Regeling vervallen per 01-01-2020

Interne klachtenregeling gemeente Drimmelen

Geldend van 15-10-2008 t/m 31-12-2019

Intitulé

Interne klachtenregeling gemeente Drimmelen

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drimmelen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 september 2008;

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet en titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de Wet Nationale ombudsman;

gezien de instemming van de Ondernemingsraad van 3 september 2008;

BESLUIT

vast te stellen de volgende regeling:

INTERNE KLACHTENREGELING GEMEENTE DRIMMELEN

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Interne klacht: een uiting van onvrede over of kritiek op de wijze waarop een ambtenaar of lid van het college van burgemeester en wethouders ten opzichte van een ambtenaar of lid van het college van burgemeester en wethouders zich heeft gedragen.

  • b.

    Klager: degene die een interne klacht indient.

  • c.

    Klachtbehandelaar: degene die op grond van deze regeling belast is met de behandeling van een interne klacht in de eerste interne bemiddelingsfase.

  • d.

    Externe klachtencommissie: de commissie die is belast met de behandeling van en advisering over interne klachten in de tweede interne behandelfase.

  • e.

    Interne klachtencoördinator: functionaris van cluster P&O belast met de coördinatie van de behandeling van interne klachten in alle fasen van de behandeling en belast met het secretariaat van de externe klachtencommissie.

  • f.

    Nationale ombudsman: het bureau van de Nationale ombudsman te Den Haag die als externe klachtvoorziening onderzoek verricht naar de feiten die aanleiding gaven tot de interne klacht, aan het gemeentebestuur rapporteert over zijn bevindingen en een behoorlijkheidsoordeel geeft over de gedraging, eventueel voorzien van aanbevelingen.

Artikel 2 Doel

Het doel van deze regeling is het geven van een interne procedure voor de behandeling van interne klachten binnen de gemeentelijke organisatie ter uitwerking van de klachtregeling opgenomen in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 3 Reikwijdte

  • 1. Een ambtenaar, ingehuurde kracht, manager, gemeentesecretaris, wethouder, burgemeester, griffier, medewerker griffie heeft het recht om over de wijze waarop een ambtenaar, ingehuurde kracht, manager, gemeentesecretaris, wethouder, burgemeester, griffier, medewerker griffie zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen, een klacht in te dienen.

  • 2. Deze regeling is niet van toepassing:

    • a.

      op uitingen van ontevredenheid met algemeen verbindende voorschriften of het algemeen beleid van de gemeente Drimmelen.

    • b.

      op klachten die volgens een bijzondere regeling of klachtenverordening Drimmelen worden behandeld.

Artikel 4 De externe klachtencommissie

Er is een externe klachtencommissie die als taak heeft het college van burgemeester en wethouders te adviseren over ingekomen interne klachten.

De commissie wordt samengesteld als volgt:

  • a.

    een lid en een plv. lid op voordracht van de ondernemingsraad;

  • b.

    een lid en een plv. lid op voordracht van het college van burgemeester en wethouders;

  • c.

    een lid, tevens voorzitter, op voordracht van de leden onder a. en b.

    De voorzitter en de (plv) leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.

    De voorzitter en de (plv) leden kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een van de bestuursorganen van de Gemeente Drimmelen.

    De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

Artikel 5 De interne klachtencoördinator

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt een interne klachtencoördinator en diens plaatsvervanger vanuit het cluster P&O.

  • 2. De interne klachtencoördinator ziet erop toe dat de behandeling van een interne klacht volgens de bepalingen van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde in deze regeling plaatsvindt.

  • 3. De begeleiding van de interne klachtbehandeling geschiedt niet door de interne klachtencoördinator indien deze bij de gedraging waarop de interne klacht betrekking heeft betrokken is geweest, maar door diens plaatsvervanger.

  • 4. De interne klachtencoördinator is, voor wat betreft diens werkzaamheden in de tweede interne behandelfase, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de commissie.

