Regeling vervallen per 01-01-2023

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Eersel

Geldend van 21-08-2003 t/m 31-12-2022

Intitulé

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Eersel

Raadsvergadering d.d. 1 juli 2003

Agendapunt: XIV nr. R 03-52

Onderwerp: verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Eersel

Volgnummer: 130296

Aan de raad

Op basis van de Wet dualisering gemeentebestuur moest uiterlijk 7 maart 2003 een verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (ex art 213a Gemeentewet) zijn vastgesteld. In de raadsvergadering van 12 maart 2003 is deze termijn verlengd. De uiterste datum voor vaststelling van de verordening is gesteld op 1 juli 2003.

Transparantie gemeentelijk handelenArtikel 213a Gemeentewet verplicht tot het periodiek onderzoek verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

De volledige tekst van artikel 213a Gemeentewet is als volgt:

  • 1.

    Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.

  • 2.

    Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken.

  • 3.

    Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

Periodiek onderzoekHet college moet periodiek toetsen of bij de uitvoer van het gemeentelijk beleid wordt voldaan aan de eisen van doelmatigheid en doeltreffendheid. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijke middelen beheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waar de gemeente in deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet, wél echter kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.

Systematisch wordt dus onderzocht of bereikt wordt wat de gemeente wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid).

Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders en doelen die de raad gesteld heeft kunnen echter niet los gezien worden van het bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad geformuleerde beleid kan dus, als dit relevant is, worden betrokken in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.

Relatie met lokale rekenkamer(functie)

Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient een aantal (organisatorische) maatregelen door het college te worden getroffen.

De controle op en evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschiedt dus primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers (of degenen die de rekenkamerfunctie vervullen) onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het college. Ook kan zij zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Regels voor periodiek onderzoek

Het college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. In de nu voorliggende verordening bepaalt de raad de regels, waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen, en op welke wijze de raad bij de onderzoeken betrokken wordt en over de onderzoeken wordt geïnformeerd.

De verordening

Voor het opstellen van de verordening is het model gehanteerd zoals gepubliceerd op de website van vernieuwingsimpuls. In basis is van dit model niet afgeweken. Wel is in artikel 2 bij de onderzoeksfrequentie de termijn aangegeven van 8 jaar waarbinnen alle taken eenmaal onderzocht moeten zijn en het aantal onderzoeken per jaar. Voor de termijn van 8 jaar zijn de aanbevelingen van de modelverordening gevolgd. Daarnaast het tijdstip van het aanbieden van het onderzoeksplan gelijk gesteld met het tijdstip van de begrotingsbehandeling, in plaats van voor het einde van het jaar.

Bij de artikelsgewijze toelichting is de toelichting op artikel 1 toegevoegd.

Voorstel:

In te stemmen met de verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Het door de raad te nemen besluit valt onder de werkingssfeer van de Tijdelijke referedumwet en is referendabel.

Eersel, 20 juni 2003

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN EERSELde secretaris, de burgemeester,mr. J.H.J. Höppener H.P.G.M. Houben-Sipman

De raad van de gemeente Eersel;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 juni 2003, nummer R 03-52;

gelet op artikel 213 a Gemeentewet,

b e s l u i t :

vast te stellen:

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Eersel.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Doelmatigheid:De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijkeinzet van middelen.

  • b.

    Doeltreffendheid

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijkworden behaald.

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

  • 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenhedenvan de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen.

     

  • 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal 3 (delen van) programma’s en paragrafen.

Artikel 3 Onderzoeksplan

  • 1. Het college zendt ieder jaar tegelijk met de begroting een onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

  • 2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

    • 1.

      het object van onderzoek

    • 2.

      de reikwijdte van het onderzoek

    • 3.

      de onderzoeksmethode

    • 4.

      doorlooptijd van het onderzoek

    • 5.

      de wijze van uitvoering

  • 3. In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

  • 1. Het college informeert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de stand van bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden na vaststelling door het college terstond ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na het verstrijken van een termijn van zes weken na de datum van haar bekendmaking.

 

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Eersel”.

 

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergaderingvan de raad van de gemeente Eerselvan 1 juli 2003DE RAAD VOORNOEMDde griffier,                                              de voorzitter,
drs C.P.M. Haumann                          H.P.G.M. Houben-Sipman
 

1 Artikelsgewijze toelichting “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Eersel”

Artikel 1. Definities

In artikel 1 wordt de begripsomschrijving aangegeven van doelmatigheid en doeltreffendheid. Bij doelmatigheid wordt aangegeven dat het hier de realisatie betreft van de gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen. Ofwel doelmatigheid is het bereiken van het geplande productievolume tegen zo laag mogelijke kosten. Zijn de ter beschikking gestelde middelen op een zo gunstig mogelijk manier ingezet.

De totstandkoming van een resultaat kan wel doelmatig zijn, maar niet doeltreffend en omgekeerd.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Er worden door de raad een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college geëist. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, moeten alle onderdelen minimaal eens in de 8 jaar onderzocht zijn.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening is aangegeven welke onderwerpen in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

  • a.

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • c.

    Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

  • d.

    Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • e.

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.