De volgorde van vervanging hiertoe wordt door de directeur aangewezen.

-     De vervanger van de directeur-secretaris als secretaris is in de eerste plaats de directeur/plaatsvervangend secretaris als plaatsvervangend secretaris. Als de directeur/plaatsvervangend secretaris op zijn beurt ook afwezig is, zijn in de tweede dan wel derde plaats het hoofd c.q. een daartoe door de directie aangewezen functionaris de vervanger van de directeur-secretaris/ directeur/plaatsvervangend secretaris in zijn functie als (plaatsvervangend) secretaris. Volgens artikel 103, eerste lid, van de Provinciewet hebben gedeputeerde staten de bevoegdheid de vervanging van de secretaris te regelen. Dat gebeurt via het vaststellen van dit besluit.

Wat betreft de concerncontroller is bepaald dat deze bij afwezigheid wordt vervangen door een daartoe door de concerncontroller aangewezen functionaris. In praktijk is dit waarschijnlijk de medewerker die functioneert als assistent-controller. 

Voor alle vervangingen geldt dat deze dienen te worden vastgelegd en bijgehouden.

Algemeen

In het algemeen geldt dat als er in dit besluit wordt gesproken over bijvoorbeeld het verstrekken van gegevens en stukken en het afleggen van verantwoording etc. dat er in principe van uitgegaan kan worden dat dit dient te gebeuren richting de hiërarchisch bovengeschikte functionaris (voor zover niet anders is bepaald in dit besluit en bijvoorbeeld in procedures en richtlijnen) en uiteindelijk aan het bestuur.

Artikel 13, Administratie

Het instellen van een zelfstandig verantwoordelijke functionaris voor de organisatie en het (doen) bijhouden van de administratie, i.c. de comptabele, is niet meer in een Financiële verordening Drenthe voorgeschreven. De financiële administratie is ondergebracht bij de afdeling Management Ondersteuning en is daarmee tot op zekere hoogte onafhankelijk van de uitvoerende afdelingen. De objectiviteit is verder gewaarborgd doordat in dit artikel is opgenomen dat meningsverschillen tussen de manager van de afdeling Management Ondersteuning en budgethouders over de administratieve verwerking van financiële stromen kunnen worden beslecht door de directie.

Artikel 14, Beleidsvoorbereiding

In artikel 14 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie. Voor de beleidsvoorbereiding geven gedeputeerde staten bestuursopdrachten aan de directie. In praktijk gaat het hierbij in principe om bestuursopdrachten voor nieuwe, grote beleidszaken en dus niet voor lopend, bestaand beleid. Uiteraard dient (de voorbereiding van) het gehele beleid van de provincie binnen de provinciale kaders en richtlijnen, conform de reguliere processen in de organisatie, opgepakt en uitgezet te worden.

Artikel 15, Mandaat Commissaris van de Koning en gedeputeerde staten

Mandaat

Het mandaat heeft vooral betrekking op de verlening van mandaat met betrekking tot bestuurs- en beheersbevoegdheden van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koning aan de directie, de managers, het hoofd en de concerncontroller. De programmamanagers hebben een in het Programmacontract vastgesteld mandaat tot het nemen van beslissingen aangaande het concernprogramma. Zij kunnen de aan hen verleende bevoegdheden doormandateren. 

N.B.

In het tweede lid van artikel 15 staat onder andere dat de managers, het hoofd en de concerncontroller een algemeen mandaat hebben (...) tenzij het een beslissing betreft die tot gevolg heeft dat beschikbaar gestelde budgetten zoals aangegeven in de programma's in de Begroting worden overschreden. In dit verband kan ook gewezen worden op artikel 23 over budgettoedeling, waarin staat dat de directie administratieve wijzigingen in de Productenraming vaststelt. Dit zijn begrotingswijzigingen binnen een programma of prioriteit uit de Begroting die geen invloed hebben op het nettosaldo van baten en lasten uit de Begroting. Voorgaande betekent dus dat de managers, het hoofd en de concerncontroller de budgetten uit de Productenraming niet mogen overschrijden, maar dat door de directie eventueel saldering kan plaatsvinden binnen een programma. In dat geval is sprake van een administratieve wijziging.

Onder mandaat wordt in artikel 10:1 van de op 1 januari 1998 in werking getreden derde tranche Algemene wet bestuursrecht verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in dit geval gedeputeerde staten) besluiten te nemen. Met andere woorden, degene (persoon, functiehouder of een ander bestuursorgaan) aan wie mandaat wordt verleend (is de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt derhalve als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische consequenties als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.

Hoewel de feitelijke bevoegdheidsuitoefening komt te liggen bij degene die het mandaat heeft, blijft de mandaatgever daarvoor naar buiten toe ten volle verantwoordelijk (artikel 10:2 van de Algemene wet bestuursrecht). Deze kan uit dien hoofde dan ook te allen tijde instructies geven (artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht) of het mandaat doorbreken en de bevoegdheid zelf uitoefenen (artikel 10:8 van de Algemene wet bestuursrecht).