  • 5. De interne klachtencoördinator is verplicht tot geheimhouding van alle gegevens betreffende de interne klacht.

  • 6. De interne klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van de ingediende interne klachten en voor de jaarlijkse publicatie in het sociaal jaarverslag.

Artikel 6 Indieningsvereisten

  • 1. Een interne klacht dient schriftelijk te worden ingediend.

  • 2. Een schriftelijk ingediende interne klacht wordt ondertekend en bevat tenminste de volgende gegevens:

    • a.

      de naam en het adres van de klager;

    • b.

      de dagtekening;

    • c.

      een omschrijving van de gedraging waartegen de interne klacht is gericht.

    Bij het klaagschrift worden zo mogelijk afschriften van relevante stukken overgelegd.

Artikel 7 De ontvangst van de interne klacht

  • 1. De ontvangst van de interne klacht wordt binnen vijf werkdagen door de interne klachtencoördinator bevestigd.

  • 2. Aan degene op wiens gedraging de interne klacht betrekking heeft en diens manager c.q. respectievelijke bestuurder wordt een kopie van de interne klacht toegezonden.

Artikel 8 Niet behandelen van een interne klacht

  • 1. Een interne klacht wordt niet behandeld als:

    • a.

      de interne klacht is ingediend later dan een jaar na de gedraging waarover wordt geklaagd;

    • b.

      reeds eerder over de gedraging een interne klacht is ingediend die is behandeld;

    • c.

      tegen de gedraging bezwaar had kunnen worden gemaakt; tegen de gedraging beroep kan of kon worden ingesteld;

    • d.

      de gedraging is onderworpen aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan de bestuursrechter dan wel onderworpen is geweest;

    • e.

      terzake van de gedraging een opsporingsonderzoek of een vervolging gaande is dan wel de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek of een vervolging gaande is;

  • 2. Als de interne klacht niet in behandeling wordt genomen krijgt de klager daarvan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk bericht onder vermelding van de motivering.

Artikel 9 De behandelingstermijn

  • 1. De manager c.q. respectievelijke bestuurder handelt de interne klacht af binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift.

  • 2. De manager c.q. respectievelijke bestuurder kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de interne klacht betrekking heeft.

Hoofdstuk 2 De procedure

Artikel 10 Fasering van de klachtbehandeling

De klachtbehandeling kent drie fasen:

  • a.

    Eerste interne bemiddelingsfase:

Indien iemand zich met een interne klacht tot het college van burgemeester en wethouders, wendt, wordt getracht de interne klacht direct op te lossen en de klager tevreden te stellen. Indien de klager daar prijs op stelt, wordt geprobeerd om middels een gesprek de interne klacht af te handelen. De klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid om, als hij ontevreden is over de eerste interne bemiddelingsfase, de tweede interne behandelfase te doorlopen.

  • b.

    Tweede interne behandelfase:

Een ingediende interne klacht wordt, indien geen gebruik wordt gemaakt van de eerste interne bemiddelingsfase of in de situatie dat naar het oordeel van de klager na het bemiddelingsgesprek in eerste fase de interne klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, ingevolge artikel 9:14 Algemene wet bestuursrecht ter behandeling van en ter advisering over voorgelegd aan de externe klachtencommissie.

  • c.

    Externe klachtvoorziening:

Onderzoek naar de gegrondheid van de klacht door de Nationale ombudsman na afronding van de twee fasen van interne klachtbehandeling.

Hoofdstuk 3 Eerste interne bemiddelingsfase

Artikel 11 Instemming klager vereist

  • 1. Na het versturen van de ontvangstbevestiging van de interne klacht zoekt de interne klachtencoördinator contact met de klager met de vraag of deze bereid is mee te werken aan de eerste interne bemiddelingsfase.

  • 2. Indien klager niet bereid is mee te werken aan de eerste interne bemiddelingsfase, wordt overgegaan tot behandeling van de interne klacht volgens de tweede interne behandelfase.

