Reglement van orde voor de Vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede

Artikel 1

• 1. Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, mits in die raadsvergadering conform de artikelen 35 en 37 van de Gemeentewet de wethouders zijn benoemd, en kan besluiten eveneens te vergaderen nadat de gemeenteraad conform artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een) tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en) of heeft besloten het aantal wethouders te verminderen.

• 2. In deze vergadering worden in ieder geval besluiten genomen over:

  • a.

    de verdeling van de portefeuilles (en daarbij ook de vertegenwoordiging in verbonden partijen) tussen de collegeleden;

  • b.

    de omschrijving van de portefeuilles;

  • c.

    de volgorde van de plaatsvervanging van de burgemeester;

  • d.

    de plaatsvervanging van de wethouders;

  • e.

    de volgorde van collegeleden die wordt gehanteerd bij stemmingen.

• 3. De (loco)- secretaris maakt van deze vergadering een besluitenlijst. Artikel 15 is op deze vergadering eveneens van toepassing.

• 4. Het bepaalde in het tweede lid is eveneens van toepassing op de eerste collegevergadering nadat een nieuw collegelid in functie is getreden.

Artikel 2

• 1. Bij langdurige verhindering van een van de wethouders kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken volgens artikel 1 lid 2 onder a. door een of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze door burgemeester en wethouders te bepalen.

• 2. Zo nodig kunnen in afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens artikel 1 lid 2 onder a., burgemeester en wethouders de voorbereiding van bepaalde zaken opdragen aan één of meer door hen aan te wijzen collegeleden.

Artikel 3

• 1. De reguliere vergaderingen worden gehouden op de dinsdagen en vangen aan om 9.15 uur, op de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld, en voor zover deze dag geen algemeen erkende feestdag is als bedoeld in de Algemene termijnenwet. Tijdens een recesperiode (veelal overeenkomend met de vakanties van de basisscholen in de regio Noord Nederland) wordt er niet vergaderd of wordt volstaan met een vergadering waarin alleen de meer technische voorstellen worden behandeld en voorstellen die vanwege het urgente karakter geen uitstel gedogen.

Toelichting:

Het begrip technische vergadering is geïntroduceerd om onderscheid te maken met andere soorten vergaderingen en hiervan is sprake wanneer slecht een zeer beperkt aantal leden van het college de vergadering kan bijwonen, omdat de vergadering in een vakantieperiode wordt gehouden.

Het zogenaamde quorum volgens artikel 56 van de Gemeentewet is dan niet aanwezig. Besluiten worden dan ook genomen met toepassing van artikel 56 lid 2 en lid 3 van de Gemeentewet.

In zulke vergaderingen worden alleen "meer technische voorstellen" geagendeerd waaraan vaak een termijn verbonden is. Bijvoorbeeld de beantwoording van schriftelijke vragen. Meer beleidsmatige voorstellen of voorstellen met financiële consequenties worden niet in een technische vergadering behandeld.

Artikel 4

• 1. Incidentele vergaderingen worden gehouden zo dikwijls de voorzitter of één van de wethouders dit nodig oordeelt.

• 2. De voorzitter roept de in het eerste lid bedoelde vergadering zo spoedig mogelijk bijeen door ofwel een fysiek overleg te organiseren ofwel, indien en voor zover niet anders kan, een digitale vergadering te beleggen.

Toelichting:

In artikel 3 wordt de term reguliere vergadering gebruikt voor de normale periodieke vergadering op dinsdag en in artikel 4 de term incidentele vergadering voor alle overige vergaderingen. Daarnaast bestaan er vergaderingen voor een strategische sessie, een themabezoek of een voorbespreking van de raadsvergadering. Incidentele vergaderingen zijn voor bijzondere situaties bedoeld.

In dit artikel is ervoor gekozen, dat op verzoek van één persoon van het college een incidentele vergadering kan worden gehouden. Door deze grens zo laag mogelijk te leggen wordt er recht gedaan aan de individuele behoefte van elk collegelid op het delen en bespreken van voor hem/haar relevante dringende bestuurlijke onderwerpen en daarmee wordt de collegialiteit van het college als geheel gediend. Gelet op de drukke bestuurlijke agenda’s, is de mogelijkheid van digitale consultatie en besluitvorming via e-mail of andere digitale media opgenomen.

Artikel 5

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het daarvoor vastgestelde tijdstip.

• 2. Indien de voorzitter vijf minuten na de opening van de vergadering constateert dat het wettelijk vereiste aantal leden nog niet aanwezig is, stelt hij vast dat de vergadering wegens te geringe opkomst niet kan worden gehouden en sluit deze. In het geval, bedoeld in artikel 56, derde lid van de Gemeentewet, wordt deze bepaling niet toegepast.

• 3. De voorzitter kan de vergadering schorsen voor een door hem te bepalen tijd.