Het mandaat behoeft in dat laatste geval geen voorafgaande intrekking. Wel zal naar buiten toe duidelijk moeten zijn dat de gemandateerde de bevoegdheid uitoefent onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever en dat de burger moet kunnen nagaan of de gemandateerde wel bevoegdelijk namens het bestuursorgaan optreedt.

De Algemene wet bestuursrecht geeft als hoofdregel dat mandaat geoorloofd is, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht). Deze hoofdregel is dan ook van toepassing op het onderhavige Mandaatbesluit en geeft als zodanig de uiterste grenzen aan waarbinnen dit besluit kan worden toegepast.

Een aantal voorgenomen beslissingen moet aan de mandaatgever worden voorgelegd. Voor het nemen van besluiten bestaat dus wel mandaat, maar gedeputeerde staten geven hiermee aan dat zij van bepaalde besluiten vooraf kennis willen nemen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de mandaatgever meent dat gedeputeerde staten van het voorgenomen besluit in kennis willen worden gesteld, bijvoorbeeld vanwege de politieke gevoeligheid. Op grond van jurisprudentie is het niet mogelijk het mandaat uit te zonderen voor politiek gevoelige besluiten. Aan de gemandateerde zou in dat geval zelf worden overgelaten om de precieze omvang van het mandaat te bepalen. De bestuursrechter meent dat dit vanuit een oogpunt van rechtszekerheid niet aanvaardbaar is.

In de praktijk hangt een effectieve toepassing van het Mandaatbesluit direct samen met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat heeft dat deze laatste zal handelen in de geest van dat orgaan en bij twijfel hoe dit zou beslissen, de zaak aan het orgaan zelf zal voorleggen. Slechts het bestaan van deze vertrouwensbasis, die impliceert dat het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheden slechts in uitzonderingsgevallen aan zich trekt, maakt een wezenlijke mandatering van bevoegdheden mogelijk. Bij de toepassing van dit besluit wordt het bestaan van de bedoelde vertrouwensbasis verondersteld.

Reikwijdte

Het mandaat heeft een algemeen karakter en heeft dus betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van gedeputeerde staten en de Commissaris van de Koning. Het begrip "bestuursbevoegdheden" omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht te nemen, met uitzondering van onder meer de bevoegdheden tot regelgeving.

Deze bevoegdheden zijn van het verlenen van mandaat uitgesloten. De bestuursbevoegdheden betreffen in het algemeen de publiekrechtelijke rechtshandelingen en de uitwerking daarvan is voornamelijk extern, op de burger gericht. De uitoefening van deze bevoegdheden mondt uit in een (veelal) schriftelijk besluit.

Met de term "beheersbevoegdheden" wordt gedoeld op de bevoegdheden die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in dit geval in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen en aan feitelijke handelingen.

De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen, de uitoefening van beheersbevoegdheden, via volmacht op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen voor zover aan gedeputeerde staten opgedragen, en door middel van machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.

Bij de omschrijving van het begrip "mandaat" wordt uitgegaan van de bevoegdheid tot het nemen van een beslissing. Met andere woorden, de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden wordt zichtbaar in het nemen van beslissingen. Er wordt dan ook van uitgegaan dat aan iedere handeling een beslissing ten grondslag ligt. Dit geldt ook voor feitelijke handelingen. De redactie van het Mandaatbesluit sluit daarop aan.

Het onderhavige besluit is een regeling van algemene aard. Als mandaatverlenend bestuursorgaan blijven gedeputeerde staten echter vanzelfsprekend bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling te treffen. Daarvoor zal dan steeds een apart collegebesluit nodig zijn.

Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van deze regeling en een beperking van het aantal bijzondere regelingen.

Ondertekening

Het mandaat hanteert als uitgangspunt dat de gemandateerde die het besluit neemt, dit ook ondertekent. De Provinciewet heeft in artikel 74 de wettelijke basis voor het verlenen van ondertekeningsmandaat neergelegd. Als voordelen voor het hand in hand gaan van beslissing en ondertekening kunnen worden genoemd:

a.   klantgerichtheid: de klant ziet dat er persoonlijk aandacht aan zijn zaak is besteed;

b.   kenbaarheid: naar buiten toe is duidelijk wie het besluit in mandaat heeft genomen;

c.    zorgvuldigheid: wie een handtekening plaatst, staat meer stil bij zijn verantwoordelijkheid.

Vertegenwoordiging buiten rechte

De in het voorgaande bedoelde ondertekening van stukken moet overigens goed worden onderscheiden van vertegenwoordigingshandelingen van de provincie als zodanig (als rechtspersoon) buiten rechte, dat wil zeggen anders dan vertegenwoordigingshandelingen in een rechtsgeding. Deze laatste handelingen kunnen ook ondertekening van stukken meebrengen.

