KAP-Plan Gemeente Drimmelen

KAP-plan Gemeente Drimmelen

De gemeente Drimmelen biedt alle medewerkers onder bepaalde voorwaarden Keuzemogelijkheden binnen het Arbeidsvoorwaarden Pakket (KAP-plan). De keuzemogelijkheden kunnen daarbij worden gerealiseerd door middel van een bron/doel uitwisseling van arbeidsvoorwaarden. Op deze wijze kan een individueel attractief arbeidsvoorwaardenpakket worden samengesteld op basis van fiscaal aantrekkelijk mogelijkheden.

De doelen die aangewend kunnen worden zijn:

* vergoeding voor aanschaf van een pc met randapparatuur, met dien verstande dat deze mogelijkheid met ingang van 27 augustus 2004 om 17.00 uur is komen te vervallen;

* vergoeding voor aanschaf van een fiets;

* vergoeding aanschaf fietsaccessoires t.b.v. w/w-verkeer

* vergoeding aanschaf fietsverzekering

* vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer.

Aan voornoemde doelen zijn een aantal randvoorwaarden verbonden.

Vergoeding voor aanschaf van een pc met randapparatuur. Gebruik van deze mogelijkheid is alleen mogelijk als een pc en/of randapparatuur in gebruik is genomen vóór vrijdag 27 augustus 2004 17.00 uur of waarvoor nog vóór dat tijdstip een verplichting tot aanschaffing van een pc is aangegaan.

De Belastingdienst biedt de mogelijkheid om per drie kalenderjaren aan werknemers een computer met bijbehorende apparatuur ter waarde van maximaal € 1.415. (inclusief btw) te verstrekken, ter beschikking te stellen of de kosten van aanschaf te vergoeden. Daarbij geldt wel de voorwaarde dat de aan te schaffen apparatuur aantoonbaar en ook voldoende voor de dienstbetrekking wordt gebruikt.

Binnen het KAP-plan wordt de mogelijkheid opengesteld om de vergoeding voor een aanschaffing tot een maximum van € 1.415 binnen een termijn van maximaal 24 maanden, te verrekenen met een aantal bronnen. Verderop in deze notitie kom je de bronnen uitgebreid tegen.

Of in jouw geval de computer(apparatuur) voldoende voor je werk kan worden gebruikt, moet je in eerste instantie zelf beoordelen. Uiteindelijk geeft je afdelingshoofd aan of je deel kunt nemen door ondertekening van het aanvraagformulier. Nadrukkelijk geldt dat de aankoopnota op naam van de medewerker staat inclusief alle voorletters.

Onder apparatuur kan zo al worden verstaan een computer, een printer, een modem, een fax, een docking station en een digitale camera, waarbij wordt opgemerkt dat voor de camera strenge regels gelden. In de praktijk betekent dit meestal dat een digitale camera niet belastingvrij kan worden vergoed.

 Vergoeding voor aanschaf van een fiets

Om het woon-werkverkeer per fiets te stimuleren en in het verlengde hiervan het milieu minder te belasten en de conditie van de respectievelijke medewerker te verbeteren, is het fiscaal mogelijk dat een werkgever, onder bepaalde voorwaarden, eens in de drie kalenderjaren een fiets verstrekt, ter beschikking stelt of vergoedt aan zijn medewerkers.

Als je deelneemt aan het fietsplan, kun je onbelast een fietsvergoeding krijgen eventueel aangevuld met fietsaccessoires tot max. € 82,00 per kalenderjaar en een fietsverzekering. Dit gaat, net als het pc-privé project, volgens het bruto=netto principe. Wij als werkgever vergoeden de kosten van de aanschaf van de fiets, fietsaccessoires en fietsverzekering en verrekenen met de bron die je hiervoor aanwijst. Meedoen aan het plan levert dus een aantrekkelijk fiscaal voordeel op. Om te kunnen profiteren van dit fiscale voordeel gelden een aantal (rand)voorwaarden, te weten:

-           op meer dan de helft van de dagen dat je jaarlijks naar het werk gaat maak je gebruik van de fiets voor het afleggen van het woon-werkverkeer;

-           de kostprijs van de fiets mag meer zijn dan € 749 met dien verstande dat een eventueel bedrag boven € 749 buiten deze regeling blijft, met andere woorden voor eigen rekening komt;

Vanaf 1 januari 2002 kunnen fietsen met elektrische trapondersteuning ook onder de regeling worden gebracht. Noodzakelijke accessoires voor het woon-werkverkeer per fiets, zoals een regenpak, fietstas, slot of een steun voor een tas kunnen tot maximaal € 82,00 per kalenderjaar worden meegenomen. Daarnaast mag een fietsverzekering ook onbelast worden vergoed of verstrekken. De fiets kan bij elk bedrijf worden gekocht maar niet bij een particulier. Het mag ook geen tweedehands fiets zijn! Voorts moet de aankoopnota moet op naam van de medewerker( inclusief voorletters) staan.