Artikel 7

• 1. Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de (loco-)secretaris.

• 2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet vervangt.

• 3. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-secretaris.

• 4. De (loco-)secretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het college. Hij draagt er zorg voor, dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de volgende vergadering wordt vastgesteld.

Artikel 8

• 1. Voor elke vergadering stelt de (loco)-secretaris een agenda samen, die digitaal met notificatie aan de leden ter beschikking wordt gesteld op de aan de vergadering voorafgaande vrijdag.

• 2. Op de daaropvolgende maandag wordt er met notificatie een bijgestelde agenda ter beschikking gesteld (voor eventuele aanvullende rondvraagpunten en memo’s ter collegiale consultatie). Ook de bijgestelde agenda alsmede de bijbehorende documenten worden digitaal ter beschikking gesteld.

• 3. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

• 4. Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien 1 :

  • a.

    namens de (loco)-secretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, integraliteit, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering en;

  • b.

    de wethouder het voorstel (digitaal) heeft gezien en heeft ingestemd met de behandeling van het voorstel.2

• 5. De agenda vermeldt als eerste punt de rondvraag, gevolgd door de beeldvormende en oordeelsvormende punten ter collegiale consultatie. Vervolgens worden de bespreekvoorstellen, per wethouder (aangeduid met letter) gegroepeerd en genummerd, op de agenda geplaatst, waarbij wekelijks een andere portefeuille als eerste wordt vermeld. Daarna volgen de hamerstukken. Tot slot beslist het college over de vaststelling van de besluitenlijst, gevolgd door vaststelling van het memorandum en de representatielijst.

• 6. In bijzondere gevallen kan het college besluiten een voorstel of onderwerp ook zonder de in het 4e lid bedoelde toetsing en paraaf(parafen) op de agenda te plaatsen.

• 7. In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de burgemeester (voorzitter), onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.

• 8. Uit hoofde van zijn zorg voor de eenheid van het collegebeleid kan de burgemeester onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toevoegen, alsmede ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen. Wanneer de burgemeester van deze bevoegdheid gebruik maakt stelt hij de betrokken wethouder(s) daarvan, zo mogelijk, van tevoren in kennis.

Toelichting:

De in artikel 8 lid 4 sub a bedoelde toetsing wordt met het oog op kwaliteitsborging gedaan en wel door een toetsingscommissie bestaande uit de loco-secretaris, een bestuurlijk-juridisch adviseur, een strategisch adviseur financiën en een communicatieadviseur.

Artikel 9

• 1. De voorzitter en de wethouders worden door digitale toezending van de agenda en de achterliggende documenten in de gelegenheid gesteld daarvan tijdig kennis te nemen vóór de vergadering, waarin zij aan de orde worden gesteld.

• 2. De (loco)-secretaris draagt zorg voor de tijdige en integrale aanlevering van de vergaderstukken.

Artikel 10

• 1. Na de opening van de vergadering vraagt de voorzitter ten aanzien van elk agendapunt, met uitzondering van de rondvraag, wie van de aanwezigen daarover het woord wil voeren.

• 2. Voorstellen worden geacht te zijn aangenomen wanneer geen van de aanwezigen te kennen geeft over het desbetreffende agendapunt het woord te willen voeren.

• 3. De overige agendapunten worden behandeld in de volgorde waarin deze op de agenda staan vermeld, behoudens het bepaalde in de volgende leden.

• 4. Op voorstel van een van de leden kan het college besluiten van het bepaalde in de voorgaande leden te wijken.

• 5. Een wethouder kan een voorstel dat op de agenda staat vermeld slechts intrekken met instemming van het college tijdens de vergadering.

Artikel 13

• 1. De secretaris kan zich bij het opstellen van de besluitenlijst in de vergadering laten bijstaan door de loco-secretaris.

• 2. Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en de loco-secretaris tijdens een vergadering aanwezig zijn en deelnemen aan de beraadslaging.

• 3. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college genomen alvorens met de behandeling van het agendapunt wordt begonnen.

• 4. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 15

• 1. De vergaderingen zijn besloten.

• 2. De voorzitter draagt er namens het college zorg voor, dat de in de vergadering genomen besluiten, behoudens het bepaalde in het volgende lid, in de openbaarheid worden gebracht door vermelding van deze besluiten op lijsten, welke lijsten worden toegezonden aan de leden van de gemeenteraad en de daarvoor in aanmerking komende personen, als mede op de internetpagina van de gemeente worden geplaatst.

• 3. Op de in het vorige lid bedoelde lijsten worden niet vermeld de besluiten, waartegen openbaarmaking zich verzet met het oog op het openbaar belang of waardoor een particulier belang onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad.