  • 3. Indien klager wel bereid is mee te werken aan de bemiddelingsfase, wordt door de interne klachtencoördinator een afspraak gemaakt voor een gesprek van de klager met degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en de interne klachtbehandelaar in casu de manager c.q. respectievelijke bestuurder .

Artikel 12 De interne klachtbehandelaar

  • 1. De behandeling van een interne klacht over een gedraging van een ambtenaar/ingehuurde kracht, dan wel een daarmee in het kader van deze regeling gelijk te stellen functionaris, wordt behandeld door diens manager.

  • 2. Een interne klacht over een gedraging van een manager wordt behandeld door de gemeentesecretaris.

  • 3. Een interne klacht over een gedraging van de gemeentesecretaris wordt behandeld door de burgemeester.

  • 4. Een interne klacht over een gedraging van de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester.

  • 5. Een interne klacht over een gedraging van een wethouder wordt behandeld door de burgemeester.

  • 6. Een interne klacht over een gedraging van een medewerker van de griffie wordt behandeld door de griffier.

  • 7. Een interne klacht over een gedraging van de griffier wordt behandeld door de burgemeester en de eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Artikel 13 Het bemiddelingsgesprek

  • 1. Bij het bemiddelingsgesprek is de klager, degene op wiens gedraging de interne klacht betrekking heeft, de interne klachtbehandelaar en, indien gewenst de interne klachtencoördinator, aanwezig.

  • 2. Van het bemiddelingsgesprek wordt een kort verslag gemaakt dat door alle betrokken partijen voor akkoord wordt ondertekend.

  • 3. Nadat het bemiddelingsgesprek heeft plaatsgevonden, neemt de interne klachtencoördinator contact op met klager om te informeren of de interne klacht naar tevredenheid is afgehandeld.

Artikel 14 Afdoening of verdere behandeling

  • 1. Is de interne klacht naar oordeel van de klager na het bemiddelingsgesprek naar tevredenheid afgehandeld dan zal geen verdere behandeling van de interne klacht meer plaatsvinden. Dit wordt door de interne klachtencoördinator schriftelijk aan klager bevestigd.

  • 2. Is de interne klacht naar oordeel van de klager na het bemiddelingsgesprek niet naar tevredenheid afgehandeld dan zal de tweede interne behandelfase plaatsvinden.

Hoofdstuk 4 Tweede interne behandelfase

Artikel 15 Het horen

  • 1. De klager, de interne klachtbehandelaar van de eerste interne bemiddelingsfase en degene op wiens gedraging de interne klacht betrekking heeft, worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord door de externe klachtencommissie.

  • 2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

  • 3. Op verzoek van partijen, dan wel ambtshalve door de externe klachtencommissie, kunnen partijen afzonderlijk worden gehoord, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Op een dergelijk verzoek beslist de voorzitter van de externe klachtencommissie.

  • 4. De klager en degene op wiens gedraging de interne klacht betrekking heeft krijgen de gelegenheid op elkaars standpunt te reageren.

  • 5. Het horen is niet openbaar.

  • 6. Van het horen wordt door de interne klachtencoördinator een verslag gemaakt. Dit verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de externe klachtencommissie.

  • 7. De externe klachtencommissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid van de externe klachtencommissie.

Artikel 16 Het advies en de beslissing

  • 1. De externe klachtencommissie stelt een advies op voor het college van burgemeester en wethouders met daarin haar oordeel over de gedraging waarop de interne klacht betrekking heeft.

  • 2. De externe klachtencommissie zendt het advies vergezeld van het verslag van de hoorzitting aan het college van burgemeester en wethouders.

  • 3. Naar aanleiding van het advies neemt het college van burgemeester en wethouders een beslissing op de interne klacht en stelt klager hiervan schriftelijk en gemotiveerd in kennis. Bij de beslissing op de interne klacht wordt aan klager het advies van de externe klachtencommissie meegestuurd.

