Treasurystatuut

Artikelsgewijze toelichting

Voor het uitwerken van het statuut is gebruik gemaakt van de handleiding en modelverordening afgegeven door de BNG. Daarnaast is het rapport “Treasury op Maat”, een onderzoek naar de invulling van de treasuryfunctie binnen de gemeente Dronten en een aantal treasurystatuten van vergelijkbare gemeenten.

Artikel 1. Begrippen

Bij de wet Fido is een model indeling treasurystatuut weergegeven. Daarbij is aangegeven dat het statuut in ieder geval een begrippenkader moet bevatten. In het begrippenkader van dit statuut zijn alleen begrippen opgenomen die binnen de treasuryfunctie van de gemeente Dronten van belang zijn.

Artikel 2. Treasuryfunctie

In de volgende artikelen van het treasurystatuut wordt verder op de onderdelen van treasurybeleid ingegaan. Dit is als volgt opgebouwd.

Artikel 4 t/m 6: Risicobeheer

Artikel 7 t/m 9: Kasbeheer

Artikel 10 t/m 12 Gemeentefinanciering

Artikel 13 en 14 Werkkapitaalbeheer

Te noemen valt overigens ook nog koersrisicobeheer. Hierbij valt te denken aan het beheersen van risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. Dit treasury-onderdeel maakt geen deel uit van het treasurybeleid van de gemeente Dronten. Dit vanwege het feit dat geen risicovolle beleggingsactiviteiten worden ondernomen.

Artikel 3. Algemene doelstellingen treasuryfunctie

Treasury-activiteiten staan voortdurend aan ontwikkelingen bloot. Dit houdt in dat voortdurend op steeds veranderende omstandigheden moet worden ingesprongen. Daarbij is het wel noodzakelijk dat de randvoorwaarden, richtlijnen en kaders waarbinnen gereageerd kan worden duidelijk vastgelegd zijn. Het formuleren van de doelstellingen van de treasuryfunctie zorgt voor kaders. De operationele vertaling van deze doelstellingen wordt elders in het statuut neergelegd. Overigens, de in dit artikel genoemde doelstellingen zijn de algemene doelstellingen van de treasury-functie. Per deelfunctie (genoemd in artikel 2) zijn ook nog meer specifieke doelstellingen te noemen. Het formuleren van dergelijke doelstellingen is echter afhankelijk van de complexiteit van de treasuryfunctie van de organisatie. Voor de gemeente Dronten is echter beperking tot de algemene doelstellingen voldoende.

Artikel 4. Renterisicobeheer

Om een grens te stellen aan korte financiering is in de wet Fido een kasgeldlimiet ingesteld. De kasgeldlimiet wordt bepaald door een percentage van het totaal van de begroting bij aanvang van het dienstjaar. Volgens de wet Fido is dit percentage 8,2%. Toepassing van dit percentage op de begroting 2001 levert voor de gemeente Dronten een kasgeldlimiet op van € 4,9 mln. Medio 2001 werd door de gemeente Dronten bijna € 4,1 mln kort gefinancierd middels daggeldleningen. Weliswaar geen overschrijding van de limiet, maar wel een bedrag waar afstemming nodig blijft.

Artikel 5. Valutarisicobeheer

Indien een transactie in een andere valuta wordt afgesloten dan de binnen de gemeente gebruikte valuta bestaat de kans dat door waardevermindering of waardestijging de gemeente benadeeld wordt. Hoewel met de komst van de euro de risico’s kleiner zijn geworden blijft het risico bestaan. Door opneming van de onder lid 2 weergegeven voorwaarde (en het uiteraard uitvoering geven daaraan) is dit risico geminimaliseerd.

Artikel 6. Intern liquiditeitsbeheer

Dit risico verschilt van het onderdeel “gemeentefinanciering”. In dit artikel wordt het risico bedoeld dat de interne informatievoorziening onvoldoende is ingericht om de juiste liquiditeitsprognose te maken. Immers, indien blijkt dat er een grotere behoefte bestaat aan extern vermogen dan in de prognose werd aangegeven, ontstaan hogere lasten. Er zijn verschillende mogelijkheden om dit risico tegen te gaan. Zo kan er op gezette tijdstippen een liquiditeitsprognose worden opgesteld (zie artikel 9), ook kan in de planning en control cyclus meer aandacht worden besteed aan de meerjarige investeringsplanning. Verder zal moeten worden gewerkt aan de kwaliteit van informatie. De gebruikte informatie moet deugdelijk, betrouwbaar en nuttig zijn.

