Algemene inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen provincie Drenthe 2006

Artikel 1, Definities

In deze algemene inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder:

-     provincie: provincie Drenthe;

-     opdrachtnemer: wederpartij van de provincie;

-     partijen: provincie en opdrachtnemer;

-     personeel: door opdrachtnemer voor de uitvoering van de overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen die krachtens de overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken;

-     diensten: de door opdrachtnemer op grond van de overeenkomst ten behoeve van de provincie te verrichten werkzaamheden, niet zijnde de levering van

zaken;

-     zaken: voor menselijke beheersing vatbare stoffelijke objecten;

-     prestatie: door opdrachtnemer op basis van de overeenkomst ten behoeve van de provincie te verrichten werkzaamheden;

-     meerwerk: verzwaring of uitbreiding van de prestaties die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst moet verrichten, die is ontstaan door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van de provincie of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschiften. Onder meerwerk wordt niet verstaan aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten die de opdrachtnemer bij het sluiten van de overeenkomst had behoren te voorzien;

-     minderwerk: verlichting of vermindering van de prestaties die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst moet verrichten, die is ontstaan door gewijzigde inzichten van de provincie of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften;

-     kredietbeperking: systeem waarbij een toeslag in rekening wordt gebracht die niet hoeft te worden betaald indien de factuur binnen de afgesproken termijn wordt betaald;

-     werkdag: kalenderdag tussen 9.00 uur en 17.00 uur, tenzij deze valt op een door de provincie dan wel bij of krachtens collectieve arbeidsovereenkomst voorgeschreven rust- of feestdag, vakantiedag of andere niet individuele vrije dag;

-     schriftelijk: op papier gesteld, gedagtekend en ondertekend. Indien de uitvoering van de overeenkomst onaanvaardbaar wordt vertraagd, kan ook worden gecorrespondeerd door middel van e-mail- en faxberichten.

Artikel 2, Toepasselijkheid

1.   Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen van, aanbiedingen aan en overeenkomsten met de provincie betreffende de levering van roerende zaken ¿ al dan niet op basis van (huur)koop, huur of leasing ¿ en/of het verrichten van diensten aan/ten behoeve van de provincie.

2.   Afwijkingen van deze algemene inkoopvoorwaarden zijn uitsluitend geldig voor zover deze door partijen uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen en gelden dan slechts voor de specifieke order of overeenkomst waarop deze betrekking hebben.

3.   De toepasselijkheid van algemene (verkoop)voorwaarden van opdrachtnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

4.   Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op het personeel van opdrachtnemer.

Artikel 3, Totstandkoming overeenkomst

1.   Een aanbod van opdrachtnemer is onherroepelijk gedurende een termijn van 60 dagen nadat het de provincie heeft bereikt, tenzij de uitnodiging van de provincie tot het doen van het aanbod een afwijkende termijn inhoudt of opdrachtnemer een langere termijn aanbiedt. In geval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag waarop de inschrijving sluit.

2.   De kosten voortvloeiend uit het opstellen en uitbrengen van een aanbod blijven voor rekening van opdrachtnemer.

Artikel 4, Overdracht van rechten en/of verplichtingen

1.   De opdrachtnemer zal de rechten en (uitvoering van de) verplichtingen die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien, noch geheel, noch gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de provincie.

2.   De provincie heeft het recht aan de toestemming voorwaarden te verbinden.

3.   Toestemming van de provincie ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verplichtingen uit de overeenkomst.

Artikel 5, Vergoeding, meerwerk en minderwerk

1.   De prijzen zijn exclusief BTW en omvatten alle kosten in verband met de na-koming van de verplichtingen van de opdrachtnemer.

2.   De prijzen zijn vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop aanpassing plaatsvindt.

3.   De toepassing van kredietbeperking door de opdrachtnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

4.   Indien een partij meent dat van meerwerk sprake is, zal zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling doen aan de andere partij.

5.   Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe schriftelijke opdracht van de provincie heeft gekregen. Opdrachtnemer brengt ter verkrijging van een schriftelijke opdracht een schriftelijke offerte uit. Ter zake van het door opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van de oorspronkelijke overeenkomst.