  • 4. Indien de beslissing van het college van burgemeester en wethouders afwijkt van het advies van de externe klachtencommissie, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld.

  • 5. De externe klachtencommissie en degene op wiens gedraging de interne klacht betrekking heeft ontvangen van het college van burgemeester en wethouders een afschrift van de beslissing op de interne klacht.

Artikel 17 Formele behandeling in tweede instantie

In de beslissing op de interne klacht als bedoeld in artikel 16 lid 3 van deze regeling wordt vermeld dat bij de Nationale ombudsman een verzoekschrift kan worden ingediend.

Hoofdstuk 5 Slot –en overgangsbepalingen

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking ervan.

Artikel 19 Overgangsregeling

  • 1. De interne klachtenregeling is eveneens van toepassing op interne klachten, die voor de inwerkingtreding van deze regeling zijn kenbaar gemaakt en waarvan de behandeling niet is begonnen.

  • 2. In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet beslist het College van burgemeester en wethouders in overleg met de Ondernemingsraad.

Artikel 20 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als “Interne klachtenregeling gemeente Drimmelen”.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het college d.d. 16 september 2008
drs. C. Smits
secretaries
drs. G.L.C.M. de Kok
burgemeester

Artikelsgewijze toelichting interne klachtenregeling gemeente Drimmelen

In de interne klachtenregeling gemeente Drimmelen is titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht (verder: Awb) nader uitgewerkt. Sommige bepalingen van deze interne regeling overlappen de bepalingen uit de Awb geheel of gedeeltelijk Hiervoor is vanuit een oogpunt van interne klantgerichtheid gekozen. Met het lezen van de interne klachtenregeling gemeente Drimmelen heeft een (potentiële) interne klager alle bepalingen die betrekking hebben op de klachtprocedure in één document bij elkaar.Daarnaast blijven gemeentelijke medewerkers op grond van de nota  integriteitsbeleid en de lokale klokkenluidersregeling de mogelijkheid behouden om niet integer gedrag te melden bij respectievelijk de manager, burgemeester, gemeentesecretaris en/of vertrouwenspersoon bij de Arbo-dienst. Eventueel kan ook nog een beroep worden gedaan op de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid.

De interne klachtenregeling is een afgeleide van de Klachtverordening gemeente Drimmelen. In laatstgenoemde verordening is de procedure opgenomen voor de behandeling van klachten door burgers, niet zijnde medewerkers van de gemeente Drimmelen.  

 

Hoofdstuk 1 Algemeen

 Artikel 1            Begripsbepalingen

Hier is een aantal begrippen gedefinieerd die veelvuldig in de interne regeling worden gebruikt.

Het begrip “klacht” wordt in de Awb niet gedefinieerd. In artikel 9:1 Awb wordt echter bepaald dat “een ieder, dus ook een medewerker van de gemeente Drimmelen, het recht heeft over de wijze waarop een collega zich jegens hem of haar heeft gedragen een klacht in te dienen bij het ” bestuursorgaan” onder wiens verantwoordelijkheid de medewerker werkzaam is in casu het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de gemeenteraad. In artikel 1 sub a van de interne regeling wordt daarom in aansluiting op de tekst van de Awb het begrip “klacht” gedefinieerd als: “een uiting van onvrede over of kritiek op de wijze waarop een ambtenaar of lid van het college van burgemeester en wethouders zich in een bepaalde situatie ten opzichte van een ambtenaar of lid van het college van burgemeester en wethouders heeft gedragen... Het begrip ambtenaar dient ruim te worden geïnterpreteerd. Hieronder worden tevens begrepen de manager, gemeentesecretaris, griffier en de medewerker griffie. Personen die in opdracht van het gemeentebestuur bepaalde werkzaamheden uitvoeren, zonder dat er sprake is van een rechtstreekse arbeidsverhouding worden hier ook onder gerangschikt. Hierbij moet men denken aan personen die werken voor particuliere bedrijven die diensten voor de gemeente verrichten, zoals bijvoorbeeld schoonmaakwerkzaamheden en verzor­ging van de catering. Ook arbeidscontractanten, collegiale inlening, stagiaires, wsw’ers en uitzendkrachten vallen onder het begrip ambtenaar en als zodanig onder de interne klachtenregeling. De gedachte hierachter is dat al deze personen werkzaamheden binnen gemeentelijke organisatie verrichten en derhalve bijdragen aan de beeldbepaling van de gemeentelijke organisatie.

