Statuut voor de concerncontroller van de provin

Artikel 1

In dit statuut wordt verstaan onder:

a.   controlling: het geheel van toetsende en adviserende activiteiten en maatregelen dat is gericht op het verkrijgen van een situatie waarin:

1.   de werking van de organisatie transparant is;

2.   de organisatie doelgericht, doelmatig en doeltreffend werkt;

3.   de informatievoorziening aan management en bestuur over producten, middelen, maatschappelijke effecten en werkprocessen, juist is en tijdig plaatsvindt;

4.   risico's inzichtelijk en aanvaardbaar zijn;

b.   audit: doorlichting op doelmatigheid en doeltreffendheid van een organisatieonderdeel of beleidsveld;

c.   administratieve organisatie: het geheel van maatregelen gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële en bedrijfsvoeringsgegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van:

1.   het besturen en doen functioneren en beheren van de organisatie;

2.   de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2

De functie van concerncontroller wordt uitgeoefend door het hoofd van de Stafgroep Financiën en Control.

Artikel 3

De concerncontroller is hiërarchisch ondergeschikt aan de directeur-griffier.

Artikel 4

1.   De directeur-griffier is eindverantwoordelijk voor een optimale bedrijfsvoering in de provinciale organisatie en voor advisering aan gedeputeerde staten en provinciale staten inzake strategische lijnen en langetermijnvisie.

2.   De hoofden van de product- en stafgroepen zijn primair verantwoordelijk voor de producten, de productie en de wijze waarop beschikbare mensen en middelen daarbij worden ingezet. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor goede monitoring en zelfcontrolling. Het budgetbeheer, als uitvloeisel van deze integrale verantwoordelijkheid, is vastgelegd in de provinciale Regeling budgethouders.

3.   De concerncontroller is adviseur aan het management en het college van gedeputeerde staten en de staten over alle zaken de provinciale bedrijfsvoering betreffende en die vallen binnen de reikwijdte van zijn bevoegdheden. Dit betekent dat hij geen inhoudelijke adviezen over het provinciale beleid geeft, doch adviezen op financieel beleidsmatig, administratief, bedrijfseconomisch en bedrijfskundig gebied. De concerncontroller schept voorwaarden waaronder de managers hun eigen controltaak kunnen vervullen.De concerncontroller is (mede)gesprekspartner van de externe accountant in alle zaken die de bedrijfsvoering betreffen. De directeur-griffier is hiervoor eindverantwoordelijk. Hij draagt er zorg voor dat die zaken die door de externe accountant als noodzakelijk worden aangedragen, in de praktijk door het (lijn)management wordt gerealiseerd. Hierbij past enerzijds dat het management een open communicatielijn houdt met de externe accountant, anderzijds dient de controller op enige wijze bij die communicatie betrokken te zijn.

4.   De externe accountant rapporteert aan de directeur-griffier over de kwaliteit van de controlling.

Artikel 5

De concerncontroller van de provincie Drenthe adviseert de directeur-griffier beleidsmatig inzake ontwikkeling en implementatie van planning en control, het besturingsmodel, de instrumenten en de op dit gebied noodzakelijke administratieve organisatie.

De concerncontroller:

a.   adviseert met betrekking tot het meten en normeren van effectiviteit van de producten (beleidseffectiviteit) en de bedrijfsprocessen, de doelmatigheid daarvan, in samenhang met de daartoe te leveren, dan wel geleverde inspanning, zo mogelijk vertaald in kosten;

b.   toetst op naleving van kaders en richtlijnen en op de kwaliteit van de in het kader van verantwoordingsrapportages overlegde informatie.

Artikel 6

De concerncontroller coördineert en adviseert bij de totstandkoming van de planning en control instrumenten/documenten ten behoeve van het bestuur en de directeur-griffier (provinciale begroting c.a., planning, management- en bestuursrapportages, jaarrekening en -verslag, auditrapporten).

Artikel 7

De concerncontroller initieert, begeleidt en verricht analyses en onderzoeken op

financieel, bedrijfseconomisch en bedrijfskundig terrein. Hij doet dit op verzoek van managers, directeur-griffier, gedeputeerde staten of provinciale staten.

Indien daartoe aanleiding bestaat, zal de concerncontroller zelf voorstellen doen tot het uitvoeren van audits. Hij zal daartoe overleg voeren met en opdracht krijgen van de directeur-griffier.

Opdrachtverstrekking, uitvoering van onderzoek en presentatie van resultaten vinden plaats met terugkoppeling aan betrokkenen.

Artikel 8

De concerncontroller toetst management- en bestuursrapportages op juistheid en volledigheid en rapporteert daarover in eerste instantie aan de samensteller daarvan. Hij kan de samensteller verzoeken conclusies en aanbevelingen uit de rapportage op te nemen in de management- c.q. bestuursrapportage.

Artikel 9

Van zwaarwichtige meningsverschillen omtrent de noodzaak van het uitvoeren van audits en eventuele omissies in rapportages stelt de concerncontroller de directeur-griffier, het college van gedeputeerde staten c.q. provinciale staten op de hoogte.

Artikel 10

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslissen gedeputeerde staten.