6.   Opdrachtnemer is verplicht een opdracht tot meerwerk tot een maximum van 15% van de oorspronkelijke opdracht te aanvaarden en uit te voeren. Een dergelijke opdracht tot meerwerk wordt uitgevoerd onder de bepalingen van de oorspronkelijke overeenkomst.

7.   Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de andere partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen, bepalen partijen in onderling overleg het bedrag van het minderwerk, dat met de te betalen prijs zal worden verrekend.

Artikel 6, Facturering

1.   Het recht op betaling ontstaat na acceptatie door de provincie van de prestatie. Opdrachtnemer factureert binnen 30 dagen na acceptatie.

2.   Opdrachtnemer zendt de factu(u)r(en) aan de contactpersoon van de provincie onder vermelding van datum en, indien verstrekt door de provincie, nummer van de inkooporder. Indien de factuur betrekking heeft op meerdere orders, moet duidelijk blijken welke factuurregel betrekking heeft op welke order.

3.   De factuur moet voldoen aan de factuurvereisten Wet op de omzetbelasting.

4.   Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, zal opdrachtnemer de factuur specificeren en in door de provincie eventueel nader aangegeven vorm factureren. In de factuur zal opdrachtnemer opgave doen van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, waarbij opdrachtnemer een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden geeft, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven.

5.   Meerwerk zal door opdrachtnemer na voltooiing van de meerwerkzaamheden, en acceptatie daarvan door de provincie, apart worden gefactureerd. De aard en de omvang van de verrichte meerwerkzaamheden zullen in de facturen uitdrukkelijk worden vermeld en aan de hand van authentieke bescheiden worden gespecificeerd.

Artikel 7, Betaling en controle

1.   De provincie betaalt de door haar op basis van de overeenkomst verschuldigde bedragen uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur aan opdrachtnemer.

2.   De provincie is te allen tijde gerechtigd de door opdrachtnemer verzonden facturen door een door de provincie aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek op inhoudelijke juistheid te

laten controleren. Opdrachtnemer verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de provincie, tenzij uit het onderzoek van de

accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is/zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van opdrachtnemer komen.

3.   De provincie is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten. Van deze bevoegdheid maakt de provincie uitsluitend gebruik indien gerede twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur.

4.   Overschrijding van een betalingstermijn door de provincie of niet-betaling door de provincie van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid van die factuur of in geval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.

5.   Ontvangen creditfacturen worden door de provincie verrekend met openstaande inkoopfacturen tenzij op de creditfactuur uitdrukkelijk staat vermeld dat het bedrag zal worden terugbetaald. De terugstorting dient dan de gehele creditfactuur te omvatten.

Artikel 8, Personeel, benodigdheden en materialen

1.   Door de opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakeld personeel dient te voldoen aan de algemene eisen van vakbekwaamheid en deskundigheid. Voor zover deze personen in de opdracht zijn genoemd, zal de opdrachtnemer slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van de provincie andere dan de genoemde personen mogen inschakelen bij de uitvoering van de opdracht. De provincie heeft het recht aan deze toestemming voorwaarden te verbinden.

2.   Indien naar het oordeel van de provincie sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, is de opdrachtnemer verplicht tot onverwijlde vervanging met inachtneming van het eerste lid van dit artikel.

3.   De provincie heeft de bevoegdheid tot inspectie en keuring van alle door de opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst te gebruiken materialen en benodigdheden en tot identificatie van personeel dat door de opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst wordt betrokken.

Artikel 9, Werkzaamheden op het terrein/in de gebouwen van de provincie

1.   De opdrachtnemer dient zich, voordat met de uitvoering van de overeenkomst een aanvang wordt gemaakt, op de hoogte te stellen van de omstandigheden op het terrein en in de gebouwen waar de werkzaamheden voor de provincie moeten worden verricht.

2.   De opdrachtnemer tracht zoveel mogelijk te voorkomen dat zijn aanwezigheid en de aanwezigheid van zijn personeel op het terrein en in de gebouwen van de provincie een belemmering vormen voor de ongestoorde voortgang van de werkzaamheden van de provincie en derden.

3.   Personeel van de opdrachtnemer is in beginsel tijdens de werkdagen op het werkterrein beschikbaar, waarbij hun afwezigheid, vervanging en bereikbaarheid worden geregeld in overleg met de provincie.