Een gemeenteraadslid is niet toegevoegd aan vorenstaande groep van personen omdat hij/zij niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de raad, zodat alleen geklaagd kan worden over handelingen van de gemeenteraad als zodanig, maar niet over handelingen van individuele raadsleden.

 

Voor alle duidelijkheid wordt gewezen op het onderscheid tussen een klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de Awb en een melding. De interne klachtenregeling biedt een interne regeling voor de behandeling van interne klachten over gedragingen van een ambtenaar  jegens de klager (andere ambtenaar). Hieronder vallen dus niet meldingen. Deze meldingen kunnen wel plaatsvinden maar dan op grond van de nota integriteitsbeleid en de lokale klokkenluidersregeling.

 

Voorts komt bij de begripsbepalingen het onderscheid tussen de klachtbehandelaar, de externe klachtencommissie en de interne klachtencoördinator ter sprake. In de toelichting op de afzonderlijke artikelen zal de functie van deze actoren nader worden verduidelijkt.

 Artikel 2        Doel

De interne regeling  dient om de interne klachtprocedure, gebaseerd op titel 9.1 Awb, nader uit te werken.

 Artikel 3        Reikwijdte

Deze bepalingen regelen het toepassingsbereik van de interne klachtenregeling. Er is hierbij aansluiting gezocht bij artikel 9:1 lid 1 Awb. Geklaagd kan worden over een gedraging. Bij het begrip “gedraging” moet men onder andere denken aan klachten omtrent de wijze van bejegening/onderlinge omgang etc.

 

Klachten kunnen louter worden ingediend over gedragingen van ambtenaren en leden van het college van burgemeester en wethouders. . In artikel 1 van de toelichting staat met name gedefinieerd wie allemaal onder het begrip ambtenaar kunnen worden gerangschikt.

 

Deze regeling is niet van toepassing op klachten die op grond van de Klachtenverordening gemeente Drimmelen zijn/worden behandeld. Dit houdt dus in dat degene op wiens gedraging een klacht op basis van de interne regeling betrekking heeft, geen klacht (op basis van de Verordening) kan indienen tegen  de beslissing van het bestuursorgaan op de ingekomen klacht.  De procedure die gevolgd wordt biedt immers zodanige waarborgen dat ook de belangen van degene op wiens gedraging de klacht betrekking zijn gewaarborgd.

 Artikel 4        De externe klachtencommissie

In het kader van deze interne regeling fungeert een externe klachtencommissie als klachtencommissie. Voor een externe klachtencommissie is gekozen om de objectiviteit te garanderen. Bewust is er niet voor gekozen om de advisering neer te leggen bij de  bezwaarschriftencommissie personele aangelegenheden. Immers, dan blijft de kans aanwezig dat deze commissie in een later stadium in het kader van een bezwaarprocedure het college van burgemeester en wethouders moet adviseren over een bezwaar waarbij in een eerder stadium al een interne klacht bij betrokken is geweest. Iedere schijn van partijdigheid wordt hiermee voorkomen. De voorzitter en (plv.) worden in principe voor een tijdvak van 4 jaar benoemd.