Artikel 7. Geldstromenbeheer

Vanuit dit beheersoogpunt wordt beredeneerd dat geldstroomrisico’s groter zijn bij chartaal betalingsverkeer dan giraal betalingsverkeer en spreiding van het betalingsverkeer via meerdere bankinstellingen extra kosten met zich meebrengt. Daarom dient de administratie zodanig te worden ingericht dat het liquiditeitsgebruik beperkt wordt en externe bankkosten worden geminimaliseerd door beperkingen aan te leggen met betrekking tot het aantal bankrekeningen. Op dit moment is de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) de huisbankier van de gemeente Dronten.

Artikel 8. Saldobeheer

Niet alleen wordt middels dit artikel het risico uit artikel 7 verder beperkt, ook wordt hiermee geprobeerd het rendement op vermogen te optimaliseren. Hierbij wordt er van uitgegaan dat de huisbankier de partner is met de beste condities.

Artikel 9. Liquiditeitenbeheer

Van belang is de informatievoorziening met betrekking tot de beschikbaarheid van en de behoefte aan vermogen. Een liquiditeitsprognose kan als instrument gebruikt worden om aan deze informatiebehoefte te voldoen. Er zijn twee aspecten van belang die een liquiditeitsprognose tot een deugdelijk instrument maken. Enerzijds moet aandacht bestaan voor de betrouwbaarheid van informatie. De juiste hoeveelheid informatie moet beschikbaar komen (zie artikel 6). Anderzijds moet worden ingeschat dat de omstandigheden juist moeten worden ingeschat en veranderingen in de omstandigheden tijdig moeten worden gesignaleerd.

In 1999 is voor het eerst een lange termijn liquiditeitsprognose opgesteld. De prognose had niet alleen als effect dat duidelijk werd dat het voorzien in de financieringsbehoefte van de gemeente Dronten de nodige actie behoefde, maar ook was er een duidelijk besef dat de kwaliteit van de prognose verbetert diende te worden, met name voor wat betreft de langere termijn. Want met name voor de latere jaren waren onvoldoende gegevens voorhanden om een volledige prognose te maken.

Om de liquiditeitsprognose een structureel karakter te geven dient het opstellen ervan in de planning & control cyclus opgenomen te worden. Zo kan bijvoorbeeld bij het opstellen van de begroting (gekoppeld aan de treasuryparagraaf) eveneens een liquiditeitsprognose worden opgesteld. Het opstellen van een liquiditeitsprognose valt binnen de verantwoordelijkheid van de cluster Financiële Planning & Control.

Artikel 10. Financiering

De wet Fido geeft concrete richtlijnen voor het beheersen van renterisico’s. Eén daarvan, het kasgeldlimiet, is bij artikel 4 reeds aan de orde geweest. Een andere richtlijn betreft de renterisiconorm. Onder de renterisiconorm wordt verstaan een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden.

De renterisiconorm kan worden berekend door een vastgesteld percentage te vermenigvuldigen met de totale schuld. Het renterisico op de vaste schuld kan worden berekend door te bepalen welk deel van de portefeuille aan vaste schuld in enig jaar geherfinancierd moet worden met nieuwe leningen behorend tot de vaste schuld (herfinanciering), en voor welk deel van de vaste schuld de geldnemer een wijziging van de rente op basis van de leningvoorwaarden niet kan beïnvloeden (renteherziening). In beginsel mag het renterisico de renterisiconorm niet overschrijden.

Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s op de vaste schuld. Dit wordt bevorderd door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille en variatie in de hoogte van de geldlening. De renterisiconorm wordt berekend door een vastgesteld percentage te vermenigvuldigen met de totale schuld per 1 januari van het dienstjaar. Per 1 januari 2001 kende de gemeente Dronten een hoofdsom langlopende leningen van € 8,8 mln. Rekening houdend met het in de wet Fido genoemde percentage van 20% is de renterisiconorm voor de gemeente Dronten € 1,8 mln.