Artikel 10, Controle op voortgang en eindresultaat

1.   Provincie en opdrachtnemer wijzen ieder een contactpersoon aan die de contacten over de uitvoering van de overeenkomst onderhouden. Deze aanwijzing maakt de contactpersoon van de provincie niet bevoegd om wijzigingen in de overeenkomst aan te gaan.

2.   De opdrachtnemer rapporteert schriftelijk over de voortgang van de werkzaamheden aan de provincie zo vaak als vooraf is overeengekomen, dan wel zo vaak als de provincie dit nodig acht.

Artikel 11, Orde, veiligheid en milieu

1.   De opdrachtnemer is gehouden wettelijke voorschriften in acht te nemen. Dit geldt uitdrukkelijk voor veiligheids-, gezondheids-, duurzaamheids- en milieuvoorschriften, waaronder begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van

arbeidsomstandigheden.

2.   Eventuele bedrijfsvoorschriften en reglementen van de provincie, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, integriteit, gezondheid, duurzaamheid en milieu, even-als verzekeringsvoorwaarden, dienen ¿ indien van toepassing ¿ te worden opgevolgd door opdrachtnemer en zijn werknemers, evenals eventueel door hem ingeschakelde derden. Een exemplaar van deze voorschriften en reglementen is op aanvraag onverwijld voor de opdrachtnemer gratis ter beschikking.

Artikel 12, Vertrouwelijkheid

1.   Opdrachtnemer verplicht zich al hetgeen hem bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt, en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, op generlei wijze bekend te maken, behalve voor

zover enig wettelijk voorschrift of uitspraak van de rechter hem tot bekendmaking verplicht.

2.   Opdrachtnemer zal persberichten en andere openbare mededelingen met betrekking tot de overeenkomst slechts aan derden verstrekken na voorafgaande schriftelijke toestemming van de provincie. Bedoelde toestemming is niet nodig indien de verstrekking van informatie berust op een wettelijke verplichting.

Artikel 13,   Verzekering en bankgarantie

1.   De opdrachtnemer sluit een passende verzekering af bij een solide maatschappij ter afdekking van relevante risico¿s in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. De opdrachtnemer verstrekt de provincie op haar eerste verzoek inzage in de daartoe strekkende polis en verschaft de provincie desgewenst een bewijs van premiebetaling.

2.   De opdrachtnemer is, indien nodig, verplicht op eerste verzoek van de provincie mee te werken aan de overdracht van alle aanspraken ter zake van uitkeringen van verzekeringspenningen op basis van de onder het eerste lid van dit artikel bedoelde verzekeringen aan de provincie, door te voldoen aan de vormvoorschriften, te weten het opmaken en ondertekenen van een notariële akte van cessie.

3.   Op eerste verzoek van de provincie zal de opdrachtnemer voor diens rekening een onvoorwaardelijke en onherroepelijke bankgarantie doen afgeven door een voor de provincie acceptabele bankinstelling, dan wel andere zekerheden stellen ter waarborging van zijn verplichtingen. De bankgarantie dient vooraf te worden goedgekeurd door de provincie.

Artikel 14, (Intellectuele) eigendomsrechten

1.   De opdrachtnemer garandeert dat de levering of het gebruik, daaronder begrepen de doorverkoop, van de door hem geleverde prestatie geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht of ander (eigendoms)recht van een derde.

2.   Alle intellectuele eigendomsrechten die vatbaar zijn voor overdracht dan wel afstand ten aanzien van specifiek ten behoeve van de provincie ontwikkelde producten, zoals maatwerkapparatuur, komen toe aan de provincie. Indien voor de overdracht dan wel het doen van afstand enige (overdracht)handeling is vereist, zal opdrachtnemer op eerste verzoek van de provincie alle benodigde actie ondernemen om te bewerkstelligen dat het intellectueel eigendomsrecht bij de provincie komt te rusten.

3.   Ingeval de provincie in het kader van de nakoming van haar verplichtingen door opdrachtnemer zaken ter beschikking heeft gesteld die niet zijn bedoeld om te worden verwerkt in een door opdrachtnemer te leveren zaak, waarbij te denken valt aan gereedschappen, tekeningen, specificaties en software, heeft opdrachtnemer deze zaken in bruikleen van de provincie en blijven zij eigendom van de provincie.

