Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur

Ondertekening

Artikelsgewijze toelichting Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur

Artikel 2 Onderzoeksaanpak

Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Bij het uitvoeren van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur wordt een onderverdeling gemaakt in gemeentebrede- en sectorspecifieke onderzoeken. Gemeentebrede onderzoeken hebben betrekking op thema’s/processen die minimaal twee sectoren betreffen. Sectoronderzoeken zijn sectorspecifiek. Onderzoeken worden in principe uitgevoerd door eigen medewerkers. In afwijking hierop kan het Directieteam besluiten om gemeentebrede onderzoeken uit te laten voeren door externen.

De onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur vormen slechts een deel van de onderzoeken die binnen de gemeente Ede worden uitgevoerd. Naast deze onderzoeken, worden er ook (beleids)onderzoeken uitgevoerd door de afdeling Onderzoek, Ontwikkeling & Statistiek van de stafafdeling Concernzaken en de afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning van de sector Educatie, Welzijn en Zorg. Over de uitvoering van deze onderzoeken wordt separaat gerapporteerd aan de raad. Tenslotte wordt er jaarlijks een groot aantal interne controles uitgevoerd. Bij deze controles wordt de vastgestelde werkwijze afgezet tegen de werkwijze die in de praktijk gehanteerd wordt. Bovendien wordt bij deze controles bekeken of er mogelijkheden zijn de procesvoering te verbeteren. De raad wordt via het Concern Jaarverslag AO/IC geïnformeerd over de uitgevoerde interne controles.

Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als de raad dat nodig acht, invloed uit te oefenen. Deze afstemming vindt in beginsel plaats in de auditcommissie.

Het onderzoeksplan geeft een volledig beeld van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. Het onderzoeksplan is een bijlage van het Concern Jaarplan AO/IC. Het Concern Jaarplan AO/IC wordt vastgesteld door het college en ter kennisname aangeboden aan de raad. In de loop van het jaar kan, onder invloed van de actualiteit, het onderzoeksplan worden aangepast. Wijzigingen/aanvullingen worden door het college geakkordeerd.Het onderzoeksplan bestaat uit de volgende onderdelen:

Object van onderzoek

Bij het object van het onderzoek wordt het onderzoeksonderwerp duidelijk afgebakend.

Reikwijdte onderzoek

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is, of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

Onderzoeksmethode

Hierbij wordt aangegeven wat voor methoden gebruikt zullen worden. Mogelijkheden zijn benchmarking, enquêtes etc.

Doorlooptijd onderzoek

Hierbij wordt een inschatting van de duur van het onderzoek aangegeven. Eventueel wordt hierbij een onderverdeling in fasen gemaakt.

Uitvoering onderzoek

Hierbij wordt kort ingegaan op de organisatie van het onderzoek. Een belangrijke aspect hierbij is wie gaat het onderzoek uitvoeren.

Artikel 3 Voortgang onderzoek

De paragraaf Bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. In deze paragraaf wordt gerapporteerd over de stand van zaken met betrekking tot de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 4 Rapportage en gevolgtrekking

De bevindingen van de onderzoeken worden neergelegd in rapporten. De raad ontvangt per onderzoek een samenvatting van de resultaten (bevindingen, conclusies, aanbevelingen). Deze samenvattingen worden toegevoegd aan het Concern Jaarverslag AO/IC. Dit jaarverslag wordt, na vaststelling door het college, ter kennisname verstrekt aan de raad en geeft inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. Een afschrift van dit jaarverslag wordt eveneens verstrekt aan de auditcommissie en rekenkamercommissie.

De uitvoering van verbetermaatregelen naar aanleiding van uitgevoerde onderzoeken wordt bewaakt. Verbetermaatregelen worden opgenomen in het Ontwikkelplan P/C. Dit Ontwikkelplan P/C bevat een groot aantal activiteiten in het kader van de bedrijfsvoering. Hierbij gaat het zowel om geplande maatregelen, als maatregelen die voortvloeien uit de resultaten van uitgevoerde controles. De auditcommissie wordt periodiek geïnformeerd over de uitvoering van maatregelen die zijn opgenomen in het Ontwikkelplan P/C.

Artikel 5 Inwerkingtreding

In dit artikel wordt aangegeven wanneer de verordening in werking treedt.

Artikel 6 Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.