Als de gemeente Dronten voor een herfinanciering (aflossing van een lening middels aantrekken van een nieuwe lening) kwam te staan van meer dan een € 1,8 mln wordt de renterisiconorm overschreden. Ook wordt deze norm overschreden indien sprake van een renteherziening. Bijvoorbeeld, indien van een lening, met een restantschuld in 2001 van € 2,0 mln, de rente wordt herzien in 2001 wordt de renterisiconorm eveneens overschreden.

De renterisiconorm is voor een gemeente met een forse en gevarieerde leningenportefeuille een belangrijk kengetal. Ook de berekening en rapportage omtrent dit kengetal zal een ingewikkeld maar belangrijk werkproces worden. Maar voor een gemeente als Dronten met de huidige betrekkelijk kleine leningenportefeuille is deze norm nog geen groot obstakel en zal daarom ook, op korte termijn, in de beheersing en sturing op dit kengetal weinig problemen ondervinden. Hierbij moet evenwel wel bedacht worden dat de ontwikkelingen binnen de gemeente Dronten een renterisicobeleid noodzaken. Immers, de grote investeringen in bijvoorbeeld de Meerpaal en uitbreiding van de andere voorzieningen zullen voor een grote vraag naar extern kapitaal zorgen. En aangezien nog niet precies bekend is wanneer dit extern kapitaal precies benodigd is kan de noodzaak tot aanvullend renterisicobeleid dringend worden.

Artikel 11. Uitzettingen

Voor de gemeentelijke treasuryfunctie in zijn algemeenheid, alsmede voor de op te nemen bepalingen in het treasurystatuut heeft de wet Fido op onderdelen een bepalend en bindend karakter. Deze wet geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten, te weten:

• a.

  de publieke taak waarvoor leningen en garanties dienen, en

• b.

  het prudent karakter van uitzettingen van vermogen.

Ad. a. publieke taak

De gemeenten kunnen uitsluitend leningen aangaan, middelen uitzetten en garanties verlenen voor de uitoefening van de publieke taak. Aan de term “publieke taak” wordt zeer beperkt invulling gegeven. In ieder geval geldt dat het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het generen van inkomen is verboden. Met andere woorden: bankieren is niet toegestaan.

Wel is het zo dat de gemeenteraad uiteindelijk het kader van de publieke taak bepaald. De mate waarin bijvoorbeeld een lening aan een sportvereniging of woningbouwvereniging een publieke taak is wordt bepaald middels het politieke besluit. Het is dan ook niet de gemeentelijke financiële afdeling die het raadsbesluit voorbereid, maar de betreffende beleidsafdeling. Uiteraard middels eventuele ondersteuning vanuit de financiële afdeling en eventueel met gebruikmaking van een handleiding opgesteld door deze afdeling voor de beleidssectoren.

Ad. b. prudent karakter

Met prudent karakter van uitzetting van vermogen wordt bedoeld dat voor het uitzetten van geld een beleidslijn moet worden gevolgd. Het uitzetten van vermogen met als enig doel het genereren van inkomsten is niet toegestaan. Het prudente karakter komt met name tot uiting in een tweetal aspecten. In de eerste plaats moet sprake zijn van voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij. In de tweede plaats moet sprake zijn van een beperkt marktrisico van de uitzetting.

Middels beleidsregels kan voor de kredietwaardigheid een aantal richtlijnen worden gesteld. Een kredietwaardige instelling is bijvoorbeeld een financiële instelling die voorzien is van een rating door een erkend rating bureau. Dergelijke ratings zijn weergeven in een A, B of C rating (respectievelijk goed, matig en slecht). Daarbij geldt dat binnen deze zuilen ook nog niveau’s zijn ingesteld. Zo is een zgn. triple A-rating (AAA) weer een betere rating dan een A-rating.

Het marktrisico van uitzetting kan worden verminderd door de waarde van de financiële activa zo min mogelijk gevoelig te laten zijn voor marktbewegingen. Voorwaarde hierbij is dat de hoofdsom van de uitgezette lening intact blijft.

Artikel 12. Relatiebeheer

Relatiebeheer is vanwege diverse redenen van belang. Uit het oogpunt van risicobeheer moet alertheid blijven bestaan over de kredietwaardigheid en condities van de bankrelaties (en dat ook in relatie tot aspirant-partners). Anderzijds verplicht het prudente karakter van uitzettingen eenzelfde waakzaamheid richting de bankrelaties.