Artikel 15, Voortdurende verplichtingen

Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de overeenkomst voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze verplichtingen behoren onder meer: vrijwaring voor schending van intellectuele (eigendoms)rechten, garanties, geheimhouding, cessie van verzekeringspenningen, geschillenbeslechting, domiciliekeuze en toepasselijk recht.

Artikel 16, Risico- en eigendomsovergang

1.   De eigendom en het risico van de door de provincie gekochte zaken gaat over op het moment dat de provincie de zaken in ontvangst heeft genomen. De eigendom van zaken waarin materialen, zoals grondstoffen, hulpstoffen en software, van de provincie zijn verwerkt, gaat niettemin (reeds) over op de provincie op het moment dat de te leveren zaken zijn gevormd. Opdrachtnemer zal de gevormde zaken tot aan de levering voor zijn rekening en risico voor de provincie bewaren.

2.   Het eerste lid van dit artikel geldt onverminderd enig recht op afkeuring dat de provincie op grond van deze algemene inkoopvoorwaarden heeft.

3.   De provincie is bevoegd doch niet gehouden prestaties voor, bij of na inontvangstneming te (doen) inspecteren, ongeacht hetgeen daaromtrent door opdrachtnemer mocht zijn bepaald op een orderbevestiging, een pakbon of een ander (leverings)document. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf gestelde of nader schriftelijk overeengekomen criteria, zijn de kosten van toetsing voor rekening van de opdrachtnemer.

Artikel 17, Garanties

1.   Opdrachtnemer garandeert dat de prestatie qua omvang, hoeveelheid en kwaliteit exact aan de overeenkomst en de daarvan deel uitmakende onderhavige

algemene inkoopvoorwaarden beantwoordt en ten aanzien van geleverde zaken in het bijzonder dat deze ook voor gebruik gereed en geschikt zijn.

2.   Opdrachtnemer garandeert dat gedurende de gebruikelijke levensduur van de geleverde zaken nieuwe (niet-gebruikte) onderdelen voor handen zijn om fouten en gebreken aan deze zaken te kunnen herstellen.

3.   In geval van levering van zaken is opdrachtnemer gehouden alle fouten en gebreken die zich binnen een periode van 24 maanden na levering manifesteren, ongeacht of (eerder) enige inspectie van de zaken heeft plaatsgevonden, op eerste verzoek van de provincie te herstellen binnen de kortst mogelijke termijn, een en ander tenzij de fouten of gebreken zijn te wijten aan normale slijtage of onoordeelkundig gebruik door de provincie, zulks ten bewijze van opdrachtnemer. De hiermee gemoeide kosten komen voor rekening van opdrachtnemer.

4.   In geval van levering van diensten is opdrachtnemer gehouden elke tekortkoming die zich binnen een periode van 24 maanden na afronding van de werkzaamheden manifesteert, ongeacht of (eerder) enige inspectie van de werkzaamheden heeft plaatsgevonden, op eerste verzoek van de provincie te verhelpen door de desbetreffende diensten alsnog deugdelijk te verrichten binnen de kortst mogelijke termijn. De hiermee gemoeide kosten komen voor rekening van opdrachtnemer.

5.   Indien opdrachtnemer zijn verplichting op basis van het derde of het vierde lid niet naleeft, is de provincie zonder nadere ingebrekestelling van opdrachtnemer gerechtigd de geconstateerde fouten, gebreken of tekortkomingen te doen verhelpen door een te goeder naam en faam bekend staande derde. De hiermee gemoeide kosten komen voor rekening van opdrachtnemer.

6.   De rechten die de provincie op basis van het derde, vierde en vijfde lid toekomen, komen haar toe onverminderd de (overige) rechten die rechtens voor haar bestaan in geval van enige tekortkoming van opdrachtnemer in de nakoming van zijn verplichtingen, of haar toekomen op basis van de andere bepalingen in deze algemene inkoopvoorwaarden.