 

 Artikel 5        De interne klachtencoördinator

De interne klachtencoördinator is in alle fasen van de klachtbehandeling belast met de coördinatie van de behandeling van interne klachten. Daarnaast ondersteunt de interne klachtencoördinator de klachtbehandelaar en fungeert hij als secretaris van de externe klachtencommissie. Voor wat betreft diens werk als secretaris van de externe klachtencommissie in de tweede interne behandelfase, is de interne klachtencoördinator werkzaam onder verantwoordelijkheid van de externe klachtencommissie.

Daarnaast draagt de interne klachtencoördinator zorg voor de jaarlijkse publicatie van ingediende schriftelijke klachten in het sociaal jaarverslag. . De bevindingen en de conclusies naar aanleiding van een schriftelijke interne klacht hoeven niet te worden gepubliceerd. Tot slot dient de publicatie altijd te worden geanonimiseerd.

 

 

Artikel 6        Indieningsvereisten

In dit artikel worden enige eisen gegeven waaraan een in te dienen interne klacht moet voldoen. Interne klachten dienen schriftelijk te  worden ingediend.. Schriftelijke interne klachten moeten voldoen aan de in dit artikel genoemde eisen. Voor de vereisten die worden gesteld aan schriftelijke klachten is aangesloten bij artikel 9:4 Awb. Interne klachten ingediend per e-mail worden met schriftelijke interne klachten gelijkgesteld.

 Artikel 7        De ontvangst van de interne klacht

In dit artikel wordt omschreven hoe omgegaan moet worden met de ontvangst van de interne klacht. Belangrijk is dat de klager direct op de hoogte moet worden gesteld van het verdere verloop van de procedure.Ook degene op wie de klacht betrekking heeft en diens manager moeten direct van de klacht op de hoogte worden gesteld.

 Artikel 8        Niet behandelen van een interne klacht

In dit artikel is bepaald wanneer een interne klacht niet in behandeling wordt genomen. Hierbij is grotendeels aansluiting gezocht bij het bepaalde in artikel 6 van de Wet nationale ombudsman en artikel 9:8 van de Awb. Het niet in behandeling nemen van een interne klacht is geen besluit in de zin van artikel 1:3 lid 1 Awb, zodat hiertegen geen bezwaar –of beroepsmogelijkheid bestaat. Wel bestaat de mogelijkheid om de klacht nog bij de Nationale Ombudsman in te dienen.

 Artikel 9  De behandelingstermijn

Ingevolge artikel 9:11 Awb  handelt de manager c.q. respectievelijke bestuurder de interne klacht af binnen tien weken. Eventueel kan de beslissing op de klacht met vier weken worden verdaagd. Bij de gemeente Drimmelen bestaat de mogelijkheid om interne klachten ter advisering voor te leggen aan de externe klachtencommissie, zijnde een klachtadviesprocedure. Daarom is deze termijn van tien weken van toepassing. Het is echter de bedoeling om de meerderheid van de klachten, ruim binnen deze termijn, met toepassing van de eerste interne bemiddelingsfase, af te handelen. 

 

Hoofdstuk 2 De procedure

 

Dit hoofdstuk bevat de kern van de klachtenregeling  van de gemeente Drimmelen. Er is gekozen voor het verdelen van de klachtbehandeling in twee interne fasen en één externe fase.

 

Artikel 10      Fasering van de klachtbehandeling

Allereerst is er de eerste, interne bemiddelingsfase, desgewenst gevolgd door een tweede interne behandelfase. Daarna neemt het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeenteraad een beslissing op de interne klacht. Als de klager dat wenst, is het mogelijk na het doorlopen van de interne klachtprocedure, een beroep te doen op de Nationale ombudsman als externe (tweedelijns)voorziening.

 

Hoofdstuk 3 Eerste interne bemiddelingsfase

 

In dit hoofdstuk wordt de eerste interne bemiddelingsfase nader uitgewerkt. Zoals hierboven reeds vermeld, is het de bedoeling dat deze fase de meeste interne klachten die bij de gemeente Drimmelen worden ingediend zal ondervangen. Voordeel van deze eerste interne bemiddelingsfase is dat het een eenvoudige, snelle en laagdrempelige procedure is.