Om voor de fietsvergoeding in aanmerking te komen dien je een aanvraagformulier in te vullen waarin je je tot het een en ander verplicht. Het is overigens niet noodzakelijk dat elke week voor meer dan de helft van de dagen van de fiets gebruik gemaakt wordt. Je mag bijvoorbeeld in de zomer elke dag naar het werk fietsen en in de winter op een andere wijze naar het werk komen. Als je maar gemiddeld per jaar meer dan de helft van de werkdagen van de fiets gebruik maakt.

Er is ook recht op een vergoeding als over een substantieel deel van de afstand woon-werk gebruik wordt gemaakt van de fiets. Bijvoorbeeld bij het fietsen naar het station of naar de carpoolplaats.

 Vergoeding reiskosten woon-werk

Bij regelmatig woon-werkverkeer wordt vanaf 1 januari 2004 binnen het KAP-plan de mogelijkheid gecreëerd om een onbelaste vergoeding van thans € 0,18 per kilometer toe te kennen op grond van de nieuwe fiscale vrijstelling bij zakelijk verkeer waaronder mede mag worden begrepen het woon-werkverkeer.Op welke wijze de afstand woon-werk wordt afgelegd is niet meer relevant. Dit kan per auto, motorfiets, openbaar vervoer, fiets maar ook te voet zijn. De grens van het meer moeten zijn dan 10 kilometer is daarbij komen te vervallen.

De nieuwe fiscale mogelijkheid biedt derhalve een ruimere mogelijkheid om belastingvrij een vergoeding toe te kennen afhankelijk van de werkelijk te reizen afstand. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets of met de bus of trein. De werkgever moet daarbij de reisafstand in redelijkheid aannemelijk kunnen maken en de redelijkheidstoets kunnen doorstaan. Een routeplanner kan daarbij in het algemeen een goed hulpmiddel zijn. Om die reden is met de fiscus afgesproken dat bij iedere aanvraag een uitdraai van de ANWB-routeplanner, kortste afstand,  wordt bijgevoegd.

Wordt per openbaar vervoer gereisd dan mogen  werkgever en  werknemer er voor kiezen om de werkelijke kosten binnen het KAP-plan vrij te vergoeden. Werkgever moet wel de vervoerbewijzen administreren  bij de salarisadministratie  en een doelbestemming aangeven. 

De vergoeding wordt toegekend in de vorm van een vaste reiskostenvergoeding  per maand en wordt vooraf berekend naar het geschatte aantal malen per jaar dat de werknemer vermoedelijk voor woon-werk zal afleggen rekeninghoudend met de lengte van het traject.

Aan de hand van de navolgende factoren wordt de vaste vrije vergoeding van reiskosten bepaald:

• 1.

  a.      aantal reguliere werkdagen per jaar: 260;

• 2.

  b.      gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte): 54;

• 3.

  c.       de totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, bedraagt maximaal 150 kilometer ter dag. Voor langere reisafstanden gelden aanvullende factoren;

De toegestane vrije vaste vergoeding voor reiskosten is dan op jaarbasis: (260 – 54) x faxtor c x € 0,18.

De toegestane vast vrije vergoeding per maand is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door 12.

Voor een werknemer die in deeltijd werkt kan deze praktische regeling naar evenredigheid worden toegepast. Als een werknemer in deeltijd bijvoorbeeld doorgaans drie dagen per week reist, dient de uitkomst van de berekening met de factor -,6 (3/5) te worden vermenigvuldigd.

 Kortstondige afwezigheid

Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid is te verwachten. Tijdens deze afwezigheid mag de werkgever de onbelaste reiskostenvergoeding gewoon doorbetalen. Op het moment echter dat een langdurige afwezigheid is te voorzien, mag de vaste reiskostenvergoeding in de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel.

De vaste reiskostenvergoeding werkt terug tot 1 januari 2004. 

 Loonbelasting

Het vergoeden van bovenstaande doelaanschaffingen door de werkgever heeft in principe geen heffing voor de loonbelasting en pseudo ww-premie tot gevolg. Hier ontstaat dus voor de medewerker voordeel, waardoor de uiteindelijke aanschaffingsprijs lager uitvalt.