Artikel 13. Debiteurenbeheer

Dit artikel is een formalisering van de bestaande praktijk. Voor wat betreft de dienst Burger en Samenleving gaat het om vorderingen opgelegd door de voormalige cluster Terugvordering & Verhaal. Van belang is overigens dat dergelijke processen middels AO-regels worden vastgelegd en geïmplementeerd.

Artikel 14. Crediteurenbeheer

Zie artikel 13.

Artikel 15. Gemeenteraad en raadscommissies

In dit artikel worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie neergelegd. Dat dit vanuit de gemeenteraad wordt gestart is duidelijk, aangezien het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten middels de gemeentewet bij de raad is neergelegd.

Duidelijk moet zijn dat de delegatie- en mandateringspatronen worden vastgelegd. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van raad, raadscommissie, B&W en beleidsafdeling zijn in deze en de komende artikelen benoemd en in het statuut vastgelegd.

Artikel 16. Burgemeester en wethouders

Zie artikel 15.

Artikel 17. Treasurycommissie

Met de instelling van een dergelijke commissie wordt treasury in de organisatie ingebed. Het is namelijk voor een organisatie als de gemeente Dronten niet noodzakelijk om voor deze functie een aparte cluster of afdeling in te richten. De treasurycommissie kan hierbij functioneren in enerzijds een achtervangfunctie (in de zin van adviesorgaan of controlerend orgaan) en anderzijds als een soort aanjager om de informatievoorziening op niveau te houden en de alertheid op economische ontwikkelingen te stimuleren. De inrichting van deze commissie bestaat in tegenstelling tot het advies van het rapport “Treasury op maat” uit een financieel beleidsmedewerker, het hoofd van de afdeling Financiën, en de administrateur van het grondbedrijf. De treasurer is niet alleen samenroeper van de commissie maar ook aanspreekpunt voor bestuur en afdelingen. De “treasurycommissie” komt in principe twee keer per jaar samen. Eén keer samenvallend met de treasuryparagraaf in het jaarverslag en één keer samenvallend met de treasuryparagraaf in de begroting. Verder kan de treasurycommissie in reactie op uiteenlopende ontwikkelingen aanvullend samenkomen.

De treasurycommissie heeft de volgende taken:

• -

  het opzetten en uitvoeren van treasurybeleid;

• -

  het nemen van beslissingen met betrekking tot het uitzetten dan wel aantrekken van middelen;

• -

  verantwoordelijkheid tot het opstellen van de liquiditeitsprognose;

• -

  verantwoording van de treasuryactiviteiten richting de wethouder financiën.

Artikel 18. Afdeling Financiën

Belangrijk is dat de verschillende onderdelen van de treasuryfunctie worden onderscheiden en welke functionarissen hierin worden benoemd. Binnen de afdeling Financiën zijn in ieder geval drie medewerkers belast met treasurytaken: het hoofd Financiën, de beleidsmedewerker belast met onder andere treasury, en de treasurer.

Voor wat betreft het hoofd van de afdeling Financiën zijn de volgende taken te noemen:

• -

  voorzitter van de treasurycommissie;

• -

  verantwoordelijkheid voor de aan hem of haar gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en treasuryactiviteiten;

• -

  verantwoording en rapportage aan B&W over de uitvoering van de treasuryactiviteiten.

De financieel beleidsmedewerker belast met treasury is verantwoordelijk voor:

• -

  het tijdig en periodiek opstellen of bijwerken van de liquiditeitsprognose;

• -

  het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de treasurymedewerker;

• -

  het voeren van interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties;

• -

  het opstellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de verantwoording daarvan in het jaarverslag;

• -

  het opzetten (of laten opzetten) en bijwerken van de administratieve organisatie van de treasuryfunctie.

Voor de treasurer gaat het om de volgende taken:

• -

  uitvoering van de activiteiten met betrekking tot deelfuncties risicobeheer, gemeentefinan-ciering en kasbeheer;

• -

  het opstellen of laten opstellen van een rentevisie;

• -

  het aantrekken en het uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

• -

  het beheren van geldstromen;

• -

  het onderhouden van contacten met banken en overige financiële instellingen;

• -

  het afsluiten van contracten voortvloeiend uit de in het eerste punt genoemde deelfuncties;

• -

  vastleggen van de transacties en het beschikbaar stellen ervan aan de medewerker belast met treasurycontrole;

• -

  het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

• -

  de verantwoordelijkheid over het afhandelen van het girale en contante betalingsverkeer;

• -

  aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van de liquiditeitsprognose;

• -

  samenroeper van en contactpersoon voor de treasurycommissie.

Artikel 19. Aantrekken lang vreemd vermogen

Met het inwerking treden van het treasurystatuut vervallen alle overige eerdere besluiten omtrent treasury. Dat houdt in dat in het implementatietraject aandacht moet bestaan voor het opnieuw laten vaststellen van een delegatie- en mandaatregeling.

Artikel 20. Aantrekken kort vreemd vermogen

Wanneer gesproken wordt over kasgeldlimiet en risiconorm kan de vraag gesteld wanneer voor een bepaalde geldlening het kasgeldlimiet dan wel de risiconorm van toepassing is. De wet Fido legt de termijn bij 1 jaar. Indien de rentelooptijd korter is dan 1 jaar is er sprake van korte financiering (kasgeldlimiet), bij een rentelooptijd van langer dan 1 jaar is er sprake van lang vreemd vermogen (renterisiconorm). Van belang is op te merken dat niet zozeer de werkelijke looptijd van een lening van belang is, maar de rentetypische looptijd. Het moment van renteherziening is dus bepalend voor de bepaling van de looptijd van een dergelijke lening.Zie ook artikel 19.

Artikel 21. Uitzetten overtollige liquiditeiten

De basis voor dit artikel is de gedachte dat het beschikbaar houden van middelen ter voorkoming van het aantrekken van vreemd vermogen van grotere waarde wordt geacht dan het wegzetten van overtollige middelen.

Zie ook artikel 19.

Artikel 22. Informatievoorziening

In dit artikel is vastgelegd in welke plannen en rapportages treasury-activiteiten moet worden gerapporteerd. Vooropgesteld moet worden dat het jaarplan en de jaarevaluatie in grote lijnen gekoppeld kunnen worden aan de treasuryparagraaf in de begroting en de evaluatie daarvan in het jaarverslag. De informatie die nodig is voor treasurybeleid komt voor een groot deel uit de meerjarenbegroting. Het koppelen van deze beleidsstukken aan de begroting is daarom een logische stap. Benodigde beleidsinformatie betreft bijvoorbeeld toekomstige kapitaaluitgaven, meerjarige verplichtingen, grote mutaties in te ontvangen bedragen.

De informatievoorziening betreffende de treasuryfunctie gaat verder dan de afdeling financiën. Van de andere diensten/stafafdelingen wordt dan ook het volgende verwacht:

• -

  het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun cluster/dienst aanlevert aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten;

• -

  het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en inkomsten

Goed treasurybeleid valt of staat met betrouwbare en volledige informatie. Er is, als het gaat om de benodigde informatie, een verschil in de diverse ontvangers van de informatie. De eindverantwoordelijken (college en raad) hebben in dit verband andere informatie nodig dan de operationele afdeling. In zijn algemeenheid is informatie in drie onderdelen weer te geven:

• -

  beleidsmatige informatie: hierbij gaat het met name om aspecten met betrekking tot algemeen treasurybeleid, richtlijnen en limieten. Kortom, het algemeen kader waarbinnen treasurybeleid wordt uitgevoerd;

• -

  operationele informatie: hierbij gaat het om handelingsinformatie zoals liquiditeitsplanningen, transactieoverzichten, posities, rentevisies en andere financieel economische gegevens;

• -

  verantwoordingsinformatie: hierbij moet met name gedacht worden aan tussentijdse rapportages en eindrapportages. In andere gevallen betreft dit ook informatie die onderdeel uitmaakt van het proces planning en control. Dit betekent dat het beschikbaar komen van verantwoordingsinformatie een plaats moet krijgen in de planning & control cyclus en ook moet worden afgestemd op de overige onderdelen in deze cyclus.

Als het onderscheid in de benodigde en beschikbare informatie zoals hierboven is neergelegd in praktijk wordt gebracht ontstaat al een basis voor de verdere uitbouw van de treasury-organisatie.