Artikel 11

Dit statuut, dat kan worden aangehaald als Statuut voor de concerncontroller van de provincie Drenthe, treedt in werking op de dag van afkondiging in het Provinciaal blad.

ALGEMEEN

In het collegebesluit van 19 maart 1996, De toekomstige hoofdstructuur en topstructuur van de provincie Drenthe, is over de concerncontroller het volgende vastgelegd: "In de organisatie zal een concerncontroller functioneren. Deze functie wordt ondergebracht binnen de Stafgroep Financiën en Control. De onafhankelijke positie die voor de vervulling van deze functie noodzakelijk is, zal door middel van een statuut worden gewaarborgd." Dit Statuut voor de concerncontroller regelt de plaats van de concerncontroller in de organisatie, de reikwijdte van zijn/haar bevoegdheden en zijn/haar takenpakket.

De concerncontroller wordt expliciet door middel van een statuut beschreven, omdat het de enige expliciet als controller onderscheiden functionaris is. Dit laat onverlet dat er nog enige andere "controlfuncties" in de organisatie zijn die niet door middel van een afzonderlijk statuut geregeld worden. In deze gevallen komt de "controlfunctie" voort uit het specifieke takenpakket van het desbetreffende (stafgroep)hoofd.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

In dit artikel worden enige begrippen gedefinieerd die voor het verdere begrip van het Statuut voor de concerncontroller noodzakelijk zijn.

Artikelen 2 en 3

In deze artikelen wordt het besluit vastgelegd dat in het kader van de reorganisatie genomen is, namelijk dat de concerncontroller en het hoofd van de Stafgroep Financiën en Control een en dezelfde persoon zijn. De ultieme verantwoordelijkheid voor de control ligt bij de directeur-griffier. Daaruit volgt logisch de hiërarchische ondergeschiktheid van de concerncontroller aan de directeur-griffier.

Artikel 4

In dit artikel wordt het werkterrein van de concerncontroller afgezet tegen het integraal management dat als uitgangspunt dient voor het functioneren van het management. De hoofdlijn is dat het werkterrein van de concerncontroller bestaat uit de provinciale bedrijfsvoering met als kernbegrippen doelgerichtheid, doeltreffendheid en doelmatigheid.

Het gebruikte begrip "bedrijfseconomisch" betekent in dit verband: "datgene dat betrekking heeft op het bereiken van maximaal nut uit de schaarse middelen die voor de bedrijfsvoering beschikbaar zijn".

Verder wordt in dit artikel de verhouding uitgewerkt tussen de directeur-griffier, de externe accountant en de concerncontroller.

Artikel 5

In dit artikel wordt met name de rol van de controller als adviseur uitgewerkt. Op basis van deze adviestaak vindt door de controller ook een toetsing aan algemeen geldende en/of concernbreed afgesproken kaders plaats van de informatie die is overgelegd in het kader van verantwoordingsrapportages. De nadruk zal in de praktijk komen te liggen op de "advisering vóóraf" boven de "toetsing achteraf".

Artikel 6

In dit artikel wordt de rol van de concerncontroller in de jaarlijkse budgetcyclus en daarmee samenhangende zaken uitgewerkt. Bij de "eigen" controltaken van de managers zal de controller hoofdzakelijk een adviserende rol hebben. In die gevallen waarin een concernbrede afstemming noodzakelijk is in tijd, proces en instrumentarium, heeft de concerncontroller als onderdeel van zijn voorwaardenscheppende taak ook een coördinerende en kaderscheppende rol. Te denken valt aan de opbouw en systematiek van instrumenten als de begroting, de rekening en de rapportages. In dit artikel wordt de hoofdlijn uitgewerkt; de praktische invulling zal uitgewerkt moeten worden als onderdeel van het concernbedrijfsvoeringsplan.

Artikelen 7 en 8

Om zijn taken goed te kunnen vervullen zal de controller goed geïnformeerd moeten zijn, maar ook het management vervolgens goed moeten (kunnen) informeren. Binnen zijn werkterrein heeft de concerncontroller daarom tevens een actieve onderzoekstaak; hij ziet niet lijdzaam toe, maar is ook bevoegd tot het nemen van actie.

Dit alles zal zich overigens afspelen in een sfeer waarin primair geen sprake is van "rapporteren over", maar van "rapporteren aan". Daarom ook wordt gesteld dat terugkoppeling aan betrokkenen plaatsvindt. Een en ander past binnen een organisatiecultuur waarbinnen openheid en terugkoppeling vanzelfsprekend zijn.

Artikel 9

Binnen de organisatorische opbouw van Drenthe past dat in het geval van een zwaarwegend verschil van mening een besluit wordt genomen door die besturingslaag die zich direct boven de lagen bevindt die een verschil van mening hebben. Daarbij wordt het meningsverschil transparant in beeld gebracht. In uiterste gevallen zullen provinciale staten de sturingslaag kunnen zijn die het noodzakelijke besluit neemt.

Nadrukkelijk wordt gesteld, dat het hier uitsluitend gaat om zwaarwegende meningsverschillen; de hier geschetste gang van zaken zal onder normale omstandigheden zeker geen schering en inslag zijn.

Artikelen 10 en 11

Deze artikelen spreken voor zich.