Overigens dien je er wel rekening mee te houden dat bij tussentijds ontslag het principe netto=bruto geldt. Dit betekent dat over een eventueel restant verrekening geen fiscaal voordeel kan worden behaald en het restant als een netto inhouding op de laatste salarisbetaling wordt ingehouden.

N.b. Bovenstaande aanschaffingen hebben wel een negatieve invloed bij eventuele aanvraag van een ww-uitkering en andere wettelijke inkomensafhankelijke voorzieningen.

 Bronnen

Ter compensatie van bovenstaande vergoedingen dien je als medewerker afstand te doen van bepaalde arbeidsvoorwaarden. Om dit in formele zin te regelen is in de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Drimmelen speciaal een artikel opgenomen die dit allemaal mogelijk maakt.

Hierbij kun je een keuze maken uit de navolgende bronnen:

1.            maandelijkse verlaging van de bezoldiging;

2.            éénmalige verlaging op eindejaarsuitkering;

3.            éénmalige verlaging op vakantietoelage;

Om praktische redenen wordt de mogelijkheid tot verrekening met incidentele vergoedingen overwerk, toelage onregelmatige dienst en beschikbaarheid- en bereikbaarheid niet opengesteld.

Wat betreft de toepassingen onder 3 wordt nog opgemerkt dat de vakantietoelage maximaal verlaagd mag worden tot het wettelijk minimum vakantiegeld.

Ten aanzien van de inzet van de bron onder 1. “maandelijkse verlaging van de bezoldiging”wordt nadrukkelijk opgemerkt dat in de situatie dat deze bron uitgeruild wordt tegen een vergoeding van reiskosten woon-/werkverkeer, de verlaging in negatieve zin voor de werknemer ook doorwerkt naar de opbouw vakantietoelage, eindejaarsuitkering en eventueel ambtsjubileumgratificatie. Het vorenstaande speelt niet bij de uitruil van de overige doelen pc en fiets. 

Uiteraard geldt voor deeltijders naar rato.

Misbruik en oneigenlijk gebruik.

Indien achteraf blijkt dat er sprake is van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik wordt het nadeel, naheffingsaanslag inclusief boete, bij de medewerker in rekening gebracht.

 Instemming

Zowel de Belastingdienst in Breda als de Ondernemingsraad hebben inmiddels hun fiat aan het nieuw gewijzigde KAP-plan per 1 januari 2004  gegeven.

Onderhavige doelvergoedingen blijven van toepassing voorzover de fiscus de keuzemogelijkheden toelaat.

 Hoe kun je meedoen aan het KAP-plan?

Je vult naar keuze bijgevoegde verklaring in dat je wenst deel te nemen aan het KAP-plan. Vervolgens gaat je afdelingshoofd na of je daadwerkelijk van het plan gebruik kunt maken. Is het akkoord, dan zendt je afdelingshoofd de verklaring naar afdeling BMO, cluster P&O;

Na goedkeuring afdelingshoofd kan tot aanschaf van een pc en/of fiets worden overgegaan dan wel keuze kenbaar worden gemaakt voor vergoeding woon-werkverkeer. De keuze van leverancier is daarbij voor iedereen geheel vrijblijvend.

Vervolgens lever je na aankoop de originele nota in bij afdeling BMO, cluster P&O en wordt op dat moment de Overeenkomst inzake aanpassing arbeidsvoorwaarden KAP-plan ingevuld en ondertekend;

Afdeling Middelen draagt vervolgens zorg voor uitbetaling van de vergoeding.

Doe je een beroep op vergoeding reiskosten woon/werk, dan kun je direct en met de ondertekende verklaring door de leidinggevende, contact opnemen met BMO, cluster P&O.

Helaas kunnen WSW-gedetacheerden en onderwijspersoneel niet deelnemen aan dit plan omdat de eerste groep niet in dienst is van de gemeente Drimmelen en de tweede groep een eigen pakket aan arbeidsvoorwaarden heeft.

 Vragen

Met vragen over de toepassing van het KAP-plan kun je terecht bij je afdelingshoofd dan wel medewerkers van afdeling BMO, cluster P&O.

 Tot slot

Met het gewijzigde KAP-plan is een verdere aanzet tot uitwisseling van arbeidsvoorwaarden gezet. In de naaste toekomst wordt nog bekeken of het plan nog verder kan worden uitgebreid. Mochten er tussentijds om fiscale redenen wijzigingen optreden, dan zijn wij genoodzaakt deze onverkort te volgen.

Made, 14 september 2004

Burgemeester en wethouders van Drimmelen

mr. C.M.G.H. Wortel 

secretaris

P.H.M. Jacobs- Aarts

waarnemend-burgemeester