Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Eemsdelta

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3. Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel uiterlijk de vrijdag voor de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken digitaal beschikbaar gesteld.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk de maandag voor 12.00 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 2.

  Bij de collegevergaderingen is de directiesecretaris aanwezig, die met inachtneming van de aanwijzingen van het college de administratieve afhandeling van door het college genomen besluiten verzorgt.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7. Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8. Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt uiterlijk in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 9. Parafenbesluiten

• 1.

  Een parafenbesluit is een besluit van het college dat buiten een formele collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit dat binnen twee werkdagen nadat het in circulatie is gebracht aan alle aanwezige collegeleden wordt voorgelegd, en waarop binnen die termijn door de meerderheid van de aanwezige collegeleden - onder wie in elk geval de (loco)burgemeester - voor akkoord wordt geparafeerd, met vermelding van de datum waarop is geparafeerd.

• 2.

  Een collegelid kan aangeven het conceptbesluit te willen bespreken. In dat geval wordt het concept-besluit geagendeerd voor een eerstvolgende vergadering van het college.

• 3.

  Na het plaatsen van de paraaf door de laatste van de aanwezige collegeleden die het besluit is voorgelegd, dateert de secretaris het parafenbesluit.

• 4.

  Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

• 5.

  Het parafenbesluit wordt toegevoegd aan de besluitenlijst van een volgende vergadering van het college.

Artikel 10. Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2021.

Artikel 12. Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Eemsdelta.