In de meeste gevallen kunnen deze stukken niet worden gezien als van gedeputeerde staten uitgaand in de zin van de Provinciewet. Gedacht dient met name te worden aan de (formele) ondertekening van overeenkomsten als sluitstuk van de daaraan voorafgaande - al dan niet gemandateerde - besluitvorming.

De vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte is in de Provinciewet opgedragen aan de Commissaris van de Koning. De Commissaris van de Koning heeft door middel van dit besluit volmacht verleend voor vertegenwoordiging van de provincie buiten rechte.

Ook is volmacht verleend voor de vertegenwoordiging in rechte. Onderscheid moet worden gemaakt tussen de vertegenwoordiging van de Commissaris van de Koning als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de provincie. Bij procesvertegenwoordiging van de provincie zal het veelal gaan om privaatrechtelijke rechtsgedingen. Het zal echter niet vaak voorkomen dat een ambtenaar daarbij de provincie vertegenwoordigt, omdat de provincie in een dergelijke procedure veelal zal worden vertegenwoordigd door een advocaat. De vertegenwoordiging van de Commissaris van de Koning als bestuursorgaan zal veelal betrekking hebben op vertegenwoordiging bij de bestuursrechter naar aanleiding van bezwaar of beroep tegen besluiten. Verder is machtiging verleend voor vertegenwoordiging voor het verrichten van andere handelingen, zoals het zenden van ontvangstbevestigingen en tussenberichten etc.

Artikel 16, Beperkingen

In het vijfde lid van dit artikel zijn beperkingen opgenomen wat betreft het algemeen mandaat aan de managers, het hoofd en de concerncontroller. Het gaat hier om dusdanig zware verantwoordelijkheden dat deze bij de directie horen te liggen. Uiteraard zal de directie deze waar nodig in overleg met de betrokken manager of het betrokken hoofd oppakken. In praktijk zal de uitvoering van deze verantwoordelijkheden veelal door de betrokken manager of hoofd worden voorbereid, maar de directie neemt uiteindelijk het besluit hierover en voert deze verantwoordelijkheden formeel uit.

In spoedeisende gevallen, bijvoorbeeld in geval van nood, onvoorziene omstandigheden waarop snel gereageerd moet worden, is het mogelijk dat een beslissing door de tijdsdruk niet vooraf aan gedeputeerde staten kan en hoeft te worden voorgelegd. Uiteraard dient dan wel achteraf verantwoording te worden afgelegd en dienen gedeputeerde staten (waar nodig) nog op de hoogte te worden gebracht. De betrokken functionaris zorgt dan achteraf nog voor een correcte afhandeling van zaken.

Het in het eerste lid, onder a, genoemde algemeen provinciaal beleid betreft provinciaal beleid zoals bijvoorbeeld vastgelegd in door gedeputeerde staten en provinciale staten vastgestelde beleidskaders en richtlijnen.

Artikel 18, Ondermandaat binnen en buiten de provinciale organisatie

De managers, het hoofd, de concernconntroller en de programmamanagers kunnen financiële ondermandaten toekennen aan teamleiders of specifieke medewerkers binnen hun afdeling, eenheid, taakgebied of concernprogramma. Teamleiders kunnen dit niet. Op deze wijze wordt getracht het aantal budgethouders beperkt te houden. Met het verstrekken van een ondermandaat wordt de eindverantwoordelijkheid niet overgedragen.

Artikel 23, Budgettoedeling

Er worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van afspraken met de afdelingen en eenheden over de te leveren prestaties (in het Uitvoeringsprogramma als onderdeel van het Afdelingswerkplan) en de daarvoor beschikbare middelen (Productenraming).

Het gestelde in het derde tot en met het zevende lid van dit artikel is voor de onder de concernprogramma's vallende specifieke opgaven, zoals bedoeld in artikel 3, vertaald naar de situatie van een programma, van overeenkomstige toepassing. Daarbij kan ter verduidelijking worden opgemerkt dat aan een concernprogramma in praktijk geen personeelsbudgetten worden toegekend; deze blijven bij de staande organisatie. Wel kunnen aan een concernprogramma specifieke budgetten worden toegekend ter uitvoering van het concernprogramma zelf. Als dit laatste het geval is, zal dit in het Programmacontract moeten worden opgenomen. Het Programmacontract is (met inachtneming van de bestuursopdracht) leidend voor eventuele budgettoedeling aan het betreffende concernprogramma.

Artikel 25, Verantwoording

De wijze en frequentie van de rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van middelen worden, waar nodig in overleg met degene die rapporteert, vastgesteld door degene aan wie wordt gerapporteerd (de directie dan wel gedeputeerde staten en/of provinciale staten).

Artikel 26, Uitleg

Bij twijfel over de uitleg van dit besluit of in gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de directie. Het spreekt voor zich dat de directie zonodig, bijvoorbeeld in situaties die politiek-bestuurlijk gevoelig zijn, beslist in overleg met gedeputeerde staten.

Artikel 27, Inwerkingtreding/citeertitel

In dit artikel zijn de datum van inwerkingtreding en de citeertitel van dit besluit opgenomen.