Toelichting

Op grond van artikel 60 lid 3 Gemeentewet maakt het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

In lid 2 gaat het om openbaarmaking van de besluitenlijsten die vanuit het geautomatiseerde systeem (iBabs) worden geproduceerd en zoals bedoeld in artikel 16 lid 3 van dit reglement. De publicatie van de besluitenlijst op internet en de toezending van de besluitenlijst aan de raadsleden vindt uiterlijk twee dagen na besluitvorming in het college plaats.

Bij de toepassing van lid 3 wordt in de praktijk aansluiting gezocht bij de geheimhoudingsartikelen van de Gemeentewet (de artikelen 55, 25 en 86, respectievelijk college, raad en commissie) en bij de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). In deze laatste wet staan in artikel 10 de geheimhoudingsgronden nauw omschreven.

Artikel 16

• 1. De (loco)-secretaris legt de genomen besluiten op de volgende wijze vast:

  • a.

    door vermelding van de besluiten op het betreffende agendaformulier, voorzien van zijn paraaf;

  • b.

    door vermelding van de besluiten op de agenda achter de betreffende agendapunten; ten aanzien van de rondvraag vermeldt hij tevens de aan de orde gestelde onderwerpen, voor zover het college vermelding daarvan op de besluitenlijst noodzakelijk acht.

  • c.

    op verzoek van een lid van het college legt de (loco-)secretaris ten aanzien van een agendapunt of een bij de rondvraag aan de orde gesteld onderwerp, de door dat lid aangeduide overwegingen, bezwaren of andere persoonlijke beleidsopvattingen die het betreffende lid van gewicht acht, schriftelijk vast in een memorandum.

• 2. Het in de vergadering behandelde en de aantekeningen als bedoeld in lid 1 onder a, b en c zijn geheim, tenzij het college besluit dat het behandelde en/of de aantekeningen openbaar zijn en deze oplegging van geheimhouding wordt geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden.

• 3. De agenda en de daarop vermelde besluiten, behalve die waarop geheimhouding rust, vormen tezamen de besluitenlijst van de collegevergadering.

• 4. Elk lid kan in de besluitenlijst, al dan niet met vermelding van redenen, laten aantekenen dat hij tegen een genomen besluit is.

• 5. Elk lid van het college ontvangt een exemplaar van de besluitenlijst en van het memorandum.

Artikel 17

• 1. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan, op basis van lettervolgorde.

• 2. Wanneer noch de voorzitter noch één van de wethouders stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 3. De voorzitter en iedere wethouder die zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt op de lijst van besluiten, bedoeld in artikel 16 lid 4.

• 4. De stemming over zaken geschiedt mondeling, met de woorden "voor" of "tegen", zonder enige toevoeging. De wethouders stemmen naar de volgorde zoals bepaald op grond van artikel 1 lid 2 onder e, het laatst de voorzitter.

• 5. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit.

• 6. Staken in een volgende vergadering de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 18

• 1. Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen kan bij gesloten en ongetekende briefjes worden gestemd (de stembriefjes dienen identiek te zijn), indien de voorzitter of een van de wethouders een schriftelijke stemming verlangt.

• 2. Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn.

• 3. De voorzitter en een wethouder fungeren als commissie van stemopneming.

• 4. Ieder in de vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren.

Artikel 19

• 1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

• 3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 20

• 1. De namen van hen, tussen wie het lot moet beslissen, worden door de voorzitter op twee gelijke briefjes geschreven;

• 2. Deze briefjes worden door de aanwezige eerste loco burgemeester nagezien en door de voorzitter op gelijke wijze gevouwen en in de bus gedaan en vervolgens geschud;

• 3. De aanwezige laatste loco burgemeester neemt een briefje uit de bus;

• 4. Degene wiens naam op het briefje staat vermeld, is de aanbevolene, voorgedragene of gekozene.

Artikel 22

• 1. Onder nevenfunctie wordt in dit artikel verstaan een nevenfunctie van een collegelid die uit hoofde van zijn ambt en/of als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur van Enschede wordt vervuld.

• 2. Het collegelid dat een nevenfunctie bekleedt en niet in staat is deze functie te vervullen, dan wel verhinderd is een bijeenkomst verband houdende met zijn nevenfunctie bij te wonen, draagt er zorg voor dat de vergader- en overige stukken die in verband hiermee worden ontvangen tijdig aan zijn of haar plaatsvervanger ter hand worden gesteld (zo mogelijk digitaal).

• 3. Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, geeft op eigen initiatief mondelinge of schriftelijke informatie en/of toelichting over relevante aangelegenheden verband houdende met zijn nevenfunctie in een vergadering van het college.

• 4. Het bepaalde in het tweede lid is slechts van toepassing indien de in dat lid genoemde plaatsvervanger door het college is aangewezen.

Artikel 25

• 1. Dit reglement treedt in werking 1 dag na rechtsgeldige bekendmaking;

• 2. Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum vervalt het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders van 22 oktober 2002