Artikel 18, Dreigende vertraging

Indien de voortgang van de werkzaamheden vertraging dreigt te ondervinden, meldt opdrachtnemer zulks direct schriftelijk aan de provincie en geeft hij daarbij de oorzaak en de consequenties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt opdrachtnemer maatregelen voor om verdere vertraging te voorkomen.

Artikel 19, Aansprakelijkheid

1.   Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade die aan of door de geleverde prestatie ontstaat ten gevolge van fouten of gebreken met betrekking tot de geleverde prestatie, zulks volgens de garantiebepalingen als vermeld in artikel 17 alsmede volgens de regels van het Nederlands burgerlijk recht.

2.   Opdrachtnemer vrijwaart de provincie voor aanspraken van derden ten gevolge van of verband houdende met tekortkomingen of onrechtmatig handelen van de zijde van opdrachtnemer. Voor de toepassing van deze bepaling worden personeelsleden en medewerkers van de provincie als derden beschouwd.

3.   Wanneer opdrachtnemer toerekenbaar tekort is geschoten of onrechtmatig heeft gehandeld en de provincie uit dien hoofde een vergoeding vordert, is opdrachtnemer, tenzij hij de vordering van de provincie prompt voldoet, aansprakelijk voor alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten die de provincie in redelijkheid heeft moeten maken.

Artikel 20, Ontbinding

1.   Onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt om de overeenkomst te ontbinden en de overige rechten die haar toekomen, heeft de provincie het recht de overeenkomst tussen partijen direct en zonder ingebrekestelling buiten rechte te ontbinden, wanneer:

-     opdrachtnemer in staat van faillissement of in surseance van betaling verkeert of een aanvraag tot faillietverklaring of de verlening van surseance van betaling van/aan hem is aangevraagd;

-     de bedrijfsvoering van opdrachtnemer (deels) is stilgelegd, hij zijn activiteiten (deels) heeft gestaakt of overgedragen of opdrachtnemer in liquidatie verkeert;

-     de zeggenschap over of binnen opdrachtnemer wijzigt bijvoorbeeld door wijziging van aandeelhouders of wisseling van bestuursleden en opdrachtnemer heeft de provincie hier niet van op de hoogte gesteld.

      In geval van ontbinding van de overeenkomst als hiervoor bedoeld, heeft opdrachtnemer geen recht op enige schadevergoeding.

2.   In het geval dat de overeenkomst geheel of gedeeltelijk is ontbonden op grond van het vorige lid, kan de provincie de prestatie, voor zover deze nog niet was verricht of deze op basis van de ontbinding ongedaan is gemaakt, aan een derde opdragen. Opdrachtnemer zal alle door de provincie verlangde medewerking verlenen om de overdracht aan deze derde goed te doen verlopen, zulks voor zover dat in redelijkheid van opdrachtnemer kan worden verlangd.

Artikel 21, Overmacht

1.   In geval van een niet-toerekenbare tekortkoming (overmacht) worden de verplichtingen van beide partijen opgeschort. De tijdsduur van de opschorting wordt in onderling overleg bepaald.

2.   Een partij komt slechts een beroep toe op overmacht indien hij de ander zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen na het ontstaan van de situatie die de overmacht heeft veroorzaakt, schriftelijk van de overmachtsituatie heeft bericht, zulks onder overlegging van de nodige bewijzen ten aanzien van het bestaan van die overmachtsituatie.

3.   Een beroep op overmacht van een partij laat de rechten van de andere partij ongemoeid. Wanneer partijen afspraken maken over hoe met de overmachtsituatie om te gaan, heeft die andere partij niettemin het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande ingebrekestelling te ontbinden, wanneer de overmachtsituatie langer duurt dan door partijen is besproken en in elk geval wanneer de overmachtsituatie langer dan 20 dagen duurt.

4.   Onder overmacht aan de zijde van opdrachtnemer wordt in ieder geval niet verstaan gebrek aan personeel, ziekte van personeel, files en tekortkomingen van toeleveranciers of onderaannemers/opdrachtnemers in de nakoming van hun verplichtingen.

Artikel 22, Geschillen en toepasselijk recht

1.   Ieder geschil tussen partijen ter zake van de overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Assen, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting zullen overeenkomen.

2.   Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Meppel, onder nummer 2918.