 

Artikel 11       Instemming klager vereist

Vanuit een oogpunt van klantgerichtheid is ervoor gekozen de interne klachtencoördinator contact te laten opnemen met de klager met de vraag of de klager instemt met het doorlopen van de eerste interne bemiddelingsfase.  De eerste interne bemiddelingsfase zal alleen worden ingegaan als de klager daarmee instemt. Stemt de klager niet in, dan zal direct de tweede interne behandelfase worden ingezet.

 

Artikel 12      De interne klachtbehandelaar

In dit artikel is bepaald wie in de eerste interne bemiddelingsfase belast is met de behandeling van interne klachten. De klachtbehandeling is als taak in het kader van integraal management op de daarvoor bestemde plaats weggelegd., zodat snel kan worden gereageerd op de interne klacht. Bijzonder aandacht wordt gevraagd voor de positie van de burgemeester. Een interne klacht kan in deze specifieke situatie zowel worden afgehandeld door de loco-burgemeester als de eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad afhankelijk rol die burgemeester heeft ingenomen. Betreft het een klacht van de griffier en/of medewerker griffie over de burgemeester dan dient deze te worden afgehandeld door de eerste en tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad.

 

Artikel 13      Het bemiddelingsgesprek

Het belangrijkste onderdeel van de eerste interne bemiddelingsfase is het bemiddelingsgesprek. Bij het bemiddelingsgesprek is de klager, degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, de klachtbehandelaar en indien gewenst de interne klachtencoördinator, aanwezig.

 

Het bemiddelingsgesprek heeft als belangrijkste functie helder te krijgen waarom de klager het noodzakelijk achtte een interne klacht in te dienen en waarom degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft op een dergelijke wijze heeft gehandeld. De klachtbehandelaar probeert vervolgens beide partijen tot elkaar te brengen en indien mogelijk een praktische oplossing te bereiken. Afspraken die tijdens het bemiddelingsgesprek worden gemaakt worden in een kort verslag vastgelegd.

 

De interne klachtencoördinator informeert na het bemiddelingsgesprek  of de klager vindt dat de interne klacht hiermee naar tevredenheid is afgehandeld. Als dat zo is, dan is de interne klacht afgedaan en wordt dit schriftelijk door de interne klachtencoördinator bevestigd. Soms zal het ook voorkomen dat de klager al tijdens het bemiddelingsgesprek aangeeft dat hiermee de interne klacht naar tevredenheid is afgehandeld. De interne klachtencoördinator hoeft dan geen contact meer op te nemen met de klager na het bemiddelingsgesprek, maar bevestigt schriftelijk de gemaakte afspraken.

 

Artikel 14      Afdoening of verdere behandeling

 

Waarschijnlijk wordt de meerderheid van de interne klachten met het bemiddelingsgesprek opgelost. Het kan echter voorkomen dat de standpunten zo ver uit elkaar liggen dat het bemiddelingsgesprek niet het gewenste resultaat heeft.  In die gevallen zal de tweede interne behandelfase worden ingezet.

 

Hoofdstuk 4 Tweede interne behandelfase

 

Artikel 15      Het horen

In dit artikel zijn voorschriften opgenomen over de wijze waarop de externe klachtencommissie betrokkenen hoort. Belangrijk is dat er sprake is van hoor en wederhoor.

 

Partijen worden in principe in elkaars aanwezigheid door de commissie in de gelegenheid gesteld om hun standpunten toe te lichten. Het horen van partijen dient ertoe om de juiste feiten op tafel te krijgen, waarop het advies van de klachtencommissie gebaseerd zal moeten worden. Net zo belangrijk is het om de communicatie tussen de respectievelijke ambtenaren te verbeteren en wederzijds begrip te kweken. Het horen kan dus ook (alsnog) leiden tot bemiddeling, waarna de commissie kan besluiten af te zien van het opstellen van een rapport. Om een goede verbinding te krijgen tussen de eerste interne bemiddelingsfase en de tweede interne behandelfase, wordt ook de klachtbehandelaar gehoord door de externe klachtencommissie. Deze is daarom eveneens aanwezig bij de hoorzitting.

 

Ook is voorzien in een mogelijkheid om in bijzondere geval­len af te zien van het horen van partijen in elkaars aanwezigheid, indien hiertegen zwaarwegende bezwaren bestaan. Dit is ter beoordeling van de voorzitter van de commissie.

 

De hoorzitting is niet openbaar. Met interne klachten moet namelijk vertrouwelijk worden omgegaan. Dit blijkt ook uit artikel 5 lid 5 van de regeling.

 

Artikel 16      Het advies en de beslissing

Na de hoorzitting formuleert de externe klachtencommissie een advies naar aanleiding van de interne klacht. Dit advies is gebaseerd op feiten die bij beide partijen bekend zijn. De externe klachtencommissie zendt het advies aan het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeenteraad.

De commissie heeft de bevoegdheid tot het doen van aanbevelingen. Deze aanbevelingen kunnen onder meer betrekking hebben op het aanbieden van excuses. De bevoegdheid van de commissie strekt echter niet verder dan het doen van aanbevelingen niet zijnde personele maatregelen aan het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders zal zelf een beslissing op de interne klacht moeten nemen en kan als enige besluiten tot het daadwerkelijk treffen van maatregelen naar aanleiding van een interne klacht. Het college van burgemeester en wethouders kan in de beslissing op de interne klacht het advies van de klachtencommissie volgen, maar het college van burgemeester en wethouders kan ook afwijken van het advies van de externe klachtencommissie. In dat geval moet het college van burgemeester en wethouders wel motiveren waarom het advies niet gevolgd wordt. Het college van burgemeester en wethouders zendt een afschrift van de beslissing op de interne klacht aan degene tegen wie de interne klacht was gericht. In de situatie van de griffier en medewerker griffie moet in plaats van college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad worden gelezen.

 

De beslissing op de interne klacht is geen besluit in de zin van artikel 1:3 lid 1 Awb zodat hiertegen geen bezwaar –of beroepsmogelijkheden openstaan.

 

Artikel 17       Formele behandeling in tweede instantie

Als de klager naar aanleiding van de interne klachtprocedure niet tevreden is, kan een verzoek worden ingediend bij de Nationale ombudsman als tweedelijnsvoorziening. In de beslissing op de interne klacht wordt deze mogelijkheid door het bestuursorgaan aan de klager medegedeeld. Tevens wordt informatie gegeven over de wijze waarop een dergelijk verzoekschrift bij de Nationale ombudsman kan worden ingediend.

 

 

Hoofdstuk 5 Slot –en overgangsbepalingen

 

 

Artikel 18      Inwerkingtreding

Ingevolge artikel 142 Gemeentewet treedt een verordening in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking, tenzij daarvoor een ander tijdstip is aangewezen. De inwerkingtreding mag niet eerder liggen dan het tijdstip van bekendmaking, tenzij om bijzondere redenen gekozen wordt voor het met terugwerkende kracht in werking laten treden van een verordening. In het onderhavige geval is er voor gekozen de klachtenverordening in werking te laten treden op de eerste dag na bekendmaking. Bekendmaking zal geschieden door publicatie op intranet.

 

Artikel 19      Overgangsregeling

Klachten waarvan de behandeling nog niet is gestart op het moment van inwerkingtreding van de klachtenverordening, worden conform de klachtenverordening behandeld.

 

Artikel 20      Citeertitel

In dit artikel is bepaald hoe de interne klachtenregeling geciteerd dient te worden.