Beheerregeling Gemeentelijke Basisregistratie Personen gemeente Enkhuizen

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

de Wet: de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

het besluit: het Besluit Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet is aangewezen als verantwoordelijke;

basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Enkhuizen als bedoeld in artikel 2 van de Wet;

Basisregistratie Personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Enkhuizen;

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet in de basisadministratie is opgenomen;

GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de Basisregistratie Personen;

informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Basisregistratie Personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;

applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen en de informatievoorziening daaruit;

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b)

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c)

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d)

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• e)

  periodiek overleg tussen haar en de op basis van der beheerregeling aangewezen beheerders;

• f)

  richtlijnen voor de bijhouding van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

• a)

  persoonsinformatievoorziening;

• b)

  beveiliging;

• c)

  gegevenskwaliteit;

• d)

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

• a)

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

• b)

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de Basisregistratie Personen en de GBA-V;

• c)

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie Personen;

• d)

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch verkrijgen van gegevens;

• e)

  over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b)

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet, de Verordening Basisregistratie Personen Enkhuizen en Wet bescherming persoonsgegevens;

• c)

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;

• d)

  dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e)

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan, worden nageleefd.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de Basisregistratie Personen aangaan.

Artikel 10

De gegevensbeheerder voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet;

• b.

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie Personen.

Artikel 11

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.

Artikel 12

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 13

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 14

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Het systeembeheer is ondergebracht bij Centric IT Solutions, afdeling SMC, Science Park Eindhoven 5206, 5692 EG Son, bewerker in de zin van artikel 15 van de Wet GBA.

Artikel 15

De systeembeheerder (bewerker) voorziet in:

• a)

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b)

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;

• c)

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d)

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 16

De systeembeheerder (bewerker) is bevoegd:

• a)

  direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• b)

  aanwijzingen te geven over:

• -

  beheer toepassingssystemen;

  • -

    beheer van bestanden;

  • -

    reconstructiemaatregelen.

Artikel 17

De systeembeheerder (bewerker) neemt deel aan het in artikel 4, onder e. genoemde overleg.

Artikel 18

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;

• b)

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c)

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• d)

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

• e)

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• f)

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• g)

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• h)

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• i)

  een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;

• j)

  de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• k)

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• l)

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie Personen worden ontleend;

• m)

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• n)

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

Artikel 19

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a)

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c)

  de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de Basisregistratie Personen;

• d)

  het beheer van de tabellen van de Basisregistratie Personen;

• e)

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 20

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• a)

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie Personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  over het gebruik van de Basisregistratie Personen gedragsregels op te stellen.

Artikel 21

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk de voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.

Artikel 22

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 23

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a)

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

• b)

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 24

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze Beheerregeling

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Artikel 25

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie Personen overeenkomstig artikel 79 van de Wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;

• c.

  de afhandeling van verzoeken ingevolge artikel 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• d.

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• e.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.

Artikel 26

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie Personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 28

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a)

  het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b)

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c)

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d)

  de behandeling van mutaties;

• e)

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

• f)

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de basisadministratie;

• g)

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de basisadministratie;

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

• h)

  de dagelijkse controle van de reguliere mutaties, die door een andere medewerker zijn verwerkt.

Artikel 29

De gegevensverwerkers

• a.

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 24 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• b.

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een afnemer;

• c.

  stellen afnemers in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

Artikel 30

de beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 31

de beveiligingsbeheerder is bevoegd om het afdelingshoofd Dienstverlening adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit en het Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 32

de beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;

b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 33

de beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de Basisregistratie Personen over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.

Artikel 34

de beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

Artikel 35

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de Basisregistratie Personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Personen Enkhuizen alsmede voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.

Artikel 36

deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling Gemeentelijke Basisregistratie Personen Enkhuizen

en treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij bekend is gemaakt.

Artikel 37

De Beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld op 25 januari 2011 vervalt na inwerkingtreding